เหตุใดการผสานรวมหลังการควบรวมกิจการจึงมีความสำคัญ

ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้ห้องข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจระยะสั้นเท่านั้น ตัวอย่างเช่น บริษัททางการเงินส่วนใหญ่ซื้อสิทธิ์การเข้าถึงห้องข้อมูลเสมือนจริงเพื่อให้การควบรวมกิจการประสบความสำเร็จเท่านั้น ตัวอย่างเช่น สำนักงานกฎหมาย ซื้อห้องข้อมูลเสมือนระยะสั้นเพื่อดำเนินการตรวจสอบต่างๆ ภายในบริษัท

เหตุผลข้างต้นมีสถานที่ของพวกเขา แต่คุณควรคิดถึงการใช้ห้องข้อมูลเสมือนต่อไป เนื่องจากการทิ้งผลิตภัณฑ์นี้ไม่ใช่ทางเลือกที่ทำงานได้ในอนาคต นี่คือหัวข้อหลักที่เราจะจัดการในการทบทวนห้องข้อมูลนี้

ห้องข้อมูลเสมือนคืออะไร

พูดง่ายๆ ก็คือ ห้องข้อมูลเสมือนเป็นเครื่องมือขั้นสูงที่ออกแบบสำหรับสภาพแวดล้อมขององค์กร เป็นลิงค์กลางที่ช่วยเพิ่มผลผลิตและการจัดการโดยรวม โดยทั่วไป หน้าที่หลักของผู้จำหน่ายห้องข้อมูลคือการจัดหาพื้นที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยที่สุด

คนส่วนใหญ่ที่ไม่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีนี้ใช้ซอฟต์แวร์ฟรีเป็นโซลูชันสำหรับองค์กรด้วยซ้ำ นี่เป็นการตัดสินใจที่ผิดเพราะโปรแกรมเหล่านี้สร้างขึ้นสำหรับผู้ใช้แต่ละรายโดยเฉพาะและขาดข้อบังคับด้านความปลอดภัยขั้นพื้นฐาน

คุณลักษณะนี้มีความสำคัญในกรณีส่วนใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้ประกอบการต้องการผ่านกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ เช่น การควบรวมกิจการ จริงๆ แล้ว คุณควรเปรียบเทียบห้องข้อมูลเสมือนเพื่อหาตัวเลือกที่ดีที่สุด

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างโซลูชันระบบคลาวด์แบบฟรีหรือแบบมีเงื่อนไขสามารถดูได้จากรายการต่อไปนี้:

• โซลูชันระบบคลาวด์ฟรีไม่อนุญาตให้คุณกำหนดค่าบทบาท นับตั้งแต่โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ฟรีถูกสร้างขึ้นสำหรับผู้ใช้ส่วนตัว พวกเขาจึงไม่มีความปลอดภัยหรือข้อจำกัดในการเข้าถึงของผู้ใช้ นี่เป็นข้อเสียที่สำคัญเนื่องจากคุณจะต้องกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้สำหรับการทำธุรกรรมทางธุรกิจ
• โซลูชันระบบคลาวด์ฟรีไม่อนุญาตให้คุณจัดการบริษัทของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขามีเฉพาะที่เก็บไฟล์และไม่มีอะไรเพิ่มเติม ผู้ให้บริการห้องข้อมูลเสมือนจริงนำเสนอเครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณใช้ทรัพยากรของบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด รวมถึงทรัพยากรบุคคลด้วย
• โซลูชันทั่วไปฟรีไม่ปลอดภัย นี่คือเหตุผลที่ผู้พัฒนาโซลูชันคลาวด์ฟรียอดนิยมสำหรับผู้ใช้แต่ละรายไม่เชื่อว่าการรักษาความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้นนั้นเป็นสิ่งที่แนะนำ ดังนั้น การโจมตีของแฮ็กเกอร์ส่วนใหญ่จึงเกิดขึ้นเฉพาะกับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ฟรีเหล่านี้ หากข้อมูลของบริษัทของคุณมีอายุมากในลักษณะนี้ ไม่เพียงแต่ชื่อเสียงของคุณจะเสียหาย แต่รายงานทางการเงินทั้งหมดของคุณและข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอื่น ๆ จะอยู่ในมือของคู่แข่งของคุณด้วย สิ่งนี้จะเป็นแบบอย่างที่อาจทำลายบริษัทของคุณโดยสิ้นเชิง

อย่างที่คุณเห็น ซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลไม่ใช่ที่เก็บข้อมูลปกติ แต่มีความคล้ายคลึงกันบางประการ

วิธีใช้ VDR

ห้องข้อมูลเสมือนนั้นค่อนข้างง่ายที่จะใช้หลังการควบรวมกิจการ ดังที่ได้ระบุไว้แล้ว ในการเริ่มใช้ผลิตภัณฑ์ คุณต้องค้นหาผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้องก่อน

หากต้องการค้นหาผลิตภัณฑ์ในอุดมคติ ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำง่ายๆ เหล่านี้:

1. เลือกผลิตภัณฑ์จากเว็บไซต์ที่มีชื่อเสียงซึ่งตอบสนองฟังก์ชันการทำงาน คุณลักษณะด้านความปลอดภัย และความต้องการอื่นๆ ของธุรกิจคุณ
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบทวิจารณ์เป็นของแท้ การประเมินบนเว็บไซต์ควรได้รับการตรวจสอบเสมอ และผู้เชี่ยวชาญต้องระบุตนเองด้วยเอกสารที่จำเป็นก่อนที่จะออกความเห็น
3. สื่อสารกับนักพัฒนาที่เลือกทางอีเมลหรือโทรศัพท์
4. ตัดสินใจเลือกบริการที่ธุรกิจของคุณต้องการและราคาที่ตกลงจ่าย ราคาของคุณจะปรับตามปริมาณของพื้นที่ดิจิทัล คุณสมบัติ และการเข้าถึงเทคโนโลยีล้ำสมัย เช่น ปัญญาประดิษฐ์
5. ใช้คำแนะนำที่มีให้หรือเบราว์เซอร์ หากคุณใช้ส่วนช่วยเหลือของบริการบนคลาวด์ ให้ติดตั้งโปรแกรม

หลังจากทำการซื้อที่จำเป็นและติดตั้งสินค้าแล้ว คุณต้องกำหนดค่า ให้ความสนใจกับสิ่งนี้อย่างใกล้ชิดเนื่องจากการกำหนดค่าจะส่งผลต่อประสิทธิภาพของเครื่องมือภายในบริษัทของคุณตราบเท่าที่มีการใช้งาน

หลักเกณฑ์บางประการเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้สำเร็จ:

• การจัดระเบียบไฟล์ เพื่อให้การจัดทำดัชนีสำเร็จ ไฟล์ต้องได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสม นั่นคือยิ่งพนักงานของคุณและบริษัทที่สองที่จะเชื่อมโยงกับคุณในกระบวนการทางธุรกิจสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้น เอกสารก็จะยิ่งมีการจัดระเบียบที่ชัดเจนมากขึ้นเท่านั้น
• ตอบสนองความต้องการของคุณในห้องข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ หากคุณวางแผนที่จะใช้ซอฟต์แวร์บ่อยๆ ให้ทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น ดำเนินการตรวจสอบสถานะภายในโปรแกรมและจัดระเบียบไฟล์ตามประเภทของธุรกรรม หากคุณวางแผนที่จะใช้ไฟล์ดังกล่าวเพื่อเพิ่มความเร็วในการทำธุรกรรม
• แก้ไขระเบียบการรักษาความปลอดภัย คุณต้องแก้ไขนโยบายความปลอดภัยสำหรับการเข้าถึงไฟล์หลังจากจัดระเบียบไฟล์ทั้งหมดลงในโฟลเดอร์และแยกไฟล์ส่วนตัวออกจากไฟล์สาธารณะ คุณสามารถทำได้โดยการออกแบบบทบาทเฉพาะ หรือไม่สะดวกกว่านั้น โดยการจำกัดพนักงานแต่ละคนด้วยตนเอง

ในที่สุด การใช้ซอฟต์แวร์ VDR จะง่ายและมีประสิทธิภาพ

เหตุใดคุณจึงควรใช้ห้องข้อมูลแม้หลังจากการผสานรวมหลังการควบรวมกิจการ

ตามสถิติ ผู้ประกอบการส่วนใหญ่เริ่มใช้ซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลออนไลน์สำหรับธุรกรรมทางธุรกิจระยะสั้น ตัวอย่างเช่น กระบวนการตรวจสอบเอกสารทางการเงินหรือกฎหมาย

การทำธุรกรรมทางธุรกิจนี้ต้องใช้เอกสารจำนวนมาก ข้อเท็จจริงที่สำคัญคือต้องเข้าถึงได้ง่าย ซิงโครไนซ์ และปลอดภัยอย่างเหมาะสม

นั่นคือสิ่งที่ควรทำในระหว่างการเตรียมกระบวนการจัดทำข้อมูลเอกสาร:

• นำเอกสารทุกฉบับไปจัดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เครื่องมือจำนวนมากในห้องข้อมูลเสมือนจริงทำให้สิ่งนี้รวดเร็วและง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ กระบวนการนี้เป็นหนึ่งในขั้นตอนที่ยากที่สุด เพราะมักจะมีเอกสารจำนวนมาก คุณโชคดีถ้าคุณเก็บเอกสารดิจิทัลไว้ในขั้นต้น คุณไม่จำเป็นต้องแปลงเอกสารทั้งหมดเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่เริ่มต้น
• จัดระเบียบห้องข้อมูลเสมือนที่มีอยู่ของคุณหรือคิดนอกเหนือไปจากผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป หากคุณยังไม่ได้ตัดสินใจเกี่ยวกับห้องข้อมูลเสมือนจริง คุณสามารถพิจารณาโครงสร้างเอกสารของคุณด้วยเอกสารธรรมดา แล้วจึงนำแผนของคุณไปใช้ในชีวิตจริง
• นอกจากนี้ ให้พิจารณานโยบายความปลอดภัยหรือปรับแต่งนโยบายความปลอดภัยบริการห้องข้อมูลให้สอดคล้องกับนโยบายปัจจุบันที่มีอยู่ในบริษัทของคุณ เครื่องมือรักษาความปลอดภัยที่หลากหลายสำหรับสิ่งนี้สามารถปรับแต่งการรักษาความปลอดภัยขององค์กรและช่วยให้คุณสร้างการรักษาความปลอดภัยนั้นตั้งแต่เริ่มต้น

เหตุผลในการใช้งานต่อเนื่องมีมากมายอย่างที่คุณเห็น ผลิตภัณฑ์นี้มีลักษณะพิเศษเกินกว่าจะทิ้งไว้เบื้องหลัง