ใบแจ้งหนี้ WooCommerce Proforma: ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้

ใบแจ้งหนี้ Proforma ของ WooCommerce คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้ Proforma ของ WooCommerce เป็นเอกสารใบเสนอราคาที่ส่งให้ลูกค้าก่อนที่จะยืนยันการขาย มันมีข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังจากผู้ขายสำหรับการสั่งซื้อ ซึ่งรวมถึงรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่จะส่งมอบให้กับลูกค้า

ใบแจ้งหนี้ Proforma ใน WooCommerce ไม่ใช่เอกสารทางกฎหมาย แต่โดยพื้นฐานแล้วเป็นข้อตกลงระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ ออกให้ผู้ซื้อทราบเบื้องต้นของการขายและถูกส่งเป็นใบแจ้งหนี้เริ่มต้นเนื่องจากไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการได้ในขั้นตอนนี้เมื่อรายละเอียดขั้นสุดท้ายของการขายไม่ได้รับการยืนยันจากผู้ซื้อ

ทำไมคุณถึงต้องการใบแจ้งหนี้ Proforma ใน WooCommerce

นี่อาจเป็นคำถามมูลค่าพันล้านดอลลาร์ที่วนเวียนอยู่ในหัวคุณตอนนี้ คุณต้องการใบแจ้งหนี้ Proforma ในร้าน WooCommerce ของคุณหรือไม่?

ลองตอบคำถามนี้ด้วยตัวอย่าง

ลองนึกภาพ Nova Enterprises ผู้ผลิตเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ได้รับคำสั่งซื้อโต๊ะสำนักงาน 100 ตัวจากลูกค้า เมื่อได้รับคำสั่งซื้อแล้ว พวกเขาก็เริ่มผลิตโต๊ะโดยไม่มีการเจรจาหรือการประมาณราคาใดๆ เมื่อพวกเขาสร้างตารางทั้งหมดเสร็จแล้ว พวกเขาจะส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า ลูกค้าดูเหมือนจะไม่พอใจเนื่องจากค่าใช้จ่ายทั้งหมดสูงกว่าที่พวกเขาคาดไว้

ดังนั้น Nova Enterprises จึงต้องแก้ไขและลดราคาลง สิ่งนี้สร้างความไร้ประสิทธิภาพอย่างมากในธุรกิจ สิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้คือส่งใบแจ้งหนี้ Proforma ให้กับลูกค้าโดยระบุรายละเอียดการสั่งซื้อและราคาโดยประมาณและระยะเวลาการส่งมอบก่อนที่จะทำการผลิตตาราง

ใบแจ้งหนี้ Proforma ให้พื้นที่สำหรับการเจรจาต่อรองกับลูกค้าก่อนที่จะดำเนินการสั่งซื้อจริง ลูกค้าควรทราบสิ่งที่พวกเขาจะได้รับภายในระยะเวลาที่กำหนดสำหรับค่าใช้จ่ายโดยประมาณ

ตอนนี้เรามาดูกันว่าอะไรคือประโยชน์หลักของใบแจ้งหนี้ WooCommerce proforma

ประโยชน์ของใบแจ้งหนี้ WooCommerce Proforma

• ใบแจ้งหนี้ Proforma ของ WooCommerce สามารถทำหน้าที่เป็นข้อตกลงแห่งศรัทธาระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ ผู้ขายแสดงความเต็มใจที่จะส่งมอบสินค้า/บริการตามราคาภายในระยะเวลาที่กำหนด และผู้ซื้อรับทราบการชำระค่าสินค้าหรือบริการ

• ซึ่งจะเพิ่มความโปร่งใสในการประมวลผลคำสั่งซื้อของ WooCommerce โดยระบุคำศัพท์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ ต้นทุน ระยะเวลาการจัดส่ง ฯลฯ

• ใบแจ้งหนี้ Proforma ของ WooCommerce สามารถใช้เป็นใบเสนอราคาสำหรับร้านค้าของคุณและให้ลูกค้าของคุณต่อรองราคาได้

• โดยแสดงรายการข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่ลูกค้าควรทราบเกี่ยวกับคำสั่งซื้อ เพื่อให้พวกเขาได้ทราบถึงสิ่งที่คาดหวัง ณ เวลาที่จัดส่ง

• ใบแจ้งหนี้ Proforma ใน WooCommerce สามารถประหยัดเวลาในการประมวลผลคำสั่งซื้อได้มาก

ช่องใดที่ควรรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ Proforma ของ WooCommerce

ตอนนี้ให้เราดูว่าฟิลด์สำคัญใดบ้างที่จะรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ WooCommerce proforma

ใบแจ้งหนี้ Proforma ของ WooCommerce ควรประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• เลขที่ใบกำกับ/เลขที่ใบสั่งซื้อ
• ชื่อผู้ขายและข้อมูลการติดต่อ
• ชื่อผู้ซื้อและข้อมูลการติดต่อ
• วันที่สั่งซื้อและเวลาจัดส่งที่คาดไว้
• คำอธิบายของสิ่งที่รวมอยู่ในแพ็คเกจ (สี วัสดุ ปริมาณ น้ำหนัก ฯลฯ)
• เงื่อนไขการขนส่ง
• เงื่อนไขการขาย
• ภาษีที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)
• ค่าขนส่ง (ถ้ามี)
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ Proforma (ถ้ามี)

ข้อมูลเหล่านี้เป็นฟิลด์สำคัญที่ต้องรวมไว้ในใบแจ้งหนี้ Proforma ของ WooCommerce ตอนนี้ให้เราดูวิธีสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma ใน WooCommerce

จะสร้างใบแจ้งหนี้ WooCommerce proforma ได้อย่างไร? คำแนะนำทีละขั้นตอน

เนื่องจาก WooCommerce ไม่มีตัวเลือกเริ่มต้นในการสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma เราจึงจะใช้ปลั๊กอินของบุคคลที่สามและส่วนเสริมเพื่อจุดประสงค์นี้ เราจะใช้ปลั๊กอิน WooCommerce PDF Invoice ฟรีและส่วนเสริมพรีเมียมสำหรับใบแจ้งหนี้ WooCommerce proforma

ขั้นตอนที่ 1: การติดตั้งปลั๊กอิน

ในการติดตั้งปลั๊กอิน WooCommerce PDF Invoice:

จากแดชบอร์ด WordPress ของคุณ ให้ไปที่ ปลั๊กอิน > เพิ่มใหม่

ค้นหาปลั๊กอิน WooCommerce PDF Invoices โดย WebToffee

คลิกที่ปุ่ม ติด ตั้งทันทีเพื่อติดตั้งปลั๊กอิน จากนั้นเปิดใช้งานปลั๊กอิน

ในการติดตั้งส่วนเสริมใบแจ้งหนี้ WooCommerce Proforma:

หลังจากซื้อปลั๊กอินแล้ว คุณจะได้รับอีเมลเพื่อดาวน์โหลดปลั๊กอิน คุณยังสามารถดาวน์โหลดปลั๊กอินได้จากส่วนบัญชีของฉันของเว็บไซต์ WebToffee

จากนั้นไปที่ Plugins > Add New คลิกที่ปุ่ม อัปโหลดปลั๊กอิน เพื่ออัปโหลดปลั๊กอิน ติดตั้งและเปิดใช้งานปลั๊กอินบนแดชบอร์ด WordPress ของคุณ

ตอนนี้เราได้ติดตั้งปลั๊กอินและส่วนเสริมแล้ว ดำเนินการขั้นตอนต่อไป

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดการตั้งค่าทั่วไปสำหรับใบแจ้งหนี้ WooCommerce

ไปที่ Invoice/Packing > General Settings จากแดชบอร์ด WordPress ของคุณ

ประการแรก จากแท็บ เอกสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งาน ใบแจ้งหนี้ Proforma แล้ว

จากนั้นไปที่แท็บ ทั่วไป จากที่นี่ คุณต้องกำหนดการตั้งค่าทั่วไปสำหรับใบแจ้งหนี้ WooCommerce

ป้อนชื่อบริษัทของคุณ จากนั้นอัปโหลดโลโก้ของบริษัทของคุณ

เพิ่มข้อมูลอื่นๆ เช่น หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท นโยบายการคืนสินค้า ข้อความส่วนท้าย ฯลฯ

ตอนนี้ ป้อนรายละเอียดที่อยู่และข้อมูลติดต่อของบริษัทของคุณ

จากนั้นคลิกที่ อัปเดตการตั้งค่า เพื่อบันทึกการตั้งค่า

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดค่าใบแจ้งหนี้ WooCommerce Proforma

ภายใต้แท็บ ใบแจ้งหนี้/การบรรจุ เลือก ใบแจ้งหนี้ Proforma

จากที่นี่ คุณต้องกำหนดการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ WooCommerce Proforma

การตั้งค่าทั่วไป

• เลือกวิธีที่คุณต้องการกำหนดวันที่สำหรับใบแจ้งหนี้ Proforma ของ WooCommerce คุณสามารถเลือก วันที่สั่งซื้อหรือวัน ที่ สร้างใบแจ้งหนี้ Proforma
• เลือกสถานะการสั่งซื้อเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ proforma โดยอัตโนมัติ
• เปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมาย แนบเป็น PDF ในอีเมลคำสั่งซื้อ เพื่อแนบใบแจ้งหนี้ Proforma เป็นไฟล์ PDF ในอีเมลคำสั่งซื้อ
• จากนั้นเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการแสดงปุ่มพิมพ์สำหรับลูกค้าของคุณ

การตั้งค่าหมายเลขใบแจ้งหนี้ Proforma

• เลือกวิธีที่คุณต้องการตั้งค่าหมายเลขใบแจ้งหนี้ proforma เลือกว่าคุณต้องการตั้งค่าหมายเลขใบแจ้งหนี้ Proforma โดยใช้หมายเลขคำสั่งซื้อ WooCommerce หรือชุดหมายเลขที่กำหนดเอง
• เลือกรูปแบบตัวเลขสำหรับหมายเลขใบแจ้งหนี้ proforma
• จากนั้นกำหนดความยาวของตัวเลข คุณสามารถดูตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงทางด้านขวา

การตั้งค่าการแสดงสินค้า

• เลือกว่าจะจัดกลุ่มสินค้าตามหมวดหมู่หรือไม่
• จากนั้น เลือกวิธีที่คุณต้องการจัดเรียงสินค้าใน proforma invoice
• เปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมาย แสดง ข้อมูลรูปแบบต่างๆ ด้านล่างแต่ละผลิตภัณฑ์ เพื่อแสดงข้อมูลรูปแบบผลิตภัณฑ์ในตารางผลิตภัณฑ์

ตั้งค่าขั้นสูง

เลือกฟิลด์เมตาของคำสั่งซื้อและฟิลด์เมตาของผลิตภัณฑ์ที่จะเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้ WooCommerce proforma

คุณยังสามารถเพิ่มแอตทริบิวต์ของผลิตภัณฑ์ ส่วนท้ายที่กำหนดเอง หมายเหตุพิเศษ และฟิลด์ขั้นสูงอื่นๆ ในใบแจ้งหนี้ Proforma ของ WooCommerce

หลังจากทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นแล้ว ให้คลิกที่ Update Settings เพื่อบันทึกการตั้งค่า

ขั้นตอนที่ 4: ตัวเลือกการปรับแต่งสำหรับ WooCommerce Proforma Invoice

ตอนนี้ไปที่แท็บ กำหนดเอง จากหน้าการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ Proforma

ใช้โปรแกรมแก้ไขภาพเพื่อปรับแต่งฟิลด์ในใบแจ้งหนี้ proforma คุณสามารถเปลี่ยนข้อความ ขนาดฟอนต์ สี การจัดตำแหน่ง ฯลฯ

เมนูย่อยทางด้านขวาจะช่วยให้คุณปรับแต่งฟิลด์ต่างๆ ในใบแจ้งหนี้ Proforma ได้อย่างง่ายดาย

หลังจากทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม บันทึก เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงเป็นเทมเพลต คุณสามารถป้อนชื่อสำหรับเทมเพลตของคุณและใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในอนาคต

คำสุดท้าย

ใบแจ้งหนี้ Proforma ของ WooCommerce เป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับเอกสารร้านค้าของคุณ เนื่องจากสามารถช่วยให้คุณจัดการคำสั่งซื้อ WooCommerce ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ปลั๊กอิน WooCommerce PDF Invoice ที่เราใช้ในบทความนี้มีส่วนเสริมที่แตกต่างกันสำหรับฟังก์ชันเพิ่มเติม

ดูคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีสร้างและปรับแต่งใบแจ้งหนี้ WooCommerce

จุดประสงค์ของบทความนี้คือเพื่อแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ Proforma ของ WooCommerce ประโยชน์ที่จะเกิดกับธุรกิจของคุณ และวิธีสร้างใบแจ้งหนี้บนเว็บไซต์ร้านค้าของคุณ เราหวังว่าบทความนี้มีจุดประสงค์ คุณคิดอย่างไรกับบทความนี้ ส่งความคิดเห็นของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง