İş Yerinde Teslim Sürelerinin Önünde Kalmak İçin 6 İpucu

“Ne kadar uzun olduğu değil, ne kadar iyi olduğu önemlidir” sözünü hepimiz duymuşuzdur. Kulağa hoş gelse de, bir iş bağlamında tamamen doğru değil. Her hedef, proje ve görev zamanla ölçülür. Aslında,SMART hedeflerindeki T, Zamana bağlıdır.Yani bir görevi ne kadar iyi yaptığınızın bir önemi yok; son teslim tarihini kaçırırsanız, hedeflerinize ulaşmamışsınız demektir.

Son teslim tarihlerini karşılamadığınızda ne olacağı aşağıda açıklanmıştır. Hüsrana uğrarsın - tüm cevaplara sahipsin ama onları çok geç veriyorsun, bu yüzden uygun krediyi alamıyorsun. Müşteri kaybedersiniz. Şirketinizin parasına mal oldunuz. Kötü bir itibar geliştirirsiniz. Ve sonunda işinizi kaybedersiniz - hiç kimse sorumluluk üstlenmek istemez.

Şimdi, bu kulağa pek adil gelmiyor, değil mi? Ama olan bu. Zamana uymazsan düşündüğün kadar akıllı değilsin. Tüm sıkı çalışmanız boşa gider ve kimse parlaklığınızı görmez.

Ancak, bunu hemen şimdi değiştirebilirsiniz. Kuş sizin elinizde - yaşaması ya da ölmesi size kalmış. Son teslim tarihlerini karşılama ve hatta onların önünde kalma konusunda daha bilinçli olmayı seçebilirsiniz. Buradaki ipuçları sizi doğru yola sokacaktır.

3 Çalışanların son teslim tarihlerini karşılamamasının başlıca nedenleri

Bir adam bir keresinde bahçesinde yabani otlar görmüş. Öfkeyle bahçe makasını çıkardı ve onlara saldırdı. Sıkı çalışmasından memnun bir şekilde gülümsedi ve eve geri döndü. Ertesi gün yabani otlar geri geldi. Kalıcı bir sonuç için otu kökünden sökmesi gerektiğini anlayana kadar onları kesmeye devam etti.

Aynı şekilde, teslim tarihlerini kaçırmanıza neden olan şeyin kökenine inmezseniz, yalnızca yabani otları budamış olursunuz. Aşağıdakiler, insanların işyerinde son teslim tarihlerini kaçırmalarının üç yaygın nedenidir. Bak bakalım seninki orada mı?

• Zayıf iletişim

Bir görevin teslimatları hakkında net bir iletişim olmadan, son teslim tarihini karşılamak sorun olabilir. Örneğin, bir üst, astlarına bir görev verir ve “Önümüzdeki haftaya kadar hazır olun” derse, bu belirsizdir. 'Gelecek hafta', Pazartesi'den Cuma'ya kadar herhangi bir zaman anlamına gelebilir ve Cuma günü çok geç olabilir.

Proje yönetimi yazılımının devreye girdiği yer burasıdır. Ekiplerinproje gereksinimlerini, teslimatları, rolleri ve sorumluluklarıiletmesine izin vererek uyumlu bir ekip oluşturmaya yardımcı olurlar.Bu, bir görevin beklentileri hakkındaki belirsizlikleri ortadan kaldırır.

• Gerçekçi olmayan son tarihler

Evet. Tüm son tarihler gerçekçi değildir ve bunlara uymayı beklemek bir seraptır. Bu senin suçun değil ama üretkenliğini kesinlikle etkileyecek. Sıkı zaman çizelgeleri, görevleri daha hızlı tamamlamanız için sizi zorlayabilirken, sizi aşırı baskı altına sokacak ve maliyetli hatalara yol açacaktır. Patronunuzla gerçekçi olmayan son tarihler hakkında samimi bir tartışma, ileriye giden yoldur.

• Zaman yönetimi becerilerinin eksikliği

Şimdi, konunun can alıcı noktasındayız. Bu genellikle insanların son teslim tarihlerini karşılamakla ilgili temel sorunudur - zamanı nasıl yöneteceklerini bilmiyorlar. Araştırmalar, insanların %82'sinin zaman yönetimi sistemine sahip olmadığını gösteriyor.Bir şekilde sihirli bir şekilde son teslim tarihlerini karşılamayı bekliyorlar.

Pek çok işçinin son teslim tarihlerini karşılamamasına şaşmamalı. Siz onu gerçekleştirene kadar hiçbir şey olmaz. Zaman yönetimi becerileri kucağınıza düşmeyecek. Bu konuda proaktif olmalısınız. Bu becerileri öğrenmeli ve geliştirmelisiniz.

Teslim tarihlerinizden önde olmak için 6 ipucu

Yukarıda sıralanan sebeplerden, kaçırılan son teslim tarihlerini etkileyen bazı faktörlerin kontrolünüz dışında olduğu açıktır. Şirketinizin iyi bir iletişim kültürü yoksa veya patronlarınız gerçekçi olmayan zaman çizelgeleri belirlediyse, bu konuda yapabileceğiniz çok az şey vardır veya hiçbir şey yoktur.

Ancak, kontrolünüz dahilinde üzerinde çalışabileceğiniz faktörler vardır. Aşağıdaki ipuçları, zamanınızı daha etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olacaktır.

• Zaman yönetim sistemine sahip olmak

Daha önce de belirtildiği gibi, teslim tarihlerinin ilerisinde kalma konusunda bilinçli olmalısınız. Bu kasıtlılık, zamanınızı kontrol etmenize yardımcı olacak bir zaman yönetimi sistemi geliştirmeyi içerir.Zaman yönetimi rutinleriniz , her şeyin yerine oturması ve hedeflerinize ulaşmanız için otomatik hale getirilecektir.

• SmallPDF gibi belge yönetimi yazılımını kullanın

Kaynak

Manuelbelge yönetimi , zaman ve enerji israfına neden olarak son teslim tarihlerini kaçırmanıza neden olur.Ancak SmallPDF gibi bir belge yönetim yazılımı sorunu çözer. Bununla birlikte, PDF'yi düzenlenebilir Word belgesine dönüştürebilir, PDF belgelerini birleştirebilir, düzenleyebilir, sıkıştırabilir ve e-İmzalayabilirsiniz.

SmallPDF, dijital belgelerle görevlerinizi başlatmak, yönetmek ve tamamlamak için gerekli araçlara sahiptir. Yazılımla vurgulayabilir ve metin, serbest notlar, şekiller ve resimler ekleyebilirsiniz. Bu size tonlarca zaman kazandırır ve daha önemli görevlere odaklanmanızı sağlar.

• Bir zaman izleme yazılımından yararlanın

Birden fazla görev arasında hokkabazlık yaparken, zamanın nasıl geçtiğini anlamayabilirsiniz. Bir zaman izleme yazılımı bunun olmasını engeller.İşinizin standardından ödün vermeden görevinizi belirlenen zaman çerçevesi içinde gerçekleştirmenize yardımcı olur. Bunu bireysel veya takım olarak kullanabilirsiniz. Çalışan verimliliğinin artmasına yol açar.

• Eisenhower matrisini uygulayın

Birden fazla projeniz ve göreviniz olduğunda, bunalabilir ve odağınızı kaybedebilirsiniz. Her şeyi birbirine karıştırırsın ve çalışmaya başlarsın. Sonunda, en önemli görevleri atladığınızı ve teslim tarihlerini kaçırdığınızı fark edebilirsiniz. Eisenhower matrisi bu sefaletten kurtulmanıza yardımcı olur. Görevlere etkili bir şekilde öncelik vermenizi sağlar.

İşte nasıl çalıştığı. Görevlerinizi önemine göre böler ve buna göre odaklanır, yok sayar ve ortadan kaldırırsınız. Görevler aşağıdaki bölümlere ayrılmıştır:

• acil ve önemli
• Önemli ve acil değil
• Acil ve önemli değil
• Önemli değil ve acil değil

Bu segmentasyon ile en önemli görevleri tamamlayabilir ve son teslim tarihlerini karşılayabilirsiniz.

• Pomodoro tekniğini benimseyin

Çok çalışmak, uzun saatler çalışmak ve tükenmek demektir. Akıllı çalışmak, kısa süreler boyunca çalışmak ve aralıklı molalar vermek anlamına gelir. Sonunda, tükenme olmadan hedeflerinize ulaşır ve son teslim tarihlerinizi karşılarsınız. Pomodoro tekniğinin önerdiği şey budur.

Görevlerinizi önceliklendirdikten sonra, birincisine başlayın ve 25 dakika aralıksız çalışın. Süre dolduğunda, esnemek ve gevşemek için 5 dakika ara verin. 30 dakikalık daha uzun bir ara vermeden önce bunu yaklaşık dört kez yapın. Daha önce tartışılan zaman izleme yazılımı burada yardımcı olur. Daha fazlasını başaracağınızı ve daha tazeleneceğinizi öğreneceksiniz.

• Iceberg yöntemini kullanın

Buzdağı konsepti, hayati kaynakları ve notları ileride kullanmak üzere harmanlamayı içerir. Bunu yaptığınızda, ihtiyaç duyduğunuzda kullanıma hazır birkaynak havuzunuz olur.Bu yöntem, araştırma yaparken size çok zaman kazandıracaktır.

İşte bu yöntemden nasıl yararlanabileceğiniz.

• İşle ilgili makaleleri, e-postaları, videoları, notları vb. harmanlayın.
• Bunları uygun şekilde etiketleyin ve düzenleyin
• Onları sakla
• Bir göreviniz olduğunda onlara danışın

Teslim tarihlerinizden önde olmanın 5 avantajı

İtibarınızı zedelememek ve işinizi kaybetmemek dışında, teslim tarihlerine uymanın ve onların önünde olmanın başka faydaları da burada.

• Geliştirilmiş odak

Uyguladığınız zaman yönetimi ipuçları, konsantrasyon gücünüzü artıracaktır.Bir göreve odaklanabilecek ve başka bir göreve başlamadan önce onu başarıyla bitirebileceksiniz. Bu , üretkenliğinizi ve iş kalitenizi artıracaktır.

• Önceliklendirme ustalığı

Önceliklendirme, zaman yönetiminin hayati bir yönüdür. Bunu alışkanlık haline getirdiğinizde, doğru şeyleri doğru zamanda yapar ve doğru sonuçları alırsınız. Gereksiz ve sıradan işleri programınızdan çıkaracak, zamanınızı daha verimli kullanacaksınız.

• Gelişmiş üretkenlik

Yukarıda listelenen ipuçlarını işinizde kullandığınızda, üretkenliğinizde bir artış görürsünüz. Daha kısa sürede daha fazlasını başarırsınız ve işinizin kalitesi yükselir.

• Artırılmış güvenilirlik

Teslim tarihlerinizi karşılamak, üstlerinizin size olan güvenini artırır. Kaliteden ödün vermeden işinizi zamanında teslim edeceğinize güvenebilirler. Bu, sorumluluğunuzu ve nihayetinde ücretinizi artırır.

• Stres azaltma

Karşılanmayan teslim tarihlerinden kaynaklanan baskı, strese yol açar. Önünüzde bekleyen çok fazla iş olduğunda, stres seviyeniz yükselir ve sağlığınızı ve üretkenliğinizi etkiler. Son teslim tarihlerine uymak bu stresi ortadan kaldırır. Yenilendiniz ve bir çalışma zamanı yönetim sisteminiz olduğu için teslim etme baskısı altında değilsiniz.

Kanıtlanmış zaman yönetimi ipuçlarıyla oyununuzu zirvede tutun

Teslim tarihlerinin ilerisinde kalan insanlar değerlidir. Sadece işi bitirmekle kalmazlar, işverenlerine işlerini ciddiye aldıklarını ve kuruluşun hedeflerine ulaşmak için her şeyi yapacaklarını gösterirler. Bu insanlar son teslim tarihlerini karşılama konusunda kararlıdır ve kendilerini bir çalışma zamanı yönetim sistemine adamışlardır.

Karşılanmayan terminlere neden olan bazı faktörler kontrolleri dışında olsa da, kontrol edebildiklerinin sorumluluğunu üstlenirler. Sonuç olarak üretkenliklerini ve güvenilirliklerini artırırlar, olumlu bir itibar oluştururlar ve şirket hazineleri haline gelirler.

This content has been Digiproved © 2023 Tribulant Software