Küçük İşletmeler için Muhasebe Temelleri

Bir işe başlıyorsanız, kuruluşunuzun sağlığını ve hedeflerine doğru ilerlemesini değerlendirmek için muhasebe ilkelerini anlamanız gerekir.

İşletmeler işlemler üzerine kuruludur. Muhasebenin temelleri, işlemlerinizi kaydetmek ve raporlamak için bir sistemle başlar. Muhasebe ve defter tutmayı dışarıdan temin etmeyi planlıyor olsanız bile, mali raporlarınızı okuyup anlayabilmeniz gerekir ve bu, birkaç temel iş düzenini ve muhasebe ilkesini anlamanız anlamına gelir.

Bir dizi soruyla başlayalım:

1. Ne tür bir işiniz var?

Hizmet, ticaret, üretim veya bilgi işi mi?

Bazı şirketler iki veya daha fazla türün melezleridir: işlemek için kendi hammaddelerini ithal eden bir yemek sallama işletmesi bir üreticidir, ancak sallamaları sattığında bir tüccardır. Fiziksel bir lokasyonu varsa, shake hazırlanıp müşteriye verildiğinde hizmete dönüşür. Ve eğer shake veya smoothie satmaya dair dersler veriyorsa, bu bir bilgi işidir.

İşletme türünüz, muhasebenizin çoğunluğunu oluşturacak işlemleri belirler.

Ardından, mülkiyet yapısı nedir? Şahıs şirketleri, ortaklıklar, şirketler, limited şirketler (LLC'ler) ve kooperatifler için farklı defter tutma ve bankacılık gereksinimleri vardır. Farklılıklar hakkında daha fazla bilgi edinin.

2. İşletme ruhsatınız ve izinleriniz var mı?

Bir ticari banka hesabı açmak ve vergilerinizi düzgün bir şekilde rapor edebilmek için bunlara ihtiyacınız olacak. İhtiyacınız olan belgeler, işletmenin türüne ve operasyonların konumuna göre değişir.

3. Ayrı bir ticari banka hesabınız var mı?

Çoğu sahiplik yapısı, işletmenizin ayrı bir hesabına sahip olmasını gerektirir. Ancak, yardımcı olabilirseniz, kişisel işlemlerinizin işlerinizle karışmasını istemediğiniz her işletme için önerilir .

4. Çalışanlarınız olacak mı?

Aksi takdirde, çok daha kolay bir muhasebe süreciniz olacak. Ancak çalışan sahibi olmayı planlıyorsanız, stopaj vergileri için prosedürler oluşturmanız gerekir.

Şimdilik sadece siz olsanız bile, muhtemelen belirli projeler için müteahhitleri işe alacaksınız. ABD'de yılda belirli bir miktarın üzerinde ödeme alan müteahhitlere bir 1099 gönderilmelidir, bu nedenle şunları yaptığınızdan emin olun:

• Kime ödediğinizi ve onlara ne kadar ödediğinizi takip edin.
• Her yükleniciden bir W-9 formu alın.
• Kiraladığınız herkes için mevcut adresleri dosyada tutun.

5. Muhasebe yazılımınız var mı?

Ayda yüzlerce veya binlerce işlemin olmasını bekliyorsanız, QuickBooks veya FreshBooks gibi muhasebe yazılımlarına ihtiyacınız olacak. Daha az işlemi olan işletmeler bir Excel elektronik tablosu kullanmaktan kurtulabilir, ancak yüksek işlem yapan bir işletme manuel girişlere ayak uyduramaz.

Muhasebe yazılımı, temel süreçlerin çoğunu otomatikleştirir ve birçok işi sizin elinizden alır. İşlem verilerini kaydeder, depolar ve alır ve bunları mali tablolar ve raporlar oluşturmak için kullanır. Muhasebe yazılımınız ayrıca fatura oluşturabilir ve çek yazabilir.

Muhasebe yazılımını kullanmaya karar verirseniz, mağaza verilerinizi QuickBooks Sync for WooCommerce veya WooCommerce FreshBooks ile senkronize edebilirsiniz.

Bu temel soruların çözülmesi ve iş temellerinizin yerine getirilmesiyle, muhasebe sürecindeki bir sonraki aşamaya hazırsınız.

İlk olarak, bazı terimler hakkında net olalım.

işlemler

Muhasebe terminolojisinde, bir işletme veya satıcı tarafından para verildiğinde, alındığında veya istendiğinde bir işlem gerçekleşir.

Bir işlem aşağıdakilerden herhangi biri olabilir:

• Sahibinin işletmeye yatırdığı para.
• Satışlardan elde edilen gelir.
• faturalar
• Ücretler, pazarlama, seyahat ve inşaat maliyetleri gibi giderler.
• Araçlar, ofis ekipmanı, mülk veya malzemeler gibi satın alınan varlıklar.

Tek bir işlemin birden fazla bileşeni olabilir. Örneğin, bir saatlik çalışana ödeme yaptığınızda, çalıştıkları süreyi, brüt ücretlerini, vergi indirimlerini ve net ücretlerini bilmeniz gerekir. Muhasebe yazılımınız bu görevlerin hepsini gerçekleştirebilir.

Borçlar ve krediler

Tüm işlemler bir borç ve alacak sistemi tarafından izlenir. Bunu anlamanın en iyi yolu bu temel muhasebe denklemidir:

Varlıklar = Yükümlülükler + Öz Sermaye (Sahibinin veya Kurumun)

Denklemin sol tarafına bir borç eklenir. Sağa bir kredi eklenir.

Basit bir örnek olarak, 500$'lık bir satış yaparsanız, bu 500$ borçlandırılır, yani işletme varlıklarınıza eklenir. Ve ayrıca gelir şeklinde Sahibinin Sermayesi olarak kredilendirilir. Ne zaman bir şey borçlandırılsa, başka bir şey borçlandırılmalıdır, çünkü bu denklemi dengede tutar.

Bu, hakkında birçok kitap harcayabileceğimiz bir şeyin oldukça basitleştirilmiş bir versiyonudur, ancak size işlemleri girdiğinizde muhasebe yazılımınızın ne yaptığına dair temel bir fikir verir.

Nakit yöntemi ve tahakkuk yöntemi muhasebesi

İki temel muhasebe yöntemi vardır - nakit yöntemi ve tahakkuk yöntemi. Tahakkuk yöntemi daha yaygın olanıdır ve işinizin büyüklüğüne ve niteliğine bağlı olarak yasalarca gerekli olabilir.

Yöntemler arasındaki temel fark, bir işlemin tanınmasıdır.

Nakit muhasebesinde, gerçek para el değiştirdiğinde bir işlem muhasebeleştirilir. Tahakkuk muhasebesinde, iş tamamlanıp fatura gönderildiğinde işlem muhasebeleştirilir. Ocak ayında yeni bir ofis kağıdı siparişi verdiğinizi ve bunu ticari kredi kartınıza koyduğunuzu varsayalım. Ofis belgesini hemen alırsınız, ancak kredi kartı ekstreniz geldiğinde Şubat ayına kadar ödemezsiniz.

Tahakkuk muhasebesinde işlem, kağıdı satın aldığınız anda gerçekleşir. Makbuzu alır, dosya sisteminizde saklar ve gideri kaydedersiniz. Bir sonrakine kadar ödemeseniz de Ocak ayı için bir masraf.

Nakit muhasebede, faturayı ödediğinizde işlem gerçekleşir. İşte o zaman gerçek para el değiştirir. Bu nedenle, Ocak ayında kağıt almış olsanız bile, Şubat masrafıdır.

Gelir aynı şekilde çalışır. Mayıs ayında bir müşteriye fatura gönderirseniz ve Temmuz ayına kadar ödemezlerse, Mayıs ayında tahakkuk yöntemiyle, Temmuz ayında ise nakit yöntemiyle işlem kaydedilir.

Tahakkuk esaslı muhasebe, özellikle büyük işletmeler için tercih edilen yöntemdir. Her ay satılan mal veya hizmet maliyetinizin daha net bir resmini verir. Ağustos ayında kağıt satın alırsanız, bu kağıt işinizi yürütme maliyetinin bir parçasıydı - faturayı ödemeye başladığınızda değil, ağustosta. Mayıs ayında satış yaparsanız, satışı müşterinin size parayı göndermeye başladığı Temmuz ayında değil, Mayıs ayında yapmış olursunuz.

Tahakkuk yöntemini kullanarak, her ay iş yapmanın maliyetlerini uzlaştırabilir, böylece hangi ayların en yüksek marjları sağladığını görebilirsiniz. Bu denklemle marjları hesaplayın:

Marj = (Gelir – Mal Maliyeti) / Gelir

(Bu süreci basitleştirmek için WooCommerce, seçtiğiniz herhangi bir süre için sattığınız her bir ürünün, bir ürün kategorisinin veya tüm ürünlerinizin maliyetini hesaplayabilmeniz için mal maliyetinizi hesaplayan bir uzantıya sahiptir.)

Üç temel finansal tablo

Muhasebe sistemleriniz ve yazılımınız ve girilen işlem verileriniz ile, üç temel mali tablonuzu hazırlayabileceksiniz: gelir tablosu ("kar ve zarar tablosu" veya P&L olarak da bilinir), bilanço ve nakit akış tablosu.

gelir tablosu

Gelir tablosu, bir ay gibi belirli bir süre boyunca kazanılan karı bildirir. Bu kâr, insanların “alt satır” terimini kullandıklarında kastettikleri şeydir. Kârınız net gelirinizdir. Veya bu süre içinde para kaybettiyseniz, net kaybınız.

Basit bir ifadeyle, kar, giderlerin gelirden çıkarılmasıyla hesaplanır. Bu durum, tahakkuk esaslı muhasebe yöntemini kullanma nedenini pekiştirmektedir. Nakit yöntemini kullanırsanız, o belirli iş ayı boyunca gerçekte ne kazandığınızı ve harcadığınızı net bir şekilde göremezsiniz.

Bilanço

Bilançonuz, varlıklarınızı, borçlarınızı ve öz sermayenizi belirli bir zamanda, genellikle bir ay, çeyrek veya yılın sonunda raporlar. Bu, finansal sağlığınızın bir anlık görüntüsüdür.

Varlıklar, nakit, sarf malzemeleri, ekipman, araçlar, mülk, envanter ve alacak hesapları gibi değeri olan şeylerdir. "Alacak hesabı", borçlu olduğunuz ancak henüz ödenmemiş para için kullanılan terimdir.

Borçlar, krediler, faiz ödemeleri, ücretler ve krediyle ilgili herhangi bir şey gibi borçlu olduğunuz şeylerdir. Yükümlülükler genellikle “borçlar” olarak adlandırılır.

Daha önce listelenen temel muhasebe denklemine bakarsanız, öz sermayenin sadece varlıklar ve yükümlülükler arasındaki fark olduğunu görürsünüz. Varlıklardan borçları çıkarın ve işinizin “defter değeri” veya öz sermayesi olarak adlandırılan şeye sahip olursunuz.

Nakit akış tablosu

Bu, belirli bir zaman diliminde elinizdeki nakit paranın nasıl değiştiğini gösteren bir ifadedir.

İşlem verilerinizi girme konusunda titiz davrandığınız sürece, bu temel mali tabloların üçü de muhasebe yazılımınız tarafından hızlı bir şekilde oluşturulabilir. Bunun için zamanınız yoksa, bir muhasebeci tutmayı düşünebilirsiniz.

Küçük işletmeler için iki nihai muhasebe temeli

1. Tüm makbuzları, faturaları ve ödeme kayıtlarını saklayın

Muhasebenin Güvenilirlik İlkesi, yalnızca destekleyici belgelere sahip işlemlerin kaydedilmesi gerektiğini söyler. Eğer bir işlem kaydınız yoksa, onu gelir veya gider olarak sayamazsınız ve bu da defterlerinizi karıştırır. Daha önce ödediğinize dair hiçbir kanıtınız olmayan bir gider için vergi indirimi talep etmeye çalıştıysanız, buna vergi dolandırıcılığı denebilir.

Bu nedenle, fiziksel makbuzları bir dosyada saklayın. Veya fotoğraflarını çekin ve dijital olarak saklayın. E-postayla gönderilen tüm faturaları ve makbuzları yalnızca genel gelen kutunuzda değil, ayrı bir e-posta klasöründe de saklayın.

2. Vergi gereksinimlerinizi bilin

Vergi gereksinimleri, işletmenin türüne ve faaliyet gösterdiği yere göre önemli ölçüde değişir. Satış vergisi, herhangi bir uluslararası işleminiz varsa ithalat vergisi, vergi stopajı, tahmini üç aylık vergileri ödeme ve ülkenize, eyaletinize, eyaletinize, şehrinize veya bölgenize özgü diğer vergileri bilmeniz gerekir.

Bu vergiler, muhasebe yazılımınıza ve mali tablolarınıza yansıyacaktır. Doğru prosedürleri izlediğinizden emin olmak için her zaman bir vergi uzmanına danışmanız önerilir.

WooCommerce muhasebe kapsamına sahiptir

WooCommerce, işletme sahiplerinin her gün sahip olduğu sorumluluğu anlıyor. İşlemleri manuel olarak girmek ve finansal raporlar oluşturmak zaman alıcı olabilir, ancak muhasebe başarılı bir iş yürütmenin önemli bir parçasıdır.

Mağaza sahiplerinin yükünü hafifletmek için WooCommerce, önemli muhasebe işlemlerini otomatikleştiren çeşitli uzantılara sahiptir. WooCommerce mağazaları için muhasebe uzantılarının tam listesi için bu sayfayı ziyaret edin.