Muhasebe Bilgi Sistemi Fonksiyonlarının Temel Unsurları (Örneklerle)

Finans yönetimi, ticari operasyonlarda yer alan en zorlu görevlerden biridir. Büyüklüğü ne olursa olsun her işletme, birden fazla kanalda doğru bir finansal ve muhasebe bilgisi akışına ihtiyaç duyar. Bu nedenle, paydaşlar için raporlar oluşturmak üzere bu verileri toplama, depolama ve işleme konusunda sistematik ve otomatik bir sürece sahip olmanız gerekir. Bu, muhasebe bilgi sistemi fonksiyonlarının günümüzde herhangi bir işletme için hayati bir rol oynadığı zamandır.

Bunun nedeni, finansal raporlama ve işlemsel kayıt tutma işlemlerinde optimum doğruluk sağlayarak işletmelere yardımcı olmasıdır. Bu bilgiler, ihtiyaç duyduklarında ilgili makam tarafından kolayca kullanılabilir. Böylece, bir muhasebe bilgi sistemi, bir şirketin karar verme sürecini kolaylaştırır.

Bu makalede, bir muhasebe bilgi sisteminin işlevlerine daha derinlemesine bakacağız. Bundan önce, bir muhasebe bilgi sisteminin tanımını ve temel unsurlarının neler olduğunu hızlıca gözden geçirelim.

Muhasebe Bilgi Sistemi Nedir?

AIS olarak da bilinen bir muhasebe bilgi sistemi, işletmelerin mali durumlarını, işlemlerini, raporlarını ve diğer muhasebe verilerini takip etmek için kullandıkları aracı ifade eder. Karar vericilerin bir şirketin genel sağlığını anlamalarını ve buna göre hareket etmelerini sağlar.

İyi yapılandırılmış bir AIS, anlaşılır finansal raporlar oluşturmak için verileri toplar, depolar ve işler. Muhasebeciler, yöneticiler, mali görevliler, iş analistleri, vergi daireleri ve diğer ilgili taraflar, muhasebeyle ilgili tüm faaliyetleri AIS'den takip edebilir. Yetkili bir AIS yazılımı, doğru ve zamanında veri sağlar ve optimum güvenlik uygulamalarını kullanarak hassas verilerin dolaşımını sınırlar.

Muhasebe Bilgi Sisteminin Temel Bileşenleri

Bir muhasebe bilgi sistemi temel olarak yedi temel unsurdan oluşur. Bu bileşenler aşağıdaki bölümlerde tartışılmaktadır.

1. AIS İnsanları

AIS kullanan kişiler bu noktanın altına girer. CFO'lar gibi üst düzey yöneticilerden muhasebecilere ve yöneticilere kadar, bu sistemi kim kullanırsa kullansın AIS çalışanları olarak kabul edilir. Örneğin, üst yönetim, personel için satış hedefleri belirleyebilir. İlgili departmanlar bununla ilgili bildirimler alır ve satış görevlileri satış siparişlerini AIS'ye girebilir. Bu bilgiler muhasebe departmanına iletilir ve faturalar oluşturulur.

Daha sonra depo çalışanları bu siparişleri işler ve sevkiyatı düzenler. Müşteri destek ekibi gönderiyi takip eder ve sipariş durumu hakkında bilgilendirilir. Tüm bu süreç boyunca, AIS tüm prosedürleri yönetir ve envanter, teslimat ve üretim maliyetlerinden oluşan satış raporları oluşturur.

Danışmanlar, iş analistleri ve denetim departmanları toplam maliyeti, geliri ve karı analiz etmek için bu verilere erişebilir. Bu şekilde, bir AIS operasyonunda çok çeşitli insanları içerir.

2. Prosedürler ve talimatlar

AIS sisteminin veri toplarken ve işlerken bir dizi kurala uyması gerekir. Aksi takdirde, tutarsızlıklar ve tutarsızlıklar olacaktır. Doğru bilgi akışını sağlamak için kesin yöntemler bir zorunluluktur. Hem manuel hem de otomatik yöntemler, bu prosedür ve talimatların ayrılmaz parçalarıdır.

Muhasebe bilgi sisteminizin takip ettiği süreçleri açıklayan uygun belgeleri oluşturmanız gerekir. Çalışanlarınızı prosedürleri takip etmeleri için eğitin. Talimatları titizlikle takip etmeye alışmaları için tekrarlayan eğitimler yapın. Ancak o zaman muhasebe bilgi sisteminiz tutarlı bir şekilde doğru sonuçlar üretecektir.

3. Kaynak Verileri

Genellikle, muhasebe bilgi sistemleri, bir veritabanını yönetmek için SQL yapılandırılmış sorgulama dilini kullanır. Şirketin para konularını etkileyen her türlü bilgi AIS veri tabanına dahil edilmelidir. Bir AIS veritabanı genellikle aşağıdaki veri türlerinden oluşur.

• Satış siparişleri
• Envanter verileri
• Genel muhasebe
• Satın alma siparişleri
• İşlem faturaları
• Analitik ve raporlar
• Vergi bilgisi
• bordro verileri
• Zaman işleyişi ve daha fazlası.

AIS veritabanınızı olabildiğince dağınık tutun. Şirketin finansal muhasebesi ile ilgili olmayan verileri depolamaktan kaçının. Gerekli verilere erişirken çok fazla bilgi sizi bunaltabilir.

4. Donanım ve Cihazlar

Bir hesap bilgi sistemini sorunsuz bir şekilde çalıştırmak için birçok giriş ve çıkış cihazına ihtiyacınız olacak. Tüm bu cihazlar ve IT altyapısı kullanacağınız AIS yazılımı ile uyumlu olmalıdır. Aksi takdirde, işletmeniz için AIS'yi kullanırken sorunsuz bir deneyim elde edemezsiniz.

Altyapı, güç kesintisi ve kesintisi, donanım arızası, internet bağlantısı ve AIS üzerinde etkisi olan diğer cihazlar için yedekleri içermelidir. İşte AIS işlemlerini kolaylaştıran bazı giriş ve çıkış cihazlarının bir listesi.

1. bilgisayarlar
2. klavyeler
3. Modemler/Yönlendiriciler
4. Barkod tarayıcılar
5. monitörler
6. yazıcılar
7. projektörler
8. Mobil cihazlar
9. Yedek güç kaynağı

5. Bilgi İşlemcileri (Yazılım)

Tüm donanım ve cihazları emrinize hazır hale getirdikten sonra, yazılımı sisteminize entegre etmenin zamanı geldi. Bu yazılım ilgili tüm verileri işler ve bunları defterlere, raporlara ve dergilere gönderir ve kullanıma sunar. Karar vericiler çıktıları analiz edebilir ve bu bilgilere dayanarak kararlar verebilir.

6. Bilgi Depolama

Bilgi işlemcisi veya yazılımının, verileri depolayabileceği fiziksel depolama alanı yoktur. Genellikle bir sunucuya veya sabit sürücüler gibi depolama aygıtlarına bağlıdır. Yalnızca yetki sahibi kişilerin kolayca erişebileceği güvenli depolama aygıtlarına sahip olduğunuzdan emin olun.

7. Güvenlik

Hemen hemen tüm AIS tarafından oluşturulan veriler gizli bilgilerdir. Bu hassas verilerin dolaşımı üzerinde dahili kontrole sahip olmanız gerekir. Güvenlik ölçümleri, basit sayısal parolalardan parmak izleri, sesler, yüz tanıma ve retina taramaları gibi karmaşık biyometrik tanımlamalara kadar değişebilir.

Birinci sınıf bir muhasebe bilgi sistemi, veri ihlallerini önleyebilir ve verilerinizi yetkisiz bilgisayarlardan koruyabilir. AIS'niz, uygun yetkiye sahip kişilerin veri tabanına erişmesine izin vermelidir. Çünkü genellikle hem şirketin hem de müşterilerinin gizli bilgilerini içerir. Hassas verilerden bazıları aşağıdaki gibidir.

• maaş bilgileri
• Kişisel detaylar
• Sosyal güvenlik numaraları
• Şirketin finansal verileri
• Müşteri Bilgileri
• Kredi kartı numaraları
• Diğer paydaşların finansal bilgileri

Verilerinizi doğal afetlerden, beklenmeyen güç dalgalanmalarından, bilgisayar virüslerinden ve verilerinizi kaybetmenize neden olabilecek diğer tehditlerden korumak için bir acil durum planınız olmalıdır.

Muhasebe Bilgi Sistemi Fonksiyonları

Yetkili bir AIS, şirketinizin tüm finansal bilgilerinin en üst düzeyde doğruluk ve gizlilikle sisteme kaydedilmesini sağlar. Ayrıca ilgili çalışanların gerektiğinde bu hassas verilere erişmesine ve almasına olanak tanır. Bir muhasebe bilgi sisteminin tüm işlevleri aşağıdaki bölümde açıklanmıştır.

1. Bilgileri toplayın ve işleyin

Bu aşamada, bir muhasebe bilgi sistemi, nakit satışlardan ve nakit satın almalardan gelen verileri toplar. Alacaklar, borçlar, bordro, faturalar ve daha fazlası. Bilgisayarlı sistem, tüm borç ve alacak verilerini işler ve bunları anlamlı bilgi parçalarına dönüştürür.

2. Yönetim için raporlar oluşturun

Satış müdürleri, üretim müdürleri, finansal analistler ve diğer departman başkanları gibi yönetimden kişiler, bir AIS tarafından oluşturulan raporlara dayanarak kararlar alabilir. Şirketin finansal performansını ve mevcut durumunu analiz edebilirler. Böylece, mevcut kaynaklarla uyumlu, ulaşılabilir iş hedefleri belirleyebilirler.

3. Birden çok departmanı birbirine bağlayın

Bir AIS, birbiriyle ilişkili birden çok departman için ortak bir gösterge panosu oluşturabilir. Örneğin, satış departmanı, envanter ekibi için satış bütçesini yükleyebilir. Ardından ürünleri stoklamak veya malzeme satın almak için adımlar atabilirler. Daha sonra ilgili departman faturaları oluşturacaktır. Bu bilgi, ihtiyacı olan herhangi bir departman için mevcut olacaktır.

4. Verilerin dolaşımı üzerinde kontrol sahibi olun

Bir muhasebe bilgi sistemi, müşterilerin, satıcıların, tedarikçilerin ve şirketin kendisinin hassas bilgileriyle ilgilenir. Bununla veri sirkülasyonu seviyesini düzenleyebilirsiniz. Bir AIS, işletme sahiplerinin şirketin finansal verilerine kimin ne kadar erişebileceğini tanımlamasına yardımcı olur. AIS genelinde mevcut olan veriler üzerinde tam dahili kontrole sahip olacaksınız.

5. Hileli faaliyetleri tespit edin

Bir AIS, bir şirketin tüm finansal işlemlerini takip ettiğinden, yetkisiz ve doğal olmayan herhangi bir para akışını kolayca tespit edebilirsiniz. Bu, işletmelerin çok geç olmadan herhangi bir tutarsızlığı araştırmasını sağlar. Kaliteli bir muhasebe bilgi sistemine yatırım yaparak milyonlarca dolar tasarruf edebilirsiniz.

Muhasebe Bilgi Sisteminin Avantajları

Size yardımcı olması için bu bölümde bir muhasebe bilgi sistemi kullanmanın avantajlarını özetledik.

1. Otomatikleştirilmiş ve kolaylaştırılmış iş süreci
2. Finansal bilgilerin verimli bir şekilde toplanması ve saklanması
3. Karar vermede kullanılacak anlaşılır veriler
4. Tüm muhasebe bilgileri üzerinde iç kontrol
5. Birbirine bağlı ekipler arasında daha iyi iletişim
6. İyileştirilmiş müşteri deneyimi
7. Hassas bilgi kaybının önlenmesi

3 Pratik Muhasebe Bilgi Sistemi Örnekleri

Artık bir muhasebe bilgi sisteminin unsurlarını ve işlevlerini bildiğinize göre, öğrenmenizi gerçek yaşam durumlarıyla ilişkilendirerek daha derin bir anlayış geliştirelim. Bir AIS'nin faydası hakkında fikir edinmenize yardımcı olmak için burada üç pratik örnek derledik.

• Distribütörler için: Distribütörler, müşterileriyle ilgilenirken genellikle kredi koşullarına çok bağlıdır. Bu nedenle alacak hesapları hakkında kesin bilgilere ihtiyaç duyarlar. Farklı departmanlardan birkaç çalışan, vadesi gelen ve geciken ödemeleri takip edebilmeleri için borç raporlarına erişebilir.

• İnşaat şirketleri için: Bir inşaat şirketi aynı anda birden fazla proje yürütür. Bir muhasebe bilgi sistemi, projelerinin maliyetlerini ve ilerlemesini takip etmesine yardımcı olur. Her bina için harcanan malzeme maliyetleri, işçiler için kalan adam-saat ve tamamlanma oranı hakkında raporlar üretir. Ayrıca kredi limitlerini ve kredilerin vadelerini de takip eder.

• Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için: Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, mali durumlarını farklı bir şekilde ele alır. Onlara para veren bağışçıları takip ediyorlar. Bu kuruluşların, fonun yıllık beyanlarını bağışçılarına vergi beyannameleri ile iletmeleri gerekir. Bu veriler ayrıca yönetim kuruluna, düzenli bağışçılara ve hükümete sunulur.

Muhasebe Bilgi Sistemi İşlevlerinden En İyi Şekilde Yararlanmak için Güvenilir Bir ERP Yazılımı Seçin

İşletmeler artık tüm operasyonlarını yönetmek için her şeyi kapsayan yazılımlar kullanıyor. Böyle bir araca ERP- Kurumsal Kaynak Planlama çözümleri denir. Bir ERP yazılımı, bir şirketin tüm departmanlarını otomatikleştirir ve düzenler. Bir işletmenin tüm yönleri ERP yazılımı aracılığıyla yönetilir.

İK yönetiminden satış verilerinin oluşturulmasına veya müşteri ilişkilerinden muhasebe yönetimine kadar bir ERP aracı, bir şirketi aynı anda sorunsuz bir şekilde yürütmek için her şeye sahiptir. Bir muhasebe bilgi sistemi, tam teşekküllü bir ERP sisteminin sadece küçük bir kısmıdır. Bu nedenle, işletmenizin tüm temel hedeflerini yerine getirmek için ihtiyaçlarınıza uygun gelişmiş bir muhasebe modülüne sahip işletmeniz için güvenilir bir ERP çözümü alırsanız.

Bu bağlamda, WP ERP, WordPress kullanıcıları için ideal bir seçim olabilir. ERP yazılımınıza eksiksiz bir muhasebe bilgi sistemi entegre etmenizi sağlayan harika bir eklentidir. Büyüyen işletmenizin ihtiyaçlarını karşılamak için entegre ancak ayrı İK, CR ve Muhasebe yönetim modülleri ile birlikte gelir.

Ayrıca, iş yönetimi sürecinizi hayal edebileceğinizden daha sorunsuz hale getiren 20'den fazla temel uzantıyla birlikte gelir. Ve şimdi hepsi bu, her şeyin ötesinde, görevinizi düzenli ve düzenli bir şekilde yapabilmeniz için tüm projenizin ilerlemesini takip etmenize yardımcı olan güçlü bir proje yönetim aracıyla entegre olmanızı sağlar.

Bu yazı İçerik Yazarlığı, Metin Yazarlığı, Düzeltme ve Düzenleme alanlarında 4+ yıllık deneyime sahip İçerik Yazarı Md. Tanvir Faysal tarafından yazılmıştır. Sosyal medyanın dikkatini çeken ve arama motoru görünürlüğünü artıran bilgilendirici içerik yazmaya odaklanıyor. Bugüne kadar, tüm formatlarda birçok web sitesi için faydalı içeriği başarıyla geliştirdi.