Proje Yönetiminde Yapay Zeka, Proje Yöneticileri için Çalışma Senaryosunu Nasıl Değiştirecek?

Proje yönetimindeki teknoloji, son birkaç on yıldır sıcak görüşmelerde bulunuyor. Zamanla, teknolojiyi günlük proje görevlerini yönetmede kullanma fikri üzerinde kafa yoruldu, uygulandı ve proje yöneticilerinin iş süreçlerinde genellikle devrim yarattı. Bu nedenle, gelişmeyi asla bırakmaz.

Ve bugün yapay zeka çağında yaşıyoruz. Nesillerdir okuduğumuz HG Wells'ten Arthur C. Clarkes'a bilim kurgular, olumlu bir şekilde de olsa gerçeğe dönüşüyor. Ve dijital varlığımızın neredeyse her alanında yapay zeka etkili bir rol oynamaya hazır ve çok hızlı ilerliyor.

Yani, evet, AI zaten proje yönetimi üzerinde de bir etki yaratmayı hedefliyor. Soru, proje yöneticilerinin bunu ne kadar etkili kullanabilecekleridir. Bu yazıda size AI'nın proje yönetimindeki başlıca kullanımlarını göstereceğiz. Okumayı bitirdiğinizde, projelerinizi yönetmek ve bundan en iyi şekilde yararlanmak için yapay zekayı nasıl uygulayacağınıza karar verebileceksiniz.

Proje Yönetiminde Yapay Zeka – Genel Bir Bakış

Yapay zeka patlama yaşıyor. Küresel AI pazarı şu anda muazzam bir rakamda duruyor. Ve şu anda, 100 milyar dolarlık bir yapay zeka pazarının 2030'un sonuna kadar yirmi katını, başka bir deyişle neredeyse 2 trilyon ABD dolarını geçmesi bekleniyor. (İstatistik)

Dolayısıyla, dünyadaki çoğu işletmenin bu on yılda yapay zekanın gücünü benimsemeyi planladığı oldukça açık. Bunun neden bir gerçeklik olması gerektiğini zaten anlıyoruz. Yapay zekayı uygularsanız, zamandan ve fiziksel çabadan büyük ölçüde tasarruf sağlayacaktır. Ayrıca, karar verme sürecinizi ve genel iş akışınızı iyileştirecektir.

Benzer bir etkinlikle, proje yönetimi de yapay zeka ile iyi geçiniyor.

Otomasyon, proje yönetiminin ayrılmaz bir parçası haline geldiğinden ve yüksek performanslı proje ekiplerinin %77'sinden fazlası şimdiden dünya çapında proje yönetimi yazılımı kullanıyor. AI yalnızca gücünü bir sonraki seviyeye yükseltiyor.

Bu nedenle, üzerinde daha fazla düşünmemiz gereken kesin bir senaryo şudur: Yapay zeka destekli bir iş ortamında bir proje yöneticisinin rolü değişmek üzeredir. Ne kadar olası?

Yapay Zeka Destekli Bir Sektörde Proje Yöneticisinin Rolü

Şunu hayal edin: işinizde yapay zeka özellikli bir proje yönetimi yazılımı uyguladınız. Tüm iş süreçlerinizi ve kişilerinizi araçla senkronize edin. Sonra ne olur?

Her ekip üyesinin performansını, güncellemelerini ve proje ilerlemesini izleyebilirsiniz. Yazılım, topladığı bilgileri analiz edecek ve işlerin nasıl gittiğini size söyleyecektir. Ayrıca, nerede geliştirmeniz gerektiğini size bildirecektir. Bu nedenle, tüm bunlar doğası gereği daha ileri düzeyde olma yolundadır. AI ayrıca farklı durumlarda uygulanabilir kararlar almanıza, ekip üyelerinin aktivitelerini izlemenize, onları herhangi bir olası hata yapmadan önce bilgilendirmenize ve çok daha fazlasına yardımcı olabilir.

Peki, tüm bunlar yapay zeka özellikli proje yönetimi yazılımıyla gerçekleştirilebiliyorsa, şirketinizde proje yöneticisinin rolü ne olmalıdır?

Cevap basit. AI, bir proje yöneticisinin işini çok daha odaklı ve hızlı hale getirecek ve iş sürecini ve faaliyetlerini bir işletmenin daha geniş bir alanına yaymasına yardımcı olacaktır.

Bir Harvard Business Review öngörüsüne göre, "proje yöneticileri zamanlarının çoğunu takıma koçluk yapmak ve desteklemek, kilit paydaşlarla düzenli görüşmeler sürdürmek ve yüksek performanslı bir kültür geliştirmek için harcayacaklar."

Sonuç olarak, proje yöneticileri, ekip üyelerinin hedefe ulaşmalarına yardımcı olmak için daha fazla çaba sarf etmek üzeredir. Ve yapay zeka destekli yazılım, tüm küçük ve büyük teknik işlerle aynı anda bir süper asistan gibi ilgilenecek.

AI'nın Proje Yönetimine Getireceği Değişiklikler Nelerdir?

Değişim doğadır. Değişikliklerle nasıl başa çıktığınız en önemli şeydir.

Dünyanın dört bir yanındaki en iyi proje yöneticileri de yapay zeka uygulamasını düşünürken çok ilgili ve stratejik davranıyor. Yıllar oldu artık kendilerini bu ana hazırlıyorlar. Potansiyellerini ve olanaklarını geliştirmek için en yeni teknolojiyi kullanmak.

Yapay zeka çağında proje yönetiminin değişen yönleri hakkında en çok konuşulanlardan bazılarını burada bulduk. Bir göz at -

1. Önceliklendirme ve Büyük Veri ile Daha İyi Karar Verme

Proje yöneticilerinin şu ana kadar otomasyonla ilgili karşılaştığı temel sorunlardan biri, veri setlerinin doğru şekilde okunmaması ve doğru ölçümlerle analiz edilememesidir. Mevcut durumda bile mevcut yapay zeka araçları onu tam olarak kavrayamıyor.

Veri seçimi ve önceliklendirme, tekli veya çoklu projelerin olasılıklarını analiz etmenin anahtarıdır. Yapay Zeka bu kadar gelişirken ve bundan sonra her geçen gün daha da güçlenecekken, bu zayıflığı telafi edecek.

Dolayısıyla, proje yöneticileri aşağıdaki sonuçları elde etmek için yapay zekayı uygulayacaklar –

Veri setlerinin doğasını tanımlayın: Proje verilerinde (bütçe, programlar, aktif ekip üyeleri, projenin finansmanı vb.) herhangi bir anormallik varsa, yapay zeka bunu kolaylıkla tespit edebilir. Ve anormallikleri çözmek için gerekli önlemleri önerin.

Lansmana hazır projeyi sıralama: Yapay zeka destekli bir proje yönetimi yazılımı, bilgileri daha hızlı okuyup analiz edebilir ve bunları doğru şekilde ölçebilir. Böylece, başlamaya hazır olan projelerin belirlenmesine yardımcı olabilir. Bu, daha yüksek başarı olasılıklarına dayalı olarak olası bir diziden doğru projeleri seçebileceğiniz anlamına gelir.

Daha İyi Risk Yönetimi: Hangi projelerin daha fazla başarı şansı sunduğunu bildiğiniz zaman, risklerinizi azaltabilirsiniz.

Daha katı veriye dayalı karar verme: Yapay zeka ile kararlar alırken tipik insan önyargılarından kurtulabilirsiniz. Çünkü gerçek zamanlı verilere dayalı olacak mantıklarınız olacak.

2. Günlük proje görevlerinizi yönetmek için süper destek

Yapay zekanın proje yönetiminde kullanılması, proje yöneticilerini günlük görevlerinden veya küçük idari engellerden kurtaracaktır. Eh, mümkün olan en yüksek ölçüde. Otomasyon, bu görevleri kolay bir süreçle ilerletmek için zaten oradaydı. Ancak yapay zekanın uygulanmasıyla işleri daha akıcı ve yönetilebilir hale getirebilirsiniz.

AI, tüm tekrarlayan, sıradan veya düşük değerli görevleri listeleyecek ve bunları doğrulukla gerçekleştirmek için bir otomasyon çarkına dönüştürecek. Her türlü günlük etkinliğin, katılımın ve ekip ilerlemesinin izlenmesinden destek biletlerinin çözülmesine kadar, yapay zeka her yerde olacak.

Örneğin, ChatGPT gibi yapay zeka araçlarının büyük veri kümelerini işleme ve en kısa sürede hızlı değerlendirmeler oluşturma fikrinde devrim yaratmasının ardından dijital asistan fikri patlama yaşıyor. Proje yöneticileri, ChatGPT/GPT-4 gibi araçlardan pek çok yardım alabilir ve güçlü sanal asistanları uygulayabilir.

Oracle kısa bir süre önce, en son verileri ve istatistikleri sağlayabilen ve kullanıcıların ses, metin veya sohbet komutlarını kullanarak zamanı ve görevlerin ilerleyişini güncellemesine yardımcı olan bir dijital asistanı duyurdu.

Genel olarak, bir süper dijital asistanın amacı, önceki iş geçmişini ve iş verilerini analiz ederek hataları ve güçlü yanları ayırmak ve daha da geliştirmek, daha iyi sonuçlar elde etmek için riskleri ortadan kaldırmaktır.

Bir başka harika şey de yapay zeka destekli sohbet robotları . Sürekli gelişen sohbet robotları, proje yöneticilerinin müşteri sorgularını, desteği ve çok daha fazlasını yönetme çabalarını azaltmalarına kesinlikle yardımcı olur.

3. Yapay Zeka ile daha iyi Proje tanımı, planlaması ve raporlaması

Proje risk yönetimi aşağıdaki süreci içerir –

• tanımlama
• analiz
• tepki vermek

Bir proje döngüsünde, durumları bulmanız (tanımlamanız), bunların doğasını anlamanız (sorun, ilerleme eksikliği) ve bunlara doğru önlemler ve zamanla yanıt vermeniz (çözmeniz) gerekir. Riskleri bu şekilde azaltabilir ve projenizi olası başarıya ulaştırabilirsiniz.

Hiç şüphesiz risk yönetimi, proje otomasyonunun en gelişmiş alanlarından biridir. Proje yöneticileri ve iş liderleri, riskleri yönetmek ve engelleri aşmak için her zaman en yeni araçları kullanma ayrıcalığına sahip olmuştur.

Aynı şekilde proje yönetiminde yapay zekaya gelecek iyileştirme ile yöneticilerin projeleri tanımlamasına, daha doğru verilerle planlama yapmasına ve daha kısa sürede raporlama yapmasına yardımcı olacaktır. Büyük veri analizi, gelişmiş makine öğrenimi ve güçlü dijital yardımla şunları elde edeceksiniz:

• AI, kullanıcı hikayelerini toplayıp işleyebilir ve sorunu, sorunlu noktaları, tutarlılığı ve karmaşıklıkları bulabilir. AI ayrıca bunları analiz eder ve bir projeyi tanımlarken, planlarken ve raporlarken karar vermeyi kolaylaştırır.
• Yapay zeka araçları, büyük veri kümelerini değerlendirmeyi, süreçleri programlamayı, plan taslaklarını oluşturmayı kolaylaştırır ve proje başarısı için gerekli kaynakları size bildirir.
• Yapay zeka destekli proje yönetimi veritabanınız güçlendiğinde, gerçek zamanlı verilerle otomatikleştirilmiş raporlar üretebilir ve daha az fiziksel veya zihinsel çabayla her şeyi takip edebilir.

Yapay zeka tarafından oluşturulan raporların en iyi avantajı, ayrıntılı olmaları, net bir proje durumu göstermeleri ve aynı zamanda projenizin ve ekibinizin güçlü ve zayıf yönlerini bulmanıza yardımcı olmalarıdır.

4. Gelişmiş Test ve Yazılıma Daha Fazla Odaklanmak

Başlatmadan önce, bir projeyi test etmek birçok nedenden dolayı önemlidir. Proje yöneticileri, boru hattındaki bir projenin yeşil sinyal almaya yeterince hazır olup olmadığını anlamalıdır.

Yine de, şu anda bir şirketin bir test projesi yürütmesi ve potansiyeli keşfetmesi oldukça nadir görülen bir şey. Sadece bir avuç mega proje bu fırsattan yararlanıyor. Ayrıca, çoğu şirketin sakıncalı bulabileceği büyük bir bütçe ve kapsam gerektirir.

Bununla birlikte, AI teknolojisinin ilerlemesiyle birlikte, proje test araçları şirketler için daha uygun olacaktır. Sonunda, bu, proje yöneticilerinin bir projeyi başlatmadan önce yapay zeka destekli yazılım ve araçlarla test etme eğilimi olacaktır.

Test, proje yöneticilerinin olası maliyeti, zayıf yönleri, güçlü yanları ve olasılıkları anlamasını sağlayacaktır. Tüm süreç karar verme, bütçeleme ve yönetsel yönleri etkileyecektir.

Proje Yönetiminde Yapay Zeka Daha İyi Bir Gelecek İçin El Ele Gidiyor

AI yardım için burada, en azından şu an yeşil bir sinyal veriyor. Yapay zeka, proje yönetiminizi çok daha kolay ve daha etkili hale getirmek içindir. Ama asıl önemli olan evlat edinme süreci olacaktır. Buna hazır değilseniz, eksikliklere katlanmak zorundasınız.

Peki, yakında yapay zeka tarafından devrim yaratacak bir dünyada ilk önceliğiniz ne olmalı? Cevap basit - hazırlık ve uygun eğitim.

İlk olarak, ekibinizin yapay zekayı, büyük verilerin nasıl çalıştığını ve makine öğrenimi ve analitikle nasıl daha iyi çalışılacağını öğrenmesine yardımcı olmanız gerekir.

İkinci şey veri dönüşümüdür. Analog veri arşivine veya dijital ama eski bir veri tabanına sahip bir işletmeniz varsa, bunları güncellemenin, gereksiz veri yükünü azaltmanın ve yepyeni bir bilgi merkezi oluşturmanın tam zamanı. Bu, size ve ekibinize yapay zeka çağında proje yönetiminin yeni şafağı için güçlü bir hazırlık yapmanıza yardımcı olacaktır.

Değişime hazır ve açık olmak, şu an için hayal edebileceğiniz en akıllı adımdır.