Kullanmanız Gereken En İyi Randevu E-posta Şablonları

Ne zaman planlamak, onaylamak, yeniden planlamak, iptal etmek veya birine yaklaşan randevuyu hatırlatmak istediğinizde, uygun bir toplantı e-postası göndermeniz gerekir. Her e-postanın kendi biçimlendirme kuralları ve önerileri olduğundan, durum gerektirdiğinde kullanmak için kolayca erişilebilir bir randevu e-posta şablonuna sahip olmak en iyisidir.

Bu makale size mükemmel bir randevu e-postası yazma konusunda en iyi ipuçlarını vermenin yanı sıra kullanışlı olabilecek bir dizi şablon sağlayacaktır.

Randevu Takvimi E-posta Biçimi

Toplantı talepleri veya randevu hatırlatma e-postaları için basitlik ve basit formalite çok önemlidir.

E-postanızı alan kişinin ne hakkında olduğunu hemen anlaması için her zaman amaca uygun bir konu satırıyla başlayın.

Ardından, mesajınızı açık ve kibar bir tonda iletin. E-postanızı bitirmek için bir harekete geçirici mesaj ekleyin ve iletişim bilgilerinizi sıcak, profesyonel bir karşılamayla birlikte ekleyin.

konu satırı

Konu satırları genellikle hafife alınır, ancak bir e-postadaki en hayati unsurlardan biridir. Bununla birlikte, her zaman özlü ve bilgilendirici olmalıdırlar.

Bir toplantı isteği e-postası yazarken, " Toplantı İsteği " veya " Randevu İsteği " gibi basit bir konu satırı kullanın.

Hatırlatma e-postaları, gelmeyenleri azaltmak için çok önemlidir. Bu durumda “ (tarih/saat) için Randevu Hatırlatma” veya “ (tarih/saat) Randevu Onay E-postası” yazabilirsiniz.

Mükemmel onay e-postası, amaçlı bir konu satırına ihtiyaç duyar. Seçeneklerden biri “ (Hizmet) Randevu Tarihi (Tarih/Saat) İçin Onay”dır. “ (tarih/saat) Randevu Onay Mesajı”nı da kullanabilirsiniz.

Vücut

Randevu e-postanıza her zaman normal bir sohbette kullanacağınız gibi kibar bir selamlama ile başlayın. İster potansiyel müşterilere, ister yeni bir müşteriye veya başka bir işletmeye yazıyor olun, kibar olmak çok önemlidir.

Alıcının adının ardından “ Sevgili ” gibi resmi bir selamlama kullanın. Daha az resmi bir toplantı talebi e-postası istiyorsanız, " Merhaba " veya " Merhaba " ile başlayın.

Bir toplantı isteği e-postası gönderiyorsanız, kısaca kendinizi tanıtmalı ve onlarla neden iletişime geçtiğinizi açıklamalısınız. Toplantının tarihi, saati ve yeri ile ilgili ayrıntıları ekleyin.

Programlarınız uyumlu olmayabileceğinden, kişinin kendi uygun gördüğü zaman seçebileceği birkaç seçenek ekleyin. Bunun için bir tablo veya madde işaretleri kullanabilirsiniz.

Başka bir strateji, alıcıya programlarına uygun bir tarih ve yer önerme fırsatı sunmaktır.

Bir onay e-postası yazıyorsanız, en önemli randevu ayrıntılarını da eklemek isteyeceksiniz, böylece müşterileriniz/müşterileriniz/iş ortaklarınız herhangi bir zamanda bu bilgilere kolayca erişebilir.

Hatırlatma e-postası için tüm toplantı ayrıntılarını ekleyin ve alıcının randevusunu nasıl ve ne zaman yeniden planlayabileceğini/iptal edebileceğini vurgulayın.

E-postayı sonlandırmak

Yazdığınız e-postanın türü ne olursa olsun, amacınız olumlu geri bildirim almaktır. Bu nedenle, e-posta alıcısının sizinle iletişim kurması için uygun seçenekler eklemelisiniz. En azından iş telefon numaranızı ve iş e-postanızı ekleyin.

Ayrıca, randevunun yanıtlanmasını veya onaylanmasını isteyin. Bunu yapmak başarı şansınızı artıracaktır.

Ardından, samimi bir karşılama ve oturumu kapatarak mesajınızı sonlandırabilirsiniz.

Kullanabileceğiniz Randevu E-postası Şablonları

• Randevu programı e-posta şablonları
• Randevu hatırlatıcı e-posta şablonları
• Randevu e-posta şablonlarını iptal etme veya yeniden planlama
• Pazarlama ve iş teklifleri e-posta şablonları
• Randevu onayı e-posta şablonları
• Takip e-posta şablonları

Randevu programı e-posta şablonları

Örnek 1:

Sevgili Bay / Bayan. (Alıcının ismi),

Olası bir iş olasılığını araştırmak üzere bir toplantı ayarlamak için sizinle iletişime geçiyorum.

(tarih/saat) saatinde (bir yer öner) buluşmak istiyorum.

Bu zaman ve yer size uygun mu?

Başka bir zaman ve yer tercih edilirse, lütfen bana bildirin.

Seninle tanışmak için sabırsızlanıyorum.

Teşekkür ederim,

(Adınız)

Örnek 2:

Merhaba (Alıcının adı),

(Kişinin mesleki faaliyeti) için sizden randevu almak istiyorum.

Yaklaşmak için mükemmel bir fırsat olacağına inanıyorum (ziyaretiniz sırasında neleri tartışacaksınız).

Görüşmeden önce okumanız için bu e-postanın ekinde daha fazla bilgi bulabilirsiniz.

Şu anda müsaitliğim aşağıdaki gün ve saatlerdedir.

(Tarihleri ​​ve saatleri ekleyin.)

Bunlardan herhangi biri sizin için uygun mu?

Saygılarımla,

(Adınız)

Örnek 3:

Merhaba (Alıcının adı),

Benim adım (senin adın). (Konuyu) tartışmak üzere sizinle bir toplantı planlamak için yazıyorum.

Tartışma bize (toplantıdan ne beklediğinizi detaylandırma) fırsatı sağlayacaktır.

Şu anda aşağıda belirtilen gün ve saatlerde görüşebiliyorum:

(Tarihleri ​​ve saatleri ekleyin.)

Bulunduğunuz yere gelmekten (veya olası bir alternatif önermekten) memnuniyet duyarım.

Lütfen bu e-postanın alındığını onaylayın ve rezerve edebilmem için sizin için en uygun tarihin hangisi olduğunu bana bildirin.

Bunun yerine, aklınızda başka bir gün veya saat varsa, lütfen (iletişim bilgileri) adresinden bana e-posta gönderin.

Sizden haber almayı ve kısa süre içinde sizinle görüşmeyi dört gözle bekliyorum.

(Adınız)

Randevu hatırlatıcı e-posta şablonları

Örnek 1:

Sevgili Bay / Bayan. (Müşteri adı),

Bu e-postayı (sağlayıcı adı)'ndan (saat ve tarih) randevunuzun hatırlatıcısı olarak alıyorsunuz.

Yeniden planlama için lütfen bu e-postayı yanıtlayın veya şu telefon numarasını kullanın: (iş telefon numarası).

24 saatten daha az bir süre önce kaçırılan randevular, bir (değer) ücrete kadar masrafa neden olabilir.

Saygılarımla,

(Adınız ve şirketteki pozisyonunuz)

(İş adı)

(İş adresi)

Örnek 2:

Merhaba (Müşteri adı),

Bu e-posta, (çalışanın adı veya iş unvanı) (adres) ile (ziyaret hedefinin kısa açıklaması) arasındaki randevunun hızlı bir hatırlatıcısıdır.

Lütfen varıştan önce (çalışanın adı veya iş unvanı) (hizmeti gerçekleştirmek için gerekli eylem) olduğundan emin olun.

Sorularınız ve değişiklikler için lütfen aşağıdaki iletişim bilgilerine ulaşın: (iş telefonu numarası ve e-posta).

Teşekkürler ve yakında görüşürüz!

(Adınız ve şirketteki pozisyonunuz)

(İş adı)

(İş adresi)

Örnek 3:

Merhaba (Müşteri adı),

Bu e-posta, (tarih/saat) tarihindeki toplantı randevunuzu onaylayan dostça bir hatırlatmadır.

Rezervasyonunuzu güvence altına almak için lütfen bu onay e-postasını yanıtlayın. Alternatif olarak, (işletme adı) ofis telefonunu:(iş telefon numarası) arayabilirsiniz.

Yakında sizinle tanışmak için sabırsızlanıyoruz!

(İş adı)

(İş adresi)

(Temas etmek)

Daha fazla ilham almak için, daha da fazla toplantı hatırlatıcı şablonu ve yazma ipuçları içeren bu makaleye göz atın.

Randevu e-posta şablonlarını iptal etme veya yeniden planlama

Örnek 1:

Sevgili Bay / Bayan. (Alıcının ismi),

Beklenmeyen durumlardan dolayı (toplantı tarihi/saati) için iş toplantımızı iptal etmem gerekiyor. Belirlenen randevumuzun bu kadar yakın olduğunu size bildirdiğim için ve bunun neden olabileceği engeller için özür dilerim.

İkimize de uygun olabilecek başka bir zamana yeniden planlamaya hazırım.

Saygılarımla,

(Adınız)

Örnek 2:

Merhaba (Alıcının adı),

Ne yazık ki, toplantımızı yeniden planlamak zorunda kalacağım. Size uygun başka bir tarih/saat seçmek için lütfen aşağıdaki bağlantıyı kullanın.

(Yeniden planlama seçenekleriyle birlikte bir web sitesi bağlantısı ekleyin).

Anlayışınız için teşekkür ederim.

Samimi olarak,

(Adınız)

Pazarlama ve iş teklifleri e-posta şablonları

Örnek 1:

Sevgili Bay / Bayan. (Müşteri adı),

Ürün incelemesiyle ilgili sorgunuz için teşekkür ederiz. Tüm sorularınızı tartışmak için bir randevu ayarlayabilirim.

Bir tarih/saat planlamak için lütfen bu bağlantıyı tıklayın:

(Programlama bağlantısını dahil edin).

Sevgilerimle,

(Adınız)

(İş adı)

Örnek 2:

Merhaba (Müşteri adı),

Umarım ürününüzden memnunsunuzdur!

(İşletme adı) olarak, müşterilerimizin başarılı olmasına yardımcı olmak için sürekli olarak yeni yollar ararız.

İhtiyaçlarınızı şu anda kullandığınızdan daha iyi karşılayabileceğine inandığım mevcut planınız için bir yükseltme sunuyoruz. Bana bildirin, size bu konuda daha fazla bilgi e-posta ile göndermekten memnuniyet duyarım.

Bu teklifi yüz yüze görüşmek için bir toplantı planlamak isterseniz, lütfen aşağıdaki bağlantıya tıklayın.

Yakında sizinle konuşmayı umuyorum!

(Adınız)

(Temas etmek)

Örnek 3:

Merhaba (Müşteri adı),

Bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkürler. Sizinle konuşmaktan heyecan duyuyoruz!

Bu bağlantıya tıklayarak demo randevunuzu oluşturabilirsiniz:

(Bir web sitesi bağlantısı ekleyin).

Kısa süre içinde sizinle sohbet etmek için sabırsızlanıyoruz.

İyi günler!

(Adınız)

(Firma Adı)

Randevu onayı e-posta şablonları

Örnek 1:

Sevgili Bay / Bayan. (Müşteri adı),

(Personel üyesinin adı) ile (tarih/saat) yaklaşan randevunuz için bu onay e-postasını gönderiyorum.

Sorularınız veya değişiklikler için bize ulaşmaktan çekinmeyin.

Saygılarımla,

(Adınız)

(İrtibat kişiniz)

(İş adı)

Örnek 2:

Merhaba (Müşteri adı),

Bu mesaj, (Sağlayıcı adı) ile (konum) tarihinde (tarih/saat) randevunuz (hizmet) için dostane bir hatırlatmadır.

Bu e-postaya verilen yanıt, planladığınız saati onaylar.

Sorularınız veya değişiklikler için aşağıdaki kişiyi (iş telefonu numarası) veya e-postayı (e-posta adresi) kullanın.

Saygılarımla,

(Adınız)

(İş adı)

Daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, harika bir randevu onayı e-postasının nasıl yazılacağına ilişkin bu adım adım kılavuza göz atın.

Takip e-posta şablonları

Örnek 1:

Sevgili Bay / Bayan. (Alıcının ismi),

Ben (adınız ve iş unvanınız) (işletme adı) konumundayım. Sizinle iletişim kurmamın nedeni, randevumuzu takip etmek ve (tartışılan konu) hakkında sahip olabileceğiniz soruları yanıtlamak.

Planlarınızı tartışmak ve (işletme adının) sizi nasıl destekleyebileceğini keşfetmek için hızlı bir toplantı ayarlamaya hazırım.

Saygılarımla,

(Adınız)

(İş adı)

Örnek 2:

Merhaba (Alıcının adı),

Bugünkü sohbetimizden keyif aldım ve bir sonraki randevumuzda (işletme adı) hedeflerini tartışmayı önermek istiyorum.

Aşağıdaki linkten müsait saatlerime ulaşabilir, uygun bir gün ve saat için rezervasyon yaptırabilirsiniz.

(Web sitesi bağlantısını ekleyin).

Lütfen sorularınızı önceden bu e-posta adresine gönderin.

Sevgilerimle,

(Adınız)

Peki, Sizin İçin En İyi Randevu E-posta Şablonu Nedir?

Bu makalede, özel istekler ve takip e-postaları da dahil olmak üzere randevuyla ilgili tüm ihtiyaçlarınız için kullanabileceğiniz 15 basit e-posta şablonu örneği paylaşılmıştır.

Randevu planlama e-postalarının ilk başta göz korkutucu olabileceğini kabul ediyoruz. Ancak en iyi uygulamalarını anladığınızda işletmeler için neden değerli olduklarını anlayacaksınız.

Randevu e-postaları gönderme sürecini otomatikleştirmek daha da değerli olabilir.

Amelia , hem müşterilerinize hem de çalışanlarınıza gönderdiğiniz bildirimleri tamamen otomatikleştirmenizi sağlayan bir WordPress rezervasyon eklentisidir. Bu nedenle, ne tür bir e-posta olursa olsun, Amelia sizin yerinize halledecektir.

E-posta bildirimlerini ayarlamanın ne kadar kolay olduğunu görün ve kendiniz deneyin: