Proje Yönetiminde Otomasyon İşletmenizin Daha Hızlı Büyümesine Nasıl Yardımcı Olabilir?

Proje yönetiminde otomasyon, etkinliğin en yeni düzeyine ulaşıyor.

Tüm dünyadaki işletmeler bunu başlıca iki nedenden dolayı benimsiyor. Birincisi, otomasyon size çok zaman kazandırır. İkincisi, görevlerinizi ve yürütme sürecinizi kolaylaştırır.

Sonuç olarak, kuruluşların %90'ından fazlası otomasyonun iş dönüşümü için çok önemli olduğuna inanıyor. Yine de, yalnızca %67'si bunu başarıyla uygulayabildi.

İstek orada. Ancak proje yöneticilerinin otomasyonu benimsemeden önce iki kez düşünmesine neden olan şey nedir? Muhtemel cevap, her şeyi anlamakta yatıyor.

Ve yardım etmek için buradayız. Bu blogda size proje yönetimi otomasyonunun ne olduğunu, önemini ve bunu projeniz için nasıl benimseyeceğinizi ve ayrıca uzman ipuçlarını göstereceğiz.

Önce tanımla başlayalım –

Proje Yönetiminde Otomasyon Nedir?

Otomasyon, bir görevdeki insan girdilerinin en aza indirildiği ve mekanizasyonun doğaçlama yapıldığı bir çalışma sürecidir.

Bu, otomasyonun insanların iş yükünü azaltmasına ve bir görevi mümkün olduğunca otomatik olarak gerçekleştirmesine yardımcı olduğu anlamına gelir. Eksiksiz bir otomasyon süreci bile insan rehberliğine ihtiyaç duyar.

Bu nedenle, otomatikleştirilmiş proje yönetimi yazılımı, projenizin temel görevlerini otomatik olarak yürütebilir ve ön komutlarınıza göre çalışabilir.

Örneğin, otomatik proje yönetimi yazılımınız varsa, süreci bir ekibin belirli görev ilerlemesini izleyecek şekilde ayarlayabilirsiniz.

Belirli bir sürede kimin ne yaptığını ve ekibinizin ne kadar ilerleme kaydettiğini görebilirsiniz. Bir alt görev tamamlandığında, yazılım sizi bilgilendirir veya size bir güncelleme mesajı da gönderir.

Proje yönetiminde otomasyonun amacı, sizi tekrar eden idari görevlerden kurtarmak ve bir yönetici olarak projenizi geliştirmek için daha değerli şeylere odaklanmaktır.

Otomasyon Proje Yönetiminiz İçin Neden Önemli?

Projelerin son tarihleri, bütçeleri ve bir dizi ulaşılabilir hedefi vardır. Bir yöneticinin her şeyi doğru şekilde yapması, işleri sorunsuz bir şekilde yerinde tutması ve başarı için uygun dağıtım ve yönergeler yapması gerekir.

Bir proje yöneticisinin temel işlerinden biri, ekip üyelerini farklı alt görevler için atamak ve ilerlemeyi izlemektir. Ardından, hedefe ulaşılana kadar sorunları çözmeye ve daha fazla iyileştirme yapmaya devam edin.

Peki bu kendiliğinden oluşan süreçte otomasyon nerede duruyor? Yöneticiler ile zaman takibi, zamanlama, raporlama, ilerlemeyi izleme gibi daha basit ama önemli görevler arasında bir köprü görevi görür.

Dolayısıyla, proje yönetimi otomasyonuna geçmenin ana nedenleri şunlardır:

• Daha büyük zorluklar için zamandan tasarruf ve ödüllendirici proje yönetimi deneyimleri
• İş akışlarının aşamaları arasında daha iyi geçişler
• Manuel görevleri ve daha basit görevlerdeki hata olasılıklarını azaltır.
• Raporları ve ilerleme durumunu doğru bir şekilde oluşturun

Peki, projenizde otomasyonu benimsemenize yol açabilecek durumlara geçelim.

Proje Yönetiminde Otomasyonu Ne Zaman Uyarlamalı?

Projenizi yönetmek için otomasyon yazılımına geçmeden önce, yanıtını bulmanız gereken bazı sorular vardır. Bunları aşağıda kontrol edin –

• Ekip üyelerinizden tekrarlayan bir çaba gerektiren görevler nelerdir?
• Projenizdeki en çok zaman alan ve manuel görevleri öğrendiniz mi?
• İş süreciniz iyi belgelenmiş ve haritalanmış mı?
• Proje yönetimi süreciniz kolaylaştırılmamışsa, bunun üstesinden nasıl gelinir?

Bu soruların cevabını çözdükten sonra proje yönetiminde otomasyona ihtiyacınız olup olmadığını kolayca anlayacaksınız.

Otomatik yazılımın rolü, şimdiye kadar insan çabasının yerini almıyor. İlerlemenizi güçlendirmeyi ve iş yükünüzü azaltmayı amaçlar.

Proje Yönetim Yazılımında Otomasyonun 6 Faydası

Peki, proje yönetiminde otomasyon uygularsanız, elde edeceğiniz temel faydalar nelerdir? Bunu sizin için hallettik. Bir göz at -

1. Daha Fazla Verimlilik

Otomasyon genel üretkenliğinizi artırıyor mu? Sormak isteyebileceğiniz yaygın bir soru.

Cevap da basit. Evet. Otomasyonu uyguladığınızda, çalışma saatiniz daha verimli olur, ilerlemeyi kontrol edene kadar otomatik bir eylemle önceden ayarlanmış bir görev için endişelenmenize gerek kalmaz.

Otomatikleştirilmiş proje yönetimi yazılımınız olduğunda, herhangi bir ekstra kaynağa ihtiyaç duymazsınız. Süreç daha çevik ve modern olacak ve ekip üyeniz kısa sürede daha fazlasını yapabilecek ve ayrıca derinlemesine düşünmek ve hatayı telafi etmek için zaman olacak.

2. Rutin Görevinizi Boşaltın

Diyelim ki, ekip üyelerinin her birine her gün işin ilerleyişi hakkında bilgi vermeniz gerekiyor. Ama bu rutin bir görev olacak, sıkıcı ve zaman alıcı. Otomasyon, bu sıkıcı görevleri sizin için boşaltmak için tasarlanmıştır.

Otomatikleştirilmiş proje yönetimi yazılımı, yinelenen görevler ve idari sorunlar konusunda harika bir yardım eli olabilir. Onlardan bazıları -

• İnsanlara son teslim tarihlerini hatırlatın
• Görev ilerlemesini kontrol etme
• Atanan üyelere proje raporları göndermek vb.

Rutin görevleri boşaltmak, zamandan ve iş gücünden büyük ölçüde tasarruf sağlayacaktır. Bu da daha verimli çalışma sağlar.

3. Kolaylaştırılmış İletişim

Ekipteki zayıf iletişim nedeniyle projenin %30'dan fazlası başarısız olur. Kesintisiz bir iletişim projesi kuramazsanız, projenizin birçok yönü ve olasılığı gerçekleştirilemez.

Bu durumda, proje yönetiminde otomasyon harika bir çözüm olurdu. Otomatikleştirilmiş bir proje yöneticiniz varsa, yazılımın bildirimler, mesajlaşma, yorum yapma ve otomatik e-posta hizmetleri aracılığıyla dahili iletişime izin vermesi gerekir.

Örneğin, WP Proje Yöneticisine sahipseniz platform, ekipler, kanallar ve projeler genelinde mesajlar ve otomatik bildirimler göndermenize kolayca izin verebilir.

4. Destek Entegrasyonu

Çoğu otomatik proje yönetimi yazılımı, üçüncü taraf entegrasyonlarını destekler. Ve projelerinizi güçlendirmek ve hedefe ulaşmak için bu entegrasyonlara ihtiyacınız var.

Bu, proje yönetimindeki otomasyonun, proje yönetimi sürecinizi, başarınız için birlikte çalışan farklı bir dizi araçtan oluşan güçlü bir mekanizmaya dönüştürebileceği anlamına gelir.

WP Proje yöneticisi, proje yönetiminizi kolaylaştırmak için birçok entegrasyonu ve modülü destekler. İşleminizi hızlandırmak için bir zaman izleyici, Gantt şeması veya alt görev yöneticisi kullanabilirsiniz.

5. Projenizi İzleyin ve Daha İyi Kararlar Vermek İçin İnceleyin

Tüm görevleriniz ve alt görevleriniz tek bir yerde dağıtıldığında, ilerlediğinde ve tamamlandığında, ayrıntılı bir rapor oluşturmak daha kolay olacaktır. Otomasyon, bırakın analiz sürecini, manuel rapor sayfaları oluşturmaya bile zaman ayırmanızı sağlar.

Böylece, ekip üyelerinizin ne durumda olduğunu, alt görevlerin ve projelerin teslim tarihlerine uyup uymadığını kolayca öğrenebilir ve büyüme raporunu inceleyerek daha uygun bir karar verebilirsiniz.

Ayrıca, her ekip üyesini ve nasıl olduklarını takip edebilirsiniz. Herhangi bir sorun görürseniz, bunu çözmek ve ekip üyelerinize zamanında veya anında danışmak daha kolay olacaktır.

6. Hedeflere Ulaşmak İçin Görev Kalitesini Artırın

Son olarak, proje yönetimi otomasyonu basitçe projenizin kalitesini artırır. Çünkü otomatik yazılım uyguladığınızda tüm mikro görevlerinizi tek bir yerden üstlenir, tutarlılık sağlar ve size eş zamanlı proje güncellemeleri ve raporları sunar.

Genel olarak, kontrol panelinizden büyük resmi görebilir ve nasıl daha fazla geliştirebileceğiniz hakkında daha fazla düşünebilirsiniz. Tüm küçük görevleriniz ve yinelenen rutininiz, gerekli entegrasyonlarla tek bir platformdan iyi bir şekilde yönetildiğinde, kendinizi daha anlamlı görevlere dahil edebilirsiniz.

Bu, verimli bir şekilde daha fazlasını yapmanızı ve günün sonunda daha fazlasını elde etmenizi sağlar. İyi kontrol edilen proje yönetimi, iş hedeflerinize ulaşmak için ihtiyacınız olan şeydir.

Proje Yönetiminde Otomasyonu Uygulamak İçin Kendinize Bir Yazılım Alın

Otomasyon, günlük proje yönetiminiz için kolaylaştırılmış bir araçtır. Sürecinizi otomatikleştirmek için bir proje yönetimi aracı uygulamak istiyorsanız, aşağıdakileri göz önünde bulundurmanız gerekir –

• Bütçe ve Kapsam: İhtiyacınız olan doğru özelliklere sahip, bütçenize ve kapsamınıza uygun bir proje yönetimi otomasyon yazılımı seçmelisiniz.
• İyi Kullanıcı Arayüzü: Kullanıcılara mümkün olduğunca yardımcı olmak için iyi bir kullanıcı arayüzü şarttır.
• Kolay Görev Çizelgeleme ve Planlama : Otomatikleştirilmiş proje yönetimi, basit görev atama, zamanlama ve planlama özelliklerine ihtiyaç duyar.
• Görev Yöneticisi: Görev oluşturmak, üye atamak, son teslim tarihlerini seçmek ve ilerlemeyi izlemek için otomatikleştirilmiş aracınızın olmazsa olmaz özelliği.
• İletişim: Uygulama içi iletişim, otomatik bir proje yöneticisi için harika bir şeydir. Daha fazlasını başarmak için iletişim sürecini güçlendirir.
• Doküman Yönetimi ve Dosya Paylaşımı : Proje yönetimindeki otomasyon, kullanıcıların indirilebilir dosyaları eklemesine ve ekip içinde mesajlar yoluyla dosya göndermesine izin vermelidir.
• Mükemmel Müşteri Desteği: Yazılımlar hatalara ve teknik aksaklıklara eğilimlidir. Güvenilir bir araç, sorunlarınızı çözmek için 7/24 destek hizmetine sahip olmalıdır.

Bu nedenle, proje hedeflerinize ulaşmak için ihtiyaç duyduğunuz tüm gerekli avantajlara ve cephaneliğe sahip olduğu için WP Project Manager Pro'yu tercih edebilirsiniz.

Proje Yönetimi Otomasyonu Hakkında SSS

Kapatma

En iyi proje yönetimi, teknoloji ve becerileri birleştirir. Başka bir deyişle, teknoloji daha fazlasını başarmak için becerilerinizi yoğunlaştırır.

Bu nedenle, hiç şüphe yok ki, işinizi yönetmede yetkinlik kazanmak için proje yönetimi otomasyonu günün çağrısıdır. Tek soru kalır, bu konuda ne kadar net bir karar verebilirsiniz?

Artık proje yönetiminde otomasyon anlayışına ve projenizde çalışmasını sağlayacak net bir fikre sahip olduğunuza inanıyoruz.