Denenecek En İyi 7 Belge Yönetim Yazılımı Aracı

Belgeler, her işletmenin ömründe ve günlük operasyonlarında önemli bir rol oynar. Bunları uygun şekilde saklamak ve korumak inanılmaz derecede önemlidir. Burası, işletmenizin belge iş akışını kavramanıza ve süreçte hiçbir şeyin kaybolmadığından emin olmanıza yardımcı olmak için en iyi belge yönetim yazılımlarından bazılarının devreye girebileceği yerdir.

Belge yönetim yazılımı (DMS) nedir?

Belge yönetimi yazılımı, fiziksel dosyaları depolamanın zorluğunu ortadan kaldırır ve bunun yerine hepsini buluta taşır. Bir belgeyi aramak için saatler harcamak, ancak daha sonra onun hiç var olmadığını anlamak sinir bozucu olabilir. Belge yönetim yazılımı, dijital belgeleri ve kağıt kayıtları kolay ve rahat bir şekilde düzenlemenizi sağlar.

Sizin için çalışan böyle bir yazılımınız yoksa, tüm ekibiniz için büyük bir barikat oluşturabilecek önemli bir belgeyi almak saatler hatta günler alabilir.

En iyi yazılım, işi hızlı ve sorunsuz hale getirecektir. Piyasada birkaç seçenek var ve en iyi belge yönetim yazılımını arıyorsanız, bu kılavuz ihtiyaçlarınıza göre en iyi kararı vermenize yardımcı olacaktır.

Sizin için en iyi belge yönetim yazılımını nasıl seçersiniz?

İşletmeniz için doğru belge yönetim yazılımını seçmek zordur. Seçeneklerinizi kısa listeye alırken her zaman aşağıdaki özelliklere dikkat edin.

2022'nin en iyi belge yönetim yazılımı

Artık en iyi belge yönetim yazılımından tam olarak hangi özellikleri bekleyeceğinizi bildiğinize göre, en iyi seçeneklere bakalım.

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint, muhtemelen bu tür en iyi bilinen çözümlerden biridir ve aynı zamanda bugün mevcut olan en kapsamlı kurumsal belge yönetim sistemlerinden biridir. Her işletmenin ihtiyaçlarına uygun araçlar sunar. Belge yönetimi yeteneklerinin yanı sıra, SharePoint'i işletmenizin kendi "akıllı" intraneti olarak hizmet etmesi için kullanabilirsiniz. Tüm cihazlar için kullanılabilen uygulamalar ve sorunsuz işbirliği sunan iyi bir paylaşım özelliği vardır. OneDrive'ı kullanarak dosyalarınızı bulut ve yerel sabit sürücüler arasında da eşitleyebilirsiniz.

️ Özellikler:

• Aktivite takibi
• Takvim yönetimi
• Özelleştirilebilir şablonlar
• Doküman yönetimi
• Veri senkronizasyonu
• Dosya paylaşımı
• Belge şablonları

Fiyatlandırma:

• Plan 1: 1 TB depolama alanıyla kullanıcı başına aylık 5 ABD doları
• Plan 2: Kullanıcı başına aylık 10$
• Office 365 E3: 20 ABD doları/kullanıcı/ay

2. Bitrix24

Bitrix24, dünya çapında milyonlarca kişi tarafından kullanılan bir belge yönetim yazılımıdır. Yerinde ve bulutta kullanılabilir. Yazılım, dosya senkronizasyonu, mobil erişim, dosya paylaşımı, kişisel ve şirket sürücüsü, çok kullanıcılı düzenleme, çevrimdışı düzenleme ve daha fazlasını sağlar. 30 günlük ücretsiz deneme için kullanılabilir.

️ Anahtar özellikler:

• Erişim kontrolleri
• Etkinlik panosu ve izleme
• Uyarılar/bildirimler
• Belge oluşturma ve depolama
• Doküman yönetimi

Fiyatlandırma :

• Bulut Temeli: 39 $/ay
• Standart: 79 $/ay
• Profesyonel: 159 $/ay
• 30 günlük ücretsiz deneme mevcut

3. Rubeks

Rubex by eFile Cabinet, bulut depolama ve verimli bir dosya paylaşım çözümü sunan bir belge yönetim yazılımıdır. İşletmenizin kağıtsız kalmasına ve dosyaları verimli bir şekilde işlemesine olanak tanır. Rubex, küçük ve orta ölçekli işletmeler için idealdir ve kuruluş içinde belgeleri paylaşmanıza ve ayrıca belge saklama ayarlamanıza olanak tanır. İyi bir arama özelliği, şablon oluşturma, otomatik iş akışları ve dosya paylaşımı vardır.

️ Anahtar özellikler:

• eFile Dolap DM sistemi
• Güvenli dosya paylaşımı
• İki faktörlü kimlik doğrulama (2FA)
• Özelleştirilmiş güvenlik ayarları
• Uyumluluk araçları
• Microsoft Office entegrasyonu
• Mobil erişim
• Denetim izi
• İş akışı otomasyonu

Fiyatlandırma:

• Başlangıç: 25 GB depolama için kullanıcı başına aylık 15 ABD doları
• Avantaj: 1 TB depolama alanıyla kullanıcı başına aylık 30 ABD doları, ancak üç kullanıcıyla sınırlı
• İşletme: Kullanıcı başına aylık 55$ ve 5 TB depolama alanı

4. M Dosyaları

M-Files, farklı sektörlerdeki küçük ve büyük işletmeler için idealdir. Bulut tabanlı, şirket içi yazılım, e-imza yetenekleri, izin yönetimi, otomatik iş akışları ve çevrimdışı erişim gibi temel özellikleri içerir. Ayrıca, belgeleri kolayca aramanızı sağlayacak bir arama motoruna sahiptir. Ayrıca aracı kullanarak belge metnini de arayabilirsiniz.

️ Anahtar özellikler:

• Erişim kontrolleri/izinleri
• Uyumluluk takibi
• Denetim izi
• Işbirliği araçları
• Özelleştirilebilir şablonlar
• İçerik yönetimi
• Belge sınıflandırması
• Dijital varlık yönetimi
• Belge oluşturma

Fiyatlandırma:

• Fiyatlandırma için M-Files ile iletişime geçmeniz gerekir ve ayrıca ücretsiz deneme sürümü sunar.

5. Şimdi İmzala

SignNow, belgelerinizi cihazınızda imzalamanıza, göndermenize ve yönetmenize olanak tanıyan bir e-imza çözümü sunar. Yüksek güvenlik sunar ve kullanımı kolaydır. Birden çok belgeyi tek bir pakette gruplamanıza ve aynı anda birkaç kişiye bir belge göndermenize olanak tanır. SignNow ayrıca bir denetim izi içerir ve bulut tabanlıdır.

️ Anahtar özellikler:

• Denetim izi
• Mobil imza yakalama
• Özelleştirilebilir şablonlar
• hatırlatıcılar
• Belge analitiği
• Çok taraflı imzalama
• Görev ilerleme takibi

Fiyatlandırma:

• İş: 8 $/kullanıcı/ay (yıllık olarak ödenir)
• Business Premium: 15$/kullanıcı/ay (yıllık olarak ödenir)
• Profesyonel: 30$/kullanıcı/ay (yıllık olarak ödenir)

6. Ana Kontrol

MasterControl, çözümlerinin bir parçası olarak belge kontrol yazılımı da sunan bir kalite yönetim sistemidir. Bu muhtemelen kağıt tabanlı süreçlerinize son verecektir. MasterControl yüksek esneklik sunar ve işinize uygun bir belge yönetim sistemi uygulamanıza olanak tanır. Bir modül paketi içerir.

️ Anahtar özellikler:

• Otomatik yönlendirme
• Elektronik İmza
• Uyumluluk yönetimi
• Erişim kontrolleri
• sürüm kontrolü
• Belge saklama
• Belge dönüştürme
• Elektronik İmza
• Dosya türü dönüştürme
• Tam metin arama
• Belge arşivleme
• sürüm kontrolü
• Erişim Kontrolleri/izinleri
• Belge giriş/çıkış
• Denetim izi

Fiyatlandırma:

• Fiyatlandırma için MasterControl ile iletişime geçin

7. Belge Yazılımı

DocuWare, evrak işlerinizi yönlendirmenize ve doğru iş akışlarına yönlendirmenize yardımcı olan çok güçlü bir yazılımdır. Bekleyen görevleri takip edebilir ve kayıtları anında alabilirsiniz. Her büyüklükteki işletmeye hitap eder ve 18 dilde mevcuttur. DocuWare, şirket içi dağıtımı ve bulutu destekler. Erişim kontrolü, metin arama, belge yönetimi, e-imza, e-formlar, dosya kurtarma ve daha fazlası gibi özellikleri içerir.

️ Anahtar özellikler:

• Erişim kontrolleri/izinleri
• Arşivleme ve saklama
• Işbirliği araçları
• Özelleştirilebilir şablonlar
• Belge sınıflandırması ve yönetimi
• Elektronik İmza
• elektronik formlar
• Tam metin arama
• Dosya Kurtarma

Fiyatlandırma:

Fiyatlandırma için DocuWare ile iletişime geçin; ücretsiz deneme var

En iyi belge yönetimi yazılımı hakkında sonuç

Bu listedeki çözümlerden bazıları daha kurumsal odaklıyken (M-Files gibi), diğerleri çok ulaşılabilir ve hızlı ve ucuz bir şekilde başlatılabilir (SignNow gibi). Ardından, bir süredir piyasada altın standart olan Microsoft SharePoint var.

Bu en iyi belge yönetimi yazılımı araçları hakkında ne düşündüğünüzü ve hangisini seçtiğinizi bize bildirin.