İş E-postalarınızı Yönetmek İçin En İyi Uygulamalar

E-posta, ticari iletişimin can damarı olarak ortaya çıktı ve bilgi depolamak ve değiş tokuş etmek için önemli bir araç oluşturdu. Çoğumuz, e-posta olmadan günlük, hatta saatlik işlerimizi gerçekleştirmenin imkansız olduğu konusunda hemfikir olabiliriz.

Aksine, her dakika yaklaşık 150.000 e-posta gönderilir ve genel ofis çalışanı her gün 121 e-posta alır. E-postaya ihtiyaç duymamıza ve ona bağımlı olmamıza rağmen, çoğumuz da buna şaşırıyoruz.

Kötü e-posta uygulamaları nedeniyle insanların önemli toplantıları veya teslimatları atlamaları, niyet ve son tarihlerle ilgili iletişim eksikliği nedeniyle işlerin geç kalması, soruların yanıtsız kalması ve üretkenlik kaybı olması tamamen yaygındır.

Aşağıda, bir yöneticinin iş dünyasında e-posta yönetimi için en iyi uygulamaları tanıtabileceği ve her şeyin zirvesinde kalabileceği yollar yer almaktadır.

En İyi Uygulamalar

1. Mesajlaşma Uygulamalarını Kullanın

Slack, Chat Work veya Mattermost gibi ekip sohbet uygulamaları, hızlı değiş tokuş edilebilecek kısa, belirli sorular ve yanıtlar için hayati önem taşır. Bu tür uygulamalar, hızlı yanıtlar vermek ve bilgileri yok edilmekten veya e-postaya karışmaktan kurtarmak için yararlıdır.

2. Şirket Forumlarını ve Tartışma Panolarını Kullanın

Şirket çapında duyurular, ayrıntılar ve tartışmalar için cc: all şeklinde e-postalar yerine forumları veya tartışma panolarını kullanın. Dahili bir forum veya sadece bir wiki kullanmak, bireysel kullanıcıların referans sistemlerini tasarlamalarına ve kullanmalarına bağlı kalmak yerine, şirket genelindeki bilgileri uygun bir şekilde erişilebilir, aranabilir ve halka açık tutar .

3. Yüz Yüze Görüşmeler Yapın

E-posta ve yazılı iletişimin bazen tonu ve duyguyu karıştırdığını unutmayın. Eskimiş görünebilir, ancak bir e-posta dizisi sürekli açıklama ve takip sorgularıyla raydan çıkarsa, telefona, Skype'a geçin veya yüz yüze bir toplantı yapın.

Ara sıra sözlü iletişim, hızlı bir şekilde netlik ve fikir birliği oluşturmanın ve aşağıdaki adımları ve eylem öğelerini oluşturmanın en iyi yoludur.

4. İş Yerinde E-posta Yönetimi En İyi Uygulamalarını Benimseyin

Çeşitli iletişim araçları kullanmak, doğru mesajları uygun kanallarda tutar ve e-posta trafiğini ve gelen kutusu karmaşasını azaltır. Bununla birlikte, e-postaların içinde iletişimi kısa, daha verimli ve daha etkili hale getirmeye yardımcı olan mükemmel uygulamalar da vardır.

Ayrıca Okuyun: Blog Web Siteniz İçin İlgi Çekici İçerik Nasıl Oluşturulur

5. Gelen Kutusunun Düzenlenmesi İçin En İyi Uygulamalar

Gelen kutusu yönetimi, bir gelen kutusu organizasyonundan farklıdır. E-postanızı organize edemiyorsanız verimli bir şekilde yönetemezsiniz. Aşağıdaki ipuçları, e-postalarınızı bölgeler arasında ayırt etmekten klasörlerdeki mesajları dosyalamaya veya silmeye kadar gamı ​​​​yönlendirir.

• E-postaları kategorik klasörler içinde yapılandırın.
• Etiketleri içeren bir gelen kutusu düzenleyin.
• E-posta programlarında grupları ve filtreleri kullanın.
• İç ve dış iletişim için farklı posta kutuları kullanın.
• E-posta beyaz listeleri ve kara listeler tasarlayın.
• Toplam e-posta klasör sayınızı azaltın.
• Çıkarmak için sıralayın.
• Dağınıklığın birikmesini durdurmak için e-postalarla ilgili hemen harekete geçin.

E-posta hizmetlerindeki bu özelliklerin, yalnızca spam olan ve dürüst ticari niyetleri olan varsayılan e-posta listelerini filtrelemek için tasarlandığını unutmayın. E-postalarınızı yönetmenin güzel bir yolunu bulduktan sonra, ancak o zaman gelen kutunuzu başarıyla yönetmeye başlayabilirsiniz.

6. E-postaları yönetin

7. En İyi E-posta Yönetimi İçin Araçlar

Gelen kutusu iş yükünüzü yönetmekle uğraşıyorsanız, e-postalarınızı daha etkili bir şekilde işlemek için masaüstünüze veya akıllı telefonunuza uygulamalar veya uzantılar eklenebilir. Teknik sorunları çözmek için teknolojik çözümler kullanın.
E-postanızı daha iyi bir şekilde ele almanıza yardımcı olacak birçok araç var. Bunlardan bazıları:

• Tek bir yerden birden fazla hesaba erişmek için Edison Mail'i kullanın.
• Birden çok hesabı tek bir yerde birleştirmek için Google Gelen Kutusu'nu kullanın.
• Boomerang ile e-posta yanıtlarınızı planlayın.
• SaneBox ile klasörler tasarlayın ve düzenleyin.
• E-posta yanıtlarınızı planlamak ve izlemek için FollowUpThen'i kullanın.
• MailDrop'u kullanarak gereksiz ve istenmeyen postaları önleyin.
• Unroll'u kullanarak bilgilendirici haber bültenlerinizi karıştırın.
• Sortd kullanarak Gmail hesaplarınızı planlayın.
• Her Zaman Bul özelliğini kullanarak e-postalarınızı vurgulayın.
• IFTTT otomasyonunu kullanarak iş gününde üretkenliğinizi artırın.
• Takviminizi, iş ve mesajlaşma uygulamalarınızı Mailbird ile karıştırın.
• E-posta Oyununu kullanarak e-postaları kaldırmaya biraz eğlence katın.

Aşırı doldurulmuş bir posta kutusunu yönetme konusunda akıl sağlığını korumak zor bir iştir. Ayakta kalmaya yardımcı olacak araçları kullanmak oyunun kurallarını değiştirebilir. Önemli bilgilerin yanlışlıkla silinmeyeceği konusunda gönül rahatlığına sahip olmak, organize bir posta kutusu ile kaos arasındaki farkı gösterebilir.

8. Profesyonel Bir E-posta Adresi Seçme

Yapmanız gereken ilk şey, şirketiniz için profesyonel bir e-posta adresi oluşturmaktır. Elbette, tüm personelinizden iş e-postalarını hesaplarıyla yönetmelerini isteyebilirsiniz. Ama bu gerçekten profesyonel mi? İşletmenizin güvenilirliğini en başından damgalamak istiyorsunuz. İşinize başlarken hayati iş e-postalarının kombinasyon içinde kaybolma olasılığını riske atmayın.

Bunun yerine, şirketinizin en temel ihtiyaçlarını karşılayan bir iş e-posta hizmeti seçmelisiniz. Bu, çevrimiçi güvenlik, kişi yönetimi, ekstra depolama, takvim yönetimi ve diğer kullanışlı özelliklerden oluşur. Örneğin, Yahoo Small Business, profesyonel bir e-posta adresine abone olduğunuzda ücretsiz bir alan adı sağlar.

9. Yanıt Vs. Tümünü Yanıtla' Özelliği

E-postadaki en yaygın hatalardan biri, uygunsuz bir şekilde "yanıtla" veya "tümünü yanıtla"ya tıklamaktır.

Tatil politikasında değişiklik yapmayı düşünen şirket çapında bir e-postaya eklendiğinizi varsayalım. Patronunuza Nisan ayında 4 günlük bir hafta sonu geçirmenin hala uygun olup olmadığını sormak istiyorsunuz, ancak ona özel olarak tepki vermek yerine istemeden "tümünü yanıtla" düğmesine basın. Artık ofisteki herkes, siz ve yöneticiniz arasındaki özel görüşmeye özeldir. Garip ve bunun kötü e-posta görgü kuralları olduğunu söylememek.

Kural olarak, tepkiniz zincirdeki herkese layık olduğunda "tümünü yanıtla"yı tıklamanız yeterlidir. Tepkiniz sadece bazı insanlarla alakalıysa veya "tamam, kulağa hoş geliyor" kadar kolay bir şeyse, "yanıtla" seçeneğini kullanın.

10. İmza İçermek

E-postalarınıza bir imza eklemek çok önemlidir. Bu, şirketinizin dışındaki müşterilere ve ortaklara önemli iletişim bilgileri sunar. Bu, bir şey ortaya çıkarsa ağınızın size kolayca ulaşmasını sağlar. Bir e-posta imzası adınızı, profesyonel telefon numaranızı, unvanınızı ve iş adresinizi içermelidir. Bazı kişiler imzalarına kendi fotoğraflarını veya bir şirketin logosunu eklemek isterler. Bu harika, ancak imzanızın 4 satırdan fazla metin almadığından emin olun. Şişirilmiş bir imza, insanları e-postanızın gerçek içeriğini okumaktan alıkoyabilir.

Konumunuza ve markanıza bağlı olarak, imzanıza sosyal medya (Twitter veya LinkedIn gibi) bağlantılarınızı eklemeniz faydalı olabilir.

11. Basit Bir Kapanış Yapın

E-postalarınızı imzalamanın birçok yolu vardır. En yaygın imzalardan birkaçı, saygılar, içtenlikle ve en iyi dilekleri içerir. Birkaç kişi e-postanın havasına göre kapanışlarını denemekten zevk alabilir ve diğerleri tüm iletişimlerle ilgili tek bir kapanışa bağlı kalır.

Money'e göre basit bir "teşekkür ederim" yeterli olacaktır. "Teşekkürler" katı veya sıkıcı görünmüyor. Hemen hemen her tür takas için uygundur – departman zincirindeki, komuta zincirindeki veya firmanızdaki rolünden bağımsız olarak herkese bir not doldurmak için kullanabilirsiniz.”

Henüz geliştirilmiş olan "Teşekkürler", teşekkür edilmeyen kapanışlar için %46'ya karşılık %62'lik bir yanıt oranı aldı.

İş E-postalarınızı Yönetmeye İlişkin Sonuç

İş E-postalarınızı Yönetme uygulamalarını yönetmek için bu önerileri ve en iyi uygulamaları kullanarak, daha hızlı ve etkili iletişim kurarak iletişimleri uygun kanal üzerinden yönlendirecek ve e-posta trafiğini azaltacaksınız. Alıcıların tercih edilen bir şekilde tepki verme olasılığını artıran, basit hedeflerle okunması daha hızlı e-postalar gönderin ve alın. e-postanızı, takviminizi ve etkinliklerinizi daha etkili bir şekilde kontrol edin, doğru zamanda doğru görevler üzerinde çalıştığınızdan emin olun, üretkenliğinizi artırın ve meşgul gelen kutunuzdaki çatlaklardan hiçbir şeyin kaçmamasını sağlayın.