Üretken Bir Çalışan Olmak için En İyi 10 Teknik Araç

Her şeyin hızlı aktığı bir çağda yaşıyoruz. Etrafta bu kadar çok görev ve taahhüt varken, tüm toplantıları ve son teslim tarihlerini takip etmek çoğu zaman son derece zor hale gelir. Sonuç olarak çoğu çalışan, hiçbir zaman yeterli zamanın olmadığını düşünerek hızla bunalıma girer.

Ancak bu hızlı tempolu dünyada mazeretlere yer yoktur. Yapay zeka teknolojileri pazara girdiğinden beri birçok kuruluş, minimum sayıda çalışanla daha fazla işin nasıl yapılacağına odaklanmaya başladı. Bu nedenle, son teslim tarihlerini birkaç kez tekrar tekrar kaçırmamak, kariyerinize ciddi şekilde son verebilir.

Pek çok vasat ve düşük verimli çalışanın işten çıkarıldığını görebilirsiniz. Ancak artık zaman içinde üretken kalmanıza ve elinizden gelenin en iyisini yapmanıza önemli ölçüde yardımcı olabilecek birçok teknoloji aracı var. Bu makalede, üretken bir çalışan olmanızı sağlayacak en iyi teknoloji araçlarından bazılarını size tanıtacağız.

Hadi başlayalım!

Verimli Olmanızı Sağlayacak Bir Teknik Aracın Zorunlu Özellikleri

Bir araç seçerken, mevcut olup olmadıklarını kontrol etmek için dikkatlice göz önünde bulundurmanız gereken birkaç temel özellik vardır. Aksi takdirde sadece zaman ve para kaybı olacaktır. Aşağıda kısa listedeki araçlarınızda kontrol etmeniz gereken zorunlu özellikleri listeledik.

Genel Bakış Kontrol Paneli

Genel bakış panosu, ilgili tüm bilgilerin görülebildiği yerdir. Tüm görevlerinizin, son teslim tarihlerinin, ekip ilerlemenizin ve temel performans göstergelerinizin (KPI) anlık görüntüsünü tek bir yerde görüntüler. Birden fazla projeye dahilseniz genel bakış kontrol paneli, tüm durumlarınızı bir bakışta kontrol etmenize yardımcı olabilir.

Zaman Takipçisi

Zaman izleyici, dahil olduğunuz çeşitli projelere, görevlere veya ödevlere ne kadar zaman harcadığınızı görmenizi sağlar. Bu, odaklanmanızı, zaman kaybetmeyi bırakmanızı ve atanan projeleri zamanında tamamlamanızı sağlar.

Ayrıca şunu da okuyun: 15'ten Fazla Etkili Zaman Yönetimi Stratejisi ve Tekniği

Gantt Grafiği

Gantt Şeması, bir projenin yaşam döngüsünün bir diyagramıdır. Her biri için son tarihler de dahil olmak üzere görevleri ve bağımlı görevleri parçalara ayırır. Büyük projeler için son derece faydalıdır. Çünkü proje akışının tamamını kolaylıkla görüntüleyebilir, darboğazları önceden tespit edebilir ve düzeltebilirsiniz.

Kanban Kurulu

Kanban Kurulunun Gantt Şeması ile ilgisi vardır. Görevleri sütunlar halinde (Yapılacaklar, Devam Ediyor ve Bitti) kategorilere ayıran görsel bir kontrol paneline sahiptir. Sonuç olarak hangi alt görevlerin tamamlandığını, hangilerinin devam ettiğini ve hangilerinin yakın zamanda bitmesi gerektiğini anında kontrol edebilirsiniz.

Görev Takvimi

Bu özellik, görevlerinizi son tarihlere, önceliklere ve kullanılabilirliğe göre planlamanıza ve zamanlamanıza yardımcı olabilir. Planlı ve organize olduğunuzda son dakika stresinin yarattığı paniği önlemiş olursunuz.

Ekip Üyelerini Yönetin

Bir ekip lideri veya yöneticisiyseniz, KPI'larınızdan biri astlarınızı ne kadar iyi yönetebildiğiniz olmalıdır. Bu nedenle, teknoloji aracı yeni üyeler ekleme yeteneğine sahip olmalıdır, böylece onların durumlarını ve iş ilerlemelerini takip edebilirsiniz.

Dosyaları ve Belgeleri Paylaşın ve Kaydedin

Bir ekibi yönetirken çoğu zaman değerli kaynakları ekip üyeleriyle paylaşmak isteyebilirsiniz. Bunu yapmak için mutlaka güvenli bir kanal arayacaksınız. Sonuç olarak, dosya ve belgeleri yüklemenize, paylaşmanıza ve kaydetmenize olanak tanıyan bir üretkenlik aracı arayın.

Analizlerle Gelişmiş Raporlar

İçgörü içeren gelişmiş raporlar genellikle kolayca anlaşılabilen grafikler, pasta grafikler, çubuk grafikler vb. kullanılarak istatistiksel olarak görüntülenir, böylece verilere dayalı kararları hızla verebilirsiniz.

Kilometre Taşı Takibi

Aslında bir filin tamamını bir anda yiyemezsiniz, lokma lokma yiyebilirsiniz. Benzer şekilde, büyük projeler de çoğu zaman bunaltıcı görünmektedir. Bu nedenle kilometre taşları fikri ortaya çıkıyor. Büyük projeleri zamanla verilen daha küçük ve daha yönetilebilir görevlere ayırmanıza olanak tanır.

Faydalı Araçlarla Entegrasyon

Görevleri basitleştirmek ve otomatikleştirmek için üretkenlik aracınızın popüler araçlarla entegrasyonunun olması gerekir. Bu araçlardan bazıları Slack, e-posta, CRM kütüphanesi, iletişim sistemi, sosyal medya vb. olabilir.

Üretken Bir Çalışan Olmak için En İyi Teknik Araçlar

Yukarıda bahsedilen tüm özellikleri tek bir araçta toplamak gerçekten zordur. Üstelik tüm bu özelliklere sahip olacağınız bir aracın da oldukça maliyetli olması bekleniyor. Ancak bu bölümün ilerleyen kısmında, üretken bir çalışan olmanızı sağlayacak en iyi teknoloji araçlarını size tanıtacağız ve bu araçların temel özelliklerini listeleyerek kendiniz için doğru olanı seçebilmenizi sağlayacağız.

1. WP Proje Yöneticisi

WP Project Manager, WordPress tabanlı önde gelen bir proje yöneticisi aracıdır. Bu araçta yukarıdaki özelliklerin çoğuna ve birçok ek özelliğe sahip olacaksınız. Eklentiyi kullanmaya başlamak için WordPress'e yüklemeniz gerekir. Görevler oluşturmanıza, bunları ekip üyelerine atamanıza, son teslim tarihlerini belirlemenize ve ilerlemeyi izlemenize olanak tanır.

Kullanıcı dostu arayüzü sayesinde bu görevleri organize bir şekilde yönetebilir, dosya paylaşabilir, zaman takibini etkinleştirebilirsiniz. Hatta görevleri daha küçük parçalara ayırabilir ve son teslim tarihlerini belirleyerek bunları ekip üyelerine dağıtabilirsiniz. WP Proje Yöneticisi hem bireyler hem de ekipler için ideal bir araçtır.

WP Proje Yöneticisinin temel özellikleri:

• Sınırsız görev, proje ve ekip oluşturun ve ekleyin
• Oturum açma, durdurma, duraklatma ve özel giriş yoluyla zamanı takip edin
• Gantt şeması ve Kanban panosu
• Etkileşimli görev takvimi
• Ekip üyelerinin rollerini yönetin
• Yinelenen görevler için kalıpları ve parametreleri ayarlayın
• Proje dosyalarını tek bir yerde görmenizi sağlar
• Tüm kullanıcılar için kişisel kontrol paneli
• Öncelik yönetimi
• Proje tartışmasında
• Analizlerle gelişmiş raporlama
• Kilometre taşı takibi
• Ön uç uyumlu
• WooCommerce, BuddyPress, Slack, Github ve daha fazlasıyla entegrasyon

Eklentinin daha birçok özelliği ve işlevi var. Ücretsiz ve premium bir sürümü var. Aşağıda ekli düğmelere tıklayarak bunları kontrol edin.

2. Gevşeklik

Slack, ekipler için popüler bir mesajlaşma ve işbirliği uygulamasıdır. Gerçek zamanlı işbirliğine olanak tanıyan merkezi bir mesajlaşma ve dosya paylaşım aracıdır. Kullanıcı dostu arayüzü ve organize yapısı sayesinde, yeni başlayanlar bile bu aracı kullanarak verimli bir şekilde iletişim kurabilir ve işbirliği yapabilir.

Slack'in en büyük özelliklerinden biri kanallar, doğrudan mesajlar ve diğer araçlarla entegrasyonlar aracılığıyla iş akışlarınızı çok daha basit hale getirmesidir. Kanallar, kimsenin kaybolmaması ve gerekli tüm bilgileri alabilmesi için konuşmaları projelere, departmanlara veya konulara bölmenize olanak tanır.

Üstelik Slack'in Google Drive, Trello ve Zoom ile entegrasyonu var. Sonuç olarak, farklı platformlar arasında geçiş yapmak zorunda kalmadan dosya paylaşabilir, toplantılara katılabilir ve görevleri yönetebilirsiniz.

Slack'in temel özellikleri:

• Proje bazlı ve organize iletişim için kanallar oluşturun
• Özel dönüşümlerde mesaj gönderin
• Dosyaları ve belgeleri paylaşın
• Çok sayıda yararlı araçla entegrasyon
• Görüntülü ve sesli aramalar yapın
• Özelleştirilebilir bildirim tercihlerini ayarlayın
• Emoji reaksiyonları durum güncellemelerini göster
• Mobil ve Masaüstü uygulamalarını destekler
• Mesaj geçmişini aramak kolay
• Organize iletişim için mesaj dizileri oluşturun

3. Tıklayın

ClickUp, iş akışlarını düzenlemenize ve projeyi takip etmenize yardımcı olabilecek, iyi bilinen ve zengin özelliklere sahip bir proje yönetimi aracıdır. Özelleştirilebilir görev listeleri, proje panoları, zaman çizelgeleri ve daha fazlası gibi görev yönetimi için birçok yararlı özellik ile birlikte gelir.

Bunlarla ilerlemeyi kolayca izleyebilir, önemli görevleri önceliklendirebilir ve tek yerden farklı işlere atayabilirsiniz. Sonuç olarak birden fazla araca bağlı kalmanıza gerek yok. Ayrıca Slack, Google Drive, Zoom ve diğerleri gibi diğer popüler uygulamalarla da entegrasyonu vardır.

ClickUp esnekliği nedeniyle küçük ekipler için idealdir. Zaman takibi, hedef belirleme ve ilerleme raporları ekiplerin programa ve çizgiye sadık kalmasını daha da kolaylaştırır.

ClickUp'ın temel özellikleri:

• Özelleştirilebilir görev listeleri ve proje panoları
• Görevleri listede, panoda, Gantt'ta veya takvimde görüntüleme
• Görev bağımlılıklarına ve kilometre taşlarına göre öncelikleri belirleyin
• Dosyaları ve belgeyi paylaşın
• Gerçek zamanlı işbirliğine ve yorum yapmaya olanak tanır
• Tekrarlanan görevler için otomasyonu etkinleştirin
• Raporlama ve analiz araçlarıyla birlikte gelir
• Hem Mobil hem de Masaüstü uygulamalarına sahiptir
• Bildirimleri ve hatırlatıcıları ayarlamak kolaydır
• Özelleştirilebilir iş akışları ve durumlar tasarlayın
• Birçok popüler ve yararlı araçla entegrasyon

4.Microsoft Ekipleri

Microsoft Teams, ekipler için tek noktadan iletişim ve işbirliği aracıdır. Ekip üyeleri arasında sohbet etmenize, video konferanslara katılmanıza ve dosya paylaşmanıza olanak tanır. Sonuç olarak, birden fazla araca/platforma geçmeden çağrıları, toplantıları ve görevleri tek bir yerden planlayabilirsiniz.

Böylece bilgi toplamada zaman tasarrufu sağlar ve takvimler ve yapılacaklar listeleriyle daha iyi planlama yapar. Birden fazla araçla entegrasyon, proje kontrolü ve gerçek zamanlı sohbetin yanı sıra, daha kısa sürede daha fazlasını başarırsınız.

Microsoft Teams'in temel özellikleri:

• Sohbet ve doğrudan mesajlar
• Ekipleri yönetmek ve kanalları organize etmek kolaydır
• Dosyaları ve belgeleri gerçek zamanlı olarak paylaşın
• Toplantılar sırasında ekranların paylaşılmasına izin verir
• Özelleştirilebilir bildirimleri yapılandırın
• Birçok üçüncü taraf araçla entegrasyon
• Video görüşmeleri için sanal arka planlar ekleyin
• Mobil ve Masaüstü desteği
• Güvenlik ve uyumluluk
• Yapılacaklar listeleriyle görevleri düzenleyin

5. Parçayı Değiştir

Toggl Track özel bir zaman izleme uygulamasıdır. Bu sayede sizin ve ekip üyelerinizin iş günü boyunca ne kadar zaman harcadığını takip edebilirsiniz. Yürütülen projelerinizin mevcut durumunu gerçek zamanlı olarak kontrol edebileceğiniz, kullanımı kolay bir arayüzle birlikte gelir.

Zaman çizelgelerini projelere ve görevlere göre kategorilere ayırabilirsiniz. Yani ister bir müşterinin, ister şirket içi, ister kişisel proje üzerinde çalışıyor olun, uygulama her dakikayı kullanmanızı sağlar. Kapsamlı raporları ve analizleri, herhangi bir projenin veya projenin bir kısmının gereksiz yere ek zaman harcayıp harcamadığını anında görüntülemenizi sağlar.

Böylece verimsizlikleri ortaya çıkarabilir, kendinizi geliştirebilir veya ekip üyelerinin üretken olmalarına rehberlik edebilirsiniz. Ayrıca hangi çalışanlarınızın karşılaştırmalı olarak daha verimli olduğunu da kontrol edebilirsiniz.

Toggl Track'in temel özellikleri:

• Başlatma/durdurma zamanlayıcılarıyla kullanımı kolay zaman takibi
• Gerçek zamanlı izleme ve izlemeyi içerir
• Zaman takibi için özelleştirilebilir etiketler
• Günlük ve haftalık zaman özetleri sağlar
• Genel bakış ve analiz için kontrol paneli
• Birden fazla çalışma alanını yönetmek kolaydır
• Raporların çeşitli formatlarda (CSV, PDF) dışa aktarılmasına izin verir
• Faturalandırılabilir saat takibi
• Masaüstü ve Mobil cihazlar için destek

6. Google Takvim

Google Takvim, faaliyetlerinizin programlarını düzgün bir şekilde yönetmek için yaygın olarak kullanılan ücretsiz ancak popüler bir takvimdir. Bu sayede günlük, haftalık ve aylık programlarınızı görsel olarak sergileyebilir ve ekip üyeleriyle paylaşabilirsiniz. Ekibinizin herhangi bir kritik olay başlamadan önce hazırlıklı olmasını sağlar.

Google Takvim'in en iyi yanı, yaklaşan tarihler için hatırlatıcılar ve uyarılar gönderebilmenizdir. Çalışanların son teslim tarihlerini veya randevuları kaçırmasını önler. Google Takvim, sayısız araç ve uygulamayla entegrasyona sahiptir.

Bunun kullanımı tamamen ücretsiz olduğundan, daha odaklı ve düzenli olmak için günlük profesyonel yaşamınızda Google Takvim'i kullanmalısınız.

Google Takvim'in temel özellikleri:

• Etkinlikleri günlük, haftalık ve aylık görünümlere göre göster
• Olayları renk kodlamasıyla ayırt edin
• Özelleştirilebilir bildirimleri ve hatırlatıcıları ayarlayın
• Takvimleri ekip üyeleriyle paylaşın
• Küresel ekipler için saat dilimlerini tanımlama
• Sayısız araç ve uygulamayla entegrasyon
• Masaüstü ve Mobil Desteği
• Etkinlik geçmişinin aranmasına izin verir

7. Google Çalışma Alanı

Google Workspace (eski adıyla G Suite), görevleri basitleştirmeye ve ortak çalışmaya yönelik bir bulut üretkenlik çözümleri paketidir. Gmail, Google Drive, Google Dokümanlar, Google E-Tablolar, Google Slaytlar ve Google Meet gibi birçok popüler uygulamayı içerir. Umarım birçoğuna zaten aşinasınızdır.

Google Workspace'in en büyük yeteneklerinden biri, ekip üyelerinin dokümanları, e-tabloları ve sunumları gerçek zamanlı olarak paylaşma ve açma sürecini basitleştirmesidir. Google Meet ve Google Chat ile entegrasyon, herhangi bir acil durum ortaya çıktığında ekip üyelerinin görüntülü toplantılar başlatmasına olanak tanır.

Bulut tabanlı olduğundan çalışanlar her yerden ve her cihazdan katılabilir. Yani bir turda olsanız bile en azından bir akıllı telefonunuz ve internet bağlantınız varsa ekip belgelerinizi kontrol edebilirsiniz.

Google Workspace'in temel özellikleri:

• Profesyonel e-posta iletişimi için Gmail desteği
• Dosyaları Google Drive'da paylaşmak ve saklamak kolaydır
• Google Dokümanlar hızlı dokümantasyona olanak sağlar
• Finansal hesaplamayı sürdürmek için Google E-tablosu
• Etkinlik planlaması için Google Takvim'i entegre eder
• İş e-postası için özel alan adı desteği
• Sayısız üçüncü taraf aracı entegre eder
• Mobil ve Masaüstü Bilgisayarlar için Destek
• Tüm araçlarda gelişmiş arama seçeneği

8. Yakınlaştır

Zoom, uzaktan çalışma ve sanal işbirliği için güçlü bir alternatif haline gelen, iyi bilinen bir video konferans aracıdır. Çalışanların, toplantılar, web seminerleri ve eğitimler için de istedikleri zaman kullanılabilecek görüntülü ve sesli görüşmelerle kaliteli etkileşimde bulunmalarına olanak tanır.

Zoom'un kullanımı basittir ve birden fazla cihazdan erişilebilir. Gerçek zamanlı canlı konferans sırasında ekranı paylaşmanıza, PPT dosyalarınızı ve belgelerinizi sunmanıza ve toplantılara başlamak için birden fazla kişiye katılmanıza olanak tanır. Yani fiziksel mesafe artık sorun değil.

Bugün Zoom uygulamasını hem mobil hem de masaüstü cihazlarda bulacaksınız. Yani bir turda olsanız bile, yalnızca internet bağlantınız varsa herhangi bir acil toplantıya anında katılabilirsiniz.

Zoom'un temel özellikleri:

• Yüksek kaliteli sesli ve görüntülü konferanslar gerçekleştirin
• Toplantı sırasında sanal arka planı ayarlayın
• Toplantıyı bulut depolama alanına kaydedin
• Geniş kitlelere yönelik web seminerleri düzenleyin
• Toplantı planlamak için takvimi entegre edin
• Birçok üçüncü taraf araçla entegrasyon
• Bekleme odası özelliği
• Toplantılar sırasında dosya paylaşımına izin verir
• Katılımcıların toplantı sırasında ellerini kaldırmasına izin verin
• Çoklu cihaz desteği içerir

9. Dilbilgisi açısından

Yazmak günümüzde hemen hemen her işin vazgeçilmez bir parçasıdır. Dilbilgisi yönüne ve cümle kurmaya güçlü bir hakimiyet olmadan, çok dikkatli olsanız bile kimsenin dilbilgisi hatalarından kaçınması imkansızdır. Grammarly bu durumda geçerli bir kurtarıcı olabilir.

Grammarly en iyi yazma yardımcınızdır. İletişimi kolaylaştırmanıza ve hatasız yazı oluşturmanıza önemli ölçüde yardımcı olabilir. Hatasız yazmayı düzenlemenize yardımcı olmak için dilbilgisi, yazım ve noktalama işaretlerini anında kontrol eder. Böylece sizi herhangi bir hata yapmaktan kurtarabilir.

Düzenlemeyi otomatikleştirerek ve yazılı hataları düzelterek verimliliğinizi artırabilir. Tarayıcılar, e-posta istemcileri ve kelime işlemciler dahil olmak üzere çeşitli platformlara entegrasyon kolaydır.

Grammarly'nin temel özellikleri:

• Tonu algılar ve bağlamlara göre yazar
• Orijinallik açısından intihal olup olmadığını kontrol edin
• Daha fazla netlik ve netlik için öneriler
• Çeşitli platformlarla uyumlu
• Yazarken gerçek zamanlı geri bildirim sağlar
• Satış ve promosyon kopyalarınızı revize edebilir
• Noktalama hatalarınızı düzeltir
• Eşanlamlılar önerir

10. ChatGPT

Şu anda, sürekli artan Yapay Zekanın (AI) oldukça etkilediği bir dünyada yaşıyoruz. Dolayısıyla, yapay zekayı günlük yaşamlarımızda benimsemediğimiz sürece hiçbirimizin ilerlemesi ve başkalarıyla rekabet etmesi tamamen imkansızdır. Ancak yapay zekayı tüm sıradan insanlara ulaştıran ve onu inanılmaz derecede herkese uyarlanabilir hale getiren araç ChatGPT'dir.

ChatGPT sizin için e-postalar, raporlar, fikirler ve hatta karmaşık problem çözümleri yazabilir ve değerli zamanınızdan tasarruf etmenizi sağlar. Bu özellikle araştırma amaçları için, uzun metinleri kısaltmak, zor konuların yapısını bozmak ve tekrarlanan görevleri otomatikleştirmek için kullanışlıdır. En büyük satış noktası esnekliğidir.

Bunu fikir üretmek, kaba taslaklar oluşturmak ve hatta bir belgenin düzeltmelerini yapmak için kullanabilirsiniz. Henüz yapay zekaya aşina değilseniz yolculuğunuza ChatGPT ile başlayın.

ChatGPT'nin temel özellikleri:

• Doğal dil işlemeyi kullanarak sorularınıza yanıtlar sağlar
• Yazma, görüntü oluşturma, özel destek, çeviri ve daha pek çok konuda yardımcı olabilir
• Kod yazmak ve kod parçacıklarınızdaki hataları tespit etmek kolaydır
• Beyin fırtınası ve fikir üretme konusunda yardım
• Uzun metinleri ve makaleleri özetleyin
• Zor konuları basitleştirir

Kapanış: Hangisini Seçmelisiniz

Daha önce de belirtildiği gibi, gerekli tüm özellikleri ve işlevleri tek bir araçta bulmak oldukça zordur. Bu nedenle çoğu insan, ekip ve ofisin birden fazla araca bağımlı olduğu görülüyor. Ayrıca araç aradığınız görev ve amaçlar da (persona, ekip, ofis vb.) dikkate alınabilir.

İşte size en iyi üretkenlik aracını seçerken düşünme sürecinizi hızlandırabilecek önerimiz.

• Uygun kişisel ve ekip projenizde mevcut olan tüm ücretsiz araçları keşfedin
• Web tabanlı bir proje uygulamasını çalıştırmayı seviyorsanız WP Proje Yöneticisini kullanın
• Çoğu projeniz WordPress üzerindeyse WP Proje Yöneticisini düşünün
• Gerçek zamanlı iletişim için Slack'i kullanın ve Google Meeting'i onunla entegre edin
• Etkinlik planı için Google Takvim'i araçlarınıza entegre edin
• Birçok kişinin katılmasını sağlayacak web seminerleri düzenlemek istiyorsanız Zoom'u kullanın

Bu önerilerin, araçları kısa listeye almanıza ve projeleriniz için uygun olanlara karar vermenize yardımcı olabileceğini umuyoruz. Herhangi bir sorunuz veya fikriniz varsa aşağıdaki yorum kutusunda belirtin.