Ekip Üretkenliğini Artırmak için Zaman Yönetimi Yazılımının Faydaları

Zamanı izlemenin bizi hızlandıracağı yerine yavaşlatacağı inancı bir yanılgıdan başka bir şey değildir. Gerçek dünyada, zaman takibi, çalışma hızınızı ölçmenize, son teslim tarihlerine uyum sağlamanıza ve önceki iş performansınızı aşmak için sürekli olarak kendinize meydan okumanıza olanak tanır. Bu dijital çağda, doğru zaman takibi, günümüzde yazılım gerektirir. Ve bugünkü gönderide tartışacağımız bir dizi dikkate değer zaman yönetimi yazılımı avantajı var.

Bir projenin başlangıcından bitişine kadar, “Bu projeyi tamamlamak için kaç saate ihtiyacımız var?”, “Hangi çalışan daha hızlı yapabilir?”, “Delegasyon için en nitelikli kimdir?” gibi bazı yaygın senaryolarla karşılaşacaksınız. bir görev?”, “Tekliflerimi ve tahminlerimi nasıl iyileştirebilirim?” ve daha fazlası.

Bu nedenle, zaman yönetimi yazılımının faydalarının işleri halletmenize ve zamanınızdan en iyi şekilde yararlanmanıza nasıl yardımcı olabileceğini keşfetmek için sıkı durun. Ayrıca, uygun bir zaman yönetimi süreci ile görevlere nasıl öncelik vereceğinizi, projelerinizi nasıl yöneteceğinizi ve verimliliğinizi nasıl artıracağınızı öğrenin.

İş Projelerinde Zaman Yönetiminin Önemi

Birçok işletmede projelerin zamanında tamamlanmadığını sıklıkla görüyoruz. Bunun nedeni, uygun bir zaman yönetimi sürecine sahip olmamalarıdır. Daha da önemlisi, iş hayatında zaman yönetiminin öneminin farkında bile değiller. İşte zaman yönetimini bu kadar önemli kılan faktörler.

Zaman Yönetimi şunları yapmanızı sağlar:

• Verimliliği artırmak ve daha fazla iş yapmak için zamanınızı ve kaynaklarınızı daha etkin bir şekilde yönetmeyi öğrenin.
• Projeleri zamanında ve bütçe dahilinde tamamlayın
• Proje durumunu görselleştirin ve kontrol edin
• Gelecekteki proje çizelgelerini ve kaynaklarını tahmin edin
• Proje yöneticilerinin zaman ve harcamaları yakından kontrol etmeleri
• Daha verimli çalışabilmeniz için projeler üzerinde çalışırken zamanınızı yönetin

Bir Zaman Yönetimi veya Takip Yazılımının Temel Faydaları Nelerdir?

İşimizi bir zaman takip çözümü ile yönetirken, deneyimlerimizden derlediğimiz aşağıdaki faktörlerin faydalı olduğunu gördük.

Çalışanları Acil Teslim Tarihlerini Karşılamaya Zorlamak

Çalışanlarınız zaman yönetimi yazılımı kullanıyorsa, görevlerinin durumunu yazılım panosundan veya görev listelerinden görebilirler. Bu onları, kendilerine devredilen görevleri zamanında teslim etmeye sevk edecektir.

Ekip Arkadaşlarınızın Daha Yüksek Öncelikli Görevlere Atlamasına Yardımcı Olmak

Belirli bir görevi bitirdikten sonra çalışanlarınızın hangi göreve konsantre olmaları gerektiğini veya başlamaları gerektiğini bulamamaları oldukça yaygın bir olgudur. Bu tam olarak bir zaman izleme aracının kurtarmaya geldiği yerdir. Bununla sadece sonraki görevleri değil, aynı zamanda bir görevin öncelik seviyesini (düşük, orta ve yüksek) görebilirler. Böylece, bir çalışan kendisine verilen görevler için zamanını ölçebilir ve daha yüksek öncelik gerektiren bir sonraki göreve geçebilir.

Müşterilerle Sağlam Bir İlişki İçin Teklifleri ve Tahminleri İyileştirme

Projenizin her bir parçasındaki zamanı takip etmek, tamamlanması gereken farklı görev türleri hakkında raporlar oluşturmanıza olanak tanır. Bu rapora dayanarak, varsayımlarınızı kolayca yapabilir ve böylece müşterilerinize iyileştirilmiş teklifler vererek bir projeyi bitirme süresini tahmin edebilirsiniz.

Faturalandırılabilir Saatleri Doğru Bir Şekilde Ölçme

Ekibiniz belirli bir projeyi veya bir dizi görevi tamamlamak için gereksiz yere uzun zaman alıyorsa, müşterilerinizi bu süreye göre faturalandırmak iyi sonuçlar vermez. Müşteriniz, ona hak ettiğinizden daha fazla fatura kestiğinizi düşünebileceğinden size olan güvenini kaybedebilir. Bu nedenle, faturalandırılamayan saatleri belirlemeniz ve azaltmanız gerekir.

İyi haber şu ki, görevlerinizi düzgün bir şekilde ölçmeye devam ederseniz, müşterinizi tüm ekibinizin yaptığı net zaman ve iş miktarına göre faturalandırabilirsiniz.

"Gereksinim Sürünmesinden" Kaçınmak

İyi tanım, iyi belgeleme ve kontrol eksikliği sizi zamanla kademeli olarak büyüyebilecek özellik kayması sorununa götürebilir. Buna ek olarak, kapsam sürünmesi projenizin bir birikimi olarak çalışır.

PMI'nin 2018 Mesleğin Nabzı anketine göre, projelerin %52'sinde kapsam kayması sorunları yaşandı.

Her bir görev için süreyi izleyeceğiniz için, müşterinizin herhangi bir gereksinimin sürünmemesini artırmaması gerçeğini anlaması daha kolay olacaktır.

Serbest Çalışanlara veya Müteahhitlere Gerçekten Hak Ettikleri Şey İçin Ödeme Yapmak

Zaman takip çözümü ile müteahhit veya serbest çalışanlarınızın toplam çalışma süresini takip edebilirsiniz. Bu, onlara gerçekten hak ettikleri veya gerçekten yaptıkları için ödeme yapmanızı sağlar. Bu, personelinizin aynı zaman takip sisteminde zaman çizelgelerini doldurmasıyla aynı şekilde uygulanabilir.

Bir Anda Tüm Görevlerin Durumunu İzleme

Aynı anda farklı projeleri yönetirken, talep üzerine bir görevin durumunu bilmek gerçekten zorlaşıyor. Görevlerin yolunuza çıktığını ve yavaş yavaş yolunuzdan çıktığını hissedeceksiniz.

Bununla birlikte, gelişmiş arama seçenekleriyle, kaybolan bir görevi istediğiniz şekilde kurtarmak için belirli bir görevin adını veya görevle ilişkili kullanıcının adını arama çubuğuna yazmanız ve enter düğmesine basmanız yeterli olacaktır. Ayrıca, özel bir gösterge panosuna sahip bir zaman izleme aracı, tüm projelerin tüm görevlerini kuşbakışı görmenize yardımcı olacaktır.

Proje Programlarını Daha Gerçekçi Bir Zaman Çerçevesine İyileştirme

Proje programlarınızı doğru bir şekilde tahmin etmek için ne kadar hünerli ve deneyimli olursanız olun, belirli bir zaman çerçevesinde bir işi tamamlama konusunda her zaman bir belirsizlik olacaktır. Projelerinizi belirtilen süre içinde teslim etmezseniz, müşteriniz sizi 'profesyonel olmayan' olarak değerlendirecektir.

Öte yandan, daha önce tamamlanmış projeler veya görevler hakkında yeterli veriye sahipseniz, bir projeyi bitirmek için beklenen süreyi belirleyebilir ve böylece proje programlarını daha gerçekçi bir zaman dilimine ayarlamak sizin için daha kolay hale gelir.

Projeleri Karşılaştırma ve Verimliliği Artırma Fırsatını Elde Etmek

Daha önce yapılmış projelerin geçmiş veri geçmişi ile, halihazırda tamamlanmış projelerinizi karşılaştırabilir, böylece aynı süreyi mi yoksa daha az mı harcadığınızı ölçebilirsiniz. Bu, kesinlikle tüm ekibinizle birlikte aynı görevi daha kısa sürede yapmak için kendinize meydan okumanın yolunu açacaktır.

Aşırı Yükleme Sorunlarından Kaçınma

Görevler verilirken, çok sayıda insan onları iyi kalplerle alır - çünkü bu tür insanlar başkalarına yardım etmeyi sever. Ancak zaman geçtikçe bu görevler önlerinde sıralanır ve hepsini bir arada tamamlamaları gerçekten zorlaşır. Zamanı doğru bir şekilde izleyerek, kimin görevleri yerine getirmesinin daha uzun sürdüğünü anlayabilir ve görevlerin aşırı yüklenmesiyle yüklenip yüklenmediğini belirleyebilirsiniz.

Verimli Takım Arkadaşlarını Ödüllendirmek

Belirli bir takım arkadaşınızın belirli bir dizi görevi tamamlamak için aldığı tam zamanı takip ediyorsanız ve hedeflerine ulaştığını ve fazladan iş yaptığını gözlemlerseniz, o kişiyi ödüllendirme zamanı gelmiştir. Bu teşvik, gelecekte daha iyisini yapması için onu besleyecektir.

En İyi Zaman Yönetimi Yazılımı ile İş Çıktılarınızı Dolu Hale Getirin

Umarım bu harika zaman yönetimi yazılımı avantajlarını not etmişsinizdir. Bu faydaların, ekibinize etkili bir zaman yönetimi veya izleme yazılımı edinmenizde kesinlikle sizi etkileyeceğini umuyoruz, çünkü bazı endüstriler için, raporlama ve uyumluluk amacıyla çalışanlarınızın çalışma saatlerini ölçmek zorunludur. Ve faydalarına bakıldığında, oldukça açık bir şekilde, zaman yönetimi yazılımı kullanmanın size rakiplerinize karşı büyük bir sıçrama sağlayacağı açıktır.

Bunun da ötesinde, çevrimiçi tabanlı bir zaman izleme aracı sizi evrende özgür kılacak çünkü her tür cihazdan yalnızca internet bağlantısıyla gösterge tablonuza istediğiniz zaman erişebilirsiniz. Bu nedenle, ekiplerinizin çabalarının etkinliğini artırabilecek güvenilir ve güçlü bir zaman izleme veya yönetim yazılımına ihtiyacınız var.

Böyle sağlam bir araç WP Project Manager'dır , bu sadece sizin ve ekibinizin görevlerini verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda sizin veya ekibinizin son teslim tarihini geçmediğinden emin olmak için tüm projelerin zamanını takip eder. Bu nedenle, projenizin veya belirli bir ekip üyesinin zamanını yönetmek veya takip etmek için mücadele ediyorsanız, bu araç görev zaman yönetiminde kesinlikle bir fark yaratabilir.

Hazır ve ilginç konularda içerik okumaktan hoşlanıyorsanız, bültenlerimize abone olarak 63K+ okuyucumuza katılın.