Proje Yönetimi Yazılımı Satın Almak İçin Etkili Bir Kontrol Listesi

Halihazırda bir işletme yürütüyorsanız proje yönetimi yazılımı zorunludur. Görev dağıtımından son teslim tarihlerinin belirlenmesine kadar her adımda bir projeyi yönetmenize yardımcı olacaktır.

Projenizi daha hızlı ve organize bir şekilde başlatmak ve bitirmek için proje yönetim yazılımına sahip olmanın alternatifi yoktur.

İster proje yönetimi yazılımı satın almayı planlıyor olun ister mevcut olanı güncelliyor olun, son hamleyi yapmadan önce bir kontrol listesine ihtiyacınız vardır. Bildiğiniz gibi, ne tür bir proje yöneticisi seçerseniz seçin, bir kontrol listesi çok önemlidir.

Satın almak için proje yönetimi yazılımı gereksinimlerinizi hazırladığınızda, satın aldıktan sonra hiçbir özelliği kaçırmayacaksınız.

O halde gelin sizin için hazırladığımız bu kontrol listesine bir göz atalım.

Neden Proje Yönetim Yazılımı Kullanmalısınız?

Proje yönetimi yazılımı gereksinimleri kontrol listesine geçmeden önce, proje yönetimi yazılımının size birçok açıdan nasıl yardımcı olacağı konusunda sizi bilgilendireyim. Burada daha iyi anlaşılması için bazı önemli noktalar açıklanmaktadır.

Kolay Ekip İşbirliği: Büyük bir projeyi yönetirken, daha iyi bir çıktı elde etmek için projeyle ilişkili herkesle iletişimin geliştirilmesi önemlidir. Bir proje yönetimi aracı, ekibin çalışmasını basitleştirmek için işlevler arası işbirliğine yardımcı olur. Bu aracı kullanarak doğru projede doğru kişilerle iletişim kurabilirsiniz.

Görev Dağıtımı: Bu yazılımı yükledikten sonra, tüm görevleri her ekip üyesine kolayca dağıtabileceksiniz. Her üyeye belirli bir görev atayabilirsiniz. Görevlerinden emin olmayan biri varsa, ne yapılması gerektiğini ve ne zaman yapılması gerektiğini görev listesinden kontrol edebilir. Ayrıca hangi adımların sıralı olduğunu ve hangi görevlerin birbirine bağlı olduğunu belirtmenize de olanak tanır.

Doğru Planlama: Doğru planlama olmadan hiçbir şey başarılamaz. Bildiğiniz gibi proje planlama süreci, tüm önemli adımların haritasını çıkarmak için çok zaman alır. Proje yönetimi yazılımı, etkili ve verimli bir şekilde tamamlanması için size kolayca bir görev hiyerarşisi oluşturma yeteneği sağlar.

Proje Takibi: Proje yönetimi araçlarına güvenmenin bir diğer harika nedeni de proje takip yeteneğidir. Bir projenin ilerleyişini takip etmek büyük değere sahiptir. Ekip üyeleri hakkında çalışma hızlarını bilmek için veri toplamanıza olanak tanır. Bir ekip lideri bu verileri kullanarak daha sonra daha kesin bir zaman tahmini yapabilecek. Bu, daha iyi performans ve daha hızlı sonuçlar sağlar.

Belge Paylaşımı: Bir proje yönetimi yazılımı, ekip üyelerinin gerekli tüm dosya ve belgelere erişebileceği merkezi bir depolama platformu oluşturur. Bu şekilde birbirinize olan bağımlılığı azaltabilirsiniz. Herkes, gerekli bilgiler için binlerce e-postayı karıştırmadan görevlerini tamamlayabilir.

Ayrıca Otomatik Görev Yöneticisiyle Proje Yönetimi Verimliliğinizi Artırmanın En İyi 11 Yolunu da okuyun .

Bir Proje Yönetim Aracı Satın Almadan Önce Proje Yönetimi Yazılım Gereksinimleri Kontrol Listesi Hazırlayın

Sanırım her birimiz, sırf liste yapmadığımız için satın almamız gereken bir şeyi almadan eve dönme deneyimi yaşadık. İşletmeniz için proje yönetimi yazılımı satın alırken aynı hatayı tekrarlamayın.

Bir proje yönetim aracı satın almaya karar verdiğinizde bir kontrol listenizin olması gerekir. Kontrol listeniz aşağıda belirtilen konuları içermelidir.

• Kullanım kolaylığı
• Proje Planlama Yeteneği
• Zaman Takibi Yeteneği
• Görev Yönetimi Yeteneği
• Zaman Kazandıran Potansiyel
• Fiyatlandırma

Bu proje yönetim sistemi gereksinimlerini ayrıntılı olarak görelim.

Kullanım kolaylığı

Kullanım kolaylığı önceliğiniz olmalıdır. Yatırım yaptığınız yazılımın kullanımının kolay olduğundan emin olun. Bilinen bazı araçların kullanımı oldukça karmaşıktır ve kullanıcıların birkaç günlük eğitime ihtiyacı vardır. Bu araçlardan kaçınmalısınız çünkü her ekip üyesini ayrı ayrı eğitmeyeceksiniz.

Sizin için en iyi ürün, kullanımını kolay bulduğunuz ve ekibinize mükemmel şekilde uyacak bir ürün olacaktır. Endişelenme; Birçok araç ücretsiz denemeler sunar, böylece satın alma konusunda nihai kararı vermeden önce nasıl çalıştığını görme şansınız olur.

Proje Planlama Yeteneği

Bir proje yönetimi yazılımının ana rolü, kullanıcılarının proje planlarını verimli bir şekilde oluşturmasına olanak sağlamaktır. Üretken bir proje yöneticisi olduğunuzda projeye sıfırdan planlar oluşturarak başlamanız gerekir. Aşağıdakiler gibi belirli görevleri yapmanıza olanak sağlayacak bir araç seçin:

• Proje başlangıç ​​tarihi
• Son teslim tarihi
• Projenin tahmini bitiş süresi
• Projeye katılan kişiler
• Özel etiketler
• Öncelik

Bunları başarılı bir şekilde planladıktan sonra projenizi hiçbir teslim tarihini kaçırmadan mümkün olan en hızlı sürede tamamlayacaksınız.

Zaman Takibi Yeteneği

Bir proje yöneticisi olarak, yürütülen her projenin mevcut durumunu bilmeniz gerekir. Bir proje yönetimi yazılımının zaman takibi veya ilerleme takibi özellikleri bu durumda size gerçekten yardımcı olabilir. Zaman izleme özelliği, proje yöneticilerinin sözleşmeli çalışmaları, çalışanların saatlerini ve projelerde harcanan faturalandırılabilir süreyi izlemelerine yardımcı olur.

Gerçek zamanlı proje raporlama çözümleri ile proje yönetimi yazılımının farklı alanlarından veri çekebileceksiniz. Daha sonra projenin mevcut durumu hakkında raporlar oluşturmak için anında kullanabilirsiniz. Ekip üyelerinizin çalışma ilerlemesini takip etmenizi sağlar.

Görev Yönetimi Yeteneği

Bir görevi tamamlamak için en iyi strateji, onu birçok alt göreve bölmektir. Ekip üyelerini hedefe ulaşma konusunda psikolojik olarak güçlendirir ve aynı zamanda nihai baskıyı en aza indirir. Seçtiğiniz yazılım şunları yapmanıza olanak sağlamalıdır;

• Bir göreve bağımlılıkları ayarlama
• Daha büyük görevlerden alt görevler oluşturun ve yönetin
• Belirli bir saat veya tarihte yinelenecek veya yinelenecek bir görev ayarlama
• Bir göreve birden fazla kullanıcı atama
• Görev listesini harici bir dosyadan içe aktarın

Zaman Kazandıran Potansiyel

Büyük ölçekte zamandan tasarruf etmenizi sağlayacak bir proje yönetimi yazılımını seçin. Her insanın nefret ettiği şey, aynı görevi defalarca tekrarlamaktır. Bu tekrarlar süreye yetişmeyi zorlaştıracaktır. Ancak her ayın veya her haftanın başında bir görev oluşturmanız gerektiği gibi bazı görevlerin tekrarlanması gerekir.

Bu durumda bir proje yönetimi yazılımının yinelenen görevleri gibi özellikleri size yardımcı olabilir. Bu özellik, görevi her ayın başında siz yapmayı hatırlamadan oluşturacaktır. Her proje yönetimi yazılımı bu özelliğe sahip değildir. Bu yüzden akıllıca seçim yapın.

Fiyatlandırma

Herhangi bir şey satın alırken fiyatlandırma büyük bir “X faktörüdür”. Doğal olarak, her yeni başlayan veya küçük ölçekli şirket, işlerini kısıtlı bir bütçeyle yürütürken yazılımlarından tasarruf etmek ister. Genellikle daha fazla özelliğe sahip araçlar daha fazla paraya mal olur. Ancak bu özelliklerin her birinin işletmenize uygun olduğunun garantisi yoktur.

Bu nedenle, tüm ihtiyaçlarınızı karşılayan bir proje yönetimi yazılımına gidin. Ancak öncelikle gerekli aleti satın almak için ne kadar para harcamaya hazır olduğunuz konusunda net olun.

2024'ün En İyi Proje Yönetimi Yazılımı

Hiç kimse işi için en iyi ürün veya hizmeti sağlamak için taviz vermek istemez. Peki neden bunu yapıyorsun?

Doğru olanı seçmek bazen zordur. Ancak ne aradığınız konusunda net olduğunuzda en iyi çözümü kolayca bulabilirsiniz.

Ancak bu paragrafta son dönemin en iyi proje yönetimi yazılımlarından bazılarını öğreneceğiz. Tüm bu öğeler size yardımcı olmak için özenle seçilmiştir.

• WP Proje Yöneticisi
• Trello
• JIRA
• Yukarı akış
• Panorama

Bu nedenle gereksinimlerinizin çoğuna uyan en iyisini seçin.

WP Proje Yöneticisi

WP Project Manager, kullanımı son derece kolay işlevselliği ile şu ana kadarki en iyi proje yönetimi yazılımlarından biridir. Hem ücretsiz hem de premium sürümlerle birlikte gelir. 10.000'den fazla şirket WP Project Manager'ın ücretsiz sürümünü aktif olarak kullanıyor. Size projeler oluşturma, çalışanlara görev atama, kilometre taşları belirleme ve çok daha fazlasını yapma fırsatı verir.

WP Proje Yöneticisi pro sürümü, zaman izleyici, fatura, kanban panosu, Gantt şeması ve şerit ağ geçidi gibi daha şaşırtıcı özelliklerle birlikte gelir. Demoyu satın almadan önce ücretsiz olarak deneyebilirsiniz. Üstelik birden fazla fiyatlandırma planıyla birlikte gelir. Bu yüzden benim önerim, eğer paranıza değer veriyorsanız WP Proje Yöneticisine gidin.

WP Proje Yöneticisinin Temel Özellikleri

• Projenin ilerlemesini bilmenize yardımcı olacak Gantt şeması
• Görevleri yönetmek için Kanban panosu
• Zamanı izlemek için gelişmiş zaman izleyici
• Otomatik oluşturulan raporlama sistemi
• 3 tür kilometre taşı – yaklaşan, tamamlanmış ve geç dönüm noktası
• Artıklığı önlemek için otomatik yinelenen görev yönetimi
• WooCommerce mağazası ve BuddyPress entegre
• Ekip kapasitesini kontrol etme iznini özelleştirin

Trello

Trello şu ana kadar en çok bilinen proje yönetimi yazılımıdır. İnsanlar ona Trello proje yöneticisi demek yerine Trello panosu demeyi seviyor. Trello'da her proje bir kurul olarak bilinir. Bu pano “Listeler” ve “Kartlar”a ayrılmıştır. Kartlar sürüklenebilir. Proje ilerlemesini Trello aracılığıyla kolayca takip edebilirsiniz.

Diğer Trello alternatiflerinden farklı olarak Trello, mobil uyumlu olduğundan masaüstü ve mobil cihazlar arasında kusursuz bir geçiş yaşayabilirsiniz. Trello'nun ücretsiz sürümü denemeyi hak etmeli.

Trello'nun Temel Özellikleri

• Ek eylemle görev sepeti için özelleştirme seçeneği
• Kolay sürükle ve bırak yaklaşımı
• Takvim görünümü
• Görevle birlikte yorum yapma seçeneği
• Hızlı kontrol listesi yönetimi görevi
• E-posta bildirimi ile hatırlatma.

JIRA

Jira bir başka popüler proje yönetimi yazılımıdır. Devam eden tüm projelerin haritasını çıkarmak için proje yol haritaları oluşturmanıza olanak tanır. Bir proje yöneticisinin her proje ayrıntısını yönetmesine olanak tanıyan bir sürükle ve bırak arayüzü sağlar. Sistem, kullanıcı hikayeleri ve sorunları oluşturmak, sprintleri planlamak ve görevleri ekip genelinde dağıtmak için işlevsellik sunar.

Jira'nın Android ve iOS kullanıcıları için mobil bir sürümü vardır ve bu, Jira alternatiflerinin çoğunda mevcut değildir. Jira esas olarak kurumsal düzeydeki işletmelere odaklanmış olsa da, bir startup olarak bunu deneyebilirsiniz.

JIRA'nın Temel Özellikleri

• Özelleştirilmiş Scrum panoları.
• Görevlerin ilerleyişini belirlemek için Kanban panoları sağlar.
• Özelleştirilebilir proje panosu.
• Proje çalışmasını planlamak için yol haritaları.
• Güçlü hata ve sorun izleyici.
• Özelleştirilebilir iş akışları.
• Neyin önemli olduğunu görüntülemek için özel arama filtreleri.
• Performansı izlemek için çok sayıda Çevik rapor.

Yukarı akış

Upstream, her tür projeyi doğrudan WordPress web sitenizden kolayca yönetmenize olanak tanıyan bir proje yönetimi eklentisidir. Müşterileriniz ön uç proje görünümü aracılığıyla projelerinin ilerlemesini takip edebilir.

Henüz bu seviyede bir popülerlik kazanmamış olsa da, projenizi organize bir şekilde gerçekleştirmeniz için size oldukça yardımcı olabilecek kapasiteye sahiptir. Projelerinizi, görevlerinizi, hatalarınızı, uçuşlarınızı ve kilometre taşlarınızı özelleştirme esnekliğine sahip olacaksınız. Upstream'in ücretsiz sürümü denemeye değer.

Upstream'in Temel Özellikleri

• Özelleştirilebilir ön uç şablonları
• Güzel takvimler ve Gantt çizelgeleri
• İlerlemeyi ölçmek için kilometre taşları izleyicisi
• Hata izleme ve sorun raporlama
• Tamamen özelleştirilebilir
• Geliştirici dostu
• Proje Tartışma Konusu

Panorama

Panorama, en iyi proje yönetimi yazılımı listemizde en az özenle seçilen son öğedir. Kullanımı kolay bir işlevsellik ve kullanıcı dostu bir kontrol paneli ile birlikte gelir. Şu ana kadar 1000'den fazla aktif kurulumu var. Herhangi bir küçük ölçekli şirket için mükemmel uyum sağlar.

Panorama, müşteriler ve ekip üyeleri için proje durumunu anında görselleştirmeye olanak tanır. Her kullanıcı, devam eden çalışmalarını görüntülemek için kendi kontrol paneline sahip olacak ve aynı zamanda özelleştirilebilir. Ayrıca her proje için benzersiz bir sayfaya sahip olacaksınız. Belgeler, kilometre taşları, aşamalar ve görevler gibi tüm bilgileri tek bir yerde tutma seçeneği sunar.

Panorama'nın Temel Özellikleri

• Proje tartışması ve görev yorumu
• E-posta Bildirimleri
• Gelişmiş görev yönetimi izleyicisi
• Yerleşik görev takvimi
• Proje şablonları mevcut
• Bireysel müşteri kontrol paneli

Nihai Kararı Almadan Önce Akıllı Bir Hareket Yapın

Artık proje yönetimi yazılımını kullanmanın önemini ve onu satın almak için kontrol listesini biliyorsunuz. Ayrıca bu sektördeki önde gelen araçlardan bazılarını da biliyorsunuz. Artık son adımı atmaya hazır olmanız gerekiyor.

Beklemek! Diyelim ki “X – proje yönetimi yazılımı” satın almak istediğinize karar verdiniz. Ardından, en iyi olanı alıp alamayacağınızı belirlemek için tercih ettiğiniz aracı diğer önde gelen araçlarla karşılaştırmanın zamanı geldi.

Özellikler, fiyat ve işlevler arasında ayrıntılı bir karşılaştırma, bir proje yönetimi aracı satın alırsanız ne alacağınızı netleştirmenizi sağlayabilir. Bu nedenle bir karşılaştırma yapın ve en sevdiğiniz proje yönetimi yazılımını satın aldıktan sonra pişman olmayacağınızdan emin olun.

Kapanıyor

Bir işletme sahibi veya proje yöneticisi olarak, proje teslimini daha hızlı ve daha kolay hale getirmek için bir proje yönetimi yazılımına sahip olmanın önemini inkar edemezsiniz. Rehberimizi takip edin ve satın almadan önce bir kontrol listesi hazırladığınızdan emin olun.

Kontrol listemizle ilgili görüşlerinizi bize bildirin. Burada belirtilmesi gereken önemli bir şeyi kaçırmışsak bizi bilgilendirmeyi unutmayın.