2023'ün en iyi 15 belge yönetim sistemi ve yazılımı

Doküman yönetim sistemleri için dünya çapındaki pazarın 2028 yılına kadar 11.06 milyar dolara ulaşacağı tahmin ediliyor.

Ve haklı olarak. Dosyalar ve belgeler herhangi bir şirketin temel bir parçasıdır. İşletmenizin büyüklüğünden bağımsız olarak, muhtemelen birkaç belge üzerinde çalışıyor ve bunları yönetiyorsunuzdur.

Ayrıca çalışanlarınızın ve müşterilerinizin bunları kolayca alabilmesi için bunları güvenli ve sistematik bir şekilde saklamak istiyorsunuz.

Belge yönetimi yazılımının yardımcı olabileceği yer burasıdır. Herhangi bir tarayıcıdan, cihazdan veya konumdan belgeleri kaydetmenize ve paylaşmanıza izin vererek ilgili tüm taraflar arasında sorunsuz bir işbirliği sağlar.

Söylemeye gerek yok, uygun belge yönetimi yazılımını seçmek, kuruluşunuzu sorunsuz bir şekilde yürütmek için çok önemlidir.

Saygın bir belge yönetimi programı, gerekli belgelerin zamanında alınmasını sağlamaktan firmanızdaki tüm yetkili kişilere izin vermeye kadar tüm hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olabilir.

Bu yüzden bu listede, ihtiyaçlarınıza en uygun çözümü seçmenizi sağlayan en iyi belge yönetim sistemlerini değerlendirdik ve inceledik. Ama önce, bir belge yönetim platformunun anlamını görelim.

Doküman yönetim sistemi nedir?

Belge yönetim sistemleri, dijital belgeleri yüklemek, düzenlemek, kaydetmek, işlemek ve izlemek için tasarlanmış platformları ifade eder.

Bunun da ötesinde, çok sayıda belge yönetimi platformu, tarama teknolojisini kullanarak fiziksel belgeleri zahmetsizce dijital kopyalara dönüştürmenize olanak tanıyan özelliklere sahiptir.

Belgeler sayısallaştırıldıktan sonra, bunlara göz atmak daha basit hale gelir. Böylece çalışanlarınız belge aramak için harcadıkları zamanı azaltabilir ve ihtiyaç duydukları bilgileri kullanmaya odaklanabilir.

Neden belge yönetimi yazılımı kullanmalısınız?

Büyük miktarda bilgiyi fiziksel biçimde işlemek zor olabilir ve üretkenlik kaybına yol açabilir. Doküman yönetimi yazılımı, herhangi bir işletmenin dokümanları depolamak ve verimliliği artırmak için bir elektronik arşiv oluşturması açısından hayati önem taşır.

Şirketlerin dijital alana geçiş eğilimi, belge yönetimi platformlarına olan ilginin artmasına neden oldu.

Özellikle belge basılı kopya biçimindeyse, büyük miktarda bilgiyi yönetmek zor olabilir. Birçok şirket, belge yönetiminin engellerini çözdüğü için verimlilikte düşüş yaşıyor.

Doküman yönetimi yazılımı, herhangi bir şirketin temel bir bileşenidir. Belge yönetimi çözümleri, fiziksel belge dolapları ve çekmecelerinin yerine, yetkili kişilerin açıp değiştirebileceği bir elektronik havuz oluşturur.

Sonuç olarak, zamanı verimli bir şekilde yönetmenize, güvenliği artırmanıza, düzenlemelere uymanıza ve ekip çalışmasını teşvik etmenize olanak tanır.

Bir doküman yönetim sisteminde hangi özellikleri aramalısınız?

Bir belge yönetimi çözümü, yalnızca belgeleri depolamanın ötesinde birçok yeteneğe sahip olabilir. Seçeceğiniz çözüm türü, gereksinimlerinize ve kuruluşunuzun kullandığı kağıt dosyalara bağlı olacaktır. Bir belge yönetimi çözümü seçerken keşfetmek isteyebileceğiniz özelliklerden bazıları şunlardır:

Kullanım kolaylığı

Kullanım kolaylığı, bir belge yönetimi çözümünün önemli bir parçasıdır. Şaşırtıcı işlevlerle dolu olabilir, ancak yazılımın sezgisel bir kullanıcı arabirimi yoksa bunlar size yardımcı olmaz.

Birçok platform, karar vermeden önce ücretsiz denemeler sunar. Mümkünse, test aşamasında çalışanlarınızın uygulamayı denemesine izin verin.

Yüksek kaliteli önizlemeler

Bir belge yönetim platformu kullanırken, dosyalara göz atmak istediğinizde sizi tekrar tekrar indirmeye zorlamamalıdır. Platform, talep üzerine belgelerin net bir görünümünü sağlamalıdır.

Belge işbirliği

En yeni belge yönetimi yazılımı, yetkili profesyonellerin belgeleri paylaşmasına ve bunları bir ekip olarak değiştirmesine izin verir.

Bazı platformlar, birden çok kişinin belgeleri aynı anda değiştirmesine izin verirken, diğerlerinin herhangi bir zamanda yalnızca tek bir kişinin belgeyi düzenlemesine izin veren yerleşik bir mekanizması vardır. Ve her iki alternatifi de sunanlar var.

Sizin için en uygun seçeneğe karar vermek için ekibinizin nasıl çalıştığını ve ekip çalışması gerektiren dosya türlerini belirleyin.

Toplu fotoğraf tarama ve belge yüklemeleri

OCR teknolojisini kullanarak fotoğrafları tarama ve metne dönüştürme yeteneği kuruluşlar için faydalıdır. Çünkü yüksek hacimli kağıt tabanlı belgeleri dijital formata dönüştürmelerine olanak tanır.

Bu nedenle, en iyi belge yönetim sistemleri, meta verileri otomatik olarak eklemek için optik karakter tanıma (OCR) teknolojisini kullanır. Bu, gelecekte belgeleri bulma sürecini daha da basitleştirir.

Sürüm kontrolü

Sürüm oluşturma olarak da bilinen sürüm kontrolü, bir belge yönetim platformunun temel bir özelliğidir.

Yanlışlıkla yapılan kullanıcı hataları, önemli verilerin değiştirilmesine veya silinmesine yol açabilir.

Böylece sürüm kontrolü, bir belgenin farklı durumlarda uğradığı değişiklikleri görüntülemenizi sağlar. Gerekirse, önceki bir baskıya geri dönebilirsiniz. Bu özellik, birden çok profesyonel bir belge üzerinde çalıştığında çok önemlidir.

Depolamak

Uygulama, belgeleri zahmetsizce bulup getirebilmeniz için dosyalarınızı merkezi bir veritabanına kaydetmenize izin vermelidir.

Çok sayıda entegrasyon

Çözüm, onu diğerlerinin yanı sıra Salesforce, MS Outlook, Gmail ve Google Drive gibi harici programlara bağlamanızı kolaylaştırmalıdır.

Kullanıcı rolleri ve izinleri

Doküman yönetimi yazılımının çok önemli bir yönü, yöneticilere her ekip üyesi için ayrı ayrıcalıklar oluşturmanın bir yolunu sunmaktır.

Belirli kişilere belgelere erişme veya bunları değiştirme yetkisi verebilirsiniz. Ve diğer ekip üyelerinin ağ içindeki dosyaları görüntülemesi kısıtlanabilir. Etkili bir koruma mekanizması oluşturur ve ekibi daha verimli hale getirir.

Mobil uyumluluk

Birkaç belge yönetimi platformu, bir akıllı telefon uygulamasıyla birlikte gelir. Platformu bir el cihazında kullanamazsınız, ancak ekibinizin kullanma şansı vardır.

Tüm belge yönetimi çözümleri bu kriterleri karşılamaz. Bu nedenle, bir çözüm seçerken, platformdaki hangi işlevlerin işletmenizin amacına en iyi şekilde hizmet ettiğini belirleyin.

En iyi belge yönetimi yazılımı hangisidir?

En iyi belge yönetim sistemleri arasında DocuWare, Dropbox, IsoTracker, DocuPhase, Zoho Docs, Smartsheet, M-Files, Evernote Business, HighTail, Onehub, FileHold, Document Locator, eFileCabinet, InfoRouter gibi çözümler bulunur.

Kuruluşunuz için en iyi belge yönetimi platformunu seçebilmeniz için piyasada bulunan çok sayıda platformu değerlendirdik.

Kullanım kolaylığı, güvenlik, sürüm yönetimi ve belge işbirliği gibi faktörleri de inceledik. İşte göz önünde bulundurmanız gereken en iyi belge yönetim sistemlerinin bir listesi.

M-Files: kullanım kolaylığı açısından en iyisi

M-Files, kullanıcı dostu ve kullanımı kolay bir platforma sahip eksiksiz bir belge yönetimi platformudur. Belgelerin düzgün bir şekilde sınıflandırılmasını, fiziksel belgelerin taranmasını ve süreç otomasyonunu kolaylaştıran çok sayıda işlevle donatılmıştır.

Önemli avantajlar

• M-Files, makine öğrenimi yoluyla belge alımıyla tanınan teknolojik bir firma olan Parashift ile bağlantı sunar. Bu entegrasyondan yararlanarak iş akışlarınızı kolaylaştırabilir ve otomatikleştirebilirsiniz.
• Bilgileri fiziksel olarak görüntülemek ve dosyaları kategorilere ayırmak yerine, çok çeşitli yarı yapılandırılmış, yapılandırılmış ve yapılandırılmamış dosyaları otomatik olarak işleyebilirsiniz.
• Geleneksel bir klasör tabanlı yaklaşım yerine, M-Files malzemeleri etiketlere, anahtar sözcüklere, gruplara vb. göre kategorize etmek için meta verileri kullanır. Bu, her türlü belgeyi bulma ve işleme sürecini basitleştirir.
• M-Files ile çevrimdışı akıllı telefon erişimi mevcuttur ve dosyaları internet bağlantısı olmasa bile akıllı telefonunuzdan zahmetsizce görüntülemenizi sağlar.
• M-Files; Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office ve diğerleri gibi çok çeşitli araçlarla sorunsuz entegrasyon sağlar.

sınırlamalar

• Otomatik etiket sınıflandırma özelliğine alışmak biraz zaman alabilir.
• Platformun kullanıcı arayüzü biraz eski.

Fiyatlandırma

M-Files'ı denemek için, bir anketi doldurarak 30 günlük deneme sürümüne sahip olabilirsiniz. Veya bir demo talep etmek için onlarla iletişime geçebilirsiniz.

Zoho Docs: belgeleri kolayca kaydetmek ve yönetmek için en iyisi

Zoho Docs, bu koleksiyonda yer alan en iyi belge yönetim sistemleri arasındadır.

Zoho Docs, verimli işbirliği özellikleri sağlamanın yanı sıra tüm dosyalarınızı buluta kaydetmenize ve yönetmenize olanak tanır. Belgelerinizi paylaşmanıza olanak tanır ve hareket halindeyken bunları oluşturma ve değiştirme kolaylığı sağlar.

Zoho Docs ile MS office belgelerinizi PDF'lere dönüştürebilir ve ekip üyeleri arasında anında paylaşabilirsiniz.

Önemli avantajlar

• Video kayıtları, dizinler ve hatta tüm depolar gibi çok büyük dosyaları zahmetsizce kaydetmenize olanak tanır.
• Zoho Docs ile, dosyaların görevlere, rollere ve dosya formatlarına göre düzgün bir şekilde düzenlenmesi için üst klasörleri ve alt klasörleri sorunsuz bir şekilde oluşturabilirsiniz.
• Çevrimiçi olsanız da olmasanız da görevlerinizi masaüstü bilgisayarınızda gerçekleştirebilirsiniz – internete yeniden bağlandığınızda dosyalar otomatik olarak senkronize edilir.
• Bilgi kaybını önlemek için dosyaların otomatik yedeklerini oluşturur.
• Belgeleri birkaç kişiyle aynı anda paylaşmak için bir grup oluşturmanıza olanak tanır. Ek olarak, diğer iş arkadaşları tarafından yapılan değişiklikleri yönetmek için bir denetim izi işlevi sağlar.
• Birden fazla çalışanla işbirliği yapmak için program içinde anlık mesajlaşma sistemi sunar.
• Dosyaları Perfect Forward Secrecy (PFS) kullanılarak oluşturulan RSA tabanlı 2048 bitlik bir anahtarla kodlayarak katı güvenlik sağlar.

sınırlamalar

• Kullanıcı arayüzü modası geçmiş ve ilkel görünüyor.
• Yazılımın yükleme hızı, özellikle çok sayıda belge söz konusu olduğunda iyileştirme kullanabilir.

Fiyatlandırma

Zoho Docs, beş kişiye kadar barındırabilen ücretsiz bir sürüm sunar. Premium paketleri ayda 4 $ ve sonrasında başlar. Satın almadan önce 15 günlük ücretsiz deneme sürümünden yararlanabilirsiniz.

Docuware: 3. taraf entegrasyonlar için en iyisi

Bir şirket çeşitli araçlar kullanıyorsa, DocuWare gereksinimleri için ideal belge yönetimi yazılımı olabilir. Diğer yazılımlarla bağlantı kurarak tekdüzelik sağladığı gibi anlık olarak güncel bilgileri de sağlar.

Önemli avantajlar

• DocuWare, 500'den fazla çeşitli yazılımla API bağlantıları sağlar. Sektör ne olursa olsun, iş verimliliğinizi korumanın yanı sıra dosyalarınızı kolayca yönetebilirsiniz.
• Entegrasyon elde etmek için temel işaretle ve tıkla bağlantısından karmaşık API bağlantı seçeneklerine kadar çeşitli yaklaşımlara izin verir.
• Outlook, SAP vb. gibi öne çıkan programlar için tasarlanmış özel bağlayıcılar sunar.
• Veri güvenliğini sağlar ve GDPR ve HIPAA gibi düzenlemelere uygundur.
• Merkezi olmayan ve uzak grupların herhangi bir yerden herhangi bir zamanda dosyalara erişmesine izin verebilirsiniz.
• Herhangi bir dosyayı otomatik ve hızlı indeksleme için okunabilir bir sürüme dönüştürmek için DocuWare'in yapay zekasını kullanabilirsiniz.
• Sürüm oluşturma, çalışanların önceki sürümleri korurken dosyaları birlikte değiştirmesine olanak tanır.

sınırlamalar

• Başlangıç ​​paketi maksimum 20 GB arşivleme kapasitesi sunuyor ki bu büyük şirketler için yetersiz olabilir.
• DocuWare'in maliyeti oldukça yüksek olabilir.
• Docuware sitesinde yeterli eğitici içerik yok.

Fiyatlandırma

DocuWare Cloud, bir abonelik modeli aracılığıyla çeşitli boyutlardaki kuruluşlara göre uyarlanabilir lisanslar sunar. Şirketiniz için gereken bireysel lisans sayısını ve depolama alanını belirlemelisiniz.

Dijital Çekmece: dosya ve klasörleri içe aktarmak için en iyisi

Dosyaları taramanıza, kaydetmenize ve korumanıza olanak tanıyan bir platform arıyorsanız, Digital Drawer sizin için en iyi belge yönetim sistemi olabilir.

Platform, otomatikleştirilmiş dosya kaydetme ve tarama işlemiyle zamandan tasarruf etmenize yardımcı olabilir. Ayrıca ekstra güvenlik için yerinde dosya depolama sağlar.

Önemli avantajlar

• Bu yazılım, kullanıcıların Windows'a benzer bir dosya-klasör hiyerarşisi kullanarak tüm dosyaları zahmetsizce tek bir yerde düzenlemesine olanak tanır.
• Bu çözümle, dosyaları sorunsuz bir şekilde birleştirebilir veya eski dosyalara sayfa ekleyebilirsiniz. Ayrıca bunları farklı dizinlerle yeniden etiketleyebilirsiniz.
• Belge eklemek için tarama, kopyala-yapıştır, sürükle-bırak ve içe aktarma gibi işlevleri kullanabilirsiniz.
• AES-128 bit şifreleme ile tüm dosyalar için sağlam güvenlik sağlar.
• Digital Drawer, belgedeki değişiklikleri anında değerlendirerek çeşitli çalışanlarla sorunsuz bir şekilde birlikte çalışmanıza olanak tanır.
• Güçlü aramayı kullanarak, depolamadaki herhangi bir dizinde kayıtlı belgeleri zahmetsizce keşfedebilirsiniz.
• Bu program, belgelerde yapılan değişiklikleri tüm cihazlarda senkronize eder.

sınırlamalar

• Bu belge yönetimi yazılımı, daha büyük şirketler için yeterli olmayabilecek sınırlı sayıda işlevselliğe sahiptir.
• Tek seferlik bir satın almanın maliyeti özellikle küçük işletmeler için külfetli olabilir.

Fiyatlandırma

Digital Drawer, tam işlevsellik ile 10 gün boyunca ücretsiz bir deneme sürümü sunar. Satın almak için, tek bir üye için bir lisans için 1200 ABD Doları tutarında tek bir ödeme veya 500 ABD Doları tutarında yıllık üyelik paketi arasında seçim yapabilirsiniz.

Dropbox: kapsamlı belge yönetimi için en iyisi

Dropbox, hem multimedya hem de geleneksel dosyaların yönetimini sağlayan ünlü, tam özellikli bir belge yönetim sistemidir (DMS).

Dropbox, sezgiselliği ve farklı araçlarla bağlantı, dosya sürümü kontrolü, OCR desteği ve ince ayarlı rol yönetimi gibi çok çeşitli işlevleriyle bilinir.

Ayrıca dosya değişikliğine izin verir ve değişiklikler anında tüm çalışanların kullanımına sunulur.

Önemli avantajlar

• Hesap Aktarımı özelliği, yeniden yapılanma veya yer değiştirme durumunda kurumsal belgeleri farklı çalışanlar arasında güvenli bir şekilde paylaşmanıza olanak tanır.
• Dropbox ile tüm çalışmalarınızı profesyonel görünümlü sayfalar aracılığıyla sunabilir ve görüntüleyenlerin belgelerinizle olan etkileşimini izleyebilirsiniz.
• Dropbox, 300.000'den fazla uygulamayla sorunsuz entegrasyonu destekler.
• Hassas bilgileri korumak için güvenliği ihlal edilmiş profillerden ve çalınan aygıtlardan belgeleri anında silmenizi sağlayan bir "uzaktan silme" işleviyle birlikte gelir.
• Yönetim paneli üzerinden çalışanlarınızın hareketlerini takip etmenizi sağlar.
• Dosyanın önceki sürümlerini kurtararak çöpe atılan belgeleri geri yüklemenizi sağlar.
• Bu platform, bir dizi sistem ve cihaz arasında senkronizasyon sunar.

sınırlamalar

• Dropbox'ın akıllı telefon uygulamasının kullanımı, masaüstü sürümü kadar kolay değil
• Belge yüklemeleri beklendiği kadar hızlı değil

Fiyatlandırma

Dropbox, her biri kendi alt paket grubuna sahip birkaç premium paket sunar. Dropbox'ın kişisel planının maliyeti her ay 9,99 dolardır. Profesyonel paketinin maliyeti her ay 16,58 dolardır.

eFileCabinet: belgeler içinde arama yapmak için en iyisi

eFileCabinet, kağıt belgeleri dijital dosyalara dönüştürmenizi sağlayan bir başka gelişmiş belge yönetimi yazılımıdır. Bu, onları herhangi bir yerden ve istediğiniz zaman görüntülemek veya kullanmak için masaüstünüze veya çevrimiçi olarak kaydetmenize olanak tanır.

Program, bir parolayla kilitlenmiş URL'leri kullanarak bir belgeyi birkaç dosya türünde paylaşmanıza bile izin verir. Dosyaları sınıflandırmak ve bulmak da kolaydır.

Önemli avantajlar

• Belgelerin içindeki içerikte arama yapabilen gelişmiş bir arama seçeneği yardımıyla herhangi bir dizindeki bir belgeyi bulmanıza yardımcı olur.
• Uygulama, dosyaları içerdikleri ayrıntılara göre sınıflandırır, otomatik olarak tanımlar, etiketler ve kaydeder.
• Platform genelinde kullanmak istediğiniz hazır klasör yapılarından yararlanabilirsiniz. Hatta özel etiketlere sahip dosyalar oluşturmanıza olanak tanır.
• Dosya İsteği işlevini kullanarak, sanal müşterilerin ve çalışanların, kayıt olmadan platformdaki konumlarından belge paylaşmasını sağlayabilirsiniz.
• Dijital imza talep etmenizi sağlar. Güvenlik ve standartlara ve düzenlemelere bağlılık için dijital imzalı dosyalarda olayların ve değişikliklerin kayıtlarını tutmak.
• Android ve iOS telefonlar için akıllı telefon uygulamalarının yanı sıra masaüstü bilgisayarlar için bir programa sahiptir.
• 2FA'yı (2 faktörlü kimlik doğrulama) destekler ve güvenliği güçlendirmek için kullanıcılara rollerine göre erişim sağlar. Belgeleri kaydederken ve başkalarına erişim sağlarken tam şifreleme sunar.
• Platformu MS Office ve Salesforce gibi harici programlarla bağlamanıza izin verir.

sınırlamalar

Kullanıcı arayüzü daha sezgisel olabilir
Yeni başlayanlar için öğrenmek çok zor olabilir

Fiyatlandırma

Kuruluşunuz için bir tahmin almak üzere eFileCabinet ile iletişime geçmelisiniz. Değerlendirme süresi boyunca test hesabı aracılığıyla satın almanız gerekecek.

FileHold: dijital belge taraması için en iyisi

FileHold, büyük işletmeler için bir belge yönetim yazılımıdır. Kurulumu ekonomik ve basittir. Tek bir sistem kullanarak dosyaları dijitalleştirmenizi, kaydetmenizi ve kataloglamanızı sağlar.

Zahmetsiz kaydetme için dosyaları inceleme ve tarama gibi yetenekler, tüm dosyaların mevcut olduğundan emin olmanıza yardımcı olur. Ayrıca, ihtiyaç duyduğunuzda dosyaları kolayca bulmanızı sağlar. Tam güvenlik için, uygulamayı yerel bir ana bilgisayarda kurabilirsiniz.

Önemli avantajlar

• Alıcı(lar)ın dosyayı aldığına dair bir onayla birlikte gelen güvenli bir belge paylaşım sürecine sahiptir.
• Dosyaları dünyanın her yerindeki çeşitli alıcılara iletmek için hemen dijital biçimlere dönüştürerek kağıtsız hale gelin.
• Tüm dosya setinin sorunsuz bir şekilde yönetilmesini sağlayan etkili bir mobil uygulamaya sahiptir.
• Google'a benzer kapsamlı bir arama seçeneğine sahiptir. Bu, daha uygun arama sonuçları elde etmek için dosyaların meta verilerini kullanmanıza olanak tanır.
• MS Office ile zahmetsizce bağlayabilirsiniz. Bu size Word, Outlook, Excel, PowerPoint ve Visio gibi uygulamalara açılan bir ağ geçidi sağlar.
• Belgeyi başka bir çalışan zaten düzenliyorsa, birinin belgeyi düzenlemesine izin vermez. Belge içeriğinin tehlikeye girme riskini ortadan kaldırır.
• İnternete bağlı olmasanız bile dosyaları düzenlemenizi sağlar. Yaptığınız herhangi bir değişiklik, internete yeniden bağlandığınızda güncellenecektir.

sınırlamalar

• Acemi iseniz, bu belge yönetim sisteminin tüm özelliklerini kavramanız biraz zor olabilir.
• FileHold'ın şirket içi programı Mac ile uyumlu değil.

Fiyatlandırma

Ücretsiz bir deneme hesabı için kaydolma veya FireHold'un fiyat kurulumunu anlamak için bir web semineri izleme seçeneğine sahipsiniz. Uygulama makul fiyatlıdır ve kullanıcı başına faturalandırma planına göre alabilirsiniz. Faturalandırma, kaç çalışanın programı ve seçtiğiniz eklentileri kullandığına bağlıdır.

HighTail: mobil belge önizlemeleri için en iyisi

HighTail, dijital dosyaları yönetmeyi kolay ve daha doğal hale getiren bir belge yönetim yazılımıdır. Ayrıca, içerik oluşturucuların videolara, fotoğraflara, slayt gösterilerine, çizimlere ve benzerlerine ek olarak büyük boyutlu belgelere erişim sağlamasına olanak tanır.

Önemli avantajlar

• Bu dosyaları kaydetmeye gerek kalmadan büyük boyutlu belgelere bakmanıza olanak tanır.
• Kutular, çizgiler, oklar, serbest biçimli şekiller veya medya açısından zengin belgelere ek açıklama türleri gibi resimlerin yardımıyla belgeleri incelemenizi sağlar.
• Değişiklikleri görmek ve sorunsuz bir şekilde değerlendirici yorumlar sağlamak için bir belgenin iki sürümünü bilgisayarınızda yan yana yerleştirerek karşılaştırabilirsiniz.
• Dosyalara erişim izni verildikten sonra çalışanların dosyaları görüntülemek veya kullanmak için oturum açması gerekmez.
• Uygulama, ağ genelinde sıkı güvenlik sağlamak için 256 bit AES şifrelemenin yanı sıra yüksek kaliteli güvenlik önlemlerine sahiptir.
• Dosyalar hedeflenen alıcılara ulaştığında ve alıcılar onları indirdiğinde, Gönderme İzleyici özelliği aracılığıyla bildirimler sunar.

Eksileri

• Dosyalar için paylaştığınız linkler kısa sürede kullanımdan kalkar.
• Arama seçeneği yavaştır ve optimize etmek için ek filtreler gerektirir.

Fiyatlandırma

Premium abonelik ayda 12 dolardan başlar ve her ay 36 dolara yükselebilir.

Belge Bulucu: verimli iş akışları oluşturmak için en iyisi

Belge Bulucu, belgeleri zahmetsizce yönetmek ve paylaşmak için Windows'a ve buluta bağlanmanıza olanak tanıyan bir belge yönetim sistemidir.

Versiyon kontrolü, kağıt belgeleri dijital dosyalara tarama, dosya kontrolü ve e-postaları yönetme gibi sunduğu birkaç yetenek vardır.

Önemli avantajlar

• Bu belge yönetimi yazılımı, kağıt dosyaları tamamen dizine eklenebilen dijital dosyalara dönüştürmenizi sağlar.
• Belgeleri yakalamanıza ve temel dosya ayrıntılarıyla birlikte meta verileri almanıza olanak tanır.
• Zaman aşımı, kullanıcı rollerine dayalı iş akışları, kalite kontrol noktaları ve düzenlenebilir uyarı şablonları gibi bir dizi otomasyon özelliğine sahiptir.
• Hesap verebilirlik ve düzenlemelere uygunluk için dijital dosyaların onayını kolayca kaydetmenize olanak tanır. Hatta tek kişi onayının tüm aşamalarını ve daha karmaşık olan çok kişi onayının üstesinden gelebilir.
• Kapak sayfaları, bölgeler veya barkodlar aracılığıyla taranan belgelerin meta verilerini kaydetmenize olanak tanır. Ya da Document Pro'daki önizleme işlevini kullanarak bilgisayarınızda farklı parametreleri birer birer seçebilirsiniz.
• Tarayıcılarda, akıllı telefonlarda ve masaüstlerinde çalışabilir.

sınırlamalar

• Kullanıcı arayüzü biraz dağınık.
• Eğitim oturumlarına çok sık ev sahipliği yapmaz.
• Bazen, özellikle birden çok kişi tarafından kullanılıyorsa, platform bir iş akışında hareket ederken biraz yavaş olabilir.

Fiyatlandırma

Lisans seçenekleri, üyelik planları, bulut veya yerinde sunucu uygulaması ve sanal demo hakkında daha fazla bilgi almak için Document Locator temsilcileriyle iletişime geçebilirsiniz.

IsoTracker: müşteri desteği için en iyisi

Değerlendirdiğimiz tüm belge yönetimi yazılımları arasında en iyi kullanıcı desteğini IsoTracker sunuyor. Yardıma ihtiyaç duyanlar, yardım masası personeline ulaşmak için anlık mesajlaşmayı kullanabilir. Ayrıca, hemen bir destek temsilcisini arama veya bir iletişim formu gönderme seçeneği de vardır.

Önemli avantajlar

• Platform size etkili sürüm oluşturma ve belge değişiklik kontrolü sunar.
• İstediğiniz zaman ve istediğiniz yerden ulaşabileceğiniz merkezi bir dosya veritabanı sunar.
• Dosyaların saklanması ve kataloglanması, görevler için uyarıların gönderilmesi ve dosya onay etkinlikleri otomatikleştirilebilir.
• Uygulamayı güvende tutmak için dosyaları her gün yedekler, şifrelemeye ve ayrıntılı erişim kontrolüne sahiptir ve dosyayla ilgili etkinlikleri kaydeder.

sınırlamalar

• Menü ayarları ve düzeni daha iyi olabilirdi
• Kullanıcı arayüzü biraz modası geçmiş hissediyor ve bu da kullanımını biraz zorlaştırıyor.

Fiyatlandırma

Platform maliyeti açıkça belirtmese de kullanıcılar, IsoTracker'ın gereksinimlerini ve bütçelerini karşılayıp karşılamadığını değerlendirmek için çevrimiçi bir hesaplama formu kullanabilir. Platform, 60 gün boyunca ücretsiz deneme sunuyor.

Evernote Business: notları ve ekran görüntülerini yönetmek için en iyisi

Hiç şüphesiz Evernote Business, belgeleri düzenlemek için yaygın olarak bilinen yazılımlardan biridir. Daha akıllı ve verimli bir çalışma ortamı oluşturmak için belgeleri ve notları zahmetsizce oluşturmanıza ve paylaşmanıza olanak tanır.

Önemli avantajlar

• Web kesme aracıyla, sitelerin anlık görüntülerini daha sonra kullanmak üzere hızla kaydedebilirsiniz. İlgili tüm verileri dijital olarak saklamanıza olanak tanır ve gerektiğinde kolayca erişilebilir olmasını sağlar.
• Evernote'un önceden tasarlanmış şablonlarını kullanarak, belirli gereksinimleri yerine getirirken zamandan ve enerjiden tasarruf edebilirsiniz.
• Çeşitli harici yazılımlarla kapsamlı entegrasyon sağlar. Buna Gmail, Google Drive, Salesforce, Slack ve Outlook dahildir.
• Elle yazılmış notlarda, beyaz tahta resimlerinde ve taranmış resimlerde arama yapmanızı sağlar. Elle yazılmış 11 dili ve 28 daktilo dilini tanıma konusunda yetkin.
• Dosyaların basılı kopyalarını taramanıza ve bunları dijital dosyalar olarak güvenli bir şekilde saklamanıza olanak tanır.

sınırlamalar

• Not yönetimi, büyük miktarda veriyle uğraşan deneyimli kullanıcılar için daha sistematik olabilir.
• Belgelerin yüklenmesi ve indirilmesi, özellikle dosya boyutu çok büyükse biraz yavaş olabilir.

Fiyatlandırma

Her biri kullanıcının ihtiyaçlarına bağlı olarak bir dizi özellik ve avantaj sunan farklı abonelik paketleri seviyeleri mevcuttur. Başlangıç ​​paketi, her kullanıcı için aylık 7,99 ABD dolarıdır.

Smartsheet: proje yönetimi için en iyisi

Smartsheet, kuruluşlar tarafından sorunsuz görev organizasyonu, belge yönetimi ve ekip çalışması için en iyi belge çözümlerinden biri olarak sıklıkla tercih edilir.

Bu aracın göze çarpan bir özelliği, 3. taraf araçlarla kapsamlı bir şekilde bağlantı kurabilmesidir. Bunlara Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps ve diğerleri dahildir.

Önemli avantajlar

• Sağlanan önceden tasarlanmış şablonları kullanarak iş rutinlerini ve operasyonel prosedürleri basitleştirir.
• Bu belge yönetim yazılımı ile üretim sürecini tek bir sayfadan takip ederek içerik üzerinde sorunsuz bir şekilde ekip olarak çalışabilirsiniz.
• Ayrıca, görevleri devretmenize, otomatik uyarıları yapılandırmanıza, başkalarının içeriği değerlendirmesine olanak sağlamanıza ve ekli notlar biçiminde ayrıntılı yorumlar göndermenize olanak tanır.
• AWS ve Equinix ile barındırılan çeşitli sitelerdeki verileri yedekleyerek dosyalarınızın güvenliğine öncelik verir.
• Onay istekleri ve güncelleme bildirimleri ile yinelenen görevleri otomatikleştirerek zamandan tasarruf etmenizi sağlar.
• Çeşitli adımları ve koşullu yolları basitçe birleştirerek çalışma rutininizi de kolaylaştırabilirsiniz.
• Excel sayfalarından, CSV belgelerinden ve Google Sayfalarından bilgileri zahmetsizce içe aktarmanıza olanak tanır.
• Android ve iOS için mobil uygulamalar aracılığıyla telefonunuzdaki belgeleri görüntüleyebilirsiniz.

sınırlamalar

• Tüm yeteneklerini anlamak başlangıçta çok zor olabilir
• Smartsheet, arama özelliği gibi bazı temel Excel özelliklerinden yoksundur

Fiyatlandırma

Smartsheet'in ücretli planları, aylık 7 ABD dolarına mal olan bir Pro planıyla başlar. Ayrıca, en az üç kullanıcı gerektiren ve her kullanıcı için aylık 25 ABD Doları tutarında bir işletme çeşidi de vardır.

InfoRouter: gerçek zamanlı belge takibi için en iyisi

Dikkate alınması gereken başka bir belge yönetimi yazılımı, verimli dosya işlemeye olanak tanıyan InfoRouter'dır.

Diğer bazı belge yönetim sistemlerinden farklı olarak InfoRouter, herhangi bir istemci tarafı öğesi olmadan sunucu tarafında uygulanmalıdır. Neyse ki, aracın büyük bir ölçeklenebilirlik potansiyeli var ve yükü hafifletmek için yaklaşık 100 ana bilgisayarı kullanabiliyor.

Önemli avantajlar

• Bu araçla, önemli belgelerinizi önceden belirlenmiş iş rutinleri aracılığıyla göndererek ve canlı ilerlemeyi izleyerek güvenli bir şekilde yönetebilirsiniz.
• Günlük olayların birleşik bir analizini sağlar.
• Tercih ettiğiniz dilde e-posta almanıza olanak tanıyan birden çok dili destekler.
• Önceden ayarlanmış klasörlerdeki izlenen dizinlerdeki belgeleri otomatik olarak getirir.
• Bu aracı kullanarak resimleri kolaylıkla PDF belgelerine dönüştürebilirsiniz.
• Oluşturulabilecek klasör sayısında bir sınır yoktur.
• HTTPS'nin yanı sıra SSL'yi de kolaylaştırarak güvenli bağlantılar sağlar.
• E-postalarınızın içeriğini ve şablonlarını da tercihlerinize göre düzenleyebilirsiniz.

sınırlamalar

• Büyük boyutlu belgeleri yüklerken yavaşlayabilir.
• Mevcut kullanıcı arayüzünün ana ekranda çok fazla özelliği var ve bu da kullanıcılar için kafa karışıklığına neden olabilir.

Fiyatlandırma

Bu aracın fiyatlandırma bilgileri herkese açık değildir ve doğrudan satıcıdan talep edilmelidir.

Onehub: belgelerinizi güvende tutmak için en iyisi

Onehub, koleksiyonumuz için bir başka etkili belge yönetim sistemidir. Sürükle ve bırak özelliği, belge yüklemelerini kolaylaştırır. Ek olarak, müşterilerin belgeleri alt klasörlerde düzenlemesine, güvenli tutmasına ve sürümleri yönetmesine olanak tanır.

Önemli avantajlar

• Sürükle ve bırak özelliğini kullanarak belgeleri hızlı bir şekilde içe aktarabilirsiniz. Ayrıca, bir klasör-dosya yapısı, çok sayıda dosya yüklemek için korumalı bir FTP ağ geçidi ve otomatik bir belge sürümü kontrolü de kullanmanıza olanak tanır.
• Bu platform, kullanıcı rollerine dayalı yetkilendirme, iki faktörlü kimlik doğrulama ve oturum kapatma gibi çok sayıda güvenlik protokolünü uygular.
• Onehub ile, ister bir akıllı telefonda ister bir internet tarayıcısında olsun, belgeleri ve dosyaları kaydetmeden zahmetsizce önizleyebilirsiniz.
• Bu belge yönetim sistemi, mesajlaşma, incelemeler ve onaylar ve klasör yorumları aracılığıyla iş arkadaşlarınızla iletişim kurmanıza olanak tanır.
• Bu platform, OneDrive ve Google Drive ile zahmetsizce bağlanır.
• Tüm yükleme ve özelleştirme etkinliklerini takip etmenizi sağlar. Herhangi bir şüpheli etkinlik algılanırsa izinleri hemen iptal etmek için denetim izlerini kullanabilirsiniz.

sınırlamalar

• Bir grubun üyelerini daha küçük gruplara ayırmak mümkün değildir.
• Öğrenmesi zor ve yeterli eğitim materyalinden yoksun

Fiyatlandırma

Onehub'ın premium paketleri ayda 12,50 dolardan başlıyor ve ayda 500 dolara kadar çıkıyor. Ek olarak, tüm paketler 14 günlük ücretsiz deneme sürümüyle birlikte gelir.

DocuPhase: üretkenliği artırmak için en iyisi

DocuPhase, grupların daha sistematik ve etkili bir şekilde çalışmasını sağlayan çeşitli yeteneklere ve işlevlere sahiptir.

Önemli avantajlar

• Uygulama, kullanıcıların etiketleri önceden ayarlamasına ve belgeleri alındıklarında ayırıp kategorilere ayırmasına olanak tanıyan yapay zeka destekli otomatik indeksleme teknolojisini kullanır.
• Gelişmiş arama seçeneği, kullanıcıların dosya ayrıntılarını hızlı bir şekilde bulmasına olanak tanır.
• Otomatik belge yönlendirme ile belge ayrıntılarını ilgili profesyonellerle paylaşabilirsiniz.
• DocuPhase esnek bir uygulamadır. Çok fazla dosya işleyen gruplar için yararlı olan işlevlere sahiptir.
• Belgelerin sistematik olarak düzenlenmesi ve izlenmesi otomatikleştirilebilir.

sınırlamalar

• Yardım masasından yardım almadan güvenlik yamalarını yükseltmek veya uygulamak zordur.
• Yeni başlayanlar, farklı işlevleri öğrenmeyi bunaltıcı bulabilir.

Fiyatlandırma

Departmanınız, uygulamayı satın almadan önce özelleştirilmiş bir demoyu değerlendirebilir. Her grubun ihtiyaçları benzersiz olduğundan, fiyat yapısı ekibinizin seçtiği işlevlere bağlıdır.

Doküman yönetim sistemleri hakkında son düşünceler

Dijitalleştirmenin norm haline gelmesiyle birlikte, kağıt dosyalar ortadan kalkıyor. Ve sanal depolama kesinlikle en çok tercih edilen alternatiftir.

Bunlar, en iyi belge yönetimi yazılımlarından birkaçıdır. Ancak bu uygulamaların benzersiz işlevleri ve ayırt edici özellikleri vardır.

Bazı şirketler gelişmiş yetenekler isteyebilir. Bunlar, belirli bir API'ye bağlanmayı, ekstra güvenlik için belgeleri farklı sistemler aracılığıyla yönlendirmeyi veya ISO standartlarına uymayı içerebilir.

Ancak fazladan özelliklere ihtiyacınız yoksa, bir belge yönetim sistemi kurmak sorunsuz ve kolaydır. Belge yönetimi yazılımını hemen kullanmaya başlayabilirsiniz. Sadece farklı uygulamaları ve yeteneklerini değerlendirin ve ihtiyaçlarınıza en uygun olanı seçin.