Bir Planlayıcı Olarak Sahip Olmanız Gereken Etkinlik Yönetimi Becerileri

Etkinlik yönetimi zorlu bir iştir. Böyle bir rolü üstlenmek için organizasyon becerilerinden daha fazlasına ihtiyacınız var. Ayrıntılara dikkat etmeniz ve insanların isteklerine cevap vermeye hazır olmanız gerekecek. Muhtemelen, bir veya iki yangın söndürmeniz gerekecek.

Ancak, insanlarla çalışmayı seviyorsanız, etkinlik planlamak faydalı olabilir. Ve her zaman gelişmenize yardımcı olacak ipuçları ve tavsiyeler vardır.

Bu makale, planlamacıların başarılı etkinlikler düzenlemek için ihtiyaç duyduğu 20 etkinlik yönetimi becerisini açıklamaktadır. Bu alanda kariyer yapmak isteyenler, ellerinden gelenin en iyisini yapmak için ne gerektiğini öğrenebilirler. Doğuştan gelen yeteneklerinizi ve yenilerini nasıl geliştireceğinizi keşfetmekten çekinmeyin.

Etkinlik Planlayıcısı Olmanız Gereken Etkinlik Yönetimi Becerileri

İnsanların becerileri

Tüm olayların ortak bir yanı vardır: insanları içerirler. Ne tür bir etkinliğe ev sahipliği yapıyor olursanız olun (şahsen, canlı yayın etkinlikleri veya karma etkinlikler), insanlar her zaman oradadır. Bu yüzden insan becerileriniz önemli bir rol oynamaktadır.

Her türlü karakteri göz önünde bulundurmanız ve bunu verimli bir şekilde yapmanız gerekecek. Buna tedarikçiler, denetçiler, sponsorlar, iş arkadaşları, satıcılar, personel, devlet görevlileri ve yöneticiler dahildir. Kariyer başarınızın büyük bir kısmı, tüm bunlarla bağlantı kurarken kendinizi rahat hissetmenizi içerir. Başka bir deyişle, iletişim becerileri bu işte anahtardır.

Organizasyon becerileri

Organizasyon becerileri söz konusu olduğunda, etkinlik planlayıcılarının her şeyi verimli bir şekilde hazırlayabilmesi gerekir.

Etkinliklerinizin her biri, ustaca bir araya getirmeniz gereken binlerce parçaya sahip olacak. Ayrıca, başarılı etkinlik yöneticileri genellikle aynı anda birkaç proje üzerinde çalışır.

Siparişlerin, faturaların, toplantıların, teslimatların ve diğer görevlerin düzgün ve zamanında yerine getirildiğinden emin olmanız gerekir. Bu nedenle, en önemli etkinlik yönetimi becerilerinden biri, organize etme yeteneğinizdir. Bunu doğru şekilde yaparak, kendinize başarılı bir etkinlik sağlarsınız.

İletişim yetenekleri

Şimdiye kadar, yalnızca müşterilerle değil, etkinlik planlama sürecindeki diğer önemli kişilerle de anlaşmanız gerektiği açık. Ancak iletişim becerileri bunun ötesine geçer; ayrıca mesajları net bir şekilde iletmelisiniz.

Özellikle planlama ekibinizle ilgilenirken talimatlarınızın açık ve doğrudan olduğundan emin olun. Ayrıca, bunu çekici bir şekilde yaptığınızdan emin olun.

Bir etkinlik planlayıcısı olarak sorumluluğu kabul ettiğiniz anda taahhütte bulunursunuz. Şimdi, bu etkinliğin lideri sizsiniz ve başarısından siz sorumlusunuz. Güçlü bir iletişim sağlarsanız, liderlik tarzınız fark yaratabilir. Ekibinizin ne yaptığının farkında olun ve kişisel bir şekilde talimat verin. Ayrıca, iş arkadaşlarınızın söyleyeceklerine açık olmanız ve zorluk yaşadıklarında onları desteklemeye hazır olmanız gerekir.

Zaman yönetimi becerileri

Kariyerinizde ilerledikçe, daha fazla zaman alan görevlere sahip olacaksınız, bu nedenle elinizde bazı zaman yönetimi stratejilerine sahip olmak bir zorunluluktur. Bu yüzden çoklu görev en iyi arkadaşınız olacak. Ancak, aynı zamanda en büyük düşmanınız da olabilir.

Bir meslektaşınızla beyin fırtınası yaptığınız ve aniden sahne tasarımı hakkında bir çağrı aldığınız birçok durum olacaktır. Ayrıca, birçok son teslim tarihine uymanız gerekiyor. Etkinlik tarihi belirlendi ve her şeyin zamanında hazır olmasından siz sorumlusunuz.

Böyle bir durum kaygı ve strese tek yönlü bir bilet olabileceği gibi başarılı bir olayın senaryosu da olabilir. Her şey zaman yönetimi becerilerinize bağlıdır.

Ağ Becerisi

En iyi etkinlik planlayıcıları, bir ağ oluşturabilenlerdir. Etkinlik planlama işinde farklı profesyonellerle iletişim kurduğunuzdan emin olun.

Güvenilir bir ağa sahip olduğunuzda, projeleriniz daha sorunsuz çalışacaktır. Sizi yeni müşterilere de yönlendirebileceklerini unutmayın.

Olayları Anlamak

Bariz olanı işaret etme riski altında, etkinlik planlayıcıları etkinlik endüstrisinin nasıl çalıştığını bilmelidir.

Bu bilgiyi elde edene kadar etkinlik planlama becerileriniz tamamlanmayacaktır. Ayrıca, bir teklif talebi (RFP) veya bir kat planı oluşturmayı bilmeniz de yardımcı olur. Sözleşme incelemesi ve veri analitiği de önemli olay yönetimi becerileridir.

Etkinlik profesyonelleri iş adamlarından çok sanatçılardır: yaratıcı çözümler bulmaları gerekir. Ayrıca, neyin gerçekçi olup neyin olmadığını anlamaya yardımcı olur.

Son olarak, birisi bu konuda daha doğal olarak yetenekli olabilir. Ancak bu beceriler zaman içinde de geliştirilebilir.

Araştırma Yeteneği

Her etkinlik planlayıcısı, sektördeki en son haberlerden haberdar olmak için araştırma yapmalıdır. Kaynaklar, araçlar ve olayla ilgili hususlar dikkate alınmaya değerdir.

Günümüzde bu bilgilere bir arama motoru aracılığıyla çevrimiçi olarak erişmek kolaydır. Yine de anahtar, mevcut bilgi okyanusunun ortasında doğru veri parçasını bulmaktır . Bu yalnızca organizatörün araştırma becerilerine bağlıdır.

İyi araştırmacılar doğru bilgiyi hızlı bir şekilde bulabileceklerdir. Buna, hükümetlerin uygulayabileceği kapasite sınırları veya giriş koşulları gibi son dakika kısıtlamaları da dahildir.

Müşteri Odaklı Hizmet

Tüm etkinlik yöneticileri için bir numaralı kural, "müşteri önce gelir" dir. Her zaman müşterinin etkinliğini organize ettiğinizi unutmayın, bu nedenle vizyonlarına öncelik vermelisiniz. Bir karara katılmasanız bile, onların ihtiyaçlarını kendinizinkinin önüne koymalısınız. Ayrıca bütçe gibi faktörleri de göz önünde bulundurmalısınız.

Samimiliğin büyük bir artı olduğunu unutmayın. “Bu benim için bir zevk”, “Ne yapabileceğimize bir bakayım” veya “Kesinlikle” gibi ifadeler kullanın. Bu yaklaşımla, müşterinizin güvenini tazeleyebilir ve kaygılarını azaltabilirsiniz.

Problem çözme yetenekleri

Bu sektörde neyin işe yaradığını merak ediyorsanız, cevap problem çözme becerileridir.

Sorunsuz bir olay hayal etmek imkansız ve onları soğukkanlı bir kafayla çözmelisiniz. Etkinlik yöneticisi olmak, yapışkan notlar koymak ve birkaç talimat vermekten daha fazlasıdır. Organizatörler çoğu zaman zor kararlar vermek zorundadır.

Sakin ve etkili bir şekilde çözmeniz gereken öngörülemeyen durumlar olacaktır. Ana konuşmacı trafiğe takılırken dinleyicileri eğlendirmekten son dakikada yeni bir sağlayıcı bulmaya kadar her şeye hazır olmalısınız.

Sonuç olarak, karar verme becerileri ve sorunları çözme yeteneği en iyi müttefikleriniz olacaktır.

Delege etmeyi öğrenin

Hepimiz kontrolün elimizde olmasını isteriz, ancak her şeyin icabına bakmak en iyi strateji değildir.

Bir kişinin yapabileceklerinin bir sınırı vardır, bu yüzden yetki vermeyi öğrenmelisiniz. Özellikle büyük etkinlikler planlarken yöneticilerin ekiplerine güvenmeleri gerekir.

Bu, bir gecede inşa ettiğiniz bir şey olmasa da, düşünmeye değer. Güvenebileceğiniz sağlam bir kadroya sahip olmak büyük bir artı.

Zor Konuşmalar Yapabilme

Muhtemelen, bir noktada zor durumlarla yüzleşmeniz gerekecek. Yapıcı geri bildirim vermek veya birini kovmak kolay şeyler değildir. Kendinizi bu durumda bulduğunuzda, bununla iyi başa çıkmanız gerekir.

Başarılı etkinlikler düzenlemek istiyorsanız, bir ekip üyesini çıkarmak veya bir görevi yeniden atamak gibi zor kararlar vermeniz gerekecektir.

Liderlik becerileriniz, böyle bir senaryoya nasıl yaklaştığınıza bağlıdır.

Dayanıklı ve Esnek Olun

Olay yönetimi, net bir dizi görevle ilgili değildir. Sorumlulukların değiştiğini anlamak önemlidir ve her duruma uyum sağlamanız gerekir. İşinizin büyük bir kısmı, yangınları söndürmekten kararlı telefon görüşmeleri yapmaya kadar her şeyi içerebilir ve bunu mümkün olduğunca verimli bir şekilde yapmanız gerekir.

Bu durumlarda performansınız kusursuz olmalı ve sakin kalmalısınız. Bu şekilde, kısa sürede gösteriyi yayınlamaya geri dönebilirsiniz.

Bir kontrol listesine sahip olmak önemlidir, ancak ondan uzaklaşabilmeniz gerekir. İşler planlama sürecinizden saparsa, yanıt vermeniz gerekir . Aksi takdirde, olay zarar görecektir.

Son olarak, bununla başa çıkma şeklinizin bir etkinlik yöneticisi olarak itibarınızı belirleyeceğini unutmayın.

Müzakere Becerileri ve Bütçe Yönetimi

Pazarlık işin önemli bir parçasıdır. Çoğu zaman, bir bütçe üzerinde çalışmanız gerekecek ve müzakere becerileriniz günü kurtarabilir. Bir yer rezervasyonu yaparken veya bir sözleşme müzakeresi yaparken, bütçeyi zorlamak için en iyi fiyatı almak istersiniz.

Ama bunu nasıl yaparsın? Bazı insanlar doğuştan müzakereci iken, diğerlerinin pratiğe ihtiyacı olabilir. Sonuç olarak , incelik, güven ve hazırlığın bir karışımı . Tahmin ve gider kontrolü hayati faktörlerdir. Faturalama ile ilgili deneyim de yararlıdır.

Karar verme becerileri

Bu, önceki noktalardan birine ilişkin daha derin bir içgörüdür. Bir etkinlik planlayıcısı olarak bir karar verirseniz, durumu dikkatlice analiz etmeli ve olası tüm sonuçları göz önünde bulundurmalısınız. Bu günlük rutininizin önemli bir parçası olacağından, buna çok dikkat etmelisiniz.

Üstelik mesele sadece hızlı karar vermek değil; Çözümleriniz uygulanabilir olmalıdır. Karar verme becerileriniz üzerinde çalışın ve her seferinde daha iyi çözümler bulabileceksiniz.

Yaratıcılığınızı Geliştirin

Başarılı bir etkinlik için yaratıcı bir planlayıcı hayati önem taşır. Ayrıca, müşteriler ve katılımcılarla etkileşim kurma yeteneği çok önemlidir. Bir mekan rezervasyonu yapmak, yemek şirketi kiralamak ve doğru eğlence seçeneklerini bulmak yeterli değildir. Yaratıcılığın gerekli olduğu yer burasıdır.

İnsanların etkinliklerinizi hatırlamasını istiyorsanız, fikirlerinizi unutulmaz deneyimlere dönüştürdüğünüzden emin olun.

Bu zor bir beceri olmasa da, pratik ve özveriyle kazanabileceğiniz bir yetenektir.

İyi Bir Lider Olun

Gerçek bir lider insanları bir araya getirir. Emir vermek yerine, çalışanların katılımını sağlamaya çalışın ve ellerinden gelenin en iyisini yapmaları için onlara ilham verin.

Satıcılar, gönüllüler ve ekip üyeleri ortak bir amaç için birlikte çalışmalıdır. Ayrıca, yaptıklarının önemli olduğunu hissetmeleri gerekir.

Tarzınızla, insanları önemli hissettirmeye çalışın ve onları başarıya yönlendirin. Bazen sert olmanız gerekse bile, bunun çalışma ortamındaki diğer insanlarla doğal iletişim biçiminiz olmadığından emin olun.

Yaptığını sevmek

Bir klişe gibi görünse de, tutku hala denklemin önemli bir parçasıdır. Bir etkinlik yöneticisi yaptığı her şeye tutku katmalı ve coşkuyla çalışmalıdır. Bu noktada öz motivasyon çok önemlidir.

Ayrıca, başarılı bir etkinlik oluşturduktan sonraki gurur duygusu, motorunuzu çalıştıran şey olabilir.

Etkinlik yönetiminin en stresli işlerden biri olduğundan kimsenin şüphesi yok ve işte bu yüzden ekstra kıvılcıma ihtiyacınız var. Motivasyon, zorlukların üstesinden gelmenize ve işler zorlaştığında sakin kalmanıza yardımcı olacaktır. Gerçek bir tutkuyla çalışın ve sonuçları göreceksiniz.

Bu yaklaşım aynı zamanda daha yüksek yaratıcılığa yol açacak ve size bir tatmin duygusu verecektir.

Teknolojide Yeterlilik

Günümüzde teknoloji yeterliliği bir seçenek değildir. Teknolojinin bir yöneticinin en iyi arkadaşı olduğunu unutmayın.

Yazılımlar ve uygulamalar süreçleri basitleştirebilir ve verimliliğinizi artırabilir, bu nedenle bunları kullanmaktan korkmayın. Çözümü içten dışa bilmeseniz bile, ne gibi avantajlar sağlayabileceğini anladığınızdan emin olun.

Buna paralel olarak, en son trendleri takip etmek de çok yardımcı olabilir.

Risk Yönetimi Becerileri

Güvenlik en önemli önceliklerinizden biri olmalıdır. Etkinlik katılımcıları, konuşmacılar veya sponsorlar bu alanda harcadığınız çabaları görmeyebilir. Ancak, güvenliği asla azaltmamalısınız.

Güvenlik, planlama sürecine dahil olan herkes ve katılımcılar için de önemlidir. Yerinde güvenlik önlemleri veya müşteri verilerinin korunmasıyla ilgili olsun, etkinliğinizin güvenli olduğundan emin olun.

Ayrıca, sağlık düzenlemeleri ve devlet güvenlik önlemleri konusunda güncel kalın.

Kendini tut

En iyi planlamanın bile zayıf noktaları vardır. Başka bir deyişle, ortaya çıkabilecek olası tüm sorunları tahmin edemezsiniz.

Bir olay etkinliğinizi tehlikeye atıyorsa, sakin olduğunuzdan emin olun. Sadece bununla en iyi çözümü bulabileceksiniz.

Etkinlik Yönetimi Becerileri Üzerine Son Düşünceler

Bu liste, her iyi planlayıcının sahip olması gereken 20 etkinlik yönetimi becerisini içerir. Bazıları size doğal olarak gelecek, ancak diğerlerinin beslenmeye ve geliştirmeye ihtiyacı var.

Etkinlikleri planlarken bu noktaları aklınızda bulundurun ve iyi sonuçlar göreceksiniz. Tutku ve özveri ile her şey mümkündür.

Etkinlik yönetimi becerileriyle ilgili bu makaleyi okumaktan zevk aldıysanız, bunları da okumalısınız:

• Her Profesyonelin Kullanması Gereken En İyi Etkinlik Planlama Kaynakları
• Gelecekteki danışmanlık işiniz için denemek için danışmanlık iş fikirleri
• Nasıl Para Kazanılır Etkinliklere Ev Sahipliği Yapılır: Kesinlikle İhtiyacınız Olan Rehber