En İyi Etkinliği Düzenlemenize Yardımcı Olacak Etkinlik Planlama İpuçları

Etkinlik planlayıcılarının, planlama sürecindeki her adımı koordine etmek için iyi organize edilmiş olmaları gerekir. Etkili bir strateji olmadan, yoğun bir program kolayca kaotik hale gelebilir ve kısa süre sonra etkinliğinizi başlatmayı amaçlayan planın kontrolünü kaybedersiniz. Birkaç satıcıyı aynı anda yönetmeniz, paydaşlarla bağlantı kurmanız ve ödemeleri zamanında yapmanız gerektiğinden, eylem planınızı cilalamak ve organize olmak önemlidir.

Bunu yapmanın harika bir yolu, organizasyon becerilerinizi geliştirmek ve etkinliğinizde başarılı olmak için pratik ipuçları ve teknikler benimsemektir.

Her etkinlik kendi açısından farklı olsa da, bu gönderi, amacı ne olursa olsun bir sonraki etkinliğinizi düzenlerken kullanabileceğiniz bazı genel iç bilgileri paylaşmak için tasarlanmıştır.

Aşağıda, bir sonraki unutulmaz etkinliğinizi bir araya getirirken uygulayabileceğiniz bazı önemli etkinlik planlama ipuçları yer almaktadır.

Mümkün Olduğunca Erken Başlayın

Etkinlik planlama sürecindeki ilk adım, ister sosyal bir toplantı, ister kurumsal bir geri çekilme veya bağış toplama olsun, net bir hedef belirlemektir. Etkinlik için açık ve kesin bir niyet belirlediyseniz, yer, mekan türü ve sponsorları çekmek gibi etkinliğin kilit yönlerine odaklanmak daha kolay olacaktır.

Etkinlik planlamanıza başlama konusunda gecikmeyin. Büyük bir etkinliğin organize olması için en az dört ila altı ay gerekirken, küçük ölçekli bir etkinliğin en fazla bir aya ihtiyacı vardır. Akılda tutulması gereken önemli bir ipucu, işlerin büyük güne kadar istikrarlı bir şekilde devam etmesini sağlamak için satıcı sözleşmelerinin etkinlikten haftalar önce tamamlanmasını sağlamaktır.

Açık, Ölçülebilir Hedefler Oluşturun

Gerçekçi hedefler ve hedefler belirlemek istediğinizde, birkaç soruyla başlayın:

• Bu etkinlik neden planlanıyor?
• Etkinlik organizatörleri bu özel etkinlikle neyi başarmayı bekliyor?

Planlamaya başlamadan önce şirketinizin ana hedeflerini sağlam bir şekilde anlayarak etkinlik planlama kontrol listenizdeki her görevin başarı oranını artırın. Bir sonraki büyük proje için belirli bir miktar bağış toplamak ister misiniz? 50 veya 500 misafir mi getirmek istiyorsunuz? Belki de belirli bir nedene dikkat çekmeye çalışıyorsunuz.

İlerlemenizi ölçmenize olanak tanıyan kriterlere sahip hedefler belirlediğinizden emin olun. Bu, ekibinizin yalnızca hedefleri görselleştirmesine değil, aynı zamanda gerçekleştirmesine de yardımcı olacaktır. Yetenekli bir etkinlik planlayıcısı, hedeflere ulaşıldığında, kaçırıldığında ve hatta aşıldığında sonucu da hesaba katacaktır. Ayrıca, işleri tamamlamanın en iyi zamanını ve bir sonraki etkinlikte daha çekici bir şey denemek için doğru zamanı düşünürlerdi. Tam olarak nerede olmak istediğinizi bildiğinizde, oraya nasıl etkili bir şekilde varacağınızı bilirsiniz.

Şeffaflıkla Planlayın

Kilit paydaşlarınızı ve pazarlama ekibinizi etkinlik planlamanız konusunda bilgilendirin. Onları, oluşturduğunuz program ve etkinlik için hedefleriniz ve hedefleriniz gibi neler sunacağınız konusunda bilgilendirin. Paydaşları sürece dahil ederek, tüm etkinlik katılımcıları için deneyimi markalaştırabilir ve birleştirebilirsiniz.

Dikkat çekici bir etkinlik olması durumunda, konseptten medya PR'sine kadar etkinlik zaman çizelgesindeki tüm ayrıntıların sorunsuz çalıştığından emin olmak için katılımcıları mümkün olduğunca sık güncel tutun.

Karşılıklı Saygıya Dayalı Profesyonel İlişkileri Güçlendirin

Profesyonelliğinizin başarılı bir etkinlik düzenlemeye bağlı olduğunu akılda tutmak çok önemlidir . Hatırlanması gereken önemli etkinlik planlama ipuçlarından biri, müşterilerin ilgisini çekmeye odaklanmaktır. Sizin ve şirketinizin yaptıklarına saygı duyan müşterileri belirlemeye çalışın ve onlarla kalıcı bir ortaklık kurun.

Karşılıklı saygıya değer vererek ve koruyarak iyi iş ilişkilerinin temelini oluşturmaya kararlı olun. Güçlü yönlerinizi kullanın ve misafirleriniz için en uygun deneyimi yaratacaksınız.

Verilerle En İyi Arkadaş Olun

Etkinlik planlama becerilerinizin sonuçlarını ölçmek ve öğrenmek için bir yol geliştirin ve planlama sürecinde kararlarınızın etkilerini belirlemek için veri toplayın.

Sürecinizin meşru bir etkiye sahip olduğundan nasıl emin olabilirsiniz? Örneğin, objektif anketler yapabilir ve NPS'yi ölçebilirsiniz.

Kaliteli verilere sahip olmak, yalnızca gelecekteki etkinliklerin planlanmasında gelişmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda müşteriler başarılı olmayabilecek fikirleri öne sürdüğünde durumunuzu destekler.

Hedef Kitlenizi Belirleyin

Planlamanın önemli bir kısmı hedef kitlenizi tanımlamaktır:

• Yerliler mi?
• İş ortakları mı yoksa yöneticiler mi?
• Yönetmek?
• Mevcut veya potansiyel müşteriler?
• Bu grupların bir kombinasyonu?

Başarılı bir etkinliğin anahtarı, hedeflenen kitleye ulaşmaktır. Kim olduğunu öğrendikten sonra, etkinliği onların ihtiyaçlarına ve ilgi alanlarına göre nasıl şekillendireceğiniz üzerinde çalışabilirsiniz.

Hedef kitleniz, demografiniz, tutumlarınız, ilgi alanlarınız veya hoşlanmadığınız şeyler vb. hakkında yeterli veriyi derleyin. Spesifik hedef kitlenizi anlamanıza ve tanımlamanıza yardımcı olması için özelliklerine güvenin.

Harika Personel İşe Alın

Etkinlik planlama ipuçları, başarılı bir etkinlik oluşturmada iyi personel işe almanın değerini vurgular. Saygılı ve profesyonel bir tavır sergileyecekler ve konuklardan gelen soruları yanıtlamak için etkinlik hakkında derin bir bilgiye sahip olacaklar.

Etkinlik personelinin işe hangi deneyimi getirdiğini doğrulamak çok önemlidir, bu nedenle başvuruları doldurmalarını ve doğrulayabileceğiniz referanslar vermelerini sağlayın. Ve etkinlik sırasında istenmeyen sürprizlerle karşılaşmamak için etkinlik başlamadan önce birisinin etkinlik ayrıntılarını gözden geçirmesini ve gevşek uçları bağlamasını sağlayın.

Etkinlik Alanınızı Dikkatlice Seçin

Tarihi belirlediniz, şimdi mükemmel mekanı ayırtmanız gerekiyor. Yer ve tarih gibi önemli detayların bir an önce sonuçlandırılması gerekmektedir. Bu, etkinlik yönetiminin pazarlama kampanyasına erken bir başlangıç ​​yapabilmesi içindir.

Bir mekan düşünürken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

• Asansörler ve girişler herkes için kolayca erişilebilir mi? Her cinsiyete uygun WC tesisleri mevcut mu? Tercümanlar veya canlı altyazı ekranı gerekliyse yeterli alan var mı?
• 50 kişilik yer ihtiyacı 500 kişiye göre farklılık göstermektedir.
• Büyük bir park yeri var mı ve halka açık yollardan kolay giriş var mı?
• Belirli bir sigorta satın almanız gerekiyor mu? Sorumlulukla ilgili düzenlemeler nelerdir?
• Etkinlik için hoparlörler, mikrofonlar ve kameralar gerekliyse fişler, uzatma kabloları ve benzeri dahil AV ekipmanı için yer olduğundan emin olun.

Kapsamlı Bir Etkinlik Planına Sahip Olun

Kapsamlı bir etkinlik planı, hedeflerden lojistiğe kadar tüm önemli hususları kapsayan bir yapılacaklar listesini özetlemelidir. Bu plan, organize olmanıza, zamandan tasarruf etmenize ve etkinlik planlamanızın yolunda gittiğinden emin olmanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca katılımcılar, ekip üyeleri ve etkinliği düzenleyen organizasyonda yer alan diğer kişiler için harika bir kaynak olabilir.

Kapsamlı bir planın içermesi gereken esaslar şunlardır:

• mekan
• Lojistik
• İkram Yönetimi
• Konuşmacılar/Yetenek
• Sunucular/MC'ler
• Program/Zaman Çizelgesi
• Eğlence
• Promosyon Paketi
• Kayıt Yönetimi
• Sponsorluk Planı ve Yönetimi
• gönüllü görevleri

Etkinliğinizi Markalaştırın

Yakalayan ve büyüleyen güncel bir tema, etkinliğinizin rekabette öne çıkmasına yardımcı olabilir. Bu temayı etkinliğin çeşitli özellikleri boyunca, özellikle de adında taşıdığınızdan emin olun. Ayırt edici özellikleri sergileyin ve insanları etkinliğinize katılmaya ikna etmek için bunları çevrimiçi medyada tanıtın.

Çeşitli etkinlik adlarını düşünürken kendinize sorun: Bu etkinliğin sektörünüzde düzenlenen diğerlerinden ne farkı var? Bu etkinlik aracılığıyla hangi mesajı veya idealleri ifade etmeyi umuyorsunuz? Etkinliğinizin başlıca özellikleri nelerdir?

Bir slogan oluşturun: Adı belirledikten sonra bir slogan bulun. Tüm bunlar etkinliğinizin markasına yansıdıktan sonra, konuyu yerinde tutmayı ve akılda kalıcı hale getirmeyi unutmayın.

Bir logo hazırlayın: Büyük ölçekli bir etkinlik veya bir dizi etkinlik düzenliyorsanız, bir logo oluşturmanız gerekir.

Görsel bir kimlik oluşturun: Etkinliğin tüm özelliklerini bir araya getiren görsel bir kimlik oluşturun.

Çok Kanallı Bir Pazarlama Planı Oluşturun

Bir etkinlik planlarken, etkinliği tanıtmak ve bilet satmak için sosyal medyayı, resmi web sitesini ve e-posta bültenlerini kullanın. Aşağıdaki pazarlama içeriğinin etkinlik, katılımcıların nasıl kaydolabilecekleri ve neleri sabırsızlıkla bekleyebilecekleri ile ilgili ayrıntıları içermesi önemlidir:

• Geçmiş etkinliklerin üyelerine ve misafirlerine gönderilen e-postalar
• Çeşitli markalara ait sosyal medya platformlarındaki gönderiler
• Şirketin resmi web sitesinde sunulan bilgiler
• Rutin haber bültenindeki bilgiler
• Konuşmacıların ve yüksek profilli konukların sosyal medya platformları aracılığıyla etkinlik ayrıntılarını tanıtmasını sağlayın
• Çeşitli sponsorluklar edinin ve garanti edin (etkinliğinizi desteklemek istediğiniz potansiyel sponsorların bir listesini yapın)

Bir Bütçe Oluşturun ve Ona Bağlı Kalın

Bir araya getirebileceğiniz etkinlik türünü etkileyeceğinden, elinizdeki bütçeyi baştan belirlemek çok önemlidir. Worley'den bir etkinlik planlama ipucu, harcamak istediğiniz miktarı hesaplamanızı ve ardından ilk tahminin %10 daha fazlasını harcamak için bütçe ayırmanızı önerir.

Organizasyonel aksaklıklar her an ortaya çıkabilir . Ekstra veya öngörülemeyen masrafları karşılamayı planlayın.

Bütçeyi oluşturduktan sonra, hangi kaynakların nerede kullanılacağını belirlediğinizden emin olun. Örneğin, profesyonel ve deneyimli bir AV ekibine yatırım yapmak yerine bütçenizi dekoratif öğelere harcamak, etkinliğinizi becerebilir.

Bir Zaman Çizelgesi ve Kontrol Listesi Oluşturun

Sabit bir son tarih, etkinlik planlamasını gecikme olmadan devam ettirmenizi sağlar. Belirli kararlara varılması ve işlerin ne zaman tamamlanması gerektiğini belirleyebileceğiniz için, genel bir yapılacaklar listesinden daha etkilidir.

Kısa bir kontrol listesi, gerçekleştirmeniz gereken görevleri tanımanıza, ulaşılacak son tarihleri ​​belirlemenize ve ihtiyaç duyulan ekstra desteğe karar vermenize yardımcı olur. Ayrıca hazırlık sürecinde finansal ve zaman tahminleri de oluşturabilirsiniz. Bir kontrol listesi hazırlamak, her bir görevde kaydettiğiniz ilerlemeyi değerlendirmenize de yardımcı olabilir.

Kendinize aşağıdakileri sorarak etkinlik günü yaklaştıkça zaman çizelgenizi ve kontrol listenizi güncel tutun:

• satıcılar ne zaman gelecek
• muhatap kim?
• yemekler ne zaman servis edilecek
• DJ ne zaman canlı grubun yerini alıyor?

Sponsorlarınızı Etkili Bir Şekilde Sergileyin

İster yüz yüze olayları, ister sanal olayları bir araya getiriyor olun, tüm meseleyi yardımsız olarak tamamen finanse etmenize gerek yoktur. Katılımcılarla marka tanıtımı karşılığında etkinliği finanse etme fırsatlarını değerlendirmek için potansiyel sponsorlarla iletişime geçin.

Sponsorlarınızı nasıl sergilemek istediğinize dair bir plan oluşturun. Aşağıdakileri planlamanıza dahil edin:

• Katılımcılar için bir etkinlik uygulaması. Bu kaynak, konukların çeşitli sponsorları tanımasına, anında iletme bildirimleri göndermesine ve kullanıcı dostu bir seyahat programına bağlanmasına olanak tanır.
• Sponsor pazar yeri. Çevrimiçi bir etkinlikle bile sponsorunuzun gereksinimlerini karşılayabilirsiniz.
• Pazarlama materyalleri. Etkinliğin pazarlama araçlarına katkıda bulunarak ne elde edeceklerinin bir özeti ile sponsorlarınızın deneyim kalitesini artırın. İzleyicilerle birlikte sponsorlar için marka bilinirliği yaratmak için etkinlik sırasında duyuruları kullanın.

Çoğu etkinlik planlama ipucu, sponsorlarınıza sözleşmeyi imzaladıkları andan itibaren derinden değer vermenizi hatırlatacaktır. Etkinliğinizde görülmek ve duyulmak için para ödediklerini unutmayın.

Her Şeyi Fotoğrafla

TechCrunch, etkinliklerinden görüntüler içeren bir Flickr hesabına sahiptir.

Etkinliğinizin başarısını vurgulayan heyecan verici ve ilginç fotoğraflar çektiğinizden emin olun. Bunlar daha sonra vızıltı oluşturmak için çeşitli sosyal medya pazarlama platformlarında paylaşılabilir.

Profesyonel bir fotoğrafçı, özel etkinliğinizi tanıtan fotoğraf türleri hakkında iyi bir fikre sahip olacak ve sizden belirli ayrıntıları isteyecektir. Etkinlik markası, canlı bir alan ve konukların iyi vakit geçirmesi gibi etkinliğin çeşitliliğini yakalayan çeşitli fotoğraflar istediğinizi bilmelerini sağlayın.

Tasarım aşamasında, etkinliğinizin tüm görsel yönlerini dikkate aldığınızdan emin olun. Dinamik bir arka plan ne yaratır? Hangi temel özellikler iyi fotoğraf çekecek ve markayı veya sponsorları tanıtacak?

Günün Lojistiğini Planlayın

Tüm önemli etkinlik uzmanlarını (AV teknisyenleri, dekoratörler, fotoğrafçılar, güvenlik personeli vb.) belirleyerek, gözden geçirerek ve işe alarak etkinliğinizin başarısını garanti edin. Etkinliğinizde sergilemek istediğiniz fikirleri paylaşmak için nitelikli olduklarından, etkili uzmanlar ve endüstri etkileyicilerini içerebilecek canlı konuşmacılar ve sunucular rezerve edilmelidir.

Misafirlerinizin etkinlik programında bir denge kurmanız çok önemlidir. Mümkün olduğunca programa katılmalarını istiyorsunuz. İlgilerini çekmek ve tutmak için etkinlik içinde çeşitlilik yaratın.

Ancak aynı zamanda, katılımcıların aldıkları tüm bilgileri bir araya getirmelerine ve işlemelerine izin vermek için programda yeterli zaman ve alan yaratmak istersiniz. Program, beklenmedik durumlar için bir marj sağlamalıdır.

Bir Şeyler Yanlış Gittiğinde Yedekleme Planınız Olsun

Beklenmedik bir kayma veya sorun olması durumunda bir yedekleme planı oluşturmalısınız. Kapsamlı bir yedekleme planı, etkinliğinizin sorunsuz çalışmasını ve ilgili herkesin başarılı olmasını garanti eder. Bu nedenle planı personel, satıcılar ve mekandan sorumlu kişilerle paylaştığınızdan emin olun. Plana uyduklarından ve herhangi bir sorun olması durumunda izlenecek protokolün farkında olduklarından emin olun.

Bu sorunlardan bazıları, yedek ekipmana (mikrofonlar, hoparlörler, vb.), gerçekleşebilecek olası senaryoların bir listesine, konuşmacıya katılmayan bir konuşmacıya veya etkinliğin çevrimiçi olarak taşınmasına sahip olabilir.

Müzakere Sürecinden Korkmayın

Satıcılarla uğraşırken akılda tutulması gereken iyi bir etkinlik planlama ipucu: her şey pazarlığa açıktır. Fiyat pazarlığı yaparken acele etmeyin. Gizli maliyetler, etkinlik planlama aşamasında herhangi bir zamanda ortaya çıkabilir, bu nedenle satıcılarla uğraşmadan önce bütçenizi hesaplayın. İlk tekliften %5-10 daha düşük pazarlık yapmaya karar verin r .

Diğer Endüstrilerin Lojistiğini Öğrenin

Diğer endüstrilerin nasıl işlediğine dair karmaşık ayrıntılara aşina olmak gerekli değildir, ancak genel lojistik hakkında bir fikre sahip olmak, bir etkinlik planlayıcısı olarak size kesinlikle yardımcı olacaktır. İlgili diğer kuruluşlar ve satıcılarla iletişim kurarken olabildiğince spesifik olun.

Örneğin, sandalye, masa ve çadırları yerleştirmek için gereken metrekare miktarını belirleyebilmek, jeneratör vat miktarı, klima BTU'ları ve benzeri diğer detaylar hakkında bilgi sahibi olmak, etkinliğinizi sorunsuz bir şekilde organize etmenize yardımcı olacaktır.

Personel ve Katılımcı Geri Bildirimi Toplayın

Etkinlik bittiğinde, sonuç hakkında geri bildirim alın. Hem personelden hem de katılımcılardan önemli geri bildirimler almak, neyin başarılı olduğunu veya dahil olan herkes için başarısız olduğunu ölçmenize yardımcı olacaktır.

Önceki etkinliklerin başarılı olmasını sağlayan önemli unsurları anlayarak, bir sonraki etkinliğinizi planlarken bu görevleri tekrarlamayı hedefleyebilirsiniz. Ayrıca, yaklaşan etkinlikler için çıtayı yükseltmek için hangi alanlarda iyileştirme yapabileceğinizin de farkında olacaksınız. Etkinlik planlama sürecinde veya etkinliğin kendisi sırasında ortaya çıkan engeller veya sorunlar varsa, not alın ve bunları ele aldığınızdan emin olun.

Bunu yaparken, bir olayı neyin yarattığını veya neyin bozduğunu ve başka bir etkinlik planlarken ne yapmaya devam edebileceğinizi veya değiştirmeye çalışabileceğinizi daha iyi anlayacaksınız.

Etkinlik Planlama İpuçları ile Başarı

Bir etkinliği planlamak zor ve meşakkatli bir görev olabilir. Ancak bu makalede tartışılan 10 etkinlik planlama ipucu, güçlü ve etkili bir etkinlik planlama stratejisi oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Hedef kitlenizin kim olduklarını ve ne istediklerini samimi ve ayrıntılı bir şekilde anlamak, etkinliğinizin başarısını garantilemede çok önemlidir. Katılımcılara nasıl değerli bir deneyim sunabileceğinizi ne kadar iyi tanırsanız, ideal (ve başarılı) etkinliği bir araya getirmek için o kadar çok fırsat yaratırsınız. Ve bu, her iyi organize edilmiş etkinlik planlayıcısının hedefidir.

Etkinlik planlama ipuçlarıyla ilgili bu makaleyi okumaktan zevk aldıysanız, bunları da okumalısınız:

• Her Profesyonelin Kullanması Gereken En İyi Etkinlik Planlama Kaynakları
• Serbest meslek sahibi bir iş danışmanı olmak için ipuçları
• Nasıl Para Kazanılır Etkinliklere Ev Sahipliği Yapılır: Kesinlikle İhtiyacınız Olan Rehber