Ofis Alanınızı Otele Getirmek İçin En İyi Rehber

Birçoğumuz yıllardır evden çalışıyor veya hibrit ofis düzenlemelerine (gel, git, kal, ayrıl, otur, kalk…) aşina olsak da, geleneksel olmayan çalışma alanları kavramı pandemi sırasında gerçekten yükseldi. Ve şimdi bile, birçok şirketin normale veya yeni bir normale dönmesiyle birlikte, öğrenilen bir ders var: alternatif çalışma alanlarının işverenler ve çalışanlar için faydaları var. Dezavantajları da var tabii. Otelcilik ofis alanına odaklanarak hepsini gözden geçirelim.

Hibrit İşyeri Nedir?

GoodStudio / Shutterstock.com üzerinden görüntü

Hibrit ofis, ofis içi çalışanların ve uzaktaki çalışanların bir karışımının olduğu bir ofistir. Ofis içi ve uzaktaki çalışanlar da değişebilir, yani ofis içi çalışanlar bazı günlerde evden veya yoldan çalışmayı tercih edebilir ve bunun tersi de geçerlidir. Ayrıca, ofis içi çalışanların çalıştığı yerler bile masanın müsaitliğine ve çalışanın gereksinimlerine bağlı olarak günden güne değişebilir (toplantıları düzenlemek için özel bir ofis veya bir ekip projesinde çalışmak için bir yönetim kurulu odası gibi). Bu değişen ihtiyaçlara yönelik süreçleri kategorize etmek ve oluşturmak için iki tarz hibrit çalışma alanı ortaya çıktı: sıcak masa ve masa oteli. Her ikisi de, her gün oturduğunuz atanmış bir masaya sahip olmanın alternatifleridir.

Hibrit İşyeri Artıları

• Gayrimenkulü daha verimli kullanmak, hibrit işyerlerini uygun maliyetli hale getirir.
• Masalar kişiselleştirilmemiştir, bu nedenle derli toplu ve minimalist kalırlar, bu da güzel bir sunum sağlar.
• Evden çalışan çalışanlar, bazı günlerde gelip özel bir çalışma alanı kullanmayı seçebilirler.

Hibrit İşyeri Eksileri

• Çalışanlar, alanlarını kişiselleştiremez veya masalarını her zaman tam olarak istedikleri gibi düzenleyemezler.
• Aynı masayı paylaşan pek çok insan, mikrop alışverişine yol açabilir.
• İşçiler, iş amacıyla konuşmak zorunda oldukları iş arkadaşlarının yanında her zaman oturamazlar.

Sıcak Çalışma Masası

Kaynak: Shutterstock aracılığıyla ClassicVector

Sıcak masalı bir işyerinde, çalışan işe gelir ve masanın bulunduğu yere oturur. Birden fazla iş istasyonu mevcutsa, çalışan, rezerve edilmediği sürece hangisini kullanmak istediğini seçebilir. Genellikle çalışan, ofise geldiğinde hangi masaların ücretsiz olduğunu görmek ve bir tane talep etmek için yazılım kullanır. Ardından, diğer çalışanların çalışma alanının tekrar kullanılabilir olduğunu görmeleri için ne zaman bittiğini kontrol edebilirler.

Sıcak çalışma masası iki tür ofiste iyi çalışır. Sınırlı sayıda çalışanı olan küçük bir ofisiniz varsa, herkesin girerken bir masa seçmesi çok rahatsız edici olmayacaktır. Ayrıca, çalışanlarınızın çoğunluğu çoğu gün ofiste değilse ve yalnızca sahada olmadıkları nadir günlerde geliyorsa, bu da makul bir sistemdir. Bu durumda, muhtemelen herhangi bir masaya alışmamışlardır ve yalnızca günlük yöneticiyi idare etmek için minimum minimuma ihtiyaçları vardır.

Sıcak Masa Çalışmasının Artıları ve Eksileri

Artıları

• Çalışanlar, genellikle bağlantı kuramadıkları kişilerin yanında otururlar. Bu, profesyonel ilişkileri güçlendirebilir ve işbirliğini teşvik edebilir.
• Çok sayıda çalışan beklenmedik bir şekilde ortaya çıkarsa (herkes için yeterli masa olduğu varsayılırsa), yönetimin kimin nerede oturacağı konusunda endişelenmesine gerek yoktur.
• İşçiler, önceden planlama yapmak zorunda kalmadan her gün oturacakları yeri seçme özerkliğini takdir ediyor.

Eksileri

• Bazı çalışanlar, her gün nerede oturacaklarını veya bir masanın müsait olup olmayacağını bilemedikleri zaman endişeli hissedebilirler.
• Kullanılabilir masa olmadığında üretkenliği etkiler ve çalışanın beklemeye mi yoksa eve mi gideceğine karar vermesi gerekir.
• Çalışanlar, şirket için önemli olsalardı, en azından her gün çalışacakları bir alana sahip olacaklarını hissedebilirler.

Masa Oteli

Kaynak: Shutterstock aracılığıyla Iryna Alex

Masa otelciliği, hibrit ofise daha metodik bir yaklaşım getiriyor. Çalışanlar masalarını veya iş istasyonlarını önceden rezerve eder. Sistem, çevrimiçi bir otel odası rezervasyonu yapmaya benzer. Ancak, daha da gelişmiştir. Masanın nerede olduğu, çevresinde kimin rezervasyonu olduğu ve hangi olanakları içerdiği gibi şeyleri görebilirsiniz.

Kaynak: Elçi

Rezervasyon sistemi ile çalışanlar ofiste olmayı planladıkları gün ve saatlerde hangi masaların müsait olduğunu görebilirler. Seçimden memnun kalmazlarsa, o günlerde evden çalışabilirler ve tercih ettikleri masanın boş olduğu diğer günlerde içeri girebilirler. Sıcak masada olduğu gibi, çalışan işe geldiğinde çalışma alanına giriş yapacak ve ayrılırken kontrol edecek.

Masa otelciliği, alan kullanımıyla mücadele eden ofisler için idealdir. Tüm çalışanlar için yeterli masa olmadığında, günlük iş akışını kesintiye uğratmadan alanı yönetmenin bir yoluna ihtiyacınız vardır. Yönetim, çalışanların nerede olduğunu ve onlara nasıl ulaşacağını her zaman bileceğinden, değişen bir temelde bazı uzak çalışanların bulunduğu ofisler için de yararlıdır.

Masa Otelciliğinin Artıları ve Eksileri

Artıları

• Çalışanlar, üretkenliği artıran ve tükenmişliği azaltan çalışma haftalarını önceden tasarlayabilirler.
• Tam gün, yarım gün ve hatta saatlik bloklar için rezervasyon yapın.
• Bu sistem, ister 10 masalı küçük bir ofisiniz, ister ofis binanızda birden fazla kat, hatta birden fazla binanız olsun, her ölçekte çalışır.

Eksileri

• Masa oteli kurmak, alan veya oturma sorunları olmayan küçük ofisler için çok fazla sorun olabilir.
• Herkes rezervasyon yazılımını kullanmak için eğitim alacaktır ve bazı çalışanlar için ciddi bir öğrenme eğrisi olabilir.
• Yazılımda bir aksaklık varsa ve bir süre kapalı kalırsa, ofis düzenlemeleri kafa karıştırıcı hale gelir.

Sıcak Masa Çalışması, Masa Otelciliği ve Geleneksel İş Yerleri İlişkisi

En saf anlamıyla, ne sıcak masa ne de masa oteli, bir çalışanın bir sandalyeyi, masasını veya çalışma alanını kalıcı olarak kendilerine ait olarak talep etmesine izin vermez. Bununla birlikte, her iki iş yeri türü de, insanlar açık bir masa ararken bile ofisin mantıklı bir şekilde çalışmasını sağlamak için rezervasyon yazılımına güvenir. Bu yazılım bazen işverenlerin veya çalışanların belirli bir çalışma alanını belirli çalışanlara tahsis etmesine veya aynı çalışma alanını tekrar tekrar veya uzun vadeli olarak ayırmasına izin veren özelliklere sahip olacaktır. Bu durumlarda, sıcak masa ve masa otelciliğinin bazı unsurları diğerlerinden daha geleneksel hissettirir.

Ayrıca, bu hibrit kurulumların hiçbirinin toplantı odası rezervasyonu ile aynı olmadığını unutmayın. En geleneksel ofislerde bile genellikle toplantı odalarını rezerve etmek için bir sistem bulunur. Bir karma ofiste rezervasyon yazılımı kullanmayı seçerseniz, özellikler arasında toplantı odası rezervasyonu (ve ofisin diğer alanları için rezervasyonlar) yer alabilir.

Otel Ofis Alanı Nasıl Oluşturulur

Sıcak çalışma masası, masa otelciliğinden çok daha sınırlıdır ve bazı otelcilik ofis alanı kurulumları, mantıklı olduğunda biraz sıcak masa kullanımını içerebilir. Amaçlarımız için, çoğu işverenin seçeceği seçenek olduğu için, bir masa oteli kurulumunu nasıl düzenleyeceğimize odaklanacağız. Bunu göz önünde bulundurarak, işletmeniz için bir otel ofisi alanı oluşturmak için 9 ipucu:

1. Ofisiniz İçin Doğru Kararın Bu Olduğundan Emin Olun

Modaya uygun olduğu için hibrit ofis vagonuna atlamayın. Aşağıdakileri göz önünde bulundur:

• Çalışanlarınızın çoğu her gün ofiste mi? Ve bundan memnunlar mı? Çok az sayıda çalışan uzaktan çalışacaksa, otel ofis alanı kurmaya değeceğinden daha fazla sorun olacaktır.
• Kaç çalışanınız hassas bilgileri işliyor? Her zaman daha özel bir masa kurulumuna ihtiyaçları olacak mı ve eğer öyleyse, onlara kalıcı bir koltuk atayabilir veya her zaman bir koltuk rezerve etmelerini sağlayabilir misiniz?
• Sessiz alanlar belirlemek için yeterli alanınız var mı? Kimin kimin yanında oturduğunu karıştırdığınızda, özellikle bazı çalışanların telefonda çok fazla zaman harcaması gerekiyorsa, gürültü bir sorun haline gelebilir.
• Ofis ekipmanı ve ekipmanı sağlayabilecek misiniz? Çalışanlarınızın ihtiyaç duyduklarını her gün ofise getirmelerine gerek kalmadan alabilmeleri için atanmış iş istasyonları olmadan bir çözüme ihtiyacınız var.

Buna değmesi için ofisinizin masa otelciliğine uygun olması gerekir.

2. Vizyonu Çalışanlara Açıklarken Şüpheciliği Öngörün

Masa otelciliğine hiç katılmamış veya adını bile duymamış çalışanlar, planlarınıza şüpheyle bakacaktır. Özellikle yıllardır orada çalışıyorlarsa, çok sevdikleri bir masadan vazgeçme konusunda gergin hissedebilirler. Bazıları temizlik, mahremiyet veya işin sosyal yönünün nasıl etkileneceği konusunda endişe duyabilir. Sadece şüphenin geldiğini bilerek, hazır cevaplara ve çözümlere sahip olabilirsiniz.

Akıllı bir yaklaşım, çalışanlarınıza işlerin değiştiğini ve bunu kabul etmeleri gerektiğini söylemek yerine vizyonunuzu açıklamaktır. Değişiklikleri şirket hedeflerine ulaşmanın ve çalışanlarınızın deneyimini iyileştirmenin bir yolu olarak çerçevelediğinizde, onların katılma olasılıkları daha yüksektir. Çalışanlara değer vermek ve onları dahil etmek sadakati tetikler.

3. Çalıştığınız Alanı Değerlendirin

Bunun çoğu gayrimenkule bağlı. Aşağıdakileri göz önünde bulundur:

• Her işçi aynı gün geldiğinde herkes için yeterli alana sahip misiniz/istiyor musunuz?
• Ne kadar gayrimenkule ihtiyacınız olduğunu sınırlamak için belirli bir çalışan yüzdesini evden çalışmaya teşvik etmeye mi çalışıyorsunuz?
• Masalar arasında sosyal mesafeli oda mı istiyorsunuz?
• Bazı masalar işbirliği amacıyla ekstra yakın mı olmalı?

Genel olarak, kendinize ne için yeterli alana sahip olduğunuzu ve bu alanla ne yapmak istediğinizi sorun.

4. Farklı Çalışma Türleri için Bölgeler Oluşturun

Farklı çalışma türleri için bölgeler oluşturmak, otelcilik ofis alanını herkes için faydalı hale getirmenin anahtarıdır. İşbirliği yaparken çok konuşması gereken ekipler veya günün çoğunu telefonda geçiren satış görevlileri gibi bazı alanlar daha yüksek sesli çalışma için belirlenebilir. O zaman konsantre olmak için sessizliğe ihtiyaç duyan çalışanlar için sessiz bölgeler olabilir. Ayrıca belirli alanlara erişimi olan kişileri de sınırlayabilirsiniz – örneğin, stratejileri gizli tutmak adına stajyerlerin üst düzey yaratıcı veya pazarlama ekiplerinin yakınında oturmasına asla izin verilmez.

5. Çekici Masalar Kurmak İçin Çaba Harcayın

Artık çalışanların çevrelerinde en sevdikleri eşyalar olmayacağına göre, tüm bu boş masa alanını bir şekilde çekici hale getirmelisiniz. Mini zen bahçeleri gibi sanat eserleri, bitkiler ve etkileşimli öğeler eklemek, bunaltıcı veya dikkat dağıtıcı olmadan hoş karşılanır. Ayrıca, herkesin gün için ayrılırken tamamen boşaltılması gerektiğini bildiğinden emin olun - kişisel eşyalarını veya bitmemiş işleri geride bırakmak yok.

En önemlisi, masaları temiz tutun. Kullanıcılar arasında masaları dezenfekte etmek için bir temizlik ekibi tutamazsanız, çalışanlara temizlik malzemeleri sağlayın ve vardiyaları bittiğinde takip etmeleri için bir kontrol listesi oluşturun.

6. Süreci Standartlaştıran Yazılımları Seçin

Kaynak: OfficeSpace

Ofis alanınızı otelleştirme sürecini kolaylaştırmak için iş yeri yönetim yazılımı organize olmanıza yardımcı olabilir. En iyi otel ofis alanı yazılımı için alışveriş yaparken, basit bir şekilde temel bilgileri kapsadığından emin olun:

• Çalışan, belirli bir gün ve zaman aralığı için müsaitliği kontrol eder, ardından bir masa rezerve eder.
• Rezervasyon detayları, rezervasyonu teyit eden e-posta yoluyla çalışana gönderilir.
• Sistem, yeni bilgileri yansıtacak şekilde anında güncellenir ve diğerlerinin yanlışlıkla çifte rezervasyon yapmamasını sağlar.
• Ziyaretlerinden önce çalışana e-posta yoluyla bir hatırlatma gönderilir.
• Çalışan, planlanan zamanda ofise geldiğinde, check-in yapar ve ayrılmış masasını bulur.
• Vardiyalarının sonunda, işçi kontrol eder.

Bu temellere ek olarak, kullandığınız yazılım diğer ihtiyaçları da karşılayabilir. Bu da bizi bir sonraki noktaya getiriyor…

7. İhtiyacınız Olan Belirli Özellikleri Düşünün

Her ofisin kendine özgü ihtiyaçları vardır. Kendinizinkini düşünün ve ardından uygun yazılımı bulun. Örneğin:

• Ayakta çalışma masaları, dinlenme alanları veya ekipler için büyük masalar gibi ek iş istasyonları için rezervasyon.
• Otopark, servis asansörleri ve ekipman gibi iş istasyonu olmayan yerler için rezervasyon.
• Google veya Outlook gibi hizmetlerle takvim entegrasyonları.
• Kaçırılan rezervasyonlar için ek süreler ve otomatik iptaller.
• Alanın kullanılıp kullanılmadığına bağlı olarak sıcaklığı ayarlamak için HVAC sisteminiz için entegrasyon.
• Belirli çalışma alanlarına kimlerin erişebileceğini yönetme kuralları.
• Yazılımı kullanımda/mevcut durumlarla gerçek zamanlı olarak güncelleyen masalardaki sensörler.
• Ofiste olan herkese göz kulak olmak için ziyaretçi girişleri.

Seçtiğiniz yazılım kutudan çıktığı gibi ihtiyacınız olan işlevselliğe sahip olmasa bile, sizin için özelleştirip özelleştiremeyeceğinizi sorun.

8. Sorumlu Olan Bir Kişi Belirleyin

Bir kişiyi sorumlu olarak atamak iyi bir fikirdir – bu yeni pozisyonu doldurmak için birini bile işe almak isteyebilirsiniz. Çalışanlarınızın soruları olacak ve ayrıca ofisinizdeki geliş ve gidişlere de göz atmak isteyeceksiniz. Bu pozisyondaki kişi, neden masa otelciliğini seçtiğinizin arkasındaki nedenleri anlamalı ve ayrıca yazılım hakkında uzman düzeyinde bilgiye sahip olmalıdır. Ayrıca, insanları masalarına yönlendirebilmeleri veya ihtiyaç duyduklarında bir çalışan bulabilmeleri için ofisinizin düzenini ezberlemiş olmaları gerekir.

9. Süreçten Öğrenin

Otel ofis alanınız sorunsuz bir şekilde ilerlemeden önce biraz deneme yanılma alacak. Masa başı otelcilik çalışanlarınız üzerinde büyük bir etkiye sahip olacak, bu nedenle onların fikirlerine açık olmak önemlidir. Değişikliklerin onları hem olumlu hem de olumsuz nasıl etkilediğini dinleyerek, sistemi nerede ayarlamanız gerektiğini anlayacaksınız.

Ayrıca, yazılımınızın topladığı verileri inceleyin. Masa otelciliğinin ne kadar iyi çalıştığını ve nasıl kullanıldığını belirlemek için kullanım eğilimlerini görebileceksiniz. Ayrıca gelecekteki ihtiyaçları tahmin edebilecek ve ofisin normalden daha boş veya daha yoğun olduğu zamanlar için hazırlanabileceksiniz.

Toplama

Masa otelciliği, bir ofisi yönetmenin ilginç bir yoludur. Kurum kültürünüze, çalışanlarınızın ihtiyaçlarına ve ne kadar alanla çalışmanız gerektiğine bağlı olarak, şirketiniz için mükemmel bir seçim olabilir. Veya tedavi ettiğinden daha fazla baş ağrısına neden olabilir. Masa otelciliğinin sizin için uygun olabileceğini düşünüyorsanız, deneme için ofisinizin bir bölümünü ayırarak ve bu süreçte çalışanlardan geri bildirim isteyerek, yavaş yavaş uygulamaya geçmeyi düşünün.

Masa otelciliğinin nasıl daha derine inmek için masa otelciliğinin ofisinizi nasıl iyileştirebileceğine ilişkin yazımıza göz atın.

Yazılımla ilgili yardım arıyorsanız, bu en iyi otel rezervasyon ve rezervasyon sistemlerine göz atın

Şirketinizde masa otelciliği yaşadınız mı? Yorumlarınız ile düşüncelerinizi öğrenmemize izin verin!

Ramcreative / Shutterstock.com aracılığıyla Öne Çıkan Görsel