Doğru Kurumsal Seyahat Yönetim Şirketi Nasıl Seçilir?

Doğru kurumsal seyahat yönetimi şirketini bulmak bunaltıcı olabilir ama olmak zorunda değil. Bu kılavuz, bilinçli bir karar verecek doğru kurumsal seyahat yönetimi şirketini seçmenize yardımcı olacaktır. Öyleyse okumaya devam edin.

Kurumsal seyahat yönetimi, bir işletme için iş seyahatinin planlanması, düzenlenmesi ve yönlendirilmesidir. Modern işletmelerin nasıl çalıştığının önemli bir parçasıdır çünkü çalışanların iş yapmak için farklı yerlere seyahat edebilmelerini sağlar. İş seyahati yönetimi, güzergah planlamayı, seyahat düzenlemeleri yapmayı ve iş seyahati kurallarına uyulmasını sağlamayı içerir.

Bir seyahat yönetimi şirketi seçerken, çalışanlarınıza sorunsuz bir seyahat deneyimi sağlamak için en son ve en gelişmiş seyahat yönetimi yazılımını kullandıklarından emin olmak önemlidir. Bu yazıda, doğru kurumsal seyahat yönetimi şirketini seçmeyle ilgili adımlar hakkında bilgi edineceksiniz.

Doğru Kurumsal Seyahat Yönetim Şirketi Nasıl Seçilir:

Şirketinizin İhtiyaçlarını Belirleme

Kurumsal bir seyahat yönetimi şirketi seçmeden önce, şirketin seyahat ihtiyaçlarının neler olduğunu anlamak önemlidir. Seyahat eden çalışan sayısını, ne sıklıkta yaptıklarını, nereye gittiklerini ve ne kadar süre devamsızlık yaptıklarını düşünün.

Şirketinizin seyahat ihtiyaçlarının ne olduğunu öğrendikten sonra, bir seyahat yönetim şirketinden hangi hizmetlere ihtiyacınız olduğunu bulmaya başlayabilirsiniz. Seyahat yönetimi şirketleri çok çeşitli hizmetler sunar. Uçak ve otel rezervasyonu, araba kiralama, vize işlemleri, seyahat sigortası ve 7 gün 24 saat hizmet veren müşteri hizmetleri gibi. Şirketinizin seyahati için bir bütçe oluşturmak da çok önemlidir. Bu, aramanızı daraltmanıza ve bütçenize uygun bir seyahat yönetimi şirketi seçmenize yardımcı olacaktır.

Potansiyel Seyahat Yönetim Şirketlerini Araştırmak

Şirketinizin seyahat ihtiyaçlarının ve bütçesinin ne olduğunu öğrendikten sonra; iyi bir kurumsal seyahat yönetimi şirketi aramaya başlayabilirsiniz. Bunu yapmanın, çevrimiçi listelere bakmak, diğer işletmelerden öneri istemek veya ticari fuarlara gitmek gibi birçok yolu vardır. İyi bir üne ve uygun deneyime sahip seyahat yönetimi şirketlerini arayın. Hizmetin her işletmede ne kadar iyi olduğu hakkında fikir edinmek için rakip şirketlerin incelemelerine de bakabilirsiniz.

Siz de başka firmalardan öneri isteyerek güvenilir bir seyahat yönetim firması bulabilirsiniz. Hangi kurumsal seyahat yönetimi şirketlerini kullandıklarını ve deneyimlerinin nasıl olduğunu öğrenmek için alanınızdaki veya ağınızdaki diğer işletmelerle konuşun. Ayrıca olası seyahat yönetimi şirketleriyle tanışmak ve insanların ticaret fuarları ve konferanslar gibi sektör etkinliklerine gitmelerine yardımcı olmak için sundukları hizmetler hakkında daha fazla bilgi edinmek için harika bir yol olabilir.

Sunulan Hizmetlerin Değerlendirilmesi

Potansiyel ortaklar bulduktan sonra, her seyahat yönetimi şirketinin sunduğu hizmetleri karşılaştırmak önemlidir. İhtiyacınız olan her konuda size yardımcı olabilecek bir şirket bulun; vize almak, uçak bileti rezervasyonu yapmak, otel, araba kiralamak ve seyahat sigortası gibi.

İşletmenin özel ihtiyaçlarınızı karşılayabileceğinden emin olmanız önemlidir. Örneğin, sık sık ulaşılması zor yerlere gidiyorsanız; sizi oraya nasıl ulaştıracağını bilen bir seyahat yönetim şirketi tutmalısınız. Benzer şekilde, sık sık seyahat eden çok sayıda çalışanınız varsa, çok fazla seyahatin üstesinden gelebilecek bir şirkete ihtiyacınız vardır.

Düşünülmesi gereken bir diğer önemli konu da kurumsal seyahat yönetim şirketinin sunduğu müşteri hizmetlerinin ne kadar iyi olduğudur. 24 saat hizmet veren müşteri hizmetleri ile seyahat ederken ortaya çıkan herhangi bir sorunda size yardımcı olabilecek uzman bir hesap yöneticisine sahip bir şirket seçin.

Seyahat Politikaları ve Prosedürlerinin İncelenmesi

Kurumsal bir seyahat yönetimi şirketi seçmeden önce seyahat politikalarını ve prosedürlerini gözden geçirmek çok önemlidir. Risk ve güvenlik yönetimi yöntemlerinin yeterli olduğundan ve sizinkiyle tutarlı olduğundan emin olun.

Şirketinizin seyahat politikasına uyulmasını sağlamak da aynı derecede önemlidir. Seyahat masraflarınızı takip edip yönetmenize ve seyahat politikanıza uygunluğun sağlanmasına yardımcı olmak için; özelleştirilmiş raporlar ve veri analizi sunabilen kurumsal bir seyahat yönetimi şirketi bulun.

Müzakere Sözleşmeleri ve Ücretler

Çeşitli seyahat yönetimi şirketlerini değerlendirdikten sonra sözleşmelerin ve maliyetlerin müzakere edilmesi gereklidir. Paranızın karşılığını en iyi şekilde almak için ücretler ve sözleşme koşulları üzerinde pazarlık yapın. Maliyetlerin ve ücretlerin açıklandığından emin olmak için imzalamadan önce sözleşmeyi inceleyin. Hiçbir gizli ücret veya ücret olmadığından ve tüm hüküm ve koşulları bildiğinizden emin olun; herhangi bir iptal veya değişiklik ücreti dahil.

Teknolojilerini ve Araçlarını Düşünün.

Gelişmiş teknoloji ve araçlara sahip kurumsal bir seyahat yönetimi şirketi, seyahat programınızı daha verimli ve uygun maliyetli hale getirebilir. Çevrimiçi rezervasyon araçları, uçuş, otel, kiralık araba ve mobil uygulama rezervasyonu yapmayı kolaylaştırabilir. Gezginlerin hareket halindeyken düzenli ve bilgili kalmasına yardımcı olabilirler. Gider yönetimi yazılımı, gider raporlamasını otomatikleştirebilir ve paradan tasarruf etmenin yollarını bulmanıza yardımcı olabilir.

Küresel Erişimlerini Değerlendirin.

Firmanız dünyanın her yerinde iş yapıyorsa; farklı saat dilimleri ve yerlerdeki seyahat ihtiyaçlarınızı yönetebilecek kurumsal bir seyahat yönetim şirketine ihtiyacınız olacak. Küresel bir ortak ve tedarikçi ağına sahip olan ve vizeler ve gümrük kuralları gibi karmaşık yurtdışı seyahat ihtiyaçlarını nasıl karşılayacağını bilen şirketleri arayın.

İyi bir küresel seyahat yönetimi şirketi, gezginlerinizin nerede olurlarsa olsunlar güvende ve mutlu olmalarını sağlamanıza yardımcı olabilir.

Sektör bağlantılarını ve sertifikalarını kontrol edin.

Güvenilir bir seyahat yönetimi şirketi, sektör gruplarının bir parçası olmalı ve ilgili sertifikalara sahip olmalıdır. ISO 9001:2015 veya Küresel İş Seyahati Derneği (GBTA) sertifikası gibi. Bu gruplar ve sertifikalar, şirketin kalite ve hizmeti üst düzeyde tutmaya kendini adadığını göstermektedir. Potansiyel seyahat yönetimi şirketlerine üyelikleri ve sertifikaları hakkında soru sorun ve değerlerinin ve hedeflerinin kendi şirketinizinkilerle nasıl örtüştüğünü düşünün.

Yenilikçi Bir Seyahat Yönetim Şirketi ile İş Seyahati Deneyiminizi Dönüştürün

İşletmenizin seyahat ihtiyaçlarının hızlı ve verimli bir şekilde karşılanmasını istiyorsanız, doğru kurumsal seyahat yönetimi şirketini seçmek önemlidir. Doğru seyahat yönetimi şirketinin, maliyetleri kontrol altında tutarken çalışanlarınızın güvenli ve rahat bir şekilde seyahat etmesini sağlamada büyük fark yaratabileceğini unutmayın.

Bu nedenle, dikkatli bir şekilde seçmek için zaman ayırın ve iyi yürütülen bir iş seyahati programından en iyi şekilde yararlanın.