Bir Politika ve Prosedür El Kitabı Nasıl Oluşturulur: Eksiksiz Bir Kılavuz

Nasıl bir politika ve prosedür kılavuzu oluşturacağınızdan emin değil misiniz veya işletmenizin en başta buna ihtiyacı olup olmadığından emin değil misiniz?

Politika ve prosedür kılavuzu, çalışanların işletmenizle ilgili önemli bilgilere erişebildiği merkezi bir merkezdir.

İşiniz genişledikçe, süreçlerinizi optimize etmek, çalışanlarınıza özen göstermek, işletmenizi korumak, resmi düzenlemelere uygunluğu sağlamak ve daha fazlası için bu politikaları ve prosedürleri belgelemek çok önemlidir.

Bu kılavuzda, aşağıdakiler dahil olmak üzere bir ilke ve prosedür kılavuzunun nasıl oluşturulacağı hakkında bilmeniz gereken her şeyi öğreneceksiniz:

• Politika ve prosedür kılavuzu nedir?
• Politika ve prosedür kılavuzu örnekleri
• Bir politika ve prosedür kılavuzuna sahip olmak neden önemlidir?
• Politika ve prosedür kılavuzu nasıl oluşturulur?

Hadi kazalım…

Politika ve Prosedür El Kitabı Nedir?

Bir ilke ve prosedür kılavuzu, çalışanların belirli görevlerin ("prosedürler") ve kural ve yönetmeliklerin ("politikalar") nasıl gerçekleştirileceği gibi işletmenizin politikaları ve prosedürleri hakkındaki bilgilere erişebildiği merkezi bir bilgi merkezidir.

Bazı örnekler, yeni çalışanları işe alması gereken yöneticilerin işe alma süreci, hastalık izni politikası, çalışanlara sağlanan faydalar vb. Birazdan daha fazla politika ve prosedür kılavuzu örneği paylaşacağız.

Böyle merkezi bir bilgi merkezi, çalışanlarınızın ihtiyaç duyulduğunda önemli bilgilere erişmesine yardımcı olur ve bu da işletmenizin daha verimli çalışmasına yardımcı olur.

Ayrıca, tüm çalışanlarınızın aynı sayfada çalışmasını ve işinizin prosedürlerini ve politikalarını tam olarak anlamasını sağlar.

Politika ve Prosedür Kılavuzu Örnekleri

Politika ve prosedür kılavuzunun ne olduğunu ve sizinkine ne tür içerikler eklemeniz gerektiğini anlamanıza yardımcı olması için, dahil etmeyi düşünmeniz gereken bazı politika ve prosedür kılavuzu örneklerini hızlı bir şekilde gözden geçirelim:

• İşyeri davranış kuralları
• Çalışanlara sağlanan faydalar bilgileri
• Sağlık ve güvenlik prosedürleri
• Acil Durum prosedürleri
• Ayrılma politikası
• tatil politikası
• Uzaktan çalışma politikası
• Organizasyon şeması
• İş seyahati politikaları (örneğin günlük, vb.)
• İK politikaları
• ödeme prosedürleri
• Kilit görevler için çalışan prosedürleri (örneğin tatil izni talebi gönderme)
• İş tanımları
• Promosyon bilgileri (farklı düzeyler gibi standartlaştırılmışsa)
• Yasal uyum kuralları (örn. hisse senedine yatırım yapan çalışanlar için kurallar)
• Hisse senedi opsiyon bilgisi ve hak ediş dönemleri
• Teknoloji kullanım politikaları
• Bilgi güvenliği politikaları
• Sürekli eğitim politikaları

Gerçek hayattan bir örnek olarak, “Notre Dame'in bilgi kaynaklarını kazara veya kasıtlı yetkisiz erişime karşı korumaya” yardımcı olan Notre Dame'ın Bilgi Güvenliği Politikasını düşünebilirsiniz.

İşletmenizin benzersiz politikaları ve prosedürleri olabilir, bu nedenle bu, bir politika ve prosedür kılavuzuna dahil etmeniz gereken tüm içeriğin tam bir listesi değildir. Ancak, nereden başlayacağınız konusunda size iyi bir fikir vermelidir.

Bir Politika ve Prosedür El Kitabına Sahip Olmak Neden Önemli?

Artık bir politika ve prosedür kılavuzunun ne olduğunu bildiğinize göre, işletmeniz için bir kılavuz oluşturmanın en büyük avantajlarından bazılarını gözden geçirelim.

Çalışan Eğitim Süresini Azaltın

Ne zaman yeni bir çalışan işe alsanız, çalışmaya başlamaları ile işinize fiilen katkıda bulunmaya başlamaları arasında her zaman bir gecikme vardır.

Temel ilkeleri, nasıl çalışacaklarını, ne üzerinde çalışacaklarını vb. anlamalarına yardımcı olmanız gerekir.

Bir ilke ve prosedür kılavuzuyla, işinizdeki tüm genel prosedürel görevler söz konusu olduğunda çalışan eğitim süresini azaltabilirsiniz.

Bu şekilde, yeni çalışanlar gerçek iş görevleri için eğitime odaklanabilir ve bu da onların daha hızlı değer katmaya başlamalarına yardımcı olur.

Çalışanların Avantajlarını Anlamalarına Yardımcı Olun (ve Elde Tutmayı Artırın)

Çoğu işletme, elde tutmayı artırmaya ve çalışanların moralini iyileştirmeye yardımcı olmak için çalışanlara sağlanan faydalar sunar.

Ancak, çalışanlar bu avantajlara nasıl erişeceklerini bilmiyorsa (veya bu avantajlar mevcutsa), işletmeniz bu avantajları sunma avantajını elde edemez.

Bir politika ve prosedür el kitabıyla, işletmenizin çalışanlara sağladığı tüm faydaları açıkça belgeleyebilirsiniz, böylece:

1. Çalışanlar hangi faydaların mevcut olduğunu bilir.
2. Çalışanlar bu avantajlara nasıl erişebileceklerini bilirler.

Kurallara ve Yönetmeliklere Uyumu İyileştirin

Kendi iş politikalarınıza ek olarak, işletmenizin muhtemelen içeriden öğrenenlerin ticaretiyle ilgili kurallar gibi devlet kurallarına ve düzenlemelerine de uyması gerekecektir.

Bazı işletmeler için, bu kurallara uymamanın sonuçları para cezaları veya diğer cezalar şeklinde önemli olabilir.

Politika ve prosedür kılavuzunuzla, çalışanların bu kurallara uyumu sürdürmek için ne yapması gerektiğini belirtebilirsiniz. Bu bilgileri net bir şekilde düzenleyerek (ve çalışanların erişimini kolaylaştırarak), kasıtsız aksiliklerden kaçınabilir ve bu resmi kurallara uyumunuzu artırabilirsiniz.

Buna bir örnek olarak, Shake Shack'in içeriden öğrenenlerin ticaretine uyum politikasını görebilirsiniz:

Çalışan Davranışı İçin Uygun Beklentiler Belirleyin

Çalışan davranışıyla ilgili sorunlardan kaçınmak istiyorsanız, daha sonra davranışı ayarlamaya çalışmaktansa beklentileri en baştan belirlemek çok daha kolaydır.

Bir politika ve prosedür kılavuzuyla, gelecekte sorunlardan kaçınmak için en başından itibaren çalışan davranışı ve kültürü için uygun beklentiler belirleyebilirsiniz.

İşletmenizin Süreçlerini Standartlaştırın ve Sorunlara Karşı Koruyun

Politikalar ve prosedürler kılavuzunun bir başka büyük yararı da, adından da anlaşılacağı gibi, işletmenizin politikalarını standartlaştırmanıza yardımcı olmasıdır!

Politikaları olabildiğince standart hale getirerek verimliliğinizi artırabilir ve işletmenizin idari işlerini kolaylaştırabilirsiniz.

İşletmenizi verilerinize erişen kötü niyetli bir aktörden korumak için bilgi güvenliği politikanızı kullanmak gibi sorunlara karşı korunmanıza da yardımcı olabilirsiniz.

Çalışanların Kendilerine Yardım Etmesine İzin Vererek İK Üzerindeki Yükü Azaltın

İşletmenizin, ödemeler, hastalık izni, tatil izni, yan haklar, emeklilik seçenekleri vb. gibi İK ile ilgili görevler etrafında neredeyse kesinlikle çok sayıda çok özel politikası olacaktır.

Çalışanlar, soruları olduğunda her seferinde İK ekibinize ulaşma ihtiyacı hissederlerse, İK personeliniz daha değerli bir şey üzerinde çalışmak yerine bu soruları yanıtlama ihtiyacı duyarak batağa saplanacaktır.

Tüm bu önemli politika ve prosedürleri el kitabınızda belgeleyerek, çalışanlara yanıtları kendilerinin bulmaları için ihtiyaç duydukları araçları verebilirsiniz. Bu, çalışanların ihtiyaç duyduklarında yanıt alabileceği ve İK personelinizin başka şeylere odaklanabileceği anlamına gelir.

Bu, müşteriye dönük bir bilgi tabanı oluşturmanın, müşterilere kendilerine yardımcı olacak araçlar sağlayarak insan desteği taleplerini azaltmanıza nasıl yardımcı olabileceğiyle hemen hemen aynı ilkeye göre çalışır . Bu konuyla ilgileniyorsanız, bilgi bankasının yedi büyük faydasını içeren gönderimize göz atın .

Politika ve Prosedür El Kitabı Nasıl Oluşturulur?

Şimdi, baştan sona bir politika ve prosedür kılavuzunun nasıl oluşturulacağına ilişkin gerçek adımlara geçelim.

1. Politika ve Prosedür El Kitabınızı Planlayın

Yazmaya ve belgelemeye başlamadan önce, el kitabınız için üst düzey bir plana ve yapıya sahip olmanız önemlidir.

Bu, hangi içeriği yazmanız gerektiğini ve bu içeriği tutarlı bir kılavuzda en iyi şekilde nasıl yapılandıracağınızı bilmenizi sağlayacaktır.

Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, yukarıdaki politika ve prosedür kılavuzu örnekleri iyi bir temel oluşturur.

İşletmenizin, el kitabınızda belgelenmesi gereken kendi politikaları ve prosedürleri de olabilir.

Tek tek ilkeleri ve prosedürleri listelemenin ötesinde, bunları mantıksal kategorilerde nasıl gruplandırabileceğinizi de düşünmek isteyeceksiniz. Örneğin, bireysel çalışanlara sağlanan faydalar politikaları tek bir kapsayıcı “Çalışanlara Sağlanan Faydalar” kategorisinde gruplandırılabilir.

Bu tür bir gruplandırma, çalışanların el kitabınıza göz atmasını ve kılavuzda gezinmesini kolaylaştıracaktır.

Doğru politika ve prosedür kılavuzu yazılımıyla, bu tür bir sınıflandırmayı kurarken sorun yaşamazsınız.

2. İçeriğinizi Yazmak İçin Bir Ekip Oluşturun

İlke ve prosedür kılavuzunuzu belirledikten sonra, bu içeriği oluşturabilecek uzmanlardan oluşan bir ekip oluşturmanız gerekir.

Politikalarınız ve prosedürleriniz muhtemelen farklı departmanları kapsayacak olduğundan, ekibinizin de buna ihtiyacı olacaktır.

Ana hedefiniz, belgelemeniz gereken tüm önemli politikalar ve prosedürler için konunun uzmanlarına ulaşmaktır.

Bu adım, geri dönüp planınızda atladığınız herhangi bir şeyi kontrol etmek için de iyi bir nokta olabilir. Uzmanlardan oluşan ekibinizin, eklenmesi gereken yeni politikalar veya kılavuzunuzun yapısındaki değişiklikler hakkında kendi geri bildirimleri olabilir.

3. Politika ve Prosedür İçeriğinizi Yazın

Artık yazmaya başlamak için hazırsınız. Ekibiniz ne yapılması gerektiğini bilmeli ve planınıza göre bu içeriği oluşturmaya başlayabilirler.

Belgelerinizi yazarken göz önünde bulundurmanız gereken birkaç politika ve prosedür kılavuzu en iyi uygulaması aşağıda verilmiştir:

• Mantıklı olan yerlere resimler ve videolar ekleyin – resimler ve videolar, özellikle çalışanların izlemesi gereken prosedürler söz konusu olduğunda, konuları daha ayrıntılı açıklamak için yararlı olabilir.
• Önemli alanlara dikkat çekmek için biçimlendirmeyi kullanın; önemli bilgileri vurgulamak, uyarıları vurgulamak vb. için belirtme çizgilerini kullanın. Çoğu ilke ve prosedür kılavuzu yazılımı bunu yapmanıza izin vermelidir.
• Jargondan kaçının – birçok makaleye farklı uzmanlık/bilgi düzeyindeki çalışanlar tarafından erişilebilir olması gerekir, bu da mümkün olduğunca konuya özgü jargondan kaçınmanız gerektiği anlamına gelir.
• Bir içindekiler tablosu ekleyin – bir içindekiler tablosu eklemek, çalışanların içerikte gezinmesini kolaylaştırır. Bazı politika ve prosedür kılavuzu yazılımları, bunu otomatik olarak yapmanıza yardımcı olabilir.
• Kısa paragraflar ve madde işaretleri kullanın - bu, çalışanların içeriğinizi özümsemesini ve anlamasını kolaylaştırır.

4. Politika ve Prosedür İçeriğinizi İnceleyin ve Onaylayın

İlke ve prosedür içeriğinizin ilk taslaklarını yazdıktan sonra, bu içeriğin ayrı bir konu uzmanı tarafından incelenmesini isteyeceksiniz.

Bu inceleme süreci, içeriğinizi yayınlamadan önce hataları ve tutarsızlıkları yakalamanıza yardımcı olabilir.

Yapı ve yazma kalitesi söz konusu olduğunda, içeriğe ikinci bir göz atmak da genellikle asla kötü bir fikir değildir.

İdeal olarak, gözden geçirenlerin, kılavuzunuzda yayınlanmadan önce her bir içerik parçasında oturumu kapatabilecekleri bir sisteme sahip olmak isteyeceksiniz.

Bahsederken…

5. Politika ve Prosedür El Kitabınızı Yayınlayın

El kitabınıza erişimi kolaylaştırmak için, çalışanlarınızın politikalarınıza istedikleri zaman kolayca erişmelerini sağlayan ilke ve prosedür kılavuzu yazılımını kullanmalısınız.

Çoğu işletme için, el kitabınıza erişimi kısıtlamanıza yardımcı olacak özellikler içerdiği sürece, normal bilgi tabanı yazılımını veya dokümantasyon yazılımını kullanabilirsiniz.

Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, Heroic Knowledge Base, bir ilke ve prosedür kılavuzu oluşturmak için esnek, uygun maliyetli bir yol sunar.

Heroic Knowledge Base, açık kaynaklı WordPress yazılımına dayalıdır, bu da WordPress'in sunduğu tüm esneklikten yararlanabileceğiniz anlamına gelir.

Bu kombinasyon, politika ve prosedür kılavuzunuza erişimi kısıtlamak için birkaç farklı yol sunar:

• Kullanıcıların hesaplar için kaydolmalarını ve bir kullanıcı adı ve parola kullanarak oturum açmalarını zorunlu kılın - bu, çalışanların el kitabına her yerden erişmesine olanak tanırken, her şeyi çok güvende tutmaya devam eder.
• Çalışanlarla paylaşabileceğiniz tek bir şifre oluşturun – bu o kadar güvenli değildir çünkü şifreye sahip olan herkes içeriğe erişebilir, ancak çalışanların kendi hesaplarına ihtiyacı olmadığı için kurulumu çok kolaydır.
• IP adresine dayalı erişime izin ver – çalışanlar uzaktan çalışıyor ancak yine de şirket tarafından sağlanan bir VPN kullanıyorsa bu iyi bir seçenek olabilir.
• Çalışanların yalnızca yerel ağınızdaki içeriğe erişebilmesi için bir intranet sitesi oluşturun – çalışanların içeriğe yalnızca işteyken erişmesi gerekiyorsa bir intranet sitesi iyi bir seçenek olabilir.

Heroic Knowledge Base ayrıca daha etkili bir politika kılavuzu oluşturmanıza yardımcı olacak özelliklerle doludur:

• Kategoriler – ilkelerinizi ve prosedürlerinizi kolayca kategoriler halinde düzenleyin ve çalışanların bu kategorilere göz atmasına izin verin.
• Canlı arama önerileri – çalışanlar, yazmaya başlar başlamaz arama sonuçlarını görebilir ve bu da doğru belgeyi daha hızlı bulmalarına yardımcı olur.
• Yerleşik açıklama stilleri – içeriğinize kolayca uyarılar ve vurgulamalar eklemek için önceden tanımlanmış açıklamaları kullanabilirsiniz.
• Makale geri bildirimi – çalışanlar, sorunları tespit etmenize ve el kitabınızı iyileştirmenize yardımcı olmak için makaleler hakkında geri bildirim sağlayabilir.
• Arama analitiği – politika belgelerinizde zayıf/eksik alanları bulmak için çalışanların ne aradığını görebilirsiniz.
• Dosya yüklemeleri - bu, ilkelerin veya diğer dosya türlerinin PDF sürümlerini eklemenizi sağlar.

Başlamak için yardıma ihtiyacınız varsa, Heroic Knowledge Base'i nasıl kuracağınıza dair bir kılavuzumuz var.

6. Politika ve Prosedür Kılavuzunuzu Çalışanlarla Paylaşın (ve Geri Bildirim Toplayın)

İlke ve prosedür kılavuzunuzu yayınladıktan sonra, onu çalışanlarınızla paylaşmaya hazırsınız.

Her şey yolunda giderse, işiniz bitti… şimdilik.

Ancak, el kitabınızı başlattıktan sonra çalışan geri bildirimlerini dinlemek de önemlidir.

Çalışanların sizin aklınıza gelmeyen yorumları veya sorunları olabilir. Mümkün olan en iyi kılavuzu oluşturmak istiyorsanız, bu yorumları revizyonlarınıza dahil etmek isteyeceksiniz.

Revizyonlardan bahsetmişken…

7. Güncelleme ve Gözden Geçirme için Kilit Paydaşlar Atayın

İlke ve prosedür kılavuzu içeriğiniz, ayarlayıp unutabileceğiniz statik bilgiler değildir.

Zamanla politikalarınız ve prosedürleriniz değişebilir ve bu değişikliklerin kılavuzunuza yansıtılması gerekecektir.

Veya hiçbir şey değişmese bile, belirli bir makalenin olmasını istediğiniz kadar net olmadığını fark edebilirsiniz. Bu gibi durumlarda, çalışanlarınız için daha faydalı hale getirmek için makaleyi geliştirmelisiniz.

Bunun gerçekleşmesine yardımcı olmak için, kilit paydaşlara makaleler atayın, böylece birinin açık bir sorumluluğu olur. Birçok durumda makaleyi, onu yazan kişiye atayabilirsiniz.

El kitabınızı oluşturmak için Heroic Knowledge Base gibi bir araç kullanırsanız, çalışanlarınızın makaleleri işaretlemesine ve geri bildirimde bulunmasına izin vererek olası sorunlara karşı sizi uyarmaya da yardımcı olabilir.

Politika ve Prosedür El Kitabınızı Bugün Oluşturun

Bu, bir politikalar ve prosedürler kılavuzu oluşturma hakkında bilmeniz gereken her şeyi içeren rehberimizi tamamlıyor.

Politika ve prosedür kılavuzunuzu yayınlamanın ve yönetmenin en iyi yolunu arıyorsanız, açık kaynaklı Heroic Knowledge Base WordPress eklentisini kullanabilirsiniz.

Heroic Knowledge Base, makale geri bildirimi, gerçek zamanlı arama önerileri, arama analitiği, dosya yüklemeleri ve çok daha fazlası gibi yararlı özelliklere erişmenizi sağlarken, herhangi bir işletmeye uyum sağlayacak kadar esnektir.

Ayrıca, Heroic Knowledge Base'in WordPress temelinin esnekliği sayesinde, ilke ve prosedür kılavuzunuza erişimi kontrol etmek için intranet kullanma, kullanıcı hesabı gerektirme ve daha fazlası dahil olmak üzere tonlarca seçeneğe sahip olursunuz.

Başlamak için bugün Heroic Knowledge Base'i satın alın.