Bir Profesyonel Gibi Basın Bülteni Nasıl Hazırlanır?

Basın bültenleri hala bir şey mi? Herhangi bir PR uzmanına sorun, size “evet, öyleler” diyeceklerdir. Şirketler bu günlerde bilgi yaymak için geleneksel haber medyasına çok fazla güvenmese de, bir basın açıklaması yapmak ve Facebook, Instagram ve Twitter gibi sosyal medya platformlarında yayınlamak, paylaşmak istediğiniz haberler için sınırsız kapsama alanı sunuyor.

Halkla ilişkiler ve pazarlama arasındaki çizgiler, özellikle sosyal medya söz konusu olduğunda, bulanıklaştı. Halkla ilişkiler, markanın genel vizyonunu, hedeflerini ve yapısını destekler ve temsil eder. Öte yandan, sosyal medya pazarlaması, PR mesajlarını doğrudan hedef kitlenize iletmek için sosyal medya kanallarını kullanmaktan oluşur. Sosyal medya pazarlaması, satış veya promosyonlarla ilgili olanlar gibi diğer mesajlaşma türleriyle de hedef kitlenizle doğrudan bağlantı kurmanıza olanak tanır. Hangi yaklaşımı veya yaklaşımların kombinasyonunu seçeceğiniz, mesajın içeriğine ve onu dağıtmadaki hedeflerinize (bilgilendirme veya tanıtım amaçlı) bağlıdır.

Peki gerçekten ne zaman bir basın bülteni göndermeniz gerekiyor? Yeni bir ürün lansmanı. Karargahınızı taşımak. Büyük bir endüstri konuşmacısı ziyarete geliyor. Şirketinizde bazı şeyler oluyor ve bazen bu bilgileri herkese açık olarak paylaşmanız gerekiyor. İşte o zaman bir basın bülteni taslağının nasıl hazırlanacağını bilmeniz gerekir.

Şirketler, duyuru yapmak için geleneksel medya kuruluşlarına basın bültenleri (aka haber bültenleri) gönderirdi. Fikir, haberleri eşzamanlı olarak duyurmak, ilgi ve medyada yer almaktı. Her haber kaynağındaki kaynakları aramak ve aynı bilgileri tekrarlamak zamanı verimli kullanmak değildi.

Basın bültenleri, özellikle bir e-ticaret mağazası sahibi olarak halkla ilişkiler stratejinizin önemli bir parçasıdır.

Basın Bülteni Ne Zaman Dağıtılmalı?

Salı olduğu için ya da uzun zamandır bir basın bülteni göndermediğiniz için bir basın bülteni göndermeye karar vermiyorsunuz. Basın bülteni, pazarlama içeriğinin stratejik bir parçasıdır ve ona öyle davranmalısınız. Bir basın bülteni göndermek için açıkça tanımlanmış bir nedeniniz varsa en iyisidir. Bu sebep genellikle haber değeri etrafında döner. İşte bazı örnekler:

• Alaka düzeyi — hedef kitlenizi ve bilgilerin onlar için nasıl geçerli olduğunu düşünün. Bilgileri bilmek istiyorlar mı veya bilmeleri gerekiyor mu? Günlük yaşamlarında onlar için faydalı mı? Eğer öyleyse, konuyla ilgili ve bir basın açıklamasına değer.
• İlgi - bilgi izleyici için ilginç olmalıdır, yoksa onu görmezden gelirler. Hayatlarını neler etkiler? Bu, dahili bir süreçte bir değişiklikse, muhtemelen ilgilenmezler. Onlarla iş yapma şeklinizi değiştirecek bir iç süreçteki bir değişiklikse, umursarlar.
• Etki — Kaç kişi etkileniyor ve ne kadar ciddi? Etki ne kadar büyük olursa, bilginin geniş çapta ilgi görmesi o kadar olasıdır.
• Çatışma — Bir sorun mu var? Bir şey ortaya çıktığında, önce şeffaflıkla iletişim kurun ve mesajı kontrol edin.
• Önem — İnsanlar önde gelen insanların hayatlarını önemser. Ziyarete gelen ünlü bir konuşmacınız varsa, kitleniz muhtemelen bilmek ister ve onları bilgilendirmek şirketinizin nüfuzunu sağlar. O zaman, o ünlü ziyaretçinin oradayken ne dediğini de bilmek isteyeceklerdir. Bu iki basın bülteni için bir fırsat!

Bir basın bülteninin tek bir olay veya olay hakkında olması gerektiğini unutmayın. Basın bülteninizi ortalama bir kişinin (sektörün içinden değil) anlayabilmesi için net bir şekilde yazmalısınız. Ve her zaman haber değeri olmalıdır.

Basın Bülteni Nasıl Hazırlanır?

Her tür içerik gibi, basın bültenleri de en önemli bilgilerle başlar ve en az önemli bilgilere doğru ilerler.

Bir basın bülteninin beş bölümü vardır:

• Özet Haber Lideri — yayının ana konusu. Seyirci bu cümlelerden fazlasını okumazsa, basın bülteninin konusunu anlamalıdır.
• Fayda Beyanı - okuyucuya, müşteri adayının kendileri için neden alakalı veya önemli olduğunu söyler. Fayda beyanı, liderliği bağlama yerleştirir. Birlikte kim, ne, ne zaman, nerede ve neden sorularına cevap verirler.
• Gövde — önemli olan ancak ilk iki paragrafa değmeyen bilgiler. Yayının gövdesi, duyuruyla ilgili ilginç gerçekleri/ayrıntıları ve şirket liderlerinden alıntılar içerir.
• Eylem Bildirimi - okuyucuya daha sonra ne yapacağını söyler. Eylem çağrısıdır. Daha fazla bilgi için kimi arayacağınızı veya bir şeye kaydolmak için ziyaret edilecek bir web sitesini düşünün.
• Boilerplate — şirketinizin misyonuna ve geçmişine kısa bir genel bakış sunan son bir paragraf. Bunu bir kez yazacak ve tüm yayınlarınızın sonunda paylaşacaksınız.

6 Adım: Basın Bülteni Nasıl Hazırlanır?

Bir basın bülteninin tüm parçaları altı kolay adımda bir araya gelir.

• Haber Peg'ini Belirleyin Yayın konunuz hangi haber değerini karşılıyor? Bu bilgileri belirlemek, yayınınıza odaklanmanıza yardımcı olur.
• Başlığı yazın. Başlık, basın bülteninizi ve amacını özetleyen tek bir cümledir. Başlık, okuyucuların gördüğü ilk şeydir ve yayınınızı okumak istemelerini sağlamalıdır. Başlık doğrudan, basit olmalı ve bir eylem fiili içermelidir. En basit, en aktif başlık yapısı için özne-fiil-nesne biçiminde yazın.
• Müşteri Adayı ve Fayda Beyanı'nı yazın. Yayının bu iki parçası birlikte birkaç paragraftan fazla olmamalıdır. Okuyucuyu liderle çekin, duyurunun her iki bölümünün de duyurunuzun kim, ne, ne zaman, nerede ve neden olduğunu belirttiğinden emin olun.
• Vücut yazın. Şirket liderlerinden alıntılar da dahil olmak üzere, izleyicilere söylemeniz gereken bilgilerin geri kalanını buraya koyacaksınız. En önemliden en önemsize doğru çalışın ve bilgileri kısa tutun. Basın bülteniniz iki basılı, çift aralıklı sayfadan daha az olmalıdır. Bir sayfa gerçekten en iyisidir.
• Harekete Geçirici Mesaj ekleyin. Bir basın bültenini asla harekete geçirici mesaj olmadan sonlandırmayın. Yayını bitirdiğinde okuyucunun ne yapmasını istiyorsunuz? Sorular için bir iletişim adı ve numarası ekleyin. Ayrıca, daha fazla bilgi için web siteleri yararlıdır.
• Kazan plakasına yapıştırın. Basın bülteninizi şirketinizin kim olduğu ve neyi temsil ettiği ile sonlandırın. Bu bilgileri bir kez yazıp tüm yayınlarınıza kopyalayıp yapıştırabileceğinizi unutmayın.

Basın Bülteni mi, Sosyal Medya Tanıtımı mı?

Her fırsatta şirketinizi tanıtmalısınız. Bir basın bülteni göndermek için halkla ilişkiler açısından iyi bir nedeniniz varsa, yapın. Tanıtım için mantıklı olduğunda bunun yerine sosyal medya kanallarını kullanın.

Basın Bülteni Gerektiren Olaylar

• Ürün Lansmanları veya Değişiklikleri. Hedef kitlenizin yeni bir ürün hakkında bilgi sahibi olduğundan ve bunu neden dikkate alması gerektiğinden emin olmak istiyorsunuz. Ürünün özelliklerini, fiyatını, bulunabilirliğini ve neden sunulduğunu belirtin. Kitleniz ayrıca favori ürünlerinin ne zaman değiştiğini bilmek ister. Değişikliğin ne olduğunu, neden olduğunu, ne zaman olduğunu ve onlara nasıl fayda sağlayacağını ekleyin.
• Birleşme ve Devralmalar. Büyük organizasyonel değişiklikler, paydaşları kendileri için önemli olan bilgiler hakkında bilgilendirdikleri için bir basın bültenine değer. İlgili kuruluşlar, birleşme veya devralmanın neden gerçekleştiği, sonuç olarak bilinen herhangi bir değişikliğin ana hatları ve ilgili kuruluşların liderlik ekiplerinden alıntılar hakkında bilgileri ekleyin.
• Ödüller ve onurlar. Şirketiniz hakkında övünmezseniz, kim övünecek? Şirketinizin ve çalışanlarınızın kazanılan ödüller ve onurlar için kredi aldığından emin olun. Şirket, alınan ödül ve onurun ne zaman verildiği veya verileceği hakkında bilgileri ekleyin.
• Haber hırsızlığı. Şirketiniz ile ilgili günün diğer haberleriyle bağlantı kurun. Gerçekleşen haberlerin aslında şirketiniz veya sektörünüzle ilgili olduğundan emin olun. Ayrıca, bu en iyi haberler olumlu olduğunda veya ürününüz/hizmetiniz bir sorunu çözdüğünde yapılır.
• Yönetici Terfileri/İşe Alma. Hedef kitleniz, önemli şirket pozisyonlarında değişiklik yapıp yapmadığınızı bilmek istiyor. Pozisyonda kimin olduğu, nereye gittikleri, yeni bireyin kim olduğu ve nereden geldikleri hakkında bilgileri ekleyin. İlgili kişilerin vesikalıkları da yararlıdır, böylece okuyucu yüzleri isimlerle bağlayabilir.
• Yeni Ortaklıklar. Hedef kitleniz, şirketinizin kendileri için çalışma şeklini etkileyen yeni iş ilişkileri hakkında bilgi edinmek istiyor. Her şirket, neden ortak olduğunuz ve sonuç olarak okuyucuların bekleyebileceği değişiklikler hakkında bilgileri ekleyin.
• Tarafını Söyle. Bazen bir tartışmayı kendi tarafınıza söylemeniz veya kitlenizi şirketinizde olan bir olaydan haberdar etmeniz gerekir. Bu bilgileri paylaşırken proaktif ve şeffaf olun. Onlara ne olduğunu, nasıl olduğunu, kimin etkilendiğini ve yakın gelecek için planlarınızı anlattığınızdan emin olun. Gerekirse özür dile.

Sosyal Medya Tanıtımı için Daha Uygun Promosyonlar ve Mesajlaşma:

,

• Etkinliklere ev sahipliği yapmak. Kapsama almak istiyorsanız ve/veya izleyicileriniz katılmaya davet edildiyse etkinlikleri duyurun. Kimin katılması gerektiğini, ne zaman ve nerede ağırlanacağını, katılımın ne kadara mal olacağını ve gerekirse nasıl kayıt olunacağını önceden duyurun. Etkinlikten sonra, izleyicilere etkinliğin sonuçlarını anlatmak için tekrar gönderin. Kaç kişinin katıldığını, ne kadar para toplandığını vb. düşünün. Kuruluşunuzun başarısını artırmak için bu önemli fırsatı kaçırmayın.
• Etkinliğe Katılım veya Katılım. Çalışanların ev sahipliği yaptığı veya katıldığı büyük etkinlikleri tanıtmak için sosyal medyayı kullanın. Etkinliğe kimlerin katıldığı, nasıl seçildikleri ve ne öğretecekleri veya öğrenecekleri hakkında bilgileri ekleyin. Belki daha da önemlisi, müşterileriniz bu fırsattan çalışanlarınız için ne kazanacak?
• Büyük Açılışlar. Yeni bir genel merkez veya yeni bir şube duyurun. Büyük açılış kutlamasının saatini, tarihini ve yerini, kimin davet edildiğini, orada ne olacağını ve yeni yerin nedenini ekleyin.
• Yıldönümleri. Kuruluşunuz için bir dönüm noktası yıldönümünü kutlayın. Kuruluşunuzun başından bugüne kısa bir geçmişini ekleyin. Yıldönümü kutlaması olacaksa, saat, tarih ve yeri, kimin davet edildiğini ve orada ne olacağını belirtin.

Önemli Çıkarımlar: Bir Basın Bülteni Nasıl Hazırlanır?

Basın bültenleri, kuruluşunuzu tanıtmak ve içerik pazarlama yoluyla hedef kitlenizle daha iyi bir ilişki geliştirmek için harika bir fırsattır.

Hatırlanması gereken en önemli şey, bir yayın göndermek için her zaman açıkça tanımlanmış bir nedene sahip olmak (haber değerine dayalı olarak) ve her yayının okuyucunun harekete geçmesi için ihtiyaç duyduğu tüm bilgilere sahip olduğundan emin olmaktır. Şimdi atlayıp yazma zamanı. Bize güvenin, her sürümde daha iyi olacaksınız.