Randevuları Etkili Bir Şekilde Programlama: İpuçları ve Püf Noktaları

Başarılı bir işi yürütmek, zaman yönetiminde uzmanlaşmaktan daha fazlası anlamına gelir; Randevu planlama sanatında da ustalaşmanız gerekir. Randevuları etkili bir şekilde nasıl planlayacağınızı öğrenmek, daha fazla müşteri çekmenize, itibarınızı artırmanıza ve sonuçta karınızı hızla artırmanıza yardımcı olacaktır.

Her dakikanın önemli olduğu bir ortamda planlama araçlarının nasıl kullanılacağını bilmek sadece bir beceri değil, aynı zamanda bir süper güçtür. Bu makale, takvimlere, önceliklere ve hatta görünüşte kaçınılmaz olan zamanlama çakışmalarına yaklaşımınızı dönüştürmek için tam erişim geçişinizdir.

Dolayısıyla, müşteri tabanınızın geliştiğini, itibarınızın yükseldiğini ve kârınızın yeni boyutlara ulaştığını görmeye hazırsanız emniyet kemerinizi bağlayın. Randevu planlama konusunda uzmanlaşma yolculuğu şimdi başlıyor.

Randevuları Etkin Bir Şekilde Programlamak İçin 10 İpucu

• İpucu #1 : Zaman Seçimlerinde Cömert Olun
• 2. İpucu : Son Zamanlarla Tamamlayın
• İpucu #3 : Rezervasyon Sistemiyle Planlama Oyununuzun Seviyesini Yükseltin
• İpucu #4 : Müşterilerinize Sizinle Rezervasyon Yapmanın Ne Kadar Kolay Olduğunu Söyleyin
• İpucu #5 : Blok Planlamanın Gücünü Kucaklayın
• İpucu #6 : Erkenden Kilitleyin
• İpucu #7 : Sırlarını Saklayın, Sır
• İpucu #8 : Zamanlarına Değer Verin
• 9. İpucu : Bu Ayrıntıların Üzerinden Geçin
• İpucu #10 : Bir Profesyonel Gibi Hokkabazlık Yapın

1. İpucu: Zaman seçimleri konusunda cömert olun

Tamam, eğer bir profesyonel gibi randevuları nasıl planlayacağınızı öğrenmek istiyorsanız ustalaşmanın ilk adımı, müşterilerinize bir avuç seçenek sunmaktır.

Bunu bir büfe gibi düşünün; ne kadar çok servis yaparsanız o kadar mutlu olurlar. Bazı erkenci kuşlar ve gece kuşu yuvalarıyla karıştırın. Peki tarihler? Bir çift atın. Önemli olan en çok ev sahibi olmakla ilgili, değil mi?

Esneklik altındır. Olur böyle şeyler. Planlar değişir. O anlayışlı arkadaş ol.

Müşterinize şunu söylediğinizi hayal edin: Hayatın çılgınca olduğunu ve programların her yerde olduğunu tamamen anlıyoruz. İşte işe yarayacağını düşündüğümüz birkaç seçenek:

• Salı: Sabah aralığı? 09:00 – 10:00
• Çarşamba: Öğleden sonra serinliğine ne dersiniz? 14:00 – 15:00
• Perşembe: Akşam havası mı? 17.00 – 18.00

2. İpucu: Bitiş zamanlarıyla tamamlayın

Hiç bir telefon görüşmesi sırasında "Bu ne zaman bitecek?" diye düşündünüz mü? Aynı. Randevuları etkili bir şekilde nasıl planlayacağımızın isimsiz kahramanı hakkında sohbet edelim.

Evet, bitiş zamanlarından bahsediyoruz. Başlangıç ​​zamanları tüm şöhreti kazanıyor ama bir şeyin ne zaman biteceğini biliyor musunuz? Oyun değiştirici.

Neden?

Öncelikle , artık bitmeyen toplantılar yok : Kimsenin sonsuza kadar sürecek sohbetler için zamanı yok. Bir son belirleyin ve sıkı tutun. Dahası, size patron seviyesinde zaman yönetimi sağlar: Bir şeyin ne zaman biteceğini bilirseniz, günün geri kalanını kontrol altına alabilirsiniz.

Profesyonel ipucu : Toplayın. 15 dakikaya ihtiyacınız olacağını mı düşünüyorsunuz? 30'da kalem. Yarım saatlik bir iş gibi mi geliyor? Tam 60'lık bir yuva. Kendinize o yastığı verin.

3. İpucu: Bir rezervasyon sistemiyle planlama oyununuzu geliştirin

Randevularınızı gerçekten en etkili şekilde planlamak istiyorsanız teknolojiye kucak açmanız gerekiyor. Çevrimiçi rezervasyonlar, telefon görüşmeleri ve randevu defterleri gibi daha geleneksel planlama seçeneklerinin yerini alıyor. Ve iyi bir sebep için. Kimsenin karmaşık takvimlere ve sinir bozucu "ah, ne zaman boşsun?" ileri geri.

Bunun yerine ihtiyacınız olan şey, arkanızı kollayacak güvenilir bir rezervasyon sistemidir. Ve üzerinizdeki tüm stresi ortadan kaldıran otomatik planlama sihrinden bahsediyoruz.

Daha fazla boş zaman mı? Daha fazla rezervasyon mu istiyorsunuz? Evet lütfen.

Şimdi, aşırı karmaşık yazılımların kodlarını çözmek için çok zaman harcamak istemeyenler için, tam olarak doğru çözüme sahibiz. İyi bir planlama aracı mı? En sevdiğiniz uygulama gibi. Sezgisel, şık ve saçınızı yolmak istemenize neden olmuyor.

Girin: Amelia .

4. İpucu: Müşterilerinize sizden rezervasyon yapmanın ne kadar kolay olduğunu söyleyin

Böylece insanların sizden rezervasyon yapmasını son derece basit hale getirdiniz. Bu harika. Ama tahmin et ne oldu? Kimse bilmiyorsa ne anlamı var?

Haykır:

• Mağazanızda (varsa)
• Web sitenizde
• Bu sosyal medya akışlarına girin

Herkesin takviminize atlamanın ne kadar kolay olduğunu bildiğinden emin olun. Süper kullanıcı dostu bir rezervasyon uygulamanız mı var? Gösterin. Sorunsuz rezervasyon sürecinizle ilgili beş yıldızlı değerlendirmeleriniz mi var? Görünmelerini sağlayın. İnsanlara sizinle rezervasyon yapmanın olağanüstü bir deneyim olduğunu bildirin.

İpucu #5: Blok planlamanın gücünden yararlanın

Blok planlama (veya arka arkaya rezervasyon ) adı verilen küçük bir numaradan bahsedelim. Randevularınızı çöreklerin üzerine serpiştirilmiş gibi dağıtmak yerine neden onları üst üste koymuyorsunuz?

Üç adet 1 saatlik toplantınız mı var? Onları birbirine sıkıştırın. Blok zamanlama, benzer etkinlikleri bir arada gruplamanıza olanak tanıyarak odaklanmanızı sağlar. Ayrıca aktiviteleri kümeleyerek gününüzde daha büyük boşluklar elde edersiniz. Sonuç? Kaliteli "zaman ayırma" avantajıyla maksimum üretkenlik.

Randevularınızı gruplamak, her zaman vites değiştirmeyeceğiniz anlamına gelir. Bunun yerine, aynı şeritte ilerliyorsunuz ve bu ivmeden en iyi şekilde yararlanıyorsunuz.

6. İpucu: Erkenden kilitleyin

Hepimiz o garip "Bir zamana karar verdik mi?" metin. İşte çözüm şu; her zaman önceden kilitleyin. Randevuların etkili bir şekilde nasıl planlanacağı hakkında konuşurken bu adım çok önemlidir. Şunları yapmanızı sağlar:

• İçiniz Rahat Olsun : Hem kendinize hem de karşınızdaki kişiye haber verin. Check-in yapın ve seçtiğiniz saatte ikinizin de hâlâ iyi durumda olduğundan emin olun.
• Senkronizasyonda Kalın : Her şey değişir, değil mi? Belki bir şeyler çıkmıştır ya da unutmuşlardır. Hızlı bir check-in, ikinizin de aynı melodiyi söylediğinizden emin olmanızı sağlar.
• Gününüze Sahip Çıkın : Eğer işler değişirse, çalma listenizi (ya da bilirsiniz, gününüzü) yeniden düzenlemek için zamanınız olur.

İpucu #7: Sırlarını gizli tutun

Pekala, çevrimiçi rezervasyon yapan hepiniz için hızlı PSA. Gizlilik hakkında sohbet etmeliyiz.

Öncelikle birisi rezervasyon yaptığında kontenjanın dolduğunu göstermelisiniz ancak ayrıntıları kendinize saklayın . Konuk listesinde isim olmasın lütfen. Ayrıca, müşterileriniz bazı kişisel bilgileri bırakmak zorunda kalırsa, bunları kilitleyin ve asla başkalarıyla paylaşmayın. Son olarak, müşterilerinizin gizliliklerini koruma konusunda ciddi olduğunuzu bilmelerini sağlayın; küçük bir "Hey, verilerinizi koruyoruz" mesajı atın.

Unutmayın, size güvendiklerinde sizinle daha çok takılmak isteyeceklerdir.

8. İpucu: Zamanlarına değer verin

Herkesin zamanı altın gibidir. Bu nedenle, biri size gününün bir dilimini hediye ettiğinde ona bir hazineymiş gibi davranın.

Bu buluşmayı ayarlarken tüm bilgileri alın. Ne zaman özgürler? Programlarında girilmeyen bölgeler var mı? Onlara ne zaman ve nerede olduğunu bildiren 411'i verin. Mümkün olduğu kadar pürüzsüz hale getirin.

Ve şunu unutmayın: Hayat vahşidir. Planlar değişir, olaylar olur. Onlara bunu anladığını göster. Yeniden planlamaları gerekiyorsa stres yok. Kolaylaştır.

9. İpucu: Bu ayrıntıların üzerinden geçin

Hiç şunu yaşadın: "Ah, ne zaman buluşuyoruz?" an? Evet ben de. Randevuları etkili bir şekilde nasıl planlayacağınızı öğrenmek ister misiniz? En kısa sürede randevu ayrıntılarını göndermeye başlayın.

Randevu onay metinleri ve e-postalarının yanı sıra toplantı hatırlatma mesajları ve e-postalarını randevu planlama sürecinizin önemli bir parçası haline getirin. Her zaman klasik üçlüyü içerdiklerinden emin olun: tarih, saat ve yer . Ayrıca, adım adım veya bilmeleri gereken bir şey varsa onu da ekleyin.

Müşterilerinizin kontrol etmesi gereken formlarınız veya başka belgeleriniz varsa bunları kaydırın. Fazladan yol kat edin; karşılığını göreceksiniz.

10. İpucu: Bir profesyonel gibi hokkabazlık yapın

Hepimiz burada hokkabazlık yapmaya çalışıyoruz, değil mi? İş, hayat, o yan koşuşturma… bu bir sirk gösterisi. Peki her şeye yer açmak mı ? Bize sorarsanız büyük bir beceri.

Birkaç profesyonel hareket:

• Yapılacaklar veya Yapılmayacaklar : Klasik liste. Bir yere not edin, vurun. Basit ama bir o kadar da tatmin edici.
• Son Teslim Tarihi Draması : Teslim tarihleri ​​konusunda gerçekçi olun. Çok sıkısın ve yıpranıyorsun. Çok gevşek, peki yangın nerede?
• Bayayı Geç : Gerçekten sana göre olmayan bir şeyin mi var? Belki başka biri sihirli dokunuşa sahiptir.
• Rezervasyon Yapın : Biraz takvim zamanı ayırın. Engelle, sahip ol. Bu sizin bölgeniz.
• Yağmurda Dans : Planlar değişir. Hepsi iyi. Sadece onunla git.

Randevuların Etkili Bir Şekilde Planlanması Hakkında SSS

Çifte rezervasyonu nasıl önleyebilirim?

Çifte rezervasyon, planlamanın en büyük günahı gibidir! Açıkça yönlendirmek için dijital takvimleri (Google Takvim, Outlook veya sizin için hangisi işe yararsa) kullanın. Tüm cihazları senkronize edin ve uyarıları ayarlayın.

Profesyonel ipucu? Günlük randevularınızın hızlı bir sabah incelemesini yapın. Böylece hoş olmayan sürprizlerle karşılaşmazsınız.

Arka arkaya randevular planlamak mı yoksa arada molalara izin vermek mi daha iyidir?

Asırlık tartışma. Arka arkaya verimli gelebilir ama herkesin biraz nefes almaya ihtiyacı var, değil mi? Toplantılar arasında kendinize 10-15 dakikalık bir ara verin. Daha sonra kahvenizi yudumlamak veya derin bir nefes almak için zamanınız olduğunda bize teşekkür edeceksiniz.

Önemli müşterilere öncelik vermeli miyim?

Herkes VIP gibi hissetmeyi sever ama evet, bazı müşteriler daha fazla ağırlık taşıyor. Favorileri oynamak değil; onun işi. Öncelik verin, ancak asla kimseyi ikinci sınıf hissettirmeyin. Her şey dengeyle ilgili.

Yeniden planlama isteklerini nasıl ele alacağım?

Hayat olur! Birisi yeniden planlama yapmak isterse esnek olun ancak sınırlar koyun. “Olayların ortaya çıktığını anlıyorum. Hadi ikimiz için de işe yarayacak başka bir slot bulalım.”

Randevuları ne kadar önceden almalıyım?

Bu herkese uyacak tek bir cevap değil. Ancak genel bir kural olarak en az bir hafta önceden hedefleyin. Büyük bir şeyse daha fazla zaman. Sadece hızlı bir yetişme olması durumunda daha az zaman.

Bir randevuyu iptal etmem gerekirse ne olur?

Tamam, dürüstlük buradaki en iyi politikadır. Öğrenir öğrenmez karşı tarafa bilgi verin. Özür dileyin, kısa bir neden belirtin ve alternatif tarihler sunun.

Geç kalan müşteriyi ne kadar beklemeliyim?

İyi soru. Onlara yaklaşık 15 dakika verin ama bundan sonra sizin zamanınız da değerlidir. Eğer geç kalıyorlarsa, belki dostça bir "programa uygun koşuyorlar?" mesajı gönderebilirsiniz. metin.

Rezervasyonun kullanılmamasını hesaba katmak için çifte rezervasyon yapabilir miyim?

Bu riskli. Bunun bahislerinizi korumaya almak gibi olduğunu düşünebilirsiniz, ancak geri tepebilir. Bunun yerine, randevuya gelmemeyi azaltmanın çok daha iyi bir yolu, müşterilere randevudan bir veya iki gün önce hatırlatıcılar göndermektir. Nazik bir dürtme kimseye zarar vermez.

Profesyonel ipucu : Amelia ile bu hatırlatıcıları otomatikleştirin ve hiçbir toplantının unutulmayacağından emin olun.

Son dakika randevuları için sınırları nasıl belirlerim?

Her şey açık iletişimle ilgilidir. Birisi son dakikada takviminize girmeye çalıştığında açık olun: "Zamanımıza değer veriyorum, bu yüzden ikimizin de %100 orada bulunabileceği bir zaman planlayalım." Onu alacaklar.

Planlama yaklaşımımı ne sıklıkla gözden geçirmeli ve ayarlamalıyım?

Dünya değişiyor ve programınız da değişmeli. Belki her çeyrekte bir kahve (veya şarap, burada yargılama yok) eşliğinde oturun ve düşünün. Gerektiğinde ince ayar yapın. Unutmayın, uyarlanabilirlik çok önemlidir.

Randevuların Etkili Bir Şekilde Nasıl Planlanacağına İlişkin Son Düşünceler

Etkili randevu planlama yolculuğumuzu tamamlarken, yalnızca zaman aralıklarını yönetmekle kalmayıp, başarı için bir temel oluşturduğunuzu unutmayın. Ayarladığınız her randevu, müşterilerinize ve zamanlarına ne kadar değer verdiğinizi gösterme şansıdır.

Hızlı ve kolay olmanın önemli olduğu bir dünyada, rezervasyonu basitleştirme yeteneğiniz sizi öne çıkarabilir. Amelia gibi araçlar zamandan tasarruf ederek ve daha fazla müşteri çekerek bunu yapmanıza yardımcı olabilir.

İster tek kişilik bir işletme, ister küçük bir işletme, ister daha büyük bir ekibin parçası olun, daha iyi planlamanın daha mutlu müşteriler ve daha fazla para anlamına geldiğini unutmayın. Bu sadece takviminizi doldurmakla ilgili değil; güven oluşturmak ve her fırsatı değerlendirmekle ilgilidir.