Proje Yönetiminde Risk Nasıl Yönetilir: Proje Başarısı İçin Etkili İpuçları

Riskin her projenin kaçınılmaz bir parçası olduğu bir dünyada yaşıyoruz. Ne kadar çok risk alınırsa, başarı potansiyeli o kadar artar. Ancak, doğru yönetilmezse risk, projenin başarısız olmasına da yol açabilir. Birçok proje yöneticisi, projelerinde yer alan risklerin farkındadır. ancak proje yönetiminde riski en aza indirmek veya yönetmek için mevcut tüm kaynakları kullanmıyor olabilirler.

Proje yönetimi, başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlamak için etkili planlama ve yürütme gerektiren karmaşık bir süreçtir. Ancak bir projeyi etkili bir şekilde yönetmek için, ilgili riski de en aza indirmek önemlidir. Bu yazıda, risk yönetiminin ne olduğunu ve önemini tartışacağız. Ayrıca, proje yönetiminde risk yönetiminin adımları ve proje risklerinin başarılı bir şekilde nasıl azaltılacağı.

O halde derinlere inelim ve en temel olanla başlayalım…

Proje Yönetiminde Risk Yönetimi Süreci Nedir?

Gerçek dünyada risk yönetimi, bir projenin başarısını etkileyebilecek riskleri belirlemenize ve yönetmenize yardımcı olan bir süreç olarak bilinir. Başka bir deyişle, portföyünüzdeki tüm projelerin başarısını etkileyebilecek risklerin belirlenmesi ve yönetilmesi için çok önemli bir süreçtir.

Üstelik günlük olarak yapmanız gereken bir şey. Bir proje yöneticisi olarak, bir projede olan her şeyden siz sorumlusunuz. Bu, tanımlanan tüm riskleri yönetmekten sorumlu olduğunuz anlamına gelir.

Bir proje planı oluşturduğunuzda, ters gidebilecek her şeye bakmanız gerekir. Ardından, bu sorunların her biriyle başa çıkmak için ne yapacağınızı düşünmelisiniz. Önerilen eylemlerinizi proje planına dahil edin. Böylece, riski yönetmek için ne yaptığınızı herkes görebilir. Ayrıca, her sorunun potansiyel etkisini ve meydana gelme olasılığını da ana hatlarıyla belirtmelisiniz.

Projenizi Potansiyel Olarak Etkileyebilecek Riskler

Projenizi potansiyel olarak etkileyebilecek, bazıları diğerlerinden daha ciddi olan birçok risk vardır. Akılda tutulması gereken en yaygın yedi tanesi şunlardır:

1. Zaman gecikmeleri: Projenizi tamamlamanın ne kadar süreceğini hafife alırsanız, programınızı bozabilecek ve ek maliyetlere yol açabilecek zaman kısıtlamalarıyla karşılaşabilirsiniz.

2. Beklentileri karşılayamama: Projenizde size yardımcı olması beklenen insanlar ortaya çıkmaz veya işlerini düzgün yapmazlarsa, sonunda uygun olmayan bir ürün veya hizmet elde edebilirsiniz.

3. İletişimsizlik: İşyeri zor bir ortam olabilir. Bu kadar çok insanın birlikte çalışmasıyla, bazı yanlış iletişimlerin olması kaçınılmazdır. Ancak işyerinde iletişimsizlik meydana geldiğinde ciddi sonuçları olabilir.

4. Beklenmedik giderler: Öngörülemeyen giderler için uygun şekilde plan yapmaz ve bütçelemezseniz, bütçeyi aşan ve programın gerisinde kalan bir projeyle karşılaşabilirsiniz.

5. Zayıf iletişim: Ekip üyelerinizle iletişim kurmamanız, gecikmelere ve hatta mali sorunlara yol açabilecek yanlış anlaşılmalara ve anlaşmazlıklara yol açabilir.

6. Yanlış Anlamalar: Astlarınızdan veya ekip üyelerinizden neye ihtiyaç duyulacağı konusunda net beklentileriniz yoksa, bu, projenin gerektiği gibi yapılmaması riskine yol açan yanlış anlamalara yol açabilir.

7. Yanlış özellikler: Bir işin özellikleri yanlışsa, beklendiği gibi çalışmayan bir ürün veya hizmetle sonuçlanabilir ve bu da proje riskine yol açabilir.

Ayrıca Okuyun: Proje Yönetim Verimliliğinizi Artırmanın 11 Yolu

Proje Yönetiminde Riski Yönetmek İçin 6 Etkili Adım

Risk yönetiminin, proje risklerinin tanımlanmasını, değerlendirilmesini ve önceliklendirilmesini gerektiren proaktif bir süreç olduğunu artık hepimiz biliyoruz. Herhangi bir projede riski verimli bir şekilde yönetmek için izlenmesi gereken birkaç temel adım vardır.

İlk olarak, açık ve özlü bir proje kapsamı oluşturulmalıdır. Bu, projeyi etkileyebilecek tüm potansiyel risklerin ve tehlikelerin yanı sıra her birinin sahip olabileceği potansiyel etkinin belirlenmesine yardımcı olacaktır. İkinci olarak, herhangi bir potansiyel felaketin meydana gelme olasılığını en aza indirmek için uygun hafifletme önlemleri alınmalıdır. Bu adımlar takip edildikten sonra, proje yönetiminde riskleri etkin bir şekilde yönetebilirsiniz.

Proje yönetiminde risk yönetimine yönelik temel adımların ayrıntılı ayrıntıları aşağıda verilmiştir:

1. Adım: Riski Tanımlayın

Projenizi etkileyebilecek birçok risk vardır. Teknik riskler var, proje riskleri var, insan riskleri var ve hatta aklınıza bile gelmeyecek riskler var. Risk yönetimi planını daha sonra uygulayabilmek için bu riskleri erken belirlemek önemlidir.

2. Adım: Tanımlanan Riskin Sahipliğini Atayın

Belirlenen her bir riskin sahipliğini, söz konusu özel riski değerlendirmek ve azaltmaktan veya bu özel fırsattan yararlanmaktan sorumlu olacak bir ekip üyesine atayın. Bazı durumlarda, proje yöneticileri, riskler analiz edildikten ve önceliklendirildikten sonra bir tanımlayıcı atamayı tercih edebilir. Ancak diğer durumlarda bu adımı erken atmak, riskleri azaltmak veya fırsatları daha etkili bir şekilde değerlendirmek için bireylerin kendilerini daha iyi hazırlamasına yardımcı olabilir.

3. Adım: Potansiyel Etkileri ve Risk Faktörlerini Analiz Edin

Bir sonraki adım, sebebini, kapsamını ve potansiyel etkisini belirlemek için her bir riski göz önünde bulundurmaktır. Projenizin her adımıyla ilişkili olası riskleri hesaplayın. Her bir riskin sonuçlarını tam olarak anlamak için tehlikeleri güçlerine ve kapsamlarına göre önceliklendirdiğinizden emin olun.

4. Adım: Ele Almanız Gereken Riski Önceliklendirin

Projenin ana risklerini, ne kadar acil olabileceklerine ve projeyi nasıl etkileyebileceklerine göre belirleyin.

Adım 5: Riske Uygun Şekilde Yanıt Verin

Risk olayını ortadan kaldırmaya çalışarak veya gerçekleşirse etkisini azaltarak, risklerin ne olduğuna göre risk yönetimi sürecinizde belirlenen yanıt stratejisine bağlı kalın. Bu yöntem, yanıtı oluşturmayı ve onu uygulamak için adımlar atmayı içermelidir.

Adım 6: Gözlemleyin ve Gerektiği Gibi Değişiklikler Yapın:

Risk yönetimi stratejinizi izleyin ve gözden geçirin ve gerekli değişiklikleri yapın. Başka bir deyişle, gerekli değişiklikleri yapmak için risk yönetimi stratejinizin zirvesinde kalın.

Ayrıca Okuyun: Küçük İşletmeler için İş Süreçleri Yönetimi

Proje Başarısını Sağlamak İçin Risk Yönetimi ve Minimizasyon İpuçları

Risk yönetimi süreci, riskler ortaya çıkmadan önce onlarla başa çıkmak için bir yol haritası sağlar. Şirketler, özellikle herhangi bir yedekleme planına sahip olmadıklarında büyük risk alırlar. Riski en aza indirmenin dört yaygın yolu vardır. Kaçın, Kabul Et, Azalt ve Aktar gibi, ancak durumunuz için hangisinin en iyi olduğuna yalnızca siz karar verebilirsiniz. Karar vermelerinde size yardımcı olmak ve proje riski olasılığını azaltmak için, burada proje başarısı için üzerinde düşünülmesi gereken beş risk azaltıcı unsur bulunmaktadır.

Kesin Bir Risk Yönetim Planı Yapın

Güçlü bir proje planının önemi, proje yönetimi dünyasında göz ardı edilemez. Bu planlar, risk yönetimi planınız da dahil olmak üzere, herhangi bir projede yer alanlar tarafından baştan sona yürütülen temel metodolojiyi tanımlar.

Risk yönetiminin projeleri kolaylaştırmadaki rolüyle ilgili ilginç bir gerçek de, imkansız olarak tanımlanan risklerin bile herhangi bir zamanda ortaya çıkabilmesidir. Ekibinizin eldeki risklerle başa çıkmak için hazırlıksız kalmasını önlemenin en iyi yolu, ortaya çıkabilecek sorunları giderebilmeniz ve ardından bunları ele alabilmeniz için kuruluşunuz çevresinde uygun altyapıya veya plana sahip olduğunuzdan emin olmaktır. ilgili tüm taraflar için çok büyük bir sorun haline gelmeden önce uygun şekilde.

Bazen böyle kapsamlı bir plan geliştirmek için çok fazla zaman ve çaba gerekir. Ancak yatırım, genellikle bir yol haritası görevi görerek karşılığını verir. Bu, ekibinize projelerinin tüm farklı aşamalarında rehberlik eder.

Riskleri Kaydedin ve Güncel Tutun

Hayatta bir şeyler olur. Ve çoğu zaman onları tahmin edemezsiniz! Risk yönetimi planınızı tamamlamak için bir risk listesi oluşturarak, ortaya çıktıkça risklerin üstesinden gelmek için paha biçilmez bir araca sahip olursunuz. Belgeleri güncel tutmalısınız. Böylece aylar sonra kolayca kontrol edebilirsiniz-

• ne oldu ve ne zaman
• ekibinizin nasıl yanıt verdiği ve
• daha önce tespit edilmemiş hangi yeni risklerin ortaya çıktığı.

Ortaya çıkan yeni sorunlarla birlikte hangi risklerin oluştuğunu ve yanıt olarak işlerin nasıl yürüdüğünü takip etmek için risk kaydınızı kullanın - belki bir olay raporuna benzer bir şey! Ayrıca, bu belgeyle her zaman güncel kalın. Değişiklikler için gözünüz açık olsun ve planlamanın diğer çıktılarıyla uyumlu olduğunuzdan emin olun. Bu, sizin ve ekip üyelerinizin projenin durumunu izlemesini kolaylaştıracaktır.

Risk Olayını Anlayın ve Sona Erin

Yaygın bir risk yönetimi hatası, bir riskin gerçek riskin kendisi üzerindeki salt etkisini belirlemektir. Örneğin, projeleriyle ilişkili başlıca risk olarak "son teslim tarihini kaçırmak" düşünülebilir. Bu teknik olarak doğrudur - ancak son teslim tarihini kaçırmak, yalnızca bu özel riski yönetmemenin ve azaltmamanın bir sonucudur.

Bu tuzağa düşmekten kaçınmak için, belirli bir sonuçtan birinin nasıl olumsuz etkilenebileceğinden ziyade, tanımlanan her riski, bu tür sonuçlara yol açabilecek ilgili potansiyel olaylar yoluyla neye neden olabilecekleri (etki) açısından düşünmenizi öneririz.

Bu nedenle, tanımladığınız risk olayının temeline inmek, söz konusu riskler içinde sizi gerçekten en çok neyin ilgilendirdiğini ayırt etmenize yardımcı olacaktır. Ve buna göre bunları önleyici olarak en iyi nasıl yönetilir; böylece bazı potansiyel felaketleri daha başlamadan önlemeye çalışıyoruz!

Proje Yönetimi Becerilerinizi Seviyelendirin

Herhangi bir projeyle ilişkilendirilebilecek risklerin etkili bir şekilde yönetilmesi ve üstesinden gelinmesi söz konusu olduğunda, güçlü bir proje yönetimi becerileri temeline sahip olmanın gerekli olduğu inkar edilemez. Proje yönetimi ile ilgili resmi eğitim almak, sonuç olarak ortaya çıkabilecek riskleri en aza indirmenize yardımcı olacak ve aynı zamanda, özel proje türünüz için hangi ihtiyaçların gerekli olduğu konusunda uygun şekilde eğitilmediyseniz, aksi takdirde gözden kaçabilecek proje sorunları için daha iyi planlama yapmanıza yardımcı olacaktır. iş.

Projelerle başa çıkmada mümkün olduğunca iyi olduğunuzdan emin olmak için bu becerileri geliştirmenin birçok yolu vardır. En sevdiğim yollardan biri, sık sık pratik yapmak ve bu alandaki en son trendlerden her zaman haberdar olmanızı sağlamaktır. Henüz yapmadıysanız, kariyerinizi daha da geliştirmek için diğer profesyonellerle konferanslara veya çalıştaylara katılmanızı şiddetle tavsiye ederim.

Daha Az Reaktif ve Daha Proaktif Olun

Birçok proje yöneticisi, bu tür olayları planlamak ve bunlara karşı aktif olarak tasarım yapmak yerine, krizler ortaya çıktıkça bunlarla başa çıkmayı tercih eder. Ancak iş bu tür sorunların kritik sorunlara dönüşmesini önlemeye geldiğinde, krizden tamamen kaçınmanın bir yolunu bulmak için çalışmanız hayati önem taşır. Sorunları ele almada çok reaktif olmak yerine proaktif davranmaya çağırıyor.

Kötü bir şey olmasını bekleyip sonra bir çözüm bulmak yerine, proje planlama aşamalarında fazladan zaman ayırın. Projenizle ilgili riskleri belirleyin ve önleyici tedbirler alarak bunlarla karşılaşma şansınızı tamamen azaltın.

Ayrıca Okuyun: Daha Proaktif Kalmak İçin İşyerinde En İyi Verimlilik İpuçları

Daha İyi Önleyebilmek İçin Proje Riskinizi Değerlendirin

Proje yönetimi zor ve sürekli değişen bir meslektir. Artan hesap verebilirlik ile artık daha fazla proje daha fazla risk alıyor. Riskin her projenin bir parçası olduğunu anlamalıyız. Ancak, özellikle yüksek riskli projelerde zorlayıcı olabilir. Yöneticilerin projeleriyle ilgili riskleri ve bunları nasıl azaltacaklarını değerlendirmeleri ve anlamaları gerekir. Ayrıca ortaya çıkabilecek olası sorunlarla başa çıkmak için bir plan oluşturmaları gerekir.

Bunu yapabilmek için öncelikle farklı risk türlerini ve bunların projelerini nasıl etkileyebileceklerini anlamaları gerekir. Ardından, projeyle ilgili potansiyel riskleri belirlemeli ve değerlendirmelidirler. Son olarak, risklerin potansiyel etkilerini azaltmak için risk yönetimi süreçleri uygulamalıdırlar. Bu adımları izleyerek herhangi bir proje yöneticisi riskleri kolaylıkla değerlendirebilir. Ve projelerinin başarılı olmasını ve gereksiz risklerden kaçınabilmesini sağlayın.

Riskten kaçınmanın veya en aza indirmenin bir başka etkili yolu, raporları daha iyi yönetmek, analiz etmek ve projeleri organize etmek için WP Proje Yöneticisi gibi kapsamlı bir proje yönetim aracı kullanmak olabilir. Bu, proje yöneticilerinin ve ekip üyelerinin yaygın proje yönetimi hatalarından kaçınmasına olanak tanır. Proje riskleri olasılığını azaltır ve proje yönetiminin başarısız olma olasılığını azaltır.