Proje Yönetiminde Risk Nasıl Yönetilir: Proje Başarısı İçin Etkili İpuçları

Riskin her projenin kaçınılmaz bir parçası olduğu bir dünyada yaşıyoruz. Ne kadar çok risk alınırsa, başarı potansiyeli o kadar büyük olur. Ancak, doğru yönetilmezse risk, proje başarısızlığına da yol açabilir. Birçok proje yöneticisi, projelerinde yer alan risklerin farkındadır, ancak proje yönetimindeki riski en aza indirmek veya yönetmek için mevcut tüm kaynakları kullanmıyor olabilirler.

Proje yönetimi, başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlamak için etkili planlama ve yürütme gerektiren karmaşık bir süreçtir. Ancak bir projeyi etkin bir şekilde yönetmek için ilgili riski de en aza indirmek önemlidir. Bu yazıda, risk yönetiminin ne olduğunu ve önemini tartışacağız. Ayrıca proje yönetiminde risk yönetiminin adımları ve proje risklerinin başarıyla nasıl azaltılacağı.

O halde hadi başlayalım ve çok temel bir şeyle başlayalım…

Proje Yönetiminde Risk Yönetimi Süreci Nedir?

Gerçek dünyada, risk yönetimi, bir projenin başarısını etkileyebilecek riskleri belirlemenize ve yönetmenize yardımcı olan bir süreç olarak bilinir. Diğer bir deyişle, portföyünüzdeki tüm projelerin başarısını etkileyebilecek risklerin belirlenmesi ve yönetilmesi için çok önemli bir süreç.

Üstelik bu, günlük olarak yapmanız gereken bir şeydir. Bir proje yöneticisi olarak, bir projede olan her şeyden siz sorumlusunuz. Bu, tanımlanan tüm riskleri yönetmekten sorumlu olduğunuz anlamına gelir.

Bir proje planı oluşturduğunuzda, yanlış gidebilecek her şeye bakmanız gerekir. Ardından, bu sorunların her biriyle başa çıkmak için ne yapacağınızı düşünmelisiniz. Önerilen eylemlerinizi proje planına dahil edin. Böylece herkes riski yönetmek için ne yaptığınızı görebilir. Ayrıca, her sorunun potansiyel etkisini ve meydana gelme olasılığını da özetlemelisiniz.

Projenizi Potansiyel Olarak Etkileyebilecek Riskler

Projenizi potansiyel olarak etkileyebilecek, bazıları diğerlerinden daha ciddi olan birçok risk vardır. İşte akılda tutulması gereken en yaygın yedi tanesi:

1. Zaman gecikmeleri: Projenizi tamamlamanın ne kadar süreceğini hafife alırsanız, programınızı bozabilecek ve ek maliyetlere yol açabilecek zaman kısıtlamaları ile karşılaşabilirsiniz.

2. Beklentileri karşılayamama: Projenizde size yardım etmesi beklenen kişiler gelmezse veya işlerini düzgün yapmazlarsa, sonuç olarak eşit olmayan bir ürün veya hizmet elde edebilirsiniz.

3. İletişimsizlik: İş yeri zor bir ortam olabilir. Bu kadar çok insan birlikte çalışırken, bazı yanlış iletişimlerin olması kaçınılmazdır. Ancak işyerinde yanlış iletişim meydana geldiğinde ciddi sonuçlara yol açabilir.

4. Öngörülemeyen giderler: Öngörülemeyen giderler için uygun bir plan ve bütçe yapmazsanız, bütçeyi aşan ve zamanlamanın gerisinde kalan bir projeyle karşılaşabilirsiniz.

5. Yetersiz iletişim: Ekip üyelerinizle iletişim kurmadığınızda, gecikmelere ve hatta finansal sorunlara neden olabilecek yanlış anlamalara ve anlaşmazlıklara yol açabilir.

6. Yanlış anlamalar: Astlarınızdan veya ekip üyelerinizden neye ihtiyaç duyulacağı konusunda net beklentileriniz yoksa, projenin doğru şekilde yapılmaması riskine yol açan yanlış anlamalara yol açabilir.

7. Yanlış özellikler: Bir işin özellikleri yanlışsa, beklendiği gibi çalışmayan ve proje riskine yol açan bir ürün veya hizmetle karşılaşabilirsiniz.

Ayrıca Okuyun: Proje Yönetimi Verimliliğinizi Artırmanın 11 Yolu

Proje Yönetiminde Riski Yönetmek için 6 Etkili Adım

Risk yönetiminin proje risklerinin tanımlanmasını, değerlendirilmesini ve önceliklendirilmesini gerektiren proaktif bir süreç olduğunu artık hepimiz biliyoruz. Herhangi bir projede riski verimli bir şekilde yönetmek için izlenmesi gereken birkaç temel adım vardır.

Öncelikle net ve özlü bir proje kapsamı oluşturulmalıdır. Bu, projeyi etkileyebilecek tüm potansiyel risklerin ve tehlikelerin yanı sıra her birinin sahip olabileceği potansiyel etkinin belirlenmesine yardımcı olacaktır. İkinci olarak, meydana gelebilecek herhangi bir olası afet olasılığını en aza indirgemek için uygun etki azaltma önlemleri alınmalıdır. Bu adımlar takip edildikten sonra proje yönetimindeki riskleri etkin bir şekilde yönetebilirsiniz.

Proje yönetiminde riski yönetmek için temel adımların ayrıntılı ayrıntıları aşağıda verilmiştir:

Adım 1: Riski Tanımlayın

Projenizi etkileyebilecek birçok risk var. Teknik riskler var, proje riskleri var, insan riskleri var ve hatta düşünemeyeceğiniz riskler var. Risk yönetim planını daha sonra uygulayabilmek için bu riskleri erken tespit etmek önemlidir.

2. Adım: Tanımlanmış Riskin Sahipliğini Atayın

Belirlenen her bir riskin sahipliğini, o belirli riski değerlendirmekten ve azaltmaktan veya o belirli fırsattan yararlanmaktan sorumlu olacak bir ekip üyesine atayın. Bazı durumlarda, proje yöneticileri riskler analiz edildikten ve önceliklendirildikten sonra bir tanımlayıcı atamayı tercih edebilir. Ancak diğer durumlarda, bu adımı erken atmak, bireylerin riskleri azaltmak veya fırsatları daha etkili bir şekilde ele geçirmek için kendilerini daha iyi hazırlamalarına yardımcı olabilir.

Adım 3: Potansiyel Etkileri ve Risk Faktörlerini Analiz Edin

Bir sonraki adım, nedenini, kapsamını ve potansiyel etkisini belirlemek için her bir riski dikkate almaktır. Projenizin her adımıyla ilişkili olası riskleri belirleyin. Her bir riskin sonuçlarını tam olarak anlamak için tehlikelere güçlerine ve kapsamlarına göre öncelik verdiğinizden emin olun.

4. Adım: Başa Çıkmanız Gereken Riske Öncelik Verin

Projenin büyük risklerini, ne kadar acil olabileceklerine ve projeyi nasıl etkileyebileceklerine göre belirleyin.

Adım 5: Riske Buna Göre Yanıt Verin

Risk olayını ortadan kaldırmaya çalışarak veya gerçekleşmesi durumunda etkisini azaltarak risklerin ne olduğuna göre risk yönetimi sürecinizde belirlenen müdahale stratejisine bağlı kalın. Bu yöntem, yanıtı oluşturmayı ve onu uygulamak için adımlar atmayı içermelidir.

Adım 6: Gözlemleyin ve Gerekli Değişiklikleri Yapın:

Risk yönetimi stratejinizi izleyin ve gözden geçirin ve gerekli değişiklikleri yapın. Diğer bir deyişle, gerekli değişiklikleri yapmak için risk yönetimi stratejinizin zirvesinde kalın.

Ayrıca Okuyun: Küçük İşletmeler için İş Süreçleri Yönetimi

Proje Başarısını Sağlamak İçin Risk Yönetimi ve Minimizasyon İpuçları

Risk yönetimi süreci, riskleri oluşmadan önce ele almak için bir yol haritası sağlar. Şirketler, özellikle herhangi bir yedekleme planı olmadığında büyük risk alırlar. Riski en aza indirmenin dört yaygın yolu vardır. Örneğin - Kaçının, Kabul Edin, Azaltın ve Aktarın, ancak durumunuz için hangisinin en iyi olduğuna yalnızca siz karar verebilirsiniz. Karar vermede size yardımcı olmak ve proje riski olasılığını azaltmak için, proje başarısı için üzerinde düşünmeniz gereken beş risk azaltma önlemi aşağıda verilmiştir.

Kesin Bir Risk Yönetim Planı Yapın

Güçlü bir proje planının önemi proje yönetimi dünyasında göz ardı edilemez. Bu planlar, risk yönetim planınız da dahil olmak üzere, herhangi bir projeye dahil olanlar tarafından baştan sona yürütülen temel metodolojiyi tanımlar.

Risk yönetiminin projeleri kolaylaştırmadaki rolüyle ilgili ilginç bir gerçek, imkansız olarak tanımlanan risklerin bile herhangi bir zamanda ortaya çıkabilmesidir. Ekibinizin mevcut risklerle başa çıkmak için hazırlıksız olmasını önlemenin en iyi yolu, ortaya çıkabilecek sorunları giderebilmenizi ve ardından bunları ele alabilmenizi sağlamak için kuruluşunuzun çevresinde uygun altyapıya veya plana sahip olduğunuzdan emin olmaktır. İlgili tüm taraflar için çok büyük bir sorun haline gelmeden önce uygun şekilde.

Bazen böyle kapsamlı bir plan geliştirmek çok zaman ve çaba gerektirir. Ancak yatırım, genellikle bir yol haritası olarak hizmet ederek karşılığını verir. Bu, ekibinize projelerinin tüm farklı aşamalarında rehberlik eder.

Riskleri Kaydedin ve Güncel Tutun

Hayatta, şeyler olur. Ve çoğu zaman, onları tahmin edemezsiniz! Risk yönetim planınızı tamamlamak için bir risk listesi oluşturarak, ortaya çıkan risklerin üstesinden gelmek için paha biçilmez bir araca sahip olursunuz. Belgeleri güncel tutmalısınız. Böylece aylar sonra kolayca kontrol edebilirsiniz-

• ne oldu ve ne zaman
• ekibinizin nasıl yanıt verdiğini ve
• Daha önce tespit edilmemiş ne gibi yeni riskler ortaya çıktı.

Yeni ortaya çıkan sorunlarla birlikte hangi risklerin oluştuğunu ve yanıt olarak işlerin nasıl geliştiğini - belki bir olay raporuna benzer bir şey - takip etmek için risk kaydınızı kullanın! Ayrıca, bu belgeyle her zaman güncel kalın. Değişiklikler için gözünüzü dört açın ve diğer planlama çıktılarıyla uyumlu olduğunuzdan emin olun. Bu, sizin ve ekip üyelerinizin projenin durumunu izlemesini kolaylaştıracaktır.

Risk Olayını Anlayın ve Altına İnin

Yaygın bir risk yönetimi hatası, bir riskin gerçek riskin kendisi üzerindeki etkisini belirlemektir. Örneğin, projeleriyle ilişkili ana risk olarak “son teslim tarihini kaçırmak” düşünülebilir. Bu teknik olarak doğrudur - ancak son teslim tarihini kaçırmak yalnızca bu belirli riski yönetmemenin ve azaltmamanın bir sonucudur.

Bu tuzaktan kaçınmak için, tanımlanan her bir riski, bir kişinin belirli bir sonuçtan nasıl olumsuz etkilenebileceğinden ziyade, bu tür sonuçlara yol açabilecek ilgili potansiyel olaylar yoluyla neye neden olabilecekleri (etkileri) açısından düşünmenizi öneririz.

Bu nedenle, tanımladığınız risk olayının özüne inmek, söz konusu riskler içinde sizi gerçekten en çok neyin endişelendirdiğini ayırt etmenize yardımcı olacaktır. Ve bunları buna göre en iyi şekilde önceden nasıl yönetebiliriz; böylece bazı olası felaketleri daha başlamadan önlemeye çalışıyoruz!

Proje Yönetiminde Becerilerinizi Seviyelendirin

Herhangi bir projeyle ilişkilendirilebilecek risklerin etkin bir şekilde yönetilmesi ve üstesinden gelinmesi söz konusu olduğunda, güçlü bir proje yönetimi becerileri temeline sahip olmanın gerekli olduğu inkar edilemez. Proje yönetimine ilişkin resmi eğitim almak, sonuç olarak ortaya çıkabilecek riskleri en aza indirmenize ve ayrıca, belirli türünüz için hangi ihtiyaçların gerekli olduğu konusunda gerektiği gibi eğitim almamış olmanız durumunda gözden kaçabilecek proje sorunları için daha iyi planlama yapmanıza yardımcı olacaktır. İş.

Projelerle başa çıkmakta olabildiğince iyi olduğunuzdan emin olmak için bu becerileri geliştirmenin birçok yolu vardır. En sevdiğim yöntemlerden biri, sık sık pratik yapmak ve bu alandaki en son trendlerden her zaman haberdar olmanızı sağlamak. Ve henüz yapmadıysanız, kariyerinizi daha da geliştirmek için diğer profesyonellerle konferanslara veya atölye çalışmalarına katılmanızı şiddetle tavsiye ederim.

Daha Az Reaktif ve Daha Proaktif Olun

Birçok proje yöneticisi, bu tür olayları planlamak ve aktif olarak tasarlamak yerine, krizler ortaya çıktıkça onlarla başa çıkmayı tercih eder. Ancak, söz konusu bu tür sorunların kritik sorunlara dönüşmesini önlemeye geldiğinde, krizden tamamen kaçınmanın bir yolunu bulmaya çalışmanız hayati önem taşır. Sorunları ele alırken çok reaktif olmak yerine proaktif davranmalarını gerektirir.

Kötü bir şey olmasını bekleyip sonra bir çözüm bulmak yerine, proje planlama aşamalarında ekstra zaman ayırın. Projenizle ilgili riskleri belirleyin ve önleyici tedbirler alarak bunlarla karşılaşma şansınızı tamamen azaltın.

Ayrıca Okuyun: Daha Proaktif Kalmak İçin İş Yerinde En İyi Verimlilik İpuçları

Daha İyi Önleyebilmek için Proje Riskinizi Değerlendirin

Proje yönetimi zor ve sürekli değişen bir meslektir. Hesap verebilirliğin artmasıyla birlikte, artık daha fazla proje daha fazla risk alıyor. Riskin herhangi bir projenin bir parçası olduğunu anlamamız gerekiyor. Ancak özellikle yüksek riskli projelerde zorlayıcı olabilir. Yöneticilerin projeleriyle ilgili riskleri ve bunları nasıl azaltacaklarını değerlendirmeleri ve anlamaları gerekir. Ayrıca ortaya çıkabilecek olası sorunlarla başa çıkmak için bir plan oluşturmaları gerekir.

Bunu yapabilmek için öncelikle farklı risk türlerini ve projelerini nasıl etkileyebileceklerini anlamaları gerekir. Ardından, projeyle ilişkili potansiyel riskleri belirlemeli ve değerlendirmelidirler. Son olarak, risklerin potansiyel etkilerini azaltmak için risk yönetimi süreçleri uygulamalıdırlar. Bu adımları izleyerek herhangi bir proje yöneticisi riskleri kolayca değerlendirebilir. Ve projelerinin başarılı olduğundan ve gereksiz risklerden kaçınabildiğinden emin olun.

Riski önlemenin veya en aza indirmenin bir başka etkili yolu, daha iyi yönetmek, raporları analiz etmek ve projeleri düzenlemek için WP Proje Yöneticisi gibi kapsamlı bir proje yönetim aracı kullanmak olabilir. Bu, proje yöneticilerinin ve ekip üyelerinin yaygın proje yönetimi hatalarından kaçınmasını sağlar. Proje risklerinin olasılığını azaltır ve proje yönetiminin başarısız olma olasılığını azaltır.