Dahili Belgeler: Bilmeniz Gereken Her Şey (İpuçları ve Eğitim)

İşletmenizin dahili belgelere ihtiyacı var mı? Ve ilk etapta dahili dokümantasyon nedir?

Müşterilerinizin ürünlerinizden veya hizmetlerinizden daha fazla değer elde etmesine yardımcı olacak belgeler oluşturma fikrine muhtemelen aşina olsanız da, yüksek kaliteli belgeler aynı zamanda işletmenizin ve çalışanlarınızın daha iyi çalışmasına yardımcı olabilir.

Bu tür içe dönük belgelere dahili belgeler denir ve bunu üretkenliği artırmak, bilgileri korumak ve paylaşmak ve daha pek çok şey için kullanabilirsiniz.

Bu kılavuzda, aşağıdakiler dahil olmak üzere dahili belgeler hakkında bilmeniz gereken her şeyi öğreneceksiniz:

• Dahili dokümantasyon nedir
• Dahili dokümantasyonun faydaları
• Dahili dokümantasyon en iyi uygulamaları
• Kendi dahili dokümantasyon merkezinizi nasıl oluşturabilirsiniz?

Dahili Belgeleme Nedir?

Dahili belgeler, şirketinizin prosedürlerinin, bilgilerinin, en iyi uygulamalarının vb. yapılandırılmış bir koleksiyonudur.

Şirketinizin ömrü boyunca şirketiniz bir ton bilgi ve uzmanlık biriktirecektir. Dahili belgeler, tüm bu toplu bilgiyi kolayca erişilebilir tek bir merkezde korumanıza yardımcı olur.

Üretkenliği artırmak, bilgi kaybını önlemek, yeni çalışanları işe almak ve daha fazlası için kullanabilirsiniz.

Bazı temel kavramları parçalayalım…

Dahili ve Harici Dokümantasyon

Dahili ve harici belgelerin her ikisi de süreçlerin belgelenmesi, işlerin nasıl yapılacağının açıklanması, temel bilgilerin paylaşılması vb. gibi aynı hedeflere hizmet eder.

Temel fark, bu dokümantasyon için hedef kitlenin kim olduğudur:

• Dahili belgeler – hedef kitle, şirketinizin çalışanlarıdır.
• Harici belgeler – hedef kitle, kullanıcılarınız, müşterileriniz, müşterileriniz vb.

Temel olarak – müşteriler veya genel olarak dışarıdakiler, dahili belgelerinizi asla görmemelidir, ancak çalışanlarınız işlerini halletmek için büyük olasılıkla dahili belgelere güvenecektir.

Farklı Dahili Belge Türleri

Buna yukarıda biraz değindik, ancak her biri kendi özel amacına göre uyarlamak isteyeceğiniz farklı türde dahili belgeler vardır:

• Süreç belgeleri – belirli görevlerin nasıl düzgün şekilde gerçekleştirileceğini belgelemek isteyeceksiniz. Bu, kontrol listelerini, öğreticileri vb. içerebilir. Örneğin, “Yeni bir dahili belge parçası nasıl oluşturulur” konulu bir makaleniz olabilir.
• Proje belgeleri – her projenin ayrıntılarını ve ilerlemesini belgelemek isteyeceksiniz. Bu, teklifleri, iş vakalarını, toplantı özetlerini, zaman çizelgelerini vb. içerebilir.
• Politika/İK belgeleri – çalışanların işe alımı, tatil politikaları, hastalık günleri, çalışanların işten ayrılması vb. gibi önemli politikaları belgelemek isteyeceksiniz.
• Takım belgeleri – her takım, takıma özel bilgi ve politikalar için kendi dahili belgelerini oluşturabilir. Örneğin, içerik ekibiniz konuk posterleriyle çalışmaya ilişkin blog stili kılavuzunu ve ilkelerini belgeleyebilir.
• Teknik belgeler – bir geliştirme ekibiniz varsa, kodda, stil kılavuzlarında, KG test ilkelerinde vb. neler olduğunu açıklayan kendi dahili belgelerini oluşturmak isteyeceklerdir.

Dahili Dokümantasyonun Faydaları: Neden Bu Çabaya Değer?

Dahili dokümantasyon oluşturmak kuşkusuz "sadece kanatlamak" yerine biraz daha fazla zaman alır.

Peki dahili dokümantasyonun faydaları nelerdir? Yani, dahili dokümantasyon oluşturmaya neden zaman ve çaba harcamaya değer?

En büyük dahili dokümantasyon avantajlarından bazıları şunlardır:

• Bilgi paylaşımını teşvik edin – çalışanları bilgiyi paylaşmaya teşvik edebilirsiniz. Dahası, çalışanlar, her seferinde orijinal paylaşanla doğrudan etkileşime girmelerine gerek kalmadan diğer çalışanların paylaştığı bilgilere kolayca erişebilir.
• Üretkenliği artırın – önemli süreçleri ve ayrıntıları belgeleyerek, çalışanların gereksiz yere takılıp kalmamasını sağlayabilirsiniz, bu da genel üretkenliğinizi artırır.
• Yeni çalışanları daha verimli bir şekilde dahil edin - şirketinize yeni bir çalışan katıldığında, hızla hızlanmak için havuzda topladığınız dahili bilgilerinize güvenebilirler.
• Bilgiyi koruyun – bir noktada, kilit çalışanlar ya kalıcı olarak ya da tatil/hastalık nedeniyle ayrılacaklar. Dahili belgelere sahip olmak, bu çalışanların bilgilerinin hala korunmasını ve gittiklerinde bile erişilebilir olmasını sağlar.

Kaliteli Şirket İçi Belgeler Oluşturmak İçin En İyi Uygulamalar

Artık dahili dokümantasyonun ne olduğunu ve neden önemli olduğunu bildiğinize göre, kendi dahili dokümantasyon merkezinizi nasıl oluşturabileceğiniz konusunda vites değiştirmeye başlayalım.

Bazı genel dahili belgelerle ilgili en iyi uygulamalarla başlayacağız ve ardından kendi merkezinizi oluşturmanın teknik sürecini ele alacağız.

• Kilit paydaşları dahil edin – dahili dokümantasyon sadece yukarıdan aşağıya bir yaklaşım kullanmamalıdır – her seviyedeki kilit çalışanları dahil etmek önemlidir. Ne de olsa, bu çalışanlar genellikle korumak istediğiniz “siperlerde” bilgisine sahip kişilerdir. Ayrıca, net bir karar verici olması için belirli çalışanları içerik küratörleri olarak atamak isteyebilirsiniz.
• Mevcut herhangi bir dokümantasyonu yeniden amaca uygun hale getirin – muhtemelen halihazırda çeşitli noktalara yerleştirilmiş mevcut içeriğiniz olduğundan, tüm dahili dokümantasyonunuzu sıfırdan oluşturmanız gerekmez. Erişmeyi kolaylaştırmak için bu içeriği tek bir merkezi merkezde yeniden kullanmaya çalışın.
• Erişimi kolaylaştırın – erişim kolaylığından bahsetmişken, hub'ınıza göz atmanın ve aramanın kolay olduğundan emin olmak istersiniz. Çalışanları ilgili içeriğe yönlendirmeye yardımcı olmak için anında arama önerileri gibi kategorileri ve özellikleri kullanın.
• Tutarlılık için bir stil kılavuzu oluşturun – tüm belgeleriniz farklı biçimlendirme kullanıyorsa, insanların değer elde etmesi zor olacaktır. Bunu önlemek için önceden bir stil kılavuzu oluşturun ve her içerik parçası için bunu takip edin.
• Görüntüler, videolar ve GIF'ler ekleyin – yalnızca metne güvenmeyin – görüntüler, videolar ve GIF gibi diğer medyalar içeriğinizi daha kullanışlı hale getirebilir. Örneğin, belirli bir süreci belgelerken, süreci belgeleyen resimler veya bir video ekleyebilirsiniz.
• Aşırı dokümantasyondan kaçının – dahili dokümantasyonun pek çok faydası olsa da, aşırı dokümantasyon da hayal kırıklığına neden olabilir ve çalışanlarınızı rahatsız edebilir. Önemli ayrıntıları belgelemek ile çalışanları yoğun iş yükü altına sokmak arasında bir denge kurmak önemlidir.
• Her şeyi güncel tutun – süreçleriniz ve kurumsal bilgileriniz zamanla değişecektir, bu nedenle bu değişikliklere ayak uydurmak için dahili belgelerinizi güncellemeniz önemlidir. Yine, çalışanları zaman içinde dahili belgelerinizi güncellemekten sorumlu paydaşlar olarak atamak yardımcı olabilir.
• Çalışanlardan geri bildirim isteyin – dahili belgelerinizin çalışanların hayatlarını kolaylaştırmak için orada olduğunu unutmayın. Şirket içi bilginizi nasıl geliştireceğiniz konusunda harika fikirleri olabileceğinden, çalışanlardan geri bildirim istemekten çekinmeyin.

Dahili Dokümantasyon Merkezinizi Nasıl Oluşturursunuz

Şimdi son soru için – tüm çalışanlarınızın dahili dokümantasyon kaynaklarınıza erişebileceği merkezi nasıl yaratırsınız?

Konu bilgi tabanı yazılımı olduğunda üç ana seçeneğiniz var:

• WordPress ve HeroThemes gibi açık kaynaklı yazılımları kullanın.
• Bir SaaS aracı kullanın.
• Kendi çözümünüzü kodlayın.

Biraz önyargılı olsak da, WordPress ile açık kaynak yaklaşımının birkaç nedenden dolayı çok mantıklı olduğunu düşünüyoruz:

• Belgeleriniz üzerinde tam sahiplik ve denetime sahipsiniz . Belgeleriniz, başka birinin sunucusunda olmasını istemediğiniz hassas bilgiler içerebilir (bir SaaS aracında olduğu gibi). WordPress ile tüm verilerinizi ve bilgilerinizi kendi sunucunuzda tutabilirsiniz.
• Hala çok basit . Heroic Knowledge Base gibi bir WordPress eklentisi kullanırsanız, çok kısa sürede hazır ve çalışır duruma gelebilirsiniz; bu, kendi çözümünüzü geliştirmeniz durumunda pek olası değildir.
• Uygun maliyetlidir . WordPress yaklaşımı genellikle bir SaaS aracından çok daha ucuzdur. Bir yılda amorti edildiğinde, sınırsız makale ve sınırsız kullanıcı için genellikle ayda 15 dolardan az ödersiniz.

WordPress ve Heroic Knowledge Base eklentisini kullanarak dahili bir dokümantasyon merkezinin nasıl oluşturulacağı aşağıda açıklanmıştır.

1. Bir WordPress Kurulumu Kurun

Başlamak için, dahili bilgi merkeziniz olarak işlev görecek yeni bir WordPress kurulumu oluşturmak isteyeceksiniz.

WordPress kurulumu için iki seçeneğiniz vardır:

1. Yalnızca şirketinizin yerel ağından erişilebilen bir intranet sitesi oluşturabilirsiniz. WordPress intranet sitesi kurma konusunda bir kılavuzumuz var.
2. Her yerden erişilebilen, ancak bir parola ve/veya çalışanlar için kullanıcı hesapları kullanarak erişimi kısıtlayan herkese açık bir WordPress sitesi oluşturabilirsiniz. Kullanıcı hesapları oluşturmanıza veya tüm siteyi çalışanlarla paylaşabileceğiniz tek bir şifre ile kısıtlamanıza izin veren birçok eklenti vardır.

Bu günlerde uzaktan çalışmanın popülaritesi nedeniyle, çalışanların ofiste olmadıklarında bile dahili belgelere erişebilmeleri için muhtemelen ikinci yaklaşımı kullanmak isteyeceksiniz.

2. Heroic Bilgi Tabanını Kurun

WordPress kurulumunuzu yaptıktan sonra, onu dahili bir dokümantasyon merkezine dönüştürmek için Heroic Knowledge Base eklentisini ekleyebilirsiniz.

Heroic Knowledge Base, WordPress'e tam bilgi tabanı işlevselliği ekleyen bir WordPress eklentisidir. Dahili dokümantasyon merkezinizi başarılı kılmak için bir dizi özellik içerir:

• Çalışanları ilgili içeriğe yönlendirmek için anında arama önerileri.
• İçeriği konuya, departmana vb. göre düzenlemek için sınırsız kategori.
• Çalışanların makaleler hakkında geri bildirimde bulunabilmeleri için yerleşik geri bildirim aracı.
• WordPress'in yerleşik sürüm oluşturma sistemi aracılığıyla kolay sürüm oluşturma ve revizyon yönetimi. Bu, makalelerin zaman içinde nasıl değiştiğini görmek (ve gerekirse değişiklikleri geri almak) için harikadır.
• Çalışanların en çok hangi içerikle ilgilendiğini görmek için yerleşik analitik. Belgelerinizi hassaslaştırmak ve optimize etmek için bu bilgileri kullanabilirsiniz.
• Yardım yardımcısı pencere öğesi, çalışanların ilgili belgeleri bulması için başka bir kolay yol sağlar.

Heroic Knowledge Base'i satın aldıktan sonra, diğer WordPress eklentileri gibi yükleyebilirsiniz. Ardından, dahili dokümantasyon bilgi tabanınızla ilgili her şeyi yapılandırabileceğiniz, kullanımı kolay bir ayarlar alanına sahip olacaksınız:

Alternatif olarak, Heroic Knowledge Base eklentisinin tüm özelliklerini oluştururken dokümantasyon merkezinizin tasarımını yöneten KnowAll temasını da kullanabilirsiniz.

3. Dokümantasyon Makalelerinizi Ekleyin

Heroic Knowledge Base eklentisini yükledikten sonra dahili içeriğinizi eklemeye hazırsınız.

Heroic Knowledge Base ile bunu esnek WordPress blok düzenleyicisini kullanarak yapabilirsiniz.

Heroic Knowledge Base, belgelerinizi geliştirmenize yardımcı olacak bazı özel bloklar da ekler. Örneğin, önemli bilgileri veya kaçınılması gereken sorunları vurgulamak için kolayca belirtme çizgileri veya uyarılar ekleyebilirsiniz:

Ayrıca içeriğinizi düzenlemek için sınırsız kategori ekleyebilirsiniz.

Makalelerinizin ve/veya kategorilerinizin sırasını değiştirmek için özel sürükle ve bırak arayüzleri alacaksınız. Bunlara Heroic KB → Makale Sıralaması veya Heroic KB → Kategori Sıralaması'na giderek erişebilirsiniz:

Şirket İçi Bilgi Tabanınızı Bugün Oluşturun

Dahili dokümantasyon oluşturmak, içerik oluşturmaya zaman ayırma taahhüdünü gerektirse de, bu yatırım, bilgiyi koruyup paylaşabildiğinizde, üretkenliği artırdığınızda ve yeni çalışanları daha verimli bir şekilde işe aldığınızda karşılığını alacaktır.

Dahili dokümantasyon merkezinizi kurmanın en kolay yolu için açık kaynaklı WordPress yazılımını ve Heroic Knowledge Base eklentisini kullanabilirsiniz.

WordPress ve Heroic Knowledge Base'i kullanarak aşağıdaki avantajları elde edersiniz:

• Her şey sunucularınızda kaldığı için şirketinizin verileri üzerinde tam mülkiyet ve kontrol.
• Sınırsız kullanım için düşük bir sabit maliyet ödediğiniz için daha düşük maliyetler.
• Basitlik, çünkü Heroic Knowledge Base, ihtiyacınız olan tüm özellikleri sunar, bu da özel bir çözümü sıfırdan kodlama ihtiyacını ortadan kaldırır.

Dahili içerik merkezinizi bugün kurun ve kısa sürede faydalanacaksınız.