Bilgi tabanı nedir: faydaları, adımları ve örnekleri içeren kesin kılavuz

Alıcılarınız, teklifleriniz ve operasyonlarınız hakkında personelinizin sahip olduğu bilgiler, işletmenizin en değerli kaynaklarından biridir.

Sorun şu ki, bu bilgi birçok yere yayılmış durumda. Örneğin, bilgi e-postalarda, sosyal medya mesajlarında, forum sohbetlerinde, yorumlarda, destek vakalarında ve müşteri hizmetleri temsilcilerinin zihninde tıkanır.

Bu bilgileri en iyi şekilde kullanmak için, bilgileri merkezi bir kütüphanede veya platformda birleştirmelisiniz. Ve ister müşterileriniz, çalışanlarınız veya her ikisi de olsun, ihtiyacı olan kişiler tarafından kolayca erişilebilir olmalıdır.

Çözüm? Bir bilgi tabanı. Aslında, bir Forrester anketi, tüketicilerin bilgi tabanlarını diğer kendi kendine yardım kanallarından daha çok sevdiğini ortaya çıkardı. Bunu göz önünde bulundurarak, bu kılavuz size onu oluşturmanın ve dağıtmanın şirketinizin müşteri hizmetlerini artırmasına nasıl yardımcı olabileceğini gösterecektir.

Sadece bu degil. Aynı zamanda işletmenizin büyüklüğü ve sektörü ne olursa olsun ekibinizin üretkenliğini artıracaktır. Öyleyse, bir bilgi tabanının anlamını anlayarak başlayalım.

Bilgi tabanı nedir?

Bilgi bankası, bir şirketin ürünleri, çözümleri, işlevleri veya uzmanlığı hakkında kılavuzlar, öğreticiler, belgeler ve SSS'lerden oluşan bir kendi kendine yardım deposudur. Kullanıcıların bilgileri kolayca görüntüleyip kullanabilecekleri şekilde yapılandırılmıştır.

Her kuruluş bilginin bulunmasını kolaylaştırmayı amaçlar. Yine de çalışanların %60'ı işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları bilgileri almanın zor olduğunu söylüyor.

Bir bilgi tabanının yardımcı olabileceği yer burasıdır. Bir teklif, çözüm, işlev veya konuyla ilgili kendi kendine yardım dijital bilgi deposu olarak tanımlanır.

Temel amaç, insanların ve işletmelerin zahmetsizce ulaşıp tüketebilecekleri tek bir bilgi kütüphanesi sunmaktır. Örneğin:

• Nodored, harici bilgi tabanıyla müşteri desteğini kolaylaştırıyor
• Scribbr, çalışan üretkenliğini artırmak için dahili bir bilgi tabanı kullanır
• Agendrix'in bilgi tabanı desteği birden çok dilde ölçeklendirmeye yardımcı olur

Bilgi bankanızdaki bilgiler hemen hemen her yerden gelebilir. Şirket genelinde konu uzmanları şirketin büyümesine katkıda bulunur.

Kuruluşlar arasında bilgi tabanlarının içeriği birden çok yöne bağlı olarak farklılık gösterse de, genellikle aşağıdaki gibi ayrıntıları içerir:

• Müşterilerin belirli bir ürünü nasıl kullanacakları hakkında daha fazla bilgi edinmelerine yardımcı olacak kılavuzlar ve video eğitimleri.
• Kuruluşun ürünleri ve çözümleri ile birlikte iç operasyonları ve protokolleri hakkındaki bilgilerini geliştirmek için personele yönelik belgeler.
• Ekip üyelerine belirli bir projede yardımcı olan Standart İşletim Prosedürleri (SOP'ler), teknik kılavuzlar ve iş akışı yönergeleri gibi dahili belgeler.
• Ürünü kullanmaya nasıl başlanacağı, gelişmiş işlevlerden en iyi şekilde nasıl yararlanılacağı ve sık karşılaşılan güçlüklerin veya endişelerin nasıl ele alınacağı hakkında sık sorulan sorular (SSS).
• Personel el kitabı, personel değerlendirme anketleri, işe alım çalışma sayfaları vb. gibi insan kaynakları belgeleri.

Genel olarak, bir bilgi tabanı, bilgi yönetimi (KM) faaliyetleriniz için bir mihenk taşıdır. Tüm kuruluşunuz ve sektörleriniz genelinde bilgi üretmenize, organize etmenize, dağıtmanıza, kullanmanıza ve işlemenize olanak tanır.

İki tür bilgi tabanı

Bilgi tabanları çalışanlarınız, alıcılarınız veya bazen her ikisi için yapılır. Ana hedefleri, bir şirket temsilcisinin veya temsilcisinin katılımı olmadan hedef grubun sorularına cevap almasına yardımcı olmaktır. Ve iki biçimde sınıflandırılabilirler:

Harici Bilgi Bankası

Harici bir bilgi tabanı, alıcılarınızın teklifleriniz, şirketiniz ve sektörünüz hakkında öğrenmek istedikleri her şeyi anlamalarına yardımcı olur. Müşteri hizmetleri bilgi tabanı veya self servis kitaplığı olarak da adlandırılır.

Örnek olay: Guardian Bikes'in harici bilgi tabanı. Şirket, çocuklar için en zararsız bisiklet olduğu söylenen çocuk bisikletleri üretiyor.

İşletmeniz için bu harici bilgi tabanı, mevcut veya olası bir müşterinin ihtiyaç duyabileceği bilgileri bulmayı kolaylaştırır. Konular, alıcıları desteklemeye yardımcı olmak için sipariş verme, boyutlandırma, nakliye, ürün SSS'leri ve daha fazlasını içerebilir.

Dahili Bilgi Bankası

Dahili bir bilgi tabanı, şirket çalışanlarının şirket içi etkileşimde bulunmaları ve kurumsal bilgeliği ve verileri kurum içinde aktarmaları için bir araç olarak yaygın olarak kullanılır.

Örneğin Meero, yeni bölgelere genişlerken müşteri destek personelini koordine etmek için dahili bilgi tabanını kullanır.

Son kullanıcılara fayda sağlayan bir bilgi tabanı geliştirmenin adımlarından ilerleyen bölümlerde bahsedeceğiz. Ama ondan önce, onu neden kullanmanız gerektiğini tartışalım.

Neden bir bilgi bankası kullanmalısınız?

Bir bilgi tabanı, markanızın bilgi üretme, düzenleme, denetleme ve dağıtma ve onu tam potansiyeliyle kullanma potansiyelini artırır.

İçinde bulunduğumuz dijital çağda, bireyler doğru belgeleri arar ve buna ihtiyaç duyar. Ancak bilgilerde gezinmek ve tüketmek kolay olmalıdır. Arama yapmak, destek bileti göndermek veya mesaj yazmak pek de ilk tercihleri ​​değil.

Sorunlarına bir an önce çözüm bulmaları gerekiyor. Aslında, bir Emplifi raporuna göre alıcıların %35'i sorunlarını kendi başlarına çözebileceklerine inanıyor.

İşletmeniz için geniş, derinlemesine bir bilgi tabanına sahip olmanızın nedeni budur. Yukarıda tartıştığımız bir bilgi tabanının tanımından, merkezi bir veri tabanından kapsamlı ve hızlı çözümleri günün her saati paylaşmanıza izin verdiğini zaten anlıyorsunuz.

Ayrıca, bilgileri aramak ve gözden geçirmek için gereken işi en aza indirmeye yardımcı olur.

Bilgi tabanınızı nasıl kullandığınız işinize ve hedef pazarınıza bağlıdır. Şirketler bilgi tabanlarını birçok amaç için kullanır. Ve neredeyse her gün yeni uygulamalar keşfetmeye devam ediyorlar.

Bunu söyledikten sonra, aşağıda farklı departmanlara nasıl fayda sağlayabileceğine dair bazı örnekler verilmiştir:

• BT: Sorunları düzeltmeyi, yeni işe alımları kabul etmeyi, koçluk sağlamayı ve temel destek sorularına yanıt vermeyi kolaylaştırır.
• İK: Katılımdan ve şirket içi eğitimden, kuruluş yönergelerini ve ödeme zaman çizelgelerini paylaşmaya kadar her şey için mükemmel.
• Yasal: Telif hakkı, lisanslama, yönergeler, anlaşmalar ve ek onay prosedürleriyle ilgili sorunlara yardımcı olur.

Ayrıca, tüm bilgilerin hala doğru ve yararlı olduğundan emin olmak için bilgi bankanızı sık sık değiştirebilir ve yönetebilirsiniz. Bu, eldeki içeriğin kullanışlılığını artırmaya da yardımcı olabileceği anlamına gelir.

Bir bilgi tabanının potansiyel müşterilerinize ve ekip üyelerinize sunduğu tüm avantajları vurgulayarak tüm bunları biraz daha keşfedelim.

Bir bilgi tabanının faydaları nelerdir?

Sağlam bir bilgi tabanı, şirketinizin yanıtları hızlı bir şekilde sağlamasına olanak tanır. Avantajları arasında kullanıcı memnuniyetini artırmak, işe alım maliyetlerinden tasarruf etmek, üretkenliği artırmak ve işbirliğini ve iletişimi geliştirmek yer alır.

Bilgi tabanının ne olduğu ve neden kullanıldığı hakkında konuştuklarımızdan, temel faydaları zaten hayal etmiş olabilirsiniz. Ancak avantajlara daha ayrıntılı olarak bir göz atalım.

Kullanıcı memnuniyetini artırın

Müşterilerin %69'dan fazlası sorunlarını kendi başlarına çözmeyi seviyor. Ve %63'ü mobil, e-posta veya sosyal medya aracılığıyla müşteri hizmetleriyle iletişime geçmeden önce çoğunlukla bir işletmenin dijital teminatına bakarak başlıyor.

İyi yapılandırılmış ve sezgisel bir bilgi tabanı, alıcıların ihtiyaç duydukları bilgileri şirket yerine kendilerine uygun bir zamanda aramalarını etkili bir şekilde sağlar.

Destek taleplerini tekrar tekrar gündeme getirmeleri, hizmet temsilcilerinin ücretsiz olması için hatta kalmaları veya başka güçlüklerle karşılaşmaları gerekmiyor. Bu, işle ilgili deneyimlerini önemli ölçüde artırma potansiyeline sahiptir.

Hizmette tutarlılık

Bir bilgi tabanı, tüm bilgilerin tek bir kaynağı olarak tanımlandığından, bir şirket her çalışanın güncel ve doğru verileri kullandığından emin olabilir. Bu, genel olarak çalışanların performansını artırabilir.

Şirketinizdeki herkes, dahili bilgi tabanınızda bulunan tek tip yönergelere atıfta bulunacaktır. Ait olduğunuz ekip veya departman (pazarlama, İK vb.) ne olursa olsun, aynı ayrıntılara ulaşırsınız. Bu, iş için bir bilgi tabanı oluşturmanın çok önemli bir avantajıdır. Belirsizliği en aza indirir ve departmanların güvenilir bir şekilde çalışmasını sağlar.

Daha hızlı çözünürlükler

Kendileriyle ilk iletişime geçen kişilere yardım etmekle meşgul olan satış temsilcilerini, yardım masasını veya müşteri destek temsilcilerini beklemek isterseniz bana bir başparmak verin.

Evet, öyle düşünmedim!

Yine de yalnız değilsin. Freshworks tarafından 2021 yılında yapılan bir araştırmaya göre, alıcıların %52'si hızlı bir çözüm bekliyor ve %80'i işletmelerden daha hızlı yanıt istiyor.

Mevcut yüksek hızlı, bağlantılı çağda, çoğu müşteri yardım beklemeye dayanamaz. Çözüm aradıkları durumlarda, çözüme hızla ulaşmayı beklerler.

Bir bilgi tabanına sahip olmak, tüketicilere hemen destek alma yeteneği sunduğu için alıcı memnuniyetini artırabileceğiniz anlamına gelir.

Güçlü bir dış bilgi tabanı ile insanları bekletmeniz, bir temsilciden diğerine taşımanız veya onları takip etmeniz gerekmez. Genel olarak, sorunları hızlı bir şekilde çözmek için kullanıcı dostu, kendi kendine yardım seçeneğidir.

İlk katılım masraflarından tasarruf edin

Yeni işe alınanları işe almak ve işe almak pahalıdır. Aslında, İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği'nin (SHRM) son istatistiklerine göre, yeni bir işe alımın tipik maliyeti yaklaşık 4.700 ABD dolarıdır.

Dahili bir bilgi tabanı, işyerinde yeni olan kişilerin tek bir doğru malzeme kaynağına sahip olmasını sağlar.

Örneğin, bir şirket bir aracı ilk kez piyasaya sürüyorsa, platformun nasıl kullanılacağına ilişkin derinlemesine yönergeler ve kılavuzlar içeren bir dahili bilgi tabanı geliştirebilir.

Bu, her ekip üyesine yüz yüze koçluk vermenin zaman ve maliyetinden kaçınmanıza yardımcı olabilir. Çalışanlar, görevlerini verimli bir şekilde anlamak ve yürütmek için gereken bilgileri zahmetsizce elde edebilir.

Sonuç? İyileştirilmiş iş yeri koşulları ve azaltılmış masraflar - iş için bir bilgi tabanı oluşturmanın bir başka avantajı.

Üretkenliği artırın

Nintex'e göre, profesyonellerin %67'si kuruluşlarının kaotik iş akışlarının ellerinden gelenin en iyisini yapmalarını engellediğini bildiriyor.

Bir şirkette bilgi alışverişi yapmak için uygun bir stratejiniz olmadığında, iş çıktısında bir düşüş görmeniz muhtemeldir.

Haftanın yedi günü, günde 24 saat erişilebilir olduğundan, bir bilgi tabanının yardımcı olabileceği yer burasıdır.

İlgili tüm bilgi ve ayrıntılar tek bir kullanışlı yerde toplanarak, müşteriler istedikleri her şeyi istedikleri zaman en az güçlükle elde edebilirler.

Alıcılar daha kolay sorunlara çözüm bulabildiğinden, müşteri hizmetleri temsilcileriniz zor endişelerle ilgilenmek için daha fazla zamana sahip olur.

Sadece bu da değil. Personeliniz ihtiyaç duydukları bilgileri hızlı bir şekilde bulabilirlerse, rehberlik aramak yerine işlerini yapmak için daha fazla zaman harcarlar.

İşbirliğini ve iletişimi geliştirin

Bilgi tabanı tanımında tartışıldığı gibi, her ekip tarafından şekillendirilen ve kullanılan birleşik bir bilgi kitaplığıdır. Bu şekilde, kurumsal silolardan kaçınmanıza ve işbirliğini artırmanıza olanak tanır.

Çalışanlar, anlayışlarını ve deneyimlerini akranlarına aktarma gücüne sahip olduklarından, iki yönlü iletişimi de teşvik etmiş olursunuz.

Genel olarak, bir bilgi tabanı, şirketteki yaşam döngülerinin tüm aşamalarında hem çalışanlara hem de müşterilere fayda sağlar. Treasure Data ve Forbes Insights tarafından yapılan bir araştırmaya göre, şirket müşteri döngüsü boyunca iyi hizmet sunabilirse tüketicilerin %65'i markada kalacak.

Artık bir bilgi tabanının ne olduğunu ve faydalarını öğrendiğinize göre, iş için bir bilgi tabanı oluşturma adımlarına geçelim.

İşletmeniz için bir bilgi tabanı oluşturma adımları

İşletmeniz için bir bilgi tabanı oluşturmaya ihtiyaçlarınızı ve hedeflerinizi belirleyerek başlayın. Ardından, bilgi tabanı içeriğinizi üretme, biçimlendirme ve düzenleme üzerinde çalışın. Son olarak, bilgi bankası portalınızı kurmak ve tutarlı bir marka kişiliği sürdürmek için doğru yazılımı kullanın.

Bir bilgi tabanının neler yapabileceğini göz önünde bulundurarak, bir tane oluşturmaya hazır olmalısınız. Bu nedenle, işletmeniz için bir bilgi tabanı oluştururken aşağıdaki adımları dikkate alın.

İhtiyaçlarınızı ve hedeflerinizi belirleyin

İş için bir bilgi tabanı oluştururken hedef odaklı olun. Kitlenizin genel deneyimlerini geliştirmek için bilmesi gereken bilgiler etrafında dönen bir amaç belirleyin.

Bilgi tabanınıza belirli bir amaç ve anlam vermek için iyi tanımlanmış bir hedef belirlemelisiniz. Örneğin Buffer'ı ele alalım. Şirket, dahili bir bilgi tabanı oluşturmak için sosyal medya uzmanlığını kullandı. Ayrıca, Buffer'ın personelin sorularını yanıtlama ve oryantasyon sürecini iyileştirme amacına etkin bir şekilde hizmet eder.

Bu, hedefe yönelik bir bilgi tabanının mükemmel bir örneğidir. Bu nedenle, temel adımlardan biri, kullanıcılarınızın aradıklarıyla ilgili bilgi bankası makaleleri oluşturmaktır. Ve bu, yalnızca başlangıçta net hedefleriniz olduğunda mümkündür.

Bilgi bankanızda ele alacağınız konuları ve soruları bulmak için aşağıdaki bilgileri toplayarak başlayın:

• Alıcılarınız tarafından en sık sorulan sorular hangileri?
• Tüketiciler mal ve çözümlerinizi nasıl kullanıyor?
• Hedef pazarınız için önemli olan nedir?

Müşteri başarınızı ve çalışan çıktı hedeflerinizi kontrol edin. İyileştirme için yer varsa, bir bilgi tabanı mükemmel bir başlangıç ​​noktasıdır.

Bilgi tabanı içeriği üretin

Organizasyondaki tüm ekipler bilgi tabanınıza katkıda bulunabilir ve katkıda bulunmalıdır. Her departman, satış döngüsünün farklı aşamalarındaki müşterilerle ilgilendiğinden ve size benzersiz bir bakış açısı sunabileceğinden, farklı departmanlardaki çalışanlardan girdi alın.

Bilgi bankanızı geliştirirken, farklı ekiplerde çalışan çalışanlarınızın katkılarını davet etmelisiniz. Servisle ilgili her ekipten ortak soruları ve çözümlerini toplayın.

Örneğin satış temsilcileriniz, potansiyel bir alıcının karar verme aşamasında ihtiyaç duyduğu veri türünün farkında olacaktır.

Benzer şekilde, müşteri destek personeli, ürünlerinizi kullanırken mevcut alıcılarınızın karşılaştığı tipik zorlukların ve engellerin farkında olacaktır.

Aynı şekilde, BT ekibinden gelen geri bildirimler de bir bilgi tabanı geliştirmek için önemlidir çünkü çözümlerinizin teknik yönünü tam olarak anlayan kişiler onlardır.

Bu fikirler, çalışanlarınızın potansiyel müşterileriniz için önemli sorguları ele alan bilgi tabanı içeriği oluşturmasına yardımcı olacaktır.

Özetle, şirketinizdeki her çalışan iç ve dış bilgi tabanının oluşturulmasına katılma yeteneğine sahip olmalıdır ve buna sahiptir. Ayrıca, bilgi tabanını güncellerken onların da dahil olması gerekir.

Tutarlı bir marka kişiliği sürdürmek

Bilgi bankanızın görünümü ve hissi, markanızla tutarlı olmalıdır. Bunu, bilgi tabanınız için görünümü ve tonu tanımlayan bir stil kılavuzu ile yapabilirsiniz.

Bir bilgi tabanı, tanımı gereği, bir bilgi topluluğudur. Ancak üzerine doğru miktarda marka serpiştirilmiş olmalıdır. Diğerlerinden sıyrılmak istiyorsunuz, ancak makalelerinizin kullanışlılığını azaltacak kadar değil.

Örneğin, Billie'ye bir göz atalım. Bilgi tabanları geleneksel değildir. Kullanıcılar, Billie'nin yardımcı olmak için orada olacağı sözünün verildiği, estetik açıdan çekici bir kahraman bölümüyle karşılanır.

Bu harici bilgi tabanı, şirketin havasına uyduğu için harika. Görüntüleyen kişi sayfada aşağı indiğinde, bazı genel sorgularla birlikte ana bölümleri ziyaret etmek için yararlı seçenekler bulabilir.

Billie, tamamen güzellik ve stille ilgili eğlenceli, genç bir şirket. Ve bu bilgi tabanı da benzer bir eğlence ve estetik anlayışını koruyor.

Peki, bilgi bankanızın markanızla eşleştiğinden nasıl emin olabilirsiniz?

En iyi yollardan biri, bilgi bankanıza eklediğiniz tüm içeriğin görünüm ve ton açısından benzer olmasını sağlamak için bir stil kılavuzu oluşturmaktır. Buna renkler, yazı tipi, metin boyutu ve resimler gibi unsurlar da dahildir.

Tutarlı kalması gereken bir diğer husus da sesinizdir. Markanızın nasıl iletişim kurduğunu belirleyin. Ve sonra bilgi portalınız boyunca bu tonu ve sesi benimseyin. Gerekirse pazarlama departmanınızdan yardım alın.

İçeriği düzgün şekilde biçimlendirin

Makaleleri başlıklar ve alt başlıklar ile biçimlendirin, önemli kısımları vurgulayın ve bilgi tabanı içeriğinizin gözden geçirilmesini kolaylaştırmak için listeler kullanın.

İzleyiciler anında yanıt bekler. Bu nedenle, bilgi bankanızın müşterilerin çözümleri hızlı bir şekilde bulmasını sağladığından emin olmanız çok önemlidir. Bunu gerçekleştirmenin önemli bir yolu, makalelerinizi kolayca taranabilecek şekilde biçimlendirmektir.

Spotify harika bir örnek. Bu müzik akışı hizmeti, basit, müşteri dostu tasarımını harici bilgi tabanına da uygular.

Materyalleri kolayca ve hızlı bir şekilde kaydırabilir ve okuyabilirsiniz. Siz herhangi bir içeriği incelerken, Spotify tüm makaleyi genişletmek için bir açılır menü özelliği kullanır. Bu şekilde, bilgilerin kısa ve düzenli olduğu izlenimini koruyorlar.

Spotify, açılır menü özelliğini kullanarak aşırı uzun içeriklerle izleyicileri korkutmanın önüne geçer. Bunun yanı sıra tüketicilere keyifli ve doğal bir okuma keyfi de sunmaktadır.

Bunu başarmak için içeriğinizi bölme yöntemlerini kullanabilirsiniz. Bunlar, başlıklar ve alt başlıklar eklemeyi, içeriği vurgulamayı, listeleri vb. içerir. Ayrıca, nihai bilgi bankası makale şablonumuza göz atın.

İçeriğinizi düzenleyin

Kullanıcıların bir konuyu ayrıntılı olarak öğrenmesi veya daha geniş bir bölüme gitmesi için içeriğinizi hiyerarşik olarak düzenleyin.

Büyük miktarda veriyle zenginleştirilmiş bir bilgi tabanı geliştirmek çok önemlidir. Ancak, materyaller mantıklı bir şekilde yapılandırılmamışsa, bir bilgi tabanının ne faydası var? Bu, navigasyonunun kullanıcı için sezgisel olması gerektiği anlamına gelir.

Örneğin Canva, bilgi tabanlarına yeni bir anlam kazandırıyor. Canva'nın bilgi tabanı görsel olarak büyüleyicidir. Bunun da ötesinde, ön sayfadaki temel seçenekler, izleyicileri bilgi tabanının çeşitli bölümleri arasında kolayca yönlendirir.

En azından, içeriğinizi hiyerarşik bir yapıda düzenlemelisiniz, böylece kullanıcılarınız belirli bir konuyu zahmetsizce keşfedebilir.

Bilgi bankası portalınızı kurun

İşletmeniz için bir bilgi tabanı oluşturmak üzere doğru yazılımı seçin. Sezgisel içerik yazma ve yapılandırma, kapsamlı arama ve gelişmiş analitik gibi temel özellikleri arayın.

Makalelerinizin sınıflandırılmasının yanı sıra, bilgi tabanınızın iyi yapılandırılmış olduğundan emin olmalısınız. Ayrıca, kullanıcı deneyimi her sayfada tutarlı olmalıdır. Başka bir deyişle, bilgi bankanızdaki tüm sayfaların benzer bir düzeni ve teması olmalıdır.

Bu, yalnızca işletmeniz için bir bilgi tabanını sürdürmek ve kontrol etmek için uygun yazılımı kullandığınızda mümkündür.

Doğru araç, kullanımı kolay bir bilgi tabanı oluşturmak için uygun bir özellik seti sunar. Çalışanlarınız bilgileri sorunsuz bir şekilde geliştirebilmeli ve yönetebilmelidir. Ve hedef pazarınız, ihtiyaç duydukları içeriğe kolayca erişebilmelidir.

Bu, bir bilgi tabanının ne olduğunun temellerinin ötesine bakmanız gerektiği anlamına gelir. İşletmeniz için bir bilgi tabanı oluşturmak üzere uygun bir araç seçerken aşağıdaki işlevleri kontrol edin:

Sezgisel içerik yazma ve yapılandırma – Bu, çözümünüzün kullanıcı dostu bir düzenleme arayüzü içermesi gerektiği anlamına gelir. Personelinizin hem yazılı içeriği hem de resimler ve video klipler gibi diğer ortamları eklemesine, düzenlemesine ve güncellemesine olanak sağlamalıdır.

Etkili arama özellikleri – Okuyucular için mevcut olan bilgi miktarı göz önüne alındığında, okuyucularınızın ihtiyaç duydukları içeriği alabilmelerini sağlamak için bilgi bankanız güçlü aramayı desteklemelidir.

Gelişmiş analitik : Bilgilerinizin kullanılma şeklini değerlendirmek, bilgi bankası makalelerinizi optimize etmenize olanak tanır. Sonuç olarak, bu, bilgi tabanınızı şirketiniz için önemli bir katkı haline getirecektir.

Örneğin Heroic KB, tüm bu kutuları işaretler. WordPress ile uyumlu Heroic KB eklentisi, endüstri lideri ve tam teşekküllü bir bilgi tabanı çözümüdür. Kurulumdan itibaren eklentinin kullanımı basit ve kurulumu hızlıdır.

Heroic KB ile işletmeniz için nasıl bir bilgi tabanı oluşturacağınız sizin seçiminizdir. Yalnızca bilgi bankanız için yeni bir WordPress web sitesi oluşturabilir ve ardından eklentiyi yükleyebilirsiniz. Veya bilgi tabanı özellikleri eklemek için mevcut WordPress web sitenizdeki Heroic KB eklentisini indirebilirsiniz.

Heroic Knowledge Base, bilgilerinizi yapılandırmak, mükemmel bir kullanıcı deneyimi sağlamak ve bilgi bankanızın tanımını geliştirmek için çeşitli işlevler sunar.

• İçerik sınıflandırması için kategoriler ve etiketlerle birleştirilmiş gerçek zamanlı önerilerle canlı AJAX araması.
• İçerik yararlılığını, sayfa görüntülemelerini, gerçek zamanlı müşteri hizmetleri yollarına geçen kişi sayısını ve aramaları analiz etmek için entegre raporlama.
• Çok yönlü Gutenberg editörü ve sürüm yönetimi için entegre bir revizyon sistemi.
• Gönderi, üye ve çok daha fazla sayıda sınır yoktur. Temelde, SaaS bilgi paylaşım araçlarında bulduğunuz gibi gereksiz kısıtlamalar yoktur.
• WordPress üzerine kurulu olduğu için ek eklentiler kullanarak bilgi tabanınızı genişletme olanağına sahipsiniz.
• İçeriğiniz üzerinde tam kontrol. Bilgileriniz her zaman tamamen platformunuzda saklanır.

Bunun da ötesinde, Heroic KB, markanızla uyumlu bir bilgi tabanı oluşturmanıza yardımcı olur, ancak tasarımın, işletmenizin bilgi tabanı içeriğinin önüne geçmesine asla izin vermez.

Kullanıcı deneyimini optimize edin

Bilgi tabanınıza erişmeyi ve gezinmeyi kolaylaştırmak için makalelerde etiketler kullanın, dahili bağlantılar ekleyin ve içerikle ilgili yaygın anahtar sözcükler ekleyin.

Bilgi bankanızı inceleyen çoğu ziyaretçi bunu sadece eğlence için yapmaz. Sorularına çözüm arıyorlar. Yani bilgi tabanınız iş anlamına gelmeli.

Kullanıcıların bilgi bankanızdaki gerekli bilgileri hızlı ve kolay bir şekilde bulabildiğinden emin olun. Bunu gerçekleştirmek için, bilgi tabanınızı göz atmayı basit hale getirmeniz gerekecek.

Bilgi bankanızın kullanıcı deneyimini aşağıdaki yöntemlerin yardımıyla geliştirebilirsiniz:

• Aranabilirliği artırmak için bilgi tabanı içeriğinizi etiketleyin.
• İlgili makalelere işaret eden makalelerde dahili bağlantılar kullanın.
• Ziyaretçilerin bilgi bankanızın üst düzey konularına erişmesine izin vermek için yapısal bağlantılar ekleyin.
• Makaleleri düzenlemek ve bulunmalarını kolaylaştırmak için etiketleri ve anahtar kelimeleri kullanın.

Bilgileri şirketinize uygun şekilde yapılandırın ve ardından güncellemeyi unutmayın. Bu şekilde, bilgi bankanızın okunması ve aranması kolay olacak ve ziyaretçilerinize basit bir kullanıcı deneyimi sağlayacaktır.

Bilgi tabanınızı güncel tutun

En çok görüntülenen makalelerinize ve en az malzemeye sahip konulara göre neyin ince ayarlanacağını bulun. Veya gelişmiş içeriğinizi daha da detaylandırın.

Bilgi tabanının ne olduğundan daha önce bahsetmiştik. Ancak şunu da unutmamak gerekir ki, bir bilgi bankası bir kez kurup unutabileceğiniz bir şey değildir.

İlk uygulamadan sonra, bir iş bilgi tabanının geliştirilmesi, sürekli bilgi yönetimi faaliyetleriyle birleşir.

Şirketiniz farklı biçimlerde büyüdükçe içerik üretmeye ve güncellemeye devam etmeniz gerekecek. Örneğin, yeni bir ürün özelliğini kullanıma sunarken, özelliği nasıl kullanacağınızı ve sorun gidereceğinizi açıklayan makaleler yazmanız gerekecektir.

Başka bir örnek, işletmeniz davranış kurallarında veya yönergelerinde bir değişiklik yaparsa, bunları bilgi bankanızda göstermek isteyebilirsiniz.

Ayrıca, kullanıcı ihtiyaçlarını ne kadar iyi karşıladığına bağlı olarak bilgi bankanızın amacını, içeriğini ve anlamını iyileştirmeye devam etmelisiniz. Başlamak için iyi bir yer, kullanım istatistiklerini ve diğer önemli verileri kontrol etmektir. Göz önünde bulundurulması gereken bazı önemli faktörler şunlardır:

• Alıcılarınız tarafından en çok hangi makaleler görüntüleniyor?
• Hangi konular en az içeriğe sahiptir?
• Gelişmiş içeriğinizi nasıl daha fazla detaylandırabilirsiniz?
• Hangi aramalar alakalı yanıtlarla sonuçlanmıyor?

Heroic KB gibi yüksek kaliteli bir bilgi tabanı platformu kullanıyorsanız, bu kısım kolay olacaktır çünkü yerleşik bir analitik sisteminizin yanı sıra kullanıcılardan oy ve geri bildirim toplama olanağına sahip olacaksınız.

Bir bilgi bankası hakkında sık sorulan sorular

Bir bilgi tabanını ve faydalarını tanımlamanın yanı sıra, sık sorulan birkaç soru ve cevaplarını burada bulabilirsiniz.

Bir bilgi tabanı neleri içermelidir?

Bilgi tabanı, bir işletme ve sunduğu ürünler hakkındaki tüm bilgilerin kaydedilebildiği, kategorize edilebildiği ve erişilebildiği birleşik bir portaldır. Kullanım kılavuzlarını, ürün kılavuzlarını, sorun giderme videolarını ve diğer belgeleri içerir.

Bir bilgi tabanının amacı nedir?

İş için bir bilgi tabanı oluşturmanın arkasında iki amaç olabilir:

Harici bir bilgi tabanı, alıcılarınızın yardım masanıza başvurmaya gerek kalmadan yanıtları zahmetsizce aramasını sağlayarak müşteri hizmetlerini geliştirmenize olanak tanır.

Dahili bir bilgi tabanı, personele ürünleriniz, hizmetleriniz ve standart işletim prosedürleriniz ile ilgili ihtiyaç duydukları her ayrıntıyı bulmaları için hızlı bir yol sunar.

Sonuç: iş için bilgi tabanı

Günümüzde müşteriler ve çalışanlar bilgiye hızlı erişim bekliyor ve talep ediyor. Ancak önemli bilgiler, şirketinizdeki kişilerin dosyalarında, mesajlarında ve zihinlerinde gizlidir.

Bu nedenle, bir bilgi tabanının neler yapabileceğini öğrenmek ve daha iyi müşteri hizmeti, artan üretkenlik ve daha fazla işbirliği için yolu açan bir bilgi tabanı oluşturmak için bu kılavuzu kullanın.

Şirketinizden satın alma veya şirket için çalışmayla ilgili stresi en aza indiren bir deneyim yaratın. Ve kazançlar takip edecek.