Koronavirüs Salgını Sırasında Yaşam ve Çalışma – Bölüm 1

'Koronavirüs Salgını Sırasında Yaşam ve Çalışma' serimizin 1. Kısmında, uzaktaki ekiplerin birbirleriyle nasıl iletişim kurabileceğine ve çalışabileceğine bir göz atacağız. Spesifik olarak, ekibinizle ve hatta müşterilerinizle iletişimde kalmak için kullanılabilecek araçlardan birkaçına bakacağız.

Ekip üyeleri arasındaki iletişimin büyük bölümünün e-posta yoluyla yapılması çok uzun zaman önce değildi. Ancak e-posta hızla kontrolden çıktı! Kaçınız bir 'Gelen Kutusu sıfıra' makalesini okudunuz ve e-posta gelen kutunuzun tamamen dolmamasını dilediniz? Kesinlikle yalnız değilsin!

E-posta, yalnızca bir kişiyle iletişim kurarken yönetilebilir, ancak birini CC'ye eklemeniz gerektiğinde ve bu e-posta dizisi karmaşıklaşmaya başladığında, tutarlı bir konuşma sürdürmek neredeyse imkansız hale gelir. Bazı ekleri atın ve herkes çok hızlı bir şekilde başa çıkma isteğini kaybeder!

Dolayısıyla, birçoğumuz öngörülebilir bir gelecek için evden çalışırken, iş arkadaşlarınızla nasıl iletişim kurduğunuzu ve yapılacak işleri nasıl takip ettiğinizi modernize etmek için harika bir fırsat. Bu, dahili bir sunucuda paylaşılan e-posta ve yapılacaklar elektronik tablolarından bir adım öteye geçmek ve yeni bir iletişim teknolojisi türünü benimsemek anlamına gelir. Bazı seçeneklere bir göz atalım.

Takım İletişimi

Çalışma şeklinizde devrim yaratabilecek üç ürünümüz var. Slack, Twist ve Zoom ile tanışın.

Gevşek

Slack, bir 'e-posta katili' olarak adlandırıldı. Ekip üyelerinin Doğrudan mesajlar ve Grup sohbetlerinin bir karışımı yoluyla iletişim kurmasını sağlayan çevrimiçi bir hizmettir. Neredeyse işletmeler için Whatsapp gibi düşünün. Birkaç gün içinde kaybolan dağınık e-posta ileti dizileri yerine Slack, tüm iş görüşmeleriniz için bir yuva sağlar.

Başlamak için işletmeniz için bir hesap açın ve ekibinizdeki herkesi kaydedin. Hesabınızdan ekip üyelerinin bir listesini göreceksiniz ve iki seçeneğiniz var. Ya doğrudan bir 'Doğrudan Mesaj' aracılığıyla iletişim kurun ya da bir 'Gevşek Kanal' kurun. Kanallar, ekip üyelerinin gerçek zamanlı olarak ve herkesin döngüde kalmasını sağlayacak şekilde işbirliği yapabilmeleri için tasarlanmıştır.

Birden fazla kanal kurabilir ve sadece ihtiyacınız olanlara katılabilirsiniz. Yani, bir pazarlama ekibiniz olabilir. Bir pazarlama kanalı kurun ve sadece ekip üyelerini bu kanala atayın. Artık, pazarlama ekibi arasında akan bir yığın e-posta yerine, herkes birbirinin mesajlarını bir bakışta görebilir. Daha da iyisi, dosyaları Slack'e yükleyebilirsiniz VE her iki kanaldaki ve doğrudan mesajlardaki tüm konuşmalar korunur. Bu, önceki bir tarih ve saatte ne söylendiğini görmek için geriye doğru kaydırabileceğiniz anlamına gelir. Bu harika bir özellik (bazı kritik bilgiler içeren zor bir e-postayı bulmak için saatler harcamamış olan var mı?!). Slack ile o günler geride kaldı.

Bir ekip üyesiyle özel bir görüşmeye mi ihtiyacınız var? Ardından bir Direkt Mesaj size bu seçeneği sunar.

Son olarak Slack, platform içinden hem sesli hem de görüntülü aramaların yapılmasına izin verir. Bunlar, 15 katılımcıya kadar grup sohbetleri olabilir. Bu nedenle, bir mesaj yazarken sadece işe yaramaz, sadece bir aramayı (ses veya video) açın ve gidin. Ek abonelik veya uygulama gerekmez.

Slack'in hisse fiyatı, popülerliği nedeniyle Coronavirus'un patlak vermesinden bu yana yükseldi. Takımınız için denemekten hoşlanıyorsanız, denemek için slack.com'a gidin.

Büküm

Twist, Slack'e çok benzer bir sonuç elde etmek için tasarlanmıştır; yani ekiplerin e-posta olmadan iletişim kurmasına izin vermek. Ve bunu gerçekten iyi yapıyor.

Ancak Twist, Slack'i fazla dikkat dağıtıcı bulanlar için kendisini bir alternatif olarak satıyor.

Slack ile ilgili yaygın şikayetlerden biri, 'her zaman açık' olmasıdır. Mesajlar anlık olduğundan ve bazı şirketlerde birçok farklı kanala ait olabileceğiniz için Slack bazen bunaltıcı görünebilir.

Twist, Slack içindeki iletişimin dolaysızlığına daha az vurgu yaparak bunu ortadan kaldırmayı hedefliyor. Kullanıcıların mesajları gözden geçirmek için 'zaman ayırmalarına' olanak tanır ve kullanışlı Gelen Kutusu özelliği, hiçbir şeyi kaçırmadığınızdan emin olabileceğiniz anlamına gelir.

Harika bir üründür. Todoist'i (bir görev listesi uygulaması) da geliştiren aynı kişiler tarafından tasarlanan uygulamanın bakımlı olacağından ve işletmenizin ihtiyaç duyduğu sağlam işlevselliği sunacağından emin olabilirsiniz. Ayrıca ek bir bonus olarak Todoist ile gerçekten iyi bir şekilde bütünleşir ve şu anda bunu kullanıyorsanız onu mükemmel bir seçim haline getirir.

Ancak Twist, uygulama içi arama veya video konferans sunmaz, yani Zoom gibi bir üçüncü taraf uygulamasını kullanmanız gerekir.

Görünen sınırlamalarına rağmen, Twist tasarımı gereği basittir. Ekip üyeleri arasındaki iletişim hatlarını açık tutarak tek bir iş yapar ve bunu gerçekten iyi yapar. twist.com'a bir göz atın

yakınlaştır

Son olarak, iletişim araçları listemizde Zoom adlı başka bir 'sıcak' uygulama var. Zoom, Slack gibi, insanların uzaktan iletişim kurma ihtiyacı sayesinde büyük bir ilgi artışı yaşadı. İkiden yüzlerce katılımcıya kadar her şeyin, birçok uygulamasından (örn. Masaüstü, iPhone uygulaması vb.) biri aracılığıyla uzaktan görüntülü arama yapmasına olanak tanıyan bir video konferans aracıdır.

Video konferans sunan birçok ürün var (belirtildiği gibi, Slack'in içinden en fazla 15 katılımcı için bir video konferansı ayarlayabilirsiniz), ancak saflık için Zoom'u yenmek zor. Yüzlerce katılımcıyı ağırlayabilmesi, seminer veya workshop yapmak isteyenler için de ideal bir seçimdir.

Bu nedenle, bir grup iş arkadaşınızla görüntülü görüşme yapmanız gerekiyorsa, Zoom bunu yapmanın kolay ve uygun maliyetli bir yolunu sunar. zoom.us'ta kontrol edin

Takım Görevleri

Ekibinizle iletişim kurmak bir şeydir, kimin ne yaptığını takip etmek oldukça başka bir şeydir! Bir şekilde sohbet etmek için bir iş arkadaşınızın ofisine uğradığınızda veya günün zamanını öğle yemeği yiyerek geçirebildiğinizde, neler olup bittiği, ne yapmanız gerektiği ve nelerin başka bir yere devredildiği hakkında bilgi sahibi olmak daha kolay olabilir. Bir ev ofisinin muhteşem izolasyonundan, işlerin çatlaklardan geçmesi çok daha kolay olsa da.

Bunu önlemek için bir ekip görev yöneticisi kullanmanız gerekir. Aslında bir süre önce en iyilerden üçü Asana, Trello ve Todoist hakkında ayrıntılı bir makale yazdık. Bu nedenle, burada çok fazla ayrıntıya girmek yerine, bir göz atmak için bu makaleye gidin.

Görev yöneticisi kullanmak başlangıçta biraz göz korkutucu görünse de, bize inanın, her şeyi değiştirir. Artı bu; görevlerin onaylandığını görmek süper tatmin edicidir ve ayrıca hayati bir görevi yapmayı unutmadığınızı (veya unutmayacağınızı) bildiğinizde size şaşırtıcı miktarda zihinsel netlik sağlar. Bir görev yöneticisine görev ekleme alışkanlığı edindiğinizde, bu hızlı bir şekilde günlük yöneticinizin düzenli bir parçası haline gelir ve sizi ve ekibinizi çok daha verimli hale getirir.

Yarın, yüz yüze yapamayacağınız zaman fikirleri ekranda nasıl ileteceğiniz de dahil olmak üzere, bilgileri uzaktan paylaşmanın yollarını inceleyeceğiz.

Bu arada Team Pressidium'dan hepimiz, sağlıcakla kalın!