Koronavirüs Salgını Sırasında Yaşam ve Çalışma – Bölüm 2

'Koronavirüs Salgını Sırasında Yaşam ve Çalışma' serimizin 2. Kısmında, uzaktaki ekiplerin nasıl dosya paylaşabileceğine ve projeler üzerinde nasıl daha iyi işbirliği yapabileceğine bakacağız. Bu süreci daha kolay, daha net ve daha az stresli hale getirmeye yardımcı olabilecek mevcut araçları inceleyeceğiz!

Dosya Paylaşım Hizmetleri

Oldukça uzun bir süredir birçok işletme, ekip üyeleri arasında dosya paylaşmak için şirket içi bir sunucuya güveniyordu. Son birkaç yılda, bulut depolama ve işbirliği araçları, şirket içi sunucuları geçmişte bırakan bir adım attı.

Bugün, Dropbox, Box ve Google Drive gibi hizmetlerin tümü, Word belgelerinden PDF'lere, fotoğraflara ve daha fazlasına kadar hızlı ve kolay varlık paylaşımına olanak tanır. Bu hizmetler, bir kurum içi dosya sunucusu gibi hareket eder, ancak çalışanların dünyanın herhangi bir yerindeki hemen hemen her cihazdan dosyalara erişmesine izin veren bir numaralı 'sahip olunması gereken' özelliğiyle birlikte çok sayıda ek fayda sağlar.

Bu, daha eski moda dosya depolama ve paylaşım sistemlerine göre çok büyük bir gelişmedir. Dosyalara erişimi çok kolay hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda bu bulut tabanlı sistemler, iş dosyalarınız için site dışı yedekleme şeklinde ek bir güvenlik katmanı da sunar.

Kullanım kolaylığı, bu kadar çok işletmenin Dropbox gibi üçüncü taraf dosya paylaşım hizmetlerini benimsemesinin bir başka önemli nedenidir. Mevcut özelliklerin kontrolü ve seviyesi yüksek iken öğrenme eğrisi düşüktür. Örneğin, belirlenmiş çalışanlara erişime izin vermek (veya reddetmek) amacıyla tüm klasörlerin erişim izinlerini değiştirmek birkaç tıklamanın işidir.

Dosya revizyonları, onsuz nasıl yaşadığınızı merak edeceğiniz bir başka harika özelliktir… paylaşılan dosyalar üzerinde işbirliği yapan bir ekibiniz olduğunda, bazen daha sonra istenmediğine veya belki de yanlış olduğuna karar verdiğiniz değişikliklerin yapıldığı talihsiz bir durumla karşılaşabilirsiniz. Geleneksel olarak, bir belgenin önceki bir kopyasına geri dönmek zor olurdu. Dropbox veya Box gibi araçlarla, belgenin ömrü boyunca yapılan dosya sürümlerinin sayısını görmek ve tek bir tıklamayla bunlardan herhangi birine geri dönmek mümkündür. Bazen bir cankurtaran!

Bu sektördeki 3 ana oyuncuya hızlıca bir göz atalım:

Dropbox

Dropbox, son birkaç yılda bir makyajdan geçti. O kadar uzun zaman önce, öncelikle bir 'ev' dosya depolama ve paylaşım uygulaması olarak görülmedi. Zaman nasıl değişti. Artık Enterprise sektöründe ciddi bir oyuncu ve Lonely Planet ve Expedia gibi ev isimleri tarafından güveniliyor.

Dropbox, masaüstü uygulamalarını indirdiğinizde en iyi sonucu verir. Bu, bilgisayarınızda Dropbox'ta saklamak istediğiniz tüm dosyaları sürükleyebileceğiniz özel bir Dropbox klasörü oluşturur. Ve plana bağlı olarak, bu, hiçbir depolama kısıtlaması olmaksızın sınırsız sayıda olabilir. Bu dosyalar masaüstünüzde canlı kalabilir, bu da internet bağlantınız yoksa size kolay erişim sağlar, aynı zamanda arka planda Dropbox bulutuna sorunsuz bir şekilde kopyalanır. Bu, diğer ekip üyelerine bu dosyalara veya klasörlere erişim izni vermenizi sağlar. Dosya revizyonları tutulur ve tek bir tıklamayla geri yüklenebilir; bu dosyaların Dropbox tarafından güvenli bir şekilde saklanması gerçeği, bilgisayarınız veya dizüstü bilgisayarınızın arızalanması veya çalınması durumunda size gönül rahatlığı sağlar. Bu notta, Dropbox hırsızlık durumunda bilgisayarınızı uzaktan silme yeteneği bile sağlar.

Dropbox kesinlikle denemeye değer. Dosya senkronizasyonu ve geri yükleme işlemi şaşırtıcı derecede hızlı ve güvenilirdir ve genel sistem son derece iyi tasarlanmıştır. Dropbox.com'da kontrol edin

Önemli profesyonel nokta : Depolamak istediğiniz dosya sayısından bağımsız olarak, masaüstünüz ve Dropbox bulutu arasında zahmetsiz dosya senkronizasyonu.

Microsoft Bir Sürücü

One Drive, kendisini bir Dropbox rakibi olarak gösterir ve Microsoft 365 müşterileri için birincil dosya paylaşım ve depolama sistemidir. E-posta ve Word ve Excel gibi şeylere erişim içeren bir Office 365 aboneliğiniz varsa, One Drive'da yaklaşık 1 TB depolama alanına erişiminiz neredeyse kesindir.

Sistemin arkasındaki fikir Dropbox'a çok benzer… dosyaların Microsoft Bulut'ta depolanmasına izin vererek ekibinizle paylaşma ve işbirliği yapma olanağının yanı sıra dosyalarınızın uzak bir konuma yedeklenmesinin ek avantajını sağlar.

Office 365 ürününün önemli bir parçasını oluşturduğundan, hemen hemen tüm Microsoft ürünlerine (Word gibi) çok iyi bir şekilde entegre edilmiştir ve bu uygulamalardan buluta hızlı ve kolay bir şekilde kaydetmenize olanak tanır.

Microsoft'un ayrıca Dropbox gibi bir klasörü One Drive bulutuyla 'canlı' bir bağlantıya dönüştüren bir Masaüstü uygulaması vardır. Buna bırakılan dosyalar One Drive ile senkronize edilecek ve önceden kaydedilmiş dosyalar bilgisayarınıza indirilerek kolay çevrimdışı erişime olanak tanıyacak.

Office 365 aboneliğine dahil edilmesi paranızın karşılığını iyi bir değer olarak sunsa da, çok sayıda dosyayı eşitlemeye çalışırken sorunlarla ilgili raporlar olmuştur. Bununla birlikte, on binlerce belgeye sahip olmayan daha küçük ekipler için iş arkadaşlarıyla paylaşmak ve işbirliği yapmak için uygun bir yol sunuyor. office.com'a bir göz atın

Önemli profesyonel nokta : Office 365 aboneliklerine ücretsiz olarak dahildir, yani bir faturanız daha az ödemeniz gerekir.

Kutu

Box, önemli bir Dropbox rakibidir (ve sadece benzer adlara sahip oldukları için değil!). Box, orijinal Enterprise dosya paylaşım hizmetiydi ve bugüne kadar dünya çapındaki şirketler için harika bir dosya paylaşım aracı sunma çabalarına odaklanmaya devam ediyor.

İşinizde güvenlik ve uyumluluk önemliyse, Box sizi kapsamalıdır. Oldukça geniş bir güvenlik araçları yelpazesi sunarlar ve müşterileri arasında FINRA ve GDPR gibi endüstri standartlarına uymayı gerektiren bankaları ve diğer finansal hizmet sağlayıcılarını sayarlar.

Dropbox ve One Drive gibi Box, web tarayıcınız aracılığıyla dosyalara erişmenize ve ayrıca bir Box uygulaması aracılığıyla dosyaları masaüstünüze senkronize etmenize olanak tanır. Belki de şaşırtıcı olmayan bir şekilde, bu makalede bahsedilen tüm dosya paylaşım hizmetleri aynı zamanda iyi iOS ve Android uygulamalarıyla birlikte gelir, yani gün boyu dizüstü bilgisayarınıza bağlı kalmanıza gerek kalmaz. Daha fazla bilgi box.com'da

Başlıca profesyonel nokta : Güvenliğin birinci öncelik olduğu işletmeler için uygunluğu sağlayan mükemmel güvenlik özellikleri ve mevzuata uygunluk.

Dosya İşbirliği

Bu nedenle, dosya paylaşımı ve depolama alanındaki üç büyük ismi ele aldık. Hangisini seçerseniz seçin, dosyalara uzaktan kolayca erişebilmenin ne kadar güzel olduğuna şaşıracaksınız... Evde üzerinde çalışmak istediğiniz bir belgeyi kendinize e-postayla göndermeyi hatırlamanız gereken günler geride kaldı! Yedekleme ve dosya revizyonu yönü de, bunun gibi hizmetleri kullanmak için gerçekten güzel bir ek bonus.

Peki başka faydaları var mı? Kesinlikle var ve en büyüğü zahmetsiz işbirliği.

Bu hizmetler tarafından sağlanan dosya revizyon yönüne zaten değinmiştik. Her üç sistem de gerektiğinde bir belgenin önceki kopyalarına geri dönmenize izin verir. Peki ya birkaçınız aynı belge üzerinde çalışıyorsa?

Neyse ki, Dropbox, One Drive ve Box'ın tümü, bunu bir esinti haline getirmeye yardımcı olan bir dizi özelliğe sahiptir. Başka birinin bir belgeyi düzenlediğine ilişkin bildirimlerden, herhangi birinin değişiklik yapmasını önlemek için bir dosyayı "kilitleme" özelliğine kadar, işbirliği yapmanın eğlenceli hale geldiğini göreceksiniz. Tüm bu sistemler, belgeler üzerinde canlı olarak kolayca yorum yapılmasına olanak tanır ve çeşitli izleme özellikleri, işin zaman içinde nasıl geliştiğini görebileceğiniz anlamına gelir. Bir masanın etrafında oturanların yokluğunda, bu özellikler birlikte çalışmayı gerçek bir esinti haline getirir.

Yakala ve Paylaş Araçları

Bugün bakacağımız son araç seti, ekranınızı ekran görüntüsü veya video olarak yakalamanıza izin veren araçlardır. Sözlü kelimelerle iletişim kurmanın yazmaya kıyasla 6 kat daha hızlı olduğunu biliyor muydunuz (öncelikli uygulamalarımızdan biri olan Loom'a göre zaten!).

Uzaktan çalışırken, her iki dakikada bir e-posta (veya son makalemizi okuduysanız Slack!) aracılığıyla küçük ayrıntıları açıklamaya çalışmak sinir bozucu olabilir. Benzer şekilde, bazen ekranda bir şeyi hızlıca göstermenin bir yolunu istersiniz. Normalde bu, sıkıcı bir e-posta veya telefon görüşmesi içerebilir, ancak şimdi, bu üç uygulama sayesinde, amacınızı iletmek her zamankinden daha hızlı.

Bulut Uygulaması

CloudApp 'ekran kaydını, ekran görüntülerini ve GIF oluşturmayı kullanımı kolay kurumsal düzeyde bir uygulamada buluta getiriyor.'. Belki de 'orijinal' ekran kayıt/dosya paylaşım hizmetlerinden biri olan CloudApp, ekran görüntüsü veya ekrandan kaydedilmiş video aracılığıyla hızlı bir şekilde iletişim kurmanıza olanak tanıyan oldukça kaygan bir paylaşım deneyimi sunar.

Başlamak için masaüstü uygulamalarını indirin ve yükleyin. Çalışmaya başladığınızda, klavyenizde CTRL / ALT ve 6 tuşlarına basmanız anında bir kayıt penceresi açacaktır. 'Başlat'a basın ve ardından ihtiyacınız olanı göstermeye veya göstermeye devam edin. CloudApp arka planda ekranınızı ve sesinizi kaydeder. İşiniz biter bitmez kayıt cihazından çıkın ve birkaç dakika sonra videonuz otomatik olarak CloudApp sunucularına yüklenecektir. Benzersiz bir url oluşturulacak ve daha sonra iş arkadaşlarınıza göndermek için bir e-postaya, bolluğa veya başka bir araca hızlıca yapıştırabilirsiniz.

Videoya gerek yok mu? CloudApp hızlı bir ekran görüntüsü almanıza ve ardından buna oklara, metinlere, kutulara ve daha fazlasına açıklama eklemenize olanak tanır. Videolarda olduğu gibi, daha sonra iş arkadaşlarınıza gönderilebilecek paylaşılabilir bir URL alacaksınız.

Böyle bir sistemi kullanmaya alışmak biraz zaman alıyor ama bir kez iş akışınıza entegre edildiğinde, onsuz nasıl başardığınızı merak edeceksiniz! Tüm ayrıntılar getcloudapp.com'da

Droplr ve Tezgah

Ve bunun gibi bir araç kullanma fikrini beğendiyseniz, o zaman bir CloudApp rakibi olan Droplr gibi kontrol etmek isteyebileceğiniz başka seçenekler de var. Sistemleri Windows'ta çalışırken, başlangıçta daha çok Mac'lerde evdeydi… yani, eğer bir Mac kullanıcısıysanız, bu sizin için sistem olabilir.

Son olarak, Loom 'bloktaki yeni çocuk'. COVID salgını sırasında cömert bir ücretsiz plan mevcuttur. Video kaydı ile işlevsellik, CloudApp ve Droplr'a benzer, ancak ekran görüntüleri almak istiyorsanız, tamamen videoya odaklandığı için Loom sizin için uygun bir uygulama değildir.

Yarın çalışma ortamınıza bakacağız. Evden çalışmak bazı benzersiz zorluklar sunar ve en uygun şekilde kurulum yaptığınızdan emin olmak, hem üretkenlik hem de sağlığınız açısından büyük fark yaratabilir.

Pressidium'daki hepimizden, iyi kalın!