Ekip İletişimini Artırmak için 2022'de En İyi 5 Toplantı Yönetimi Uygulaması

Günümüz kurumsal dünyasında toplantılar, sürekli bir iletişim akışı sağladığı için olmazsa olmazlardandır. Amerika Birleşik Devletleri'nde her hafta yaklaşık 60 milyon toplantı düzenleniyor. Bir şirkette çalışan tipik bir Amerikalı çalışanın harcadığı zamanın dörtte birinden fazlası toplantılarda geçiyor. Aşağıdaki bölümde, 2022'de kullanmak isteyeceğiniz ve iş günlerinizi biraz daha kolaylaştıracak en iyi 5 toplantı yönetimi Uygulamasını tartışacağız.

Toplantı Yönetim Yazılımı geleneksel yöntemlerden hangi yönlerden farklıdır?

Toplantı yönetimi çözümleri, toplantıların planlanması ve düzenlenmesi, ekipler arasındaki iletişimin düzenlenmesi, ilgili verilerin yönetilmesi ve bilgilerin paylaşılması için koşulların belirlenmesine yardımcı olur.

En İyi 5 Toplantı Yönetimi Uygulaması

Toplantı yönetimi yazılımını kullanarak çalışanlar düşüncelerini açıkça ifade edebilir, net bir karşılıklı anlayışa sahip olabilir ve güncel konuları tartışabilir.

1. ArıNotu

Beenote, Yönetim Kurulu ve Komiteleriniz için bir toplantı yönetimi çözümüdür. SaaS Modu, Beenote platformunun toplantılarınızı yönettiğini gösterir. İhtiyaç duyduğunuz hizmetler için bir SaaS ile ödeme yaparsınız. Beenote, bir Kurul veya komite toplantısı hazırlamak için mükemmel bir alternatiftir. Zamandan ve paradan tasarruf ederken tüm toplantılarınızı hızlı ve verimli bir şekilde halledebilirsiniz.

Beenote'u ideal toplantı arkadaşı yapan nedir? Farklı uygulamaların temel işlevlerini tek bir kullanıcı dostu programda birleştirir. Toplantı tutanaklarını kaydetmenize, belgelemenize ve kuruluşunuzdaki herkese dağıtmanıza olanak tanır. Bu açıklamaları diğer ekip üyeleri veya işletmeler de dahil olmak üzere başkalarıyla da paylaşabilirsiniz. Beenote'un avantajları çoktur. Daha etkili toplantılar düzenlemenize, ekip üretkenliğini artırmanıza ve bilgi alışverişini teşvik etmenize olanak tanır.

Beenote, toplantıları yönetmeyi kolaylaştırır. Basit özellikleri, neyi kapsamak istediğinizi ve toplantıda kimlerin bulunması gerektiğini belirlemenizi sağlar. Temaları, katılımcıları ve hedefleri ve bunlar hakkında ne kadar uzun konuşmak istediğinizi seçebilirsiniz. İş takviminizle etkileşime girerek toplantılardan kritik anları yakalamanıza olanak tanır. Bu, ajandayı ve tutanakları başkalarıyla paylaşmanızı sağlayarak daha fazla işlemi kapatmanıza ve daha fazla müşteriyi memnun etmenize yardımcı olabilir.

Ayrıca Okuyun - 2022'de Proje Yönetimi için En İyi 9 Scrum Aracı

2. Google Meet

Google Meet, sanal toplantılar düzenlemek için mükemmel bir araçtır. Birini aradığınızda, telefona cevap verdiğinde hemen toplantınıza katılırlar. Kişileri aradığınızda isimlerini görecek ve toplantıya geleceklerdir. Daha üretken hale getirmek için birkaç parametreyi değiştirebilirsiniz. Ayrıca toplantının amacına bağlı olarak mevcut konuşmacı ve sunumu ve katılımcıları da gösterebilirsiniz.

Google Meet ayrıca bir toplantıya başlamadan önce ekranı görmenizi sağlar; bu, toplantıdan önce kamerayı veya mikrofonu değiştirmek isterseniz yardımcı olur. Ayrıca katılımcıları kontrol edebilir ve programın düzenini değiştirebilirsiniz. Hatta toplantıya konsantre olmak için kişileri sessize alabilir, silebilir veya sabitleyebilirsiniz. Ayrıca, daha sonra görebilmeleri için kaydın bağlantısını diğer katılımcılarla paylaşın. Yalnızca toplantılar için değil, aynı zamanda uzaktaki çalışanlar için de uygundur.

Google Meet, bir işletmeniz varsa toplantılara ev sahipliği yapmak için harika bir araçtır. 30 kişiye kadar toplantı düzenleyebilirsiniz. Hizmete bilgisayar ve mobil cihazlar aracılığıyla erişilebilir. Bir toplantıya katılmak için katılımcılarınıza bir bağlantı göndermelisiniz. Diyaloğu gizli tutmak istiyorsanız, arka planı gizlemek için gri bir arka plan kullanabilirsiniz. Toplantınız sona erdiğinde bağlantıyı silebilirsiniz.

Ayrıca Okuyun: Ücretsiz Video Konferans Yazılımı

3. Merkez Noktası

Tüm toplantılarınızı tek bir yerden yönetmek istiyorsanız HubSpot Toplantı Yönetim Yazılımı mükemmel bir seçenektir. Toplantıları planlamak ve takip e-postaları göndermek için harika bir araçtır. Kullanımı kolaydır ve birçok işlevi vardır ve toplantı planlamasına ek olarak müşteri adaylarını izlemenize yardımcı olabilir. Takvim bağlantısı da dahil olmak üzere toplantı yönetimi yazılımınızı yapılandırmanıza yardımcı olacak çeşitli araçlar mevcuttur.

Zamanlama sayfalarını bir kullanıcıdan diğerine taşımak için her kişinin takvimlerini bağlamanız gerekir. Çok sayıda kullanıcınız varsa, toplantılara katılan her bir kişi için bir tane oluşturun. Takvimlerden sorumlu kişinin Satış Merkezinde veya Hizmet Merkezinde ücretli bir koltuğu olup olmadığını kontrol edin. Benzer şekilde, bir kullanıcının kaldırılması, zamanlama sayfalarının kaldırılmasına neden olur. Sonuç olarak, bir kullanıcıyı kaldırmadan önce sahipliği aktarmanız gerekir.

HubSpot toplantıları aracının kullanımı kolaydır. Bu toplantı aracını kullanmak için bir takvim bağlantınız olmalıdır. Ardından, toplantılarınızın HubSpot'un zamanlama panosunda mı yoksa Google Takviminizde mi planlanmasını istediğinize karar verin. Ardından, her kullanıcının çeşitli üyelerle toplantı rezervasyonu yapmasına izin verilip verilmeyeceğini seçebilirsiniz. Bireysel toplantı planlama sayfaları da oluşturulabilir. Takvimlerinizi senkronize ederek her potansiyel müşterinin toplantı yönetimi yazılımınıza erişmesini garanti edebilirsiniz.

4. Microsoft Ekipleri

Şirket toplantılarınızı basitleştirmek için Microsoft Teams Toplantı Yönetim Yazılımını kullanmak, zamandan tasarruf etmenin müthiş bir yoludur. Programın kullanımı kolay bir arayüzü vardır ve kullanıcıların toplantı öğeleri oluşturmasına ve değiştirmesine olanak tanır. Ayrıca başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini, tartışma yorumlarını ve önemli görevlere ilişkin bağlantıları da içerebilirler. Kullanıcılar, toplantı planlarken ekip üyelerine görevler verebilir. Aynı zamanda, görevleri diğer ekip üyelerine devredebilir ve ilerlemelerini takip edebilirler. Bu, iş akışı yönetimini ekipler için basitleştirir.

Kullanıcılar, Microsoft Teams kullanarak toplantılar ve görüntülü/sesli konferanslar düzenleyebilir ve hatta programı web seminerlerine ev sahipliği yapmak için kullanabilirler. Program ayrıca not alma, ekran paylaşımı ve ek iletme özelliklerini de içerir. Program, ister bir toplantıda ister çevrimiçi olsun, tüm katılımcıların karar alma süreçlerine katılmalarına olanak tanır. Temel planla ücretsizdir, ancak daha gelişmiş özellikler istiyorsanız Microsoft 365 aboneliğine yükseltmeniz gerekir.

Microsoft Teams Toplantı Yönetim Yazılımı, sayısız yetenekleriyle kuruluşunuz için inanılmaz derecede değerli olabilir. Bu program size toplantı organizasyonunda yardımcı olmanın yanı sıra ekibinizle iletişim kurmanıza da yardımcı olur. Kullanıcı dostu arayüzü kullanarak e-posta gönderebilir, ekran paylaşımını paylaşabilir ve anketler oluşturabilirsiniz. Anketlere bireysel katılım da izlenebilir ve benzersiz özellikler dahil edilebilir. Bu aracın en iyi özelliklerinden biri, Microsoft Outlook'a dahil edilmesinin basit olmasıdır.

Ayrıca Okuyun: En İyi 5 Microsoft Teams Alternatifi

5. Yakınlaştırma - Toplantı Yönetimi Uygulaması

Toplantı Takvimi, toplantıları planlamayı ve katılımcıları davet etmeyi kolaylaştırır. Ayrıca ekran paylaşımı ve ayrı bir yorum alanı gibi özelliklere sahiptir. Kapsamlı özellikleri, ekip üyelerinin işbirliği yapmasına ve iletişim kurmasına olanak tanır ve Google Dokümanlar, Trello ve Slack gibi üçüncü taraf uygulamalarla bağlantı kurar. Ayrıca toplantı konusu veya katılımcılar gibi belirli özellikleri toplantılarınıza ekleyebilirsiniz. Bu, tüm prosedürü hızlandırmaya yardımcı olacaktır.

Sık sık bir araya gelen bir ekibiniz varsa, taleplerinizi karşılamak için Zoom Toplantı Yönetim Yazılımını kullanabilirsiniz. Google takviminizle bütünleşir ve dünyanın her yerinden toplantı planlamanıza olanak tanır. Toplantıları yakalar ve kayıtlarınız için aranabilir dökümler oluşturur. Aracı, ortak açıklama ve gerçek zamanlı ekran paylaşımı için de kullanabilirsiniz. Ayrıca özel ve genel gruplar oluşturabilir ve yalnızca ilgili bilgilerin tartışıldığından emin olmak için ekibinizle iletişim kurabilirsiniz.

Birkaç toplantı yönetimi yazılımı çözümü olsa da, Zoom en iyi entegrasyonu sunar. Örneğin: Sohbet kutusuna sadece “/zoom” yazarak Hive ile bir toplantı başlatmak kolaydır. İş toplantılarını hızlandırmanıza yardımcı olmak için Coda gibi diğer programlarla da entegre edilebilir. Bunun dışında Zoom ve Coda kombinasyonu kullanışlıdır ve diğer oyuncularla aynı ekranı görmenizi sağlar.

Çözüm

Toplantı yönetim yazılımı listesinin sonu geldi. Tüm bu bilgiler elimizdeyken, sizin için en iyi seçeneğin hangisi olduğu konusunda bilinçli bir karar verebileceğinizden eminiz. Yukarıda listelenen toplantı yönetim araçlarının tümü mükemmel seçeneklerdir. Bu araçlardan herhangi birinin yardımıyla toplantınızı verimli bir şekilde yürütüp yönetebileceğinizden eminiz.

İlginç Okumalar:

İşletmenizin UX'i Güncel mi?

En İyi WordPress Etkinlik Eklentileri

İş E-postası Nasıl Oluşturulur