Çevrimiçi Toplantı Görgü Kuralları için Temel Kılavuz

Ayda bir veya her hafta bir düzine çevrimiçi toplantıya katıldığınızda ne yapacağınızı bilmek çok önemlidir. Ek olarak, çevrimiçi toplantılar yüz yüze toplantılara çok benzer. Bu nedenle, bazı nüanslar, çevrimiçi toplantı görgü kuralları oyununuzu döndürmenizi ve geliştirmenizi gerektirir. İleriye dönük bir profesyonellik duygusunu sürdürmek için, onu anlamak önemlidir. Nereden başlayacağınızı bilmiyor olsanız bile, bu makale size çevrimiçi toplantı görgü kurallarının “nasılları ve nedenleri” konusunda rehberlik edecektir.

Çevrimiçi toplantı görgü kurallarının önemi

Çevrimiçi toplantılar, üst düzey yöneticilerin, çalışanların ve hatta öğrencilerin ve öğretmenlerin iletişim kurmasının birincil yolu haline geliyor. Son zamanlarda birkaç sanal toplantıdan daha fazlasına davet edilmiş olma ihtimaliniz var. Belki de bu toplantılardan biri olabileceği kadar verimli hissettirmedi. Ancak, ister yüz yüze ister çevrimiçi olsun, toplantılar iş gününün gerekli bir parçasıdır. Öte yandan, verimsiz toplantılar, işletmelerin değerli çalışanlarının üretkenlik zamanını çalmaktadır.

Toplantı ve katılımcı sayısı arttıkça kümülatif bir etkiye sahiptir. Nedensel doğası ve zamanlama kolaylığı nedeniyle çevrimiçi toplantılar daha da hassastır. Temel çevrimiçi toplantı görgü kurallarını bilmek ve bunlara uymak, çevrimiçi toplantıların verimliliğini ve etkinliğini artırmanın bir yoludur. Ortak toplantı tuzaklarını ortadan kaldırmaya ve çevrimiçi toplantılarda profesyonel tonu korumaya yardımcı olur. Ayrıca, bu toplantıları herkes için daha verimli, üretken ve eğlenceli hale getirmeye yardımcı olur.

Ayrıca Okuyun: Ekip İletişimini Artırmak için En İyi 5 Toplantı Yönetimi Uygulaması

Çevrimiçi toplantı görgü kuralları

Genellikle, bazı geleneksel toplantı görgü kuralları evrensel olarak geçerlidir. Bu sağduyulu görgü kurallarının çoğu, evden çalışmanın daha rahat atmosferinde istemeden başarısız olur. Toplantı yeri çevrimiçi olduğunda benzersiz bir görgü kuralları ortaya çıkar. Çevrimiçi toplantınıza en iyi halinizi getirmek için bilmeniz gereken her şeyde size rehberlik edeceğiz.

Görüşmeden önce yapmanız gerekenler?

Büyük toplantılar genellikle planlanan başlangıç ​​saatinden çok önce başlar. Başlatma düğmesine tıklamadan önce ayrılan hazırlık süresi, çevrimiçi toplantı başarısı için uzun bir yol kat eder.

1. Bir gündem oluşturmalısınız

Toplantı sırasında ele alınacak her şeyi açıklayan bir gündem oluşturmak için zaman ayırmanız gerekir. Ardından, katılımcılara ne tartışmayı bekleyecekleri konusunda bilgi vermesi için önceden dağıtın. Öte yandan, bir gündem alan ve vaktinden önce gözden geçiren bir toplantı katılımcısıysanız. O zaman bu, toplantı tartışmasına değer katabilmeniz için yeterince hazırlanmanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca, bir toplantıya davet edildiyseniz ancak bir gündem almadıysanız, toplantı düzenleyicisinden bir gündem isteyin.

2. Temel kuralları karşılama konusunda anlaşmaya varın

Bu, yolda bir toplantıya yardımcı olur. Ek olarak, kilit nokta, tüm katılımcıların aynı sayfada olmasını ve toplantı başlamadan önce beklentilerin anlaşılmasını sağlamaktır. Toplantı temel kuralları üzerinde anlaşmak, toplantılarınızın sorunsuz çalışmasına ve kesintileri veya istenmeyen davranışları en aza indirmeye yardımcı olur.

3. Doğru alana girin

Toplantı başlangıç ​​saatinde "katıl" düğmesine tıklamadan önce doğru boş alana girmeniz gerekir. Çevrimiçi bir toplantı başlamadan önce, esnetmeyi deneyin veya bilgisayarınızdan birkaç dakika uzaklaşın. Döndüğünüzde kafanızın temiz ve nişan için hazır olduğunu göreceksiniz.

4. Başlamadan önce ekipmanınızı test edin

Genellikle, yeni bir ekipman parçası veya aynı eski bilgisayarı kullanmanız önemli değildir. Toplantı başlamadan önce çalıştığından emin olmanız gerekir. Bir toplantının başlangıcında, iş arkadaşlarınız sizi seyredip beklerken kulaklığınızı çalışır duruma getirmeye çalışmak utanç verici olabilir.

Ayrıca Okuyun: Video, Ses ve İçerik - Web Sitesi Trafiği İçin Dikkate Alınması Gereken Üç Büyük Güç

Toplantı sırasında yapmanız gerekenler?

Ekipmanınızı hazırlayıp test ettikten sonra toplantıya başlayın. Toplantı sırasında nasıl davrandığınızı bilmenin zamanı geldi.

1. Yıkımı sınırlayın

E-posta, sohbet uygulamaları ve diğer her şey dahil tüm bildirimleri sessize almanız gerekir. Toplantı sırasında dikkat dağıtıcı olabilir. Görüşme sırasında ekranınızı paylaşacağınız için beklenmedik yavrular dikkati başka yöne çevirebilir. Tüm gereksiz tarayıcı sekmelerini kapatın ve dikkatiniz kolayca dağılıyorsa telefonunuzu uzaklaştırın.

2. Çevrimiçi toplantıyı kısa ve tatlı tutun

Toplantıyı yönetirken gündeminizi yakından takip edin ve toplantının sonunda Soru-Cevap için zaman ayırın. Böylece toplantınız planlanandan daha erken bitse bile gerektiği kadar uzun sürecektir.

3. Çevrimiçi toplantınızı zamanında bitirin

Net bir gündem ve iyi bir toplantı ile yönetim, toplantınızın planlanan zamanda bitmesini sağlamanın en iyi yoludur. Bu nedenle, ayrılan süreyi aşmanız gerektiğinde, katılımcıya kalıp kalamayacaklarını sorduğunuzdan emin olun. Gitmek zorunda kalsalar bile, her şeyin yolunda olduğuna dair güvence verin ve daha sonra onları hızlandırmaya söz verin.

Toplantıdan sonra yapmanız gerekenler?

Toplantı bittiğinde, özellikle toplantı düzenleyicisiyseniz, iyi çevrimiçi toplantı görgü kuralları sona ermez.

1. Toplantı notlarını özetleyin ve paylaşın

Toplantıda tartışılan ve kararlaştırılanlardan sonra, tanımlayıcı notlarla sonuçlanmalıdır. Bu bilgileri tüm katılımcılara gönderdiğinizden emin olmalısınız.

2. Görev atayın-Çevrimiçi Toplantı Görgü Kuralları

Toplantı sırasında, atamalar yapılırsa, kimin sorumlu olduğunu belirlediğinizden emin olun. Ek olarak, bunu toplantı notlarında sonuçlandırabilirsiniz. Ayrıca, proje yönetim sisteminize girin.

3. Gerekirse bir takip toplantısı planlayın

Katılımcınızla takip etmeniz gerekiyorsa, bu toplantıları takvime eklediğinizden emin olun. Ve yeni davetler gönderin, böylece herkes hemen onlar için plan yapabilir.

Ayrıca Okuyun: İşletmenizin UX'i Güncel mi?

Çevrimiçi Toplantı Görgü Kurallarının son düşünceleri

Çevrimiçi toplantı ihtiyacı, dağıtılmış iş gücüyle birlikte gelir. İyi bir çevrimiçi toplantı görgü kurallarının ardından, bu kullanışlı teknolojide uzmanlaşmak ve planlanmış her toplantıdan en iyi şekilde yararlanmak çok önemlidir. Çevrimiçi toplantınızdan önce hazır olduğunuzda, sanal toplantı sürenizden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olur. Ek olarak, daha memnun meslektaşlar ve çevrimiçi toplantılara karşı daha olumlu bir tutum ile sonuçlanır.

İlginç Okuma:

Bir WordPress Sitesinin SEO'sunu Artırmak için 8 Akıllı Strateji

En İyi WordPress Etkinlik Eklentileri

Kaliteli Web Sitesi Geri Bağlantıları Almanın En İyi Yolları