Proje Yönetiminin 5 Aşaması Açıklandı

Proje yöneticileri genellikle proje gecikmeleri, yanlış iletişim, bir proje kapsamının yanlış analizleri vb. sorunlarla karşılaşır. Tam bir başarı oranı elde edemezsiniz, ancak her başarısızlıkta öğrenir ve riskleri azaltırsınız.

Ayrıca bir projenin gidişatını, her aşamasının nasıl çalıştığını iyi bilirseniz başarı oranınızı artırmanız mümkün.

Proje yönetiminin 5 aşaması vardır ve bir proje yöneticisi olarak işiniz, sıfırdan son uygulamaya kadar hepsinde ustalaşmaktır.

Bu yazıda, bu proje yönetimi aşamalarını sizin için parçalayacağız.

Proje Yönetiminin 5 Aşaması Nelerdir?

Her projenin bir yaşam döngüsü vardır. Bu, genellikle proje yönetiminin aşamaları olarak adlandırabileceğiniz dört veya beş adımdan oluşur. Proje yönetimi aşamaları, bir projenin boyutuna veya türüne bakılmaksızın benzer bir model izler. İşte onlar –

1. Proje başlangıcı
2. Proje planlaması
3. Proje Yürütme
4. Proje İzleme ve kontrol
5. Proje Kapanışı

1. Proje Başlatma veya Konsept

Bir projenin ilk işi, onun kavramsallaştırılması ve başlatılmasıdır. Bir proje yöneticisi olarak, belirli bir proje için nasıl başlayacağınız ve birbiri ardına sonraki adımlara nasıl ilerleyeceğiniz konusunda birincil bir resim oluşturmanız gerekir.

Başlatma aşamasında, fikirlerinizi toplamanız ve bunları bir iş planına dönüştürmeniz, hedefler belirlemeniz, kapsam ve proje başlatma belgeleri belirlemeniz ve bir projenin başarısından veya başarısızlığından sorumlu olan kişileri, yani paydaşları tanımlamanız gerekir.

Proje başlatma aşaması aşağıdaki görevleri yerine getirmelidir –

Proje hedeflerinin tanımlanması

Kendinize ve paydaşlara sormanız gereken ilk soru şudur: 'Bu proje ile neyi başarmak istiyorsunuz?'

Örneğin, bir WordPress eklentisi geliştirici şirketi için çalışıyorsunuz. Bir proje yöneticisi olarak, yeni bir fiyatlandırma sayfası için bir proje başlatmak istiyorsunuz. Bu durumda mevcut fiyatlama sayfanızın neden çalışmadığını ve yeni tasarlanmış bir fiyatlama sayfasından nasıl bir getiri beklediğinizi öğrenmelisiniz.

Kapsamınızı belirleyin

Üzerinde çalışmaya başlamadan çok önce projenizin sınırlarını görmek, tamamen kapsamınızı belirlemekle ilgilidir. Bu aşamada, ne kadar ileri gitmek istediğinizi ve gidebileceğinizi anlamak için proje hedeflerinin, teslimatların, teslim tarihlerinin vb. baş harflerini oluşturursunuz.

Ayrıca, bu aşama finansman ve bütçe hususlarını ve projelerin toplam süresini içerir.

Paydaşların nihai hale getirilmesi ve rollerinin tanımlanması

Paydaşlar, yakından bağlantılı olacak ve projenin ilerlemesinden ve sonuçlarından sorumlu olacak kişilerdir. Ortak proje paydaşlarından bazıları şunlardır: sponsorlar, proje yöneticileri, proje ekibi üyeleri, müşteriler, son kullanıcılar, iç paydaşlar vb.

Bir proje yöneticisi olarak, her paydaşın rollerini ve sorumluluklarını tanımlayacaksınız.

Olası engeller

Proje başlangıç ​​aşamasında, önümüzdeki günlerde karşılaşabileceğiniz tüm engelleri/riskleri önceden tahmin edip listelemek, yedeklerini ve B planını oluşturmak mümkündür.

Risk yönetimi, risk varsayımlarını, beyin fırtınasını, riskleri ele almak için kaynakları toplamayı, değerlendirmeyi, önceliklendirmeyi vb. içeren büyük bir görevdir.

Ayrıca Okuyun: Proje Yönetiminde Risk Nasıl Yönetilir: Proje Başarısı İçin Etkili İpuçları

2. Proje Planlama

Proje planlama, proje başlatma aşamasından hemen sonraki adımdır. 'Projenin nasıl kontrol edileceği ve izleneceği'nden projenin tamamlanmasına kadar proje hedeflerinin daha geniş tanımlarını içerir.

Proje yöneticileri arasında en popüler iki proje planlama yaklaşımı vardır –

A. AKILLI yöntem. Bu, planlamanızın spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamanında olması gerektiği anlamına gelir.

B. CLEAR yöntemi. İşbirlikçi, sınırlı, duygusal, takdir edilebilir ve rafine edilebilir bir çalışma süreci önerir.

Üzerinde çalışırken, daha iyi sonuçlar için iki yaklaşımı birleştirmelisiniz.

Planlama aşamasında, projenizin tüm yol haritasını yazıp tanımlayabilirsiniz. İşte böyle gidiyor –

• Proje yönetim planı oluşturma
• Bir iş dökümü yapısının (WBS) geliştirilmesi
• Kaynakları ve proje süresini tahmin etme
• Risk yönetimi stratejisi oluşturma

Bu aşamanın ana başarısı, başlatma aşamasının tüm adımlarını tespit etmek ve bunları detaylandırmaktır. Dolayısıyla göreviniz, proje yürütme, izleme ve uygun kontrol için derinlemesine bir plan geliştirmek olacaktır.

Bu aşamada, tüm ekip üyelerinizi bir araya getirmeniz ve onlara belirli görevler atamanız gerekir. Örneğin, görevlerinizin her biri için, bir veya daha fazla ekip üyesi ve görevi tamamlamak için bir son tarih belirleyebilirsiniz.

Ayrıca, ekip üyeleri ve paydaşlar arasında uygun bir iletişim kanalı kurabilirsiniz. Slack gibi mesajlaşma araçları, bu gibi durumlarda akıllıca bir seçenek olacaktır.

3. Proje Yürütme

Artık planınız hazır. İşe gitme zamanı. Dolayısıyla, bu aşama, projenizi başlatmayı ve görevleri parça parça yürütmeyi, nihai başarıya ulaşana kadar proje çıktılarını üretmeyi içerir. Başka bir deyişle, bu aşama tamamen planınızı eyleme dönüştürmekle ilgilidir.

Dolayısıyla, bir proje yöneticisi olarak, ekip üyelerinizin kusursuz çalışmasına, hassas iletişim kurmasına ve proje hedefine ulaşmak için çaba sarf etmesine yardımcı olacak sağlam bir iş akışı oluşturacaksınız. Bu, aşağıdakileri içerir –

• Ekip iş akışına yakından bakın
• Bütçenizi doğru yönetmek
• Paydaşlarınızla iletişim kurmak

Ekip üyeleriniz çalışırken, ilerlemeden ve işlerin nasıl gittiğinden haberdar olabilmeleri için proje paydaşlarınızı takip etmek bir proje yöneticisi olarak temel görevlerinizden biridir.

Örneğin, Project Manager Pro gibi bir proje işbirliği aracı kullanmak çok faydalı olacaktır. Bu WordPress aracı, yerleşik mesajlar, yorumlar ve sohbetler aracılığıyla paydaşlarınız ve ekip üyelerinizle daha iyi iletişim kurmanıza yardımcı olabilir.

Ayrıca ekibin ilerlemesini ve çalkantılarını izleyebilir ve mümkün olan en kısa sürede olası çözümler üretebilirsiniz.

4. Proje İzleme ve Kontrol

En iyisini bekle, en kötüsünü planla ve sürprizlere hazır ol.

Denis Waitley

3. aşamada, projeniz zaten çalışıyor olmalıdır. Yani, 4. aşamanın işi basittir. Görevlerinizin ve ekip üyelerinizin ne durumda olduğunu görmelisiniz.

Her şey iş akışını izlemek, temel güçlü yönleri bulmak ve bunları geliştirmekle ilgili. Herhangi bir sorun görürseniz, doğru önlemlerle giderin.

Bu nedenle, asıl işiniz projeyle ilgili devam eden sorunları çözmek, doğru karar vermek ve çözmektir. Buna proje performans izleme de diyebilirsiniz.

Proje performans izlemesi için dikkat etmeniz gereken aşağıdaki şeye bir göz atın –

Temel Performans Göstergeleri (KPI'lar)

KPI'ları doğru ayarladığınızdan emin olun ve görevlerinizin ve alt görevlerinizin zamanında yapılıp yapılmadığını ve KPI'ları karşılayıp karşılamadığını izleyin.

Veri toplama

Veri toplama, proje yönetiminde vazgeçilmez bir şeydir. Proje boyunca, ilgili verileri toplamalı ve proje çizelgelerini, görev tamamlama durumunu, finansal raporları, QA'yı, paydaşların geri bildirimlerini vb. içeren bir veritabanı oluşturmalısınız. Güçlü bir veritabanı oluşturmanın en iyi yolu, bir proje yönetim aracı kullanmaktır. .

Veri analizi

Toplanan veriler, uygun veri analizi için çok yardımcı olacaktır. Projenin ilerlemesini, planlama aşamasında oluşturduğunuz bütçe yol haritasına göre harcamalar, genel bütçeler ve sonuçlarla karşılaştırabilirsiniz.

Performans raporlaması

Bir projenin çeşitli aşamalarında, veri analizinize dayalı olarak performans raporları oluşturabilir ve daha iyi şeffaflık için bunları paydaşlarla paylaşabilirsiniz. Ayrıca raporlar, tüm çabalarınızın nereye gittiğini anlamanıza yardımcı olacaktır. Temel bir performans raporu, ilerlemenin bir özetinden, temel ölçümlerden ve herhangi bir sorun veya zorluğun ayrıntılarından vb. oluşur.

Devam eden iyileştirme

İzleme, iyi yaptığınızdan emin olmak için çok önemlidir. Ayrıca, onunla projenizin ilerlemesinin sürekli bir resmini oluşturabilirsiniz.

İyi hazırlanmış bir performans raporu ve veri analiziniz olduğunda, bir projenin mevcut durumunu anlamak ve başarı şansını artırabilecek gerekli adımları atmak daha kolay olacaktır.

5. Proje Kapanışı

Bu, bir proje yönetimi döngüsünün son aşamasıdır. Bu adımda, nihayet projeyi tamamlar ve resmi bir kapanış yaparsınız.

Bir proje yöneticisi olarak, proje kapanış aşamasında aşağıdakileri yapacaksınız –

• Proje çıktılarını proje sponsorlarına teslim edin
• Proje sponsorlarından onay alın
• Projeyi resmi olarak kapatın ve ekibinizi dağıtın
• Başarıları ve başarısızlıkları değerlendirmek için proje sonrası bir toplantı düzenleyin

Proje sonrası veya ölüm sonrası toplantı, tüm ekip üyelerine nasıl performans gösterdiklerini, nerede potansiyele sahip olmadıklarını ve güçlerinin nerede olduğunu bildirdiğiniz bir yerdir. Gelecekte daha iyisini yapmaları için onlara rehberlik edecektir.

Toplantı sırasında, proje hakkında verimli bir tartışmanın yapılabilmesi için nihai rapor proje sponsorlarına ve paydaşlara sunulur.

Proje kapanış aşamasındaki son göreviniz, proje raporlarının son bir incelemesini yapmak, mevcut verileri analiz etmek ve bunları istediğiniz zaman erişebileceğiniz güvenli bir yerde saklamaktır. Bir sonraki projeniz için bir bilgi tabanı olarak çalışacak.

Proje Yönetiminin 5 Aşaması Hakkında SSS

Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü Üzerine Son Düşünceler

Bir proje yönetimi yaşam döngüsü beş aşamadan oluşur, bazı profesyoneller bu beş aşamayı altı, yedi veya sekiz aşamaya dönüştürmeyi çok ister. Ancak, bu aşamaların tümü, proje yönetiminin yukarıda belirtilen 5 aşamasına basitçe dahil edilmiştir.

Akıllı bir proje yöneticisi olarak, günümüzde kapsamınızı ve olasılığınızı geliştirmek için proje yönetimi yazılımından ve yapay zekadan yardım alabilirsiniz. Tek yapmanız gereken, bütçeniz ve uyumluluğunuz için hangi tür araçların yararlı olduğunu anlamaktır.