Proje Yönetiminde Problem Çözmek İçin Kısa Bir Kılavuz (Uzman İpuçları)

Sizi harika bir proje yöneticisi yapan en önemli becerilerden biri problem çözmedir. Projelerinizi yönetirken sorunlar kaçınılmazdır. Çünkü hepimiz günlük hayatımızda bile benzer durumlarla karşı karşıya kalıyoruz. Farkı yaratan şey, bilgi ve bu bilgiyi mevcut veya yaklaşan bir sorunu çözmek için ne kadar verimli bir şekilde kullandığınızdır.

Problem çözme, çevrenizde neler olup bittiğini gözlemleme sürecidir; değiştirilebilecek veya geliştirilebilecek şeyleri belirlemek.

kepner-tregoe

Proje yönetiminde problem çözme stratejik bir süreçtir. Bu nedenle, bu beceriyi bir gecede elde edemezsiniz. Adım adım öğrenmeye, bunu yapmak için bir çerçeve benimsemeye ve tabii ki bazı önemli hususları sürdürmeye ihtiyacı var.

Bu kısa kılavuzda, size proje yönetiminde izlenmesi gereken kanıtlanmış sorun çözme yöntemlerinden bazılarını göstereceğiz. Okumayı bitirdikten sonra, yapmanız gereken en önemli şeylerin neler olduğunu anlayabilecek ve etkili bir problem çözücü olmak için bir yol haritası başlatabileceksiniz.

Proje Yönetiminde Problem Çözmenin Önemi

Proje yönetiminde problem çözme becerisini öğrenmenizin birçok nedeni vardır. En iyi tekniklere veya en iyi uygulamalara geçmeden önce, proje yönetiminde sorun çözmeyi ciddi bir iş haline getiren bazı önemli noktaların üzerinden geçelim.

Süreçteki Bozuk Şeyleri Düzeltme

Problem çözme benzersiz bir zihniyet gerektirir. Bunu aklınızda bulundurduğunuzda, projelerinizi daha yoğun bir şekilde kolayca halledebilirsiniz. İş yapmak ve projeleri yönetmek eş zamanlı bir şeydir. İyi geliştirilmiş bir problem çözme yapısı, bozulan, iyileştirilmesi veya güncellenmesi gereken şeyleri belirtmenize yardımcı olur.

Riskleri Ayırın

Riskleri belirlemek projeleriniz için çok önemlidir. Sorun çözme çerçevesi, işletmenizin mevcut durumunu anlamanıza yardımcı olur. Yeterli veri ile, uygun kaynaklarla üstesinden gelinebilecek riskleri kolayca sıralayabilirsiniz.

Performans arttırmak

Projeleriniz ve çalışanlarınız bir bütündür, tek bir hedefe ulaşmak için birbirlerini tamamlarlar - başarı ve gelişim. Bu nedenle, sorunlarınıza güvenilir bir çözüm aramaya hazır olduğunuzda, çalışanlarınız üzerinde de iyi bir etki yaratır. Sonunda, bu genel performansınızı iyileştirmeye yol açar.

Fırsatları Aramak

Sorunları çözmeye devam ettikçe, en yeni çatlakları, bozuk şeyleri ve güncellenmesi gereken şeyleri görürsünüz. Aynı süreçle büyük resmi görmeyi öğrenebilir, büyük resmin doğasını anlayabilir ve bir proje yöneticisi olarak bunu aktarabilir hale gelebilirsiniz. Böylece, riskleri ve fırsatları ve aynı zamanda sıralayabilirsiniz.

Tüm proje aktivitelerinizi doğrudan WordPress panonuzdan yönetmek istiyorsanız, WordPress Proje Yönetimine Yeni Başlayanlar Kılavuzu'ndaki bu makaleye göz atın.

Proje Yönetiminde Problem Çözmek İçin İzlemeniz Gereken 5 Adım

Bildiğiniz gibi, problem çözme becerileri bir çerçeve gerektirir. Bir proje yöneticisi olarak, uzmanlığınızı ve kaynaklarınızı takip ederek en uygun yöntemleri düzene koymalısınız. Aşağıda, sizi proje yönetiminde problem çözme konusunda akıllı bir profesyonel yapabilecek en kanıtlanmış birkaç tekniği sıraladık. Onlara tek tek bakın -

1. Problemi Tanımlamak Birinci Önceliğinizdir

Bir soruna nasıl bakarsanız, çalışanlarınız da bakmaz. Çünkü bir sorun gördüklerinde proje yöneticisi olduğunuz için onlar adına sizin çözmenizi isterler. Bu nedenle, sorunu ilk etapta tanımlamanız sizin için önemlidir. Örneğin, ekibiniz sürekli olarak teslim tarihlerini kaçırıyor, dolayısıyla bu onların açısından bir sorun. Uygulanabilir bir çözüme ulaşmak için ekibinizin neden aynı hataları yaptığını anlamalısınız.

Bir sorunun doğasını anlamak, projenize neden bir şeyler olduğunu, neden işlerin sürekli olarak sorun yaşamaya başladığını bildiğiniz zaman mümkündür. Bunu anlamak için 5N1K yaklaşımını takip edebilirsiniz.

Bu, proje yönetiminde bir sorunu tanımlamak için şu altı soruyu sormak anlamına gelir –

• DSÖ   sorun etkiler mi
• Sorunun belirtileri nelerdir?
• Proje nerede/nerede gerçekleşti?
• Ne zaman oldu?
• Neden   sorun çıkıyor mu
• Nasıl olur?

Dolayısıyla, bu soruyu sormak, sorununuzu akıllıca ve kusursuz bir şekilde çözmek istediğinizde tanımlamanıza kesinlikle yardımcı olacaktır.

Daha fazlasını okuyun: WP Proje Yöneticisini Kullanarak Ekip Verimliliğini Nasıl Artırırsınız?

2. Sorunun Nedenlerini Bulun

Bir sorunun doğasını anladıktan sonra, bir sonraki gerekli adım, sorunun arkasındaki nedenleri bulmak ve bunları özüne kadar analiz etmektir. İş akışınızdaki boşlukları bularak uygun bir çözüme ulaşmak için birbiri ardına doldurmaya benzer. Bu nedenle, stratejik bir yaklaşım izlerseniz sebep bulmak zor olmayacaktır.

Örneğin, bir Kılçık diyagramı kullanabilirsiniz. Bir sorunun nedenlerini bulmak için bilinen ve yararlı bir süreçtir. Peki Kılçık diyagramı nedir? Japon organizasyon teorisyeni Kaoru Ishikawa, bir sorunun temel nedenlerini görsel bir biçimde kategorize etmek için kullanılan bunu yarattı.

Resmin yukarısına bakın. Diyelim ki sorun web sitenizin kapalı olması. Kılçık diyagramı, web sitenizin çökmesine neden olabilecek olası nedenleri not etmenize yardımcı olacaktır. Böyle bir görsel gösterimi sürdürerek, proje yönetimindeki problem çözme konusunda daha iyi ve etkili olabilirsiniz.

İşte bazı kaçınılmaz şeyler - not ettiğiniz nedenler, gerçek olmaları gerekir. Pek çok olası nedenden, işiniz gerçek nedenleri anlamaktır. Derin analize giderseniz mümkündür. Bu nedenle, bunu yapmak için Kök Neden Analizi (RCA) yardımcı olacaktır.

3. Çözüm İçin Fikir Üretmek

Artık hangi sorunu çözmeniz gerektiğini ve nedenlerini bildiğinize göre, doğru çözümler için fikir üretmeye başlayabilirsiniz. Proje yönetiminde problem çözmenin aşamalı bir adımıdır. Dolayısıyla, bu adımda, yaratıcı olmak için daha fazla özgürlüğe sahipsiniz. Bu adımın amacı, bir dizi çözüm bulmaktır. Açıkça bir çözüm rezervine veya alternatif çözümlere ihtiyacınız var. Risklerinizi azaltmanıza yardımcı olurlar. Bir çözüm başarısız olursa, alternatif bir yaklaşıma yönelebilirsiniz.

Bu nedenle, çok fazla zihin çalışması yapmanız, araştırmanız ve olası çözümler için yollar toplamanız gerekir. Fikir üretmenin en iyi iki yolu beyin fırtınası ve zihin haritasıdır.

Mindtools , yaratıcı problem çözmenin dört adımda çalıştığını açıklıyor. Bunlar – netleştirin, fikir edinin, geliştirin, uygulayın.

Açıklama aşaması, proje vizyonunuzu ve sorunların doğasını yeniden keşfetmenizi sağlar. Daha sonra gerekli verilerin toplanmasına ve soruların formüle edilmesine rehberlik eder. Aşağıdaki adımlar, fikirleri keşfetmek, çözümler formüle etmek ve uygulama için bir plan oluşturmak için tüm anlayışınız, verileriniz, kaynaklarınız ve hedefinizle çerçeveyi genişletmekle ilgilidir.

4. En Uygun Çözümü Seçin

Gardırobunuz benzer kıyafetlerle doluyken doğru rengi seçmek kolay değil. Ancak kararlı olduğunuzda, o programın görgü ve kıyafet kurallarını bildiğinizde, moda anlayışınız size en çok yakışan rengi seçmenize izin verir. Herhangi bir projeyi yönetirken ve bir şeyi çözerken hep aynı şey olur.

Pek çok fikir ürettikten ve bir dizi farklı çözüm formüle ettikten sonra, tereddüt kaçınılmazdır. Dolayısıyla, bir proje yöneticisi olarak problem çözme beceriniz, sorununuzu çözmek için en faydalı ve en kolay yolu seçmenizi gerektirir.

Bunu yapmanın en iyi yolu, tüm çözümleri ölçmek, birbirleriyle karşılaştırmak ve aşağıdaki gerçekleri göz önünde bulundurmaktır –

• Beklentileriniz ve öncelikleriniz
• Tüm çözümleri değerlendirin ve ölçün
• Kaynaklarınızı düşünün
• İlk etapta en basit olanı seçin

Ancak soru sormaktan asla vazgeçmemelisiniz. Kendinize sorun, proje üzerinde çalışan öğrencilerinize soru sormaları için ilham verin. Ne kadar çok soru ortaya çıkarsa, çözüm de o kadar etkili ve kusursuz olur.

5. Sorunlarınızı Çözmek İçin Harekete Geçmek

Sorununuzun ne olduğunu ve hangi çözümü uygulamanız gerektiğini bildiğinizde, baştan başlayın. Harekete geçme zamanı. Bir çözümün uygulanması son adımdır. Ancak bu seviyeye ulaşmak için önceki tüm adımları atmanız gerekir. Bir problem çözücü olarak becerinizi artırmak için yerleşik bir çerçevedir.

Devamını Okuyun: 2022'de Takip Edilecek 6 İlginç Proje Yönetimi Fikri.

Bir Proje Yönetim Aracı Sorun Çözmede Size Nasıl Yardımcı Olabilir?

Otomasyon çağında, çalışanlarınız, müşterileriniz, hesaplarınız ve genel projeleriniz vb. için çevrimiçi bir veritabanı oluşturmanıza yardımcı olan araçlar sayesinde proje yönetimi daha kolay hale gelir. Bir PM otomasyon yazılımı, her süreci canlı olarak takip etmenize ve işinizi kolaylaştırmanıza olanak tanır. daha iyi kararlar verme çabası.

Örneğin, WP Proje Yöneticisi gibi bir PM otomasyon aracınız varsa, proje yönetiminde problem çözmeniz daha uygulanabilir ve basit olacaktır. İşte nasıl –

• Kaynaklarınızın ve planlamanızın en iyi şekilde kullanılmasını sağlar
• Projelerinizi ve görevlerinizi sağlam bir şekilde organize edin ve takip edin
• İzlemenizi daha verimli hale getirmek için gelişmiş yönetim aracı
• Araç, işbirlikçi çabalarınızı yoğunlaştıracak
• Projelerinizin nasıl ilerlediğini ve eksiklerinizin neler olduğunu görebilmeniz için rapor oluşturun

Genel olarak, WP Proje Yöneticisi, iş akışınızı kolaylaştırabilecek tüm özelliklere sahiptir. Proje kontrol panelinizin (Kanban panosu, Gantt Grafiği, Görev listesi, Takvim vb. dahil) canlı güncellemelerini ve etkinliklerini gördüğünüzde, tüm sorun çözme adımlarını daha verimli bir şekilde kolayca takip edebilirsiniz. Yine de iş daha kolay olurdu.

Proje Yönetiminde Problem Çözmek İçin Kapanış

Sorunların çoğu başlangıçta küçüktür. Becerikli bir proje yöneticisi olarak göreviniz bunları mümkün olan en kısa sürede çözmektir. Ne kadar geciktirirseniz, sorun o kadar büyür. Uzun bir yolculukta olan bir geminin motorunda genellikle birçok küçük arıza veya çatlak vardır. Akıllı kaptan, bunları aynı anda düzeltmek için her zaman döngüdedir. Bir proje yöneticisi olarak işiniz bundan başka bir şey değildir.

Stratejik bir sorun çözme çerçevesi, bu döngüyle başa çıkmanıza yardımcı olacaktır ve mükemmel bir proje yönetimi otomasyon aracı, sorunlarınızı daha hızlı çözmenizi sağlar (esnekliği, satın alınabilirliği, zaman yönetimini ve akıllılığı eklemeyi unutmayın).

İşte son sözlerimiz – projelerinizdeki sorunları çözmenin en yeni yollarını icat etmeye devam edin ve probleminizin sizden daha fazla büyümesine izin vermeyin.