Otomatik Görev Yöneticisi ile Proje Yönetim Verimliliğinizi Artırmanın En İyi 11 Yolu (Uzman İpuçları ve Aracı)

Bir proje yöneticisi olarak beceriniz ve verimliliğiniz daha da ileriye gidebilir. Herhangi bir sınır yoktur. Bu nedenle, proje yönetimi verimliliğinizi sürekli artırabilecek bir dizi süreci benimsemek akıllıca bir adımdır. Bunları takip ederseniz, düzenli olarak pratik yaparsanız ve gelişirseniz, elbette zamanla çok şey geliştirebilirsiniz.

Modern iş dünyasında, proje yöneticileri otomasyonla daha akıllı hale gelir ve yeteneklerini geliştirir. Dolayısıyla, bahsettiğimiz sürecin ayrılmaz bir parçasıdır. Paradan, zamandan ve emekten tasarruf etmek, inovasyon için size daha fazla alan sağlar ve otomasyon size bunu çok kolay bir şekilde sağlar.

Aşağıdaki blogda, her şeyi tartışacağız ve size akıllı görev yönetimi ve stratejik bir süreçle bir proje yöneticisi olarak verimliliğinizi nasıl artıracağınızı göstereceğiz. Okumaya devam et.

Proje Yönetiminizde Neden Daha Verimli Olmanız Gerekiyor?

Proje yönetiminde verimlilik, kademeli olarak elde edebileceğiniz bir kalitedir. Sizi mevcut kaynakları ve zamanları kesin tahminle kullanabilen, sorunları çözebilen ve bir projeyi başarıya ulaştırabilen dinamik bir proje yöneticisi yapan bir şey. Verimlilik aynı zamanda size paydaşlarınız arasında uyum sağlama, açıklık ve popülerlik yeteneği kazandırır.

Verimlilik ve etkililik kavramları, farklı süreçleri değerlendirirken yaygın olarak kullanılır. Proje tabanlı kuruluşlar genellikle zaman, maliyet ve kalite arasındaki dengeyle mücadele ediyor ve bunu olabildiğince verimli ve etkili yapmakla ilgileniyorlar.

Erik Sundqvist, Bilim Direktörlüğü

Planlama, bütçeleme ve yürütmeden, bir proje yöneticisinin uzun ve meşakkatli bir süreçten geçmesi gerekir. Ve riskler neredeyse kesindir. Çalışanlarınızı yönetmek, görevleri dağıtmak ve ardından hedeflere ulaşmak, ağır bir zihinsel ve fiziksel çaba gerektirir. Öyleyse, kurtarıcı lütfunuz ne olabilir?

Aslında, bu sizin verimliliğinizdir. Mevcut tüm kaynakları doğru potansiyelle kullanabilirseniz, başarılı olabilirsiniz. Bu nedenle, nasıl yapılır? Burası, işinizin birkaç adımdan geçmeyi talep ettiği yerdir.

Proje Yönetim Verimliliğinizi Artırmak İçin Kanıtlanmış 11 Adım

Verimlilik önlemlerinin listesi hiç bitmez. Belki her hafta yeni bir yöntem geliştirebilirsin. Ancak asıl önemli olan, hangilerinin en iyi olduğu ve uzmanların gerçekten işe yaradığını hissetmeleridir.

Aşağıda, yine de proje yönetimi becerilerinizi geliştirmek için bir avuç kanıtlanmış en iyi uygulamayı sıraladık. Onlara göz atın –

1. Planlamaya Odaklanın
2. Bir Bilgi Bankası Oluşturun
3. Eşzamanlı İletişim Süreci Oluşturma
4. Proje Zamanını Yönetme ve Bütçeleme
5. Risk Yönetimi Stratejisi
6. Tüm Proje Verilerini Erişilebilir Hale Getirin
7. Süreci İzleme
8. Performans Gösteren Ekip Üyesini Ödüllendirin
9. Doğru Araçları Hizalayın
10. Geribildirim ve Önerilere Açık
11. Asla Karar Vermeyin ve Sürekli İyileştirmeler Yapın

Ayrıntılı olarak inceleyelim ve bu yolların proje yöneticilerinin Proje Yönetimi Verimliliğini artırmalarına nasıl yardımcı olacağını öğrenelim –

1. Planlamaya Odaklanın

Planlama, tüm proje yönetimi faaliyetlerinizin temel direğidir. Düzgün bir planınız ve yedek bir planınız varsa, oyunu güvenle oynayabilirsiniz. Ayrıca, ciddi bir iş yaptığınızdan emin olmanın ilk adımıdır.

Basitçe söylemek gerekirse, uygulanabilir bir plan yapmak için bu şeyi yapmanız gerekir –

• Projelerinizin kapsamını tanımlama
• İş dökümü için bir yapı oluşturun
• Proje faaliyetlerini tanımlayın ve sıralayın
• Bütçe, süre ve diğer kaynaklar için akıllıca bir tahminde bulunun
• Acil durum planını hazır bulundurun

Yukarıdaki görevlerin tümü yalnızca projelerinizi kolaylaştıracaktır. İskeletiniz güçlü olduğunda, vücut güzel bir şekil almalıdır.

2. Bir Bilgi Bankası Oluşturun

Projeleriniz için bir bilgi tabanı oluşturmak çok önemlidir. Bilgiye ihtiyacınız olduğunda, bir bilgi bankası size yardımcı olabilir. Bu nedenle, ortak bir senaryo şu olacaktır - diyelim ki, birisinin son çeyreğin satış sayısını bilmesi gerekiyor. Ona haber verdin. Sonra aynı bilgiyi istemek için başka bir kişi gelir. Bir daha cevap vermeyecek misin?

Çapraz paylaşım ve kuruluş genelinde eş zamanlı veri akışını yürütmek için bir bilgi tabanı gereklidir. Bu, yalnızca projelerinizin içindeki kişiye değil, aynı zamanda dışarıdakilere ve müşterilere de yardımcı olacaktır.

3. Eş Zamanlı Bir İletişim Süreci Oluşturun

Paydaşlar arasında istikrarlı bir iletişiminiz yoksa, projeniz risk altındadır. Projenize bağlı herkesin aynı sayfada olduğundan ve aynı amaç için çalıştığından emin olması gerekir. Ancak, birçok proje eksikliği nedeniyle başarısız oluyor. Açıkçası, “iletişim arızası” proje başarısızlıklarının %57'sine neden oluyor.

Peki, kalıcı bir iletişim süreci nasıl kurulur? İlk şey, tüm bilgilerin saklanması ve düzenli olarak güncellenmesi gereken bir format veya pano seçmektir.

Bir sonraki aşama, bir iletişim hedefi belirlemektir. Bu, projenin paydaşlarıyla iletişim süreciniz aracılığıyla neyi başarmak istediğinize dair başka bir plan yapmak anlamına gelir. İletişim biçiminizi ve hedefinizi belirledikten sonra, paydaşlarınızı belirleme ve izlemek istediğiniz yöntemi seçme zamanı.

4. Proje Zamanını Yönetme ve Bütçeleme

Harcadığınız zaman ve paranın yanı sıra, bir proje gecikmesi size en değerli şeye, yani müşterilerinize mal olabilir. Bu nedenle, uygun bütçeleme ve zaman yönetimi, çözmeniz gereken büyük bir sorundur. Bu nedenle, bir projeyi yönetmeye başladığınızda, aşağıdaki kontrol listesini işaretlemeniz gerekir –

• Yatırım yaptığınız kaynakların iyi bir tahmini,
• Suç ortağı olarak seçtiğin insanlar
• Bu projeyi küçük parçalara ayırın, doğru kişileri doğru yere atayın
• Her görevi tamamlamak için tahmini bir süre belirleyin

Bütçeleme ağır bir yüktür. O halde sizi verimli kılan, işinize en uygun yöntemi seçmektir.

5. Risk Yönetimi Stratejisi

Bir proje yöneticisi olarak riskler açıktır. Sonunda, projenizi başarılı kılmak için iyi bir risk yöneticisi olmalısınız. Risk yönetimi stratejisi, yaklaşan herhangi bir durumla mücadele etmek için oldukça akıllı bir cephaneliktir. Günümüzün pazarlamacıları, sorunlarla karşılaştıklarında her zaman olumlu ve olumsuz risk yönetimi stratejilerini göz önünde bulundururlar.

Uzmanların risk yönetimi sorunlarını çözmek için bulduğu üç tür strateji vardır. Bunlar - pozitif, negatif ve şarta bağlı risk yanıtlarıdır.

Örneğin, olumlu olanı seçerseniz, risk yönetiminin dört adımı vardır. Yararlanın, paylaşın, geliştirin ve Kabul Edin. Sömürü, olasılıkları başlatmak için kasıtlı riskler anlamına gelir. Bazen akıllı proje yöneticileri ortak arar ve bir olasılığı gerçekleştirmek için riski paylaşır.

Koşullu yanıt özel durumlar için gelir. Bazen tahmininiz kesin sonuç vermeyebilir ve sizi başarısızlığın eşiğine getirebilir. Ardından, koşullu bir risk yönetimi yanıtı, zorluktan kurtulmanıza yardımcı olur.

6. Tüm Proje Verilerini Erişilebilir Hale Getirin

Bir bilgi tabanının öneminden daha önce bahsetmiştik. Bununla birlikte, başarılı bir şekilde yürütülen bir proje, proje paydaşları arasında en yüksek düzeyde erişilebilirlik gerektirir.

Çalışan bir proje çok sayıda veri seti ve belge üretir. Birisi bir şeye ihtiyaç duyduğunda, onu önceden uğraşmadan ve kolaylıkla almanın bir yolunu bulmalıdır. Aynı zamanda iletişim sürecinin büyük resminin ayrılmaz bir parçasıdır. Bunun yanı sıra, ne yaptığınız belgelenmelidir. Erişilebilir bir veritabanında, tüm proje verilerinizin kaydedilmesi ve izlenebilir olması gerekir.

7. Sürecin Takibi

İzleme size projenin bütün bir resmini verir. En önemli olanlardan bazıları -

• Ne kadar görev yaptın,
• gelişme nedir
• kaç lige gitmen gerekiyor
• Hangi önlemler sürecinizi daha iyi hale getirebilir?

Akıllı bir proje yöneticisi olarak işiniz, proje yönetimi görevlerinizi verimli bir şekilde izlemenin en iyi yolunu bulmaktır. Bu durumda, bir proje yönetimi yazılımı veya otomatik görev yöneticisi büyük avantajlarla birlikte gelir.

8. Performans Gösteren Ekip Üyesini Ödüllendirin

Tüm ekip üyeleriniz aynı değil. Farklı rolleri, alanları, sorumluluk anlayışları ve yetenekleri vardır. Önceden belirlenmiş bu niteliklerin dışında, insanlar bir proje üzerinde çalışırken farklı tepkiler verirler. Hepsinin başından beri aynı şekilde performans göstermesini bekleyemezsiniz. Bu nedenle, başarı oranınızı artırmak için bunları bir araya getirmelisiniz. Bu gibi durumlarda, daha yakından ve etkin çalışmak için iç güçlerini artırmanın en iyi yolu ne olabilir?

Çalışan tanıma, çalışanların %37'si için hayati önem taşıyor. Etkileşimde ilk %20'de yer alan takımlar %59 daha az top kaybı yaşıyor. ABD çalışanlarının yaklaşık %34'ü bağlı hissediyor.

Kanıtlanmış ipuçlarından biri şudur: Daha iyi performans gösteren insanları ödüllendirin. Başkalarına aynı tempoda performans göstermeleri için ilham vermek veya bunu zorla değil, doğal olarak yapmalarına yardımcı olmak çok eski bir gelenektir.

9. Doğru Araçları Hizalayın

Bu zor kısım. Otomasyon, modern zaman proje yöneticilerinin çoğunun inanmak istediği bir şeydir. Ama kaç tanesi gerçekten bunu yapıyor? Mckinsey, işletmelerin %31'inin en az bir tam otomatik işleve sahip olduğunu bildirdi.

Bu nedenle, Farc Research'e göre, "profesyonellerin bir belgeyi manuel olarak bulmaları ortalama 18 dakika sürüyor – zamanlarının %20 ila %40'ını– ve zamanlarının %50'sini bilgi aramakla geçiriyor.”

Bu, otomasyonu benimsemenin çaba ve zamandan tasarruf sağlayabileceği ve proje yönetimi verimliliğinizi artırmak için diğer konulara odaklanmanız için size daha fazla zaman kazandıracağı anlamına gelir.

Sonuç olarak, iş sürecinizi büyütmek için bir otomasyon aracına ihtiyaç kaçınılmazdır. Ama hangisini seçmelisiniz ve doğru araç oyununuzu nasıl geliştirebilir? Size bunu göstereceğiz.

10. Geribildirim ve Önerilere Açık Olun

İyi bir proje yöneticisi öğrencilerinin fikirlerine her zaman açıktır. En azından, benzer düşünen insanları dinlemek, düşünce ve önerileri paylaşmakta kötü bir şey yok, değil mi?

Yeni fikirlere açık olmayan ve ekibine “Ben sizden daha fazlasını biliyorum, bu yüzden yöneticinizim” diyen bir proje yöneticisinin ortak hikayesi ne kadar kötü.

Diyelim ki adı Bay Brooks. Ekip üyelerinin projeye veya yaklaşan sorunlara bir miktar değer katacağını asla düşünmedi. Yani ne zaman bir sorun olsa, sorunu çözmek için ellerinde pek bir şey kalmıyor. Ve planı başarısız olurken, adam o kadar inatçıydı ki yeni önerileri kabul edip ekip üyelerini suçladı.

Proje hiçbir yere gitmiyordu. Ve işler dağılmaya başladı. Bay Brook, iyi bir alan bilgisine sahip yetenekli bir kişi olmasına rağmen, amacına ulaşamadı.

Buradan alınacak bir ders açıktır: Bir proje yöneticisi olarak ekip üyelerinizin her birine değer vermelisiniz. Kendinizi yeni fikirlere ve tartışmalara açık tutun. Çünkü herkesin üzerinde çalışırken bir projeye koyacak bir şeyi vardır.

Şunu da okumak isteyebilirsiniz: Proje Yönetiminde Kapsamlı Şelale Metodolojisi Kılavuzu!

11. Asla Karar Vermeyin ve Sürekli İyileştirmeler Yapın

Bir proje yöneticisi olarak yaşam, her gün yeniliği destekleyen bir yolculuktur. Bu nedenle, bir dizi en iyi uygulama ve kuralı izleyerek başarı elde ederseniz, bir sonraki projenin veya bir sonraki projenin de aynı şeyi yapacağını düşünmeyin. Bu sürekli değişen bir dünya, sen de öyle yapmalısın. Oyununuz uyarlanabilir ve dinamik olmak sizi liderlik pozisyonlarına taşıyabilir.

Proje yönetimi Becerilerinizi Artırmak için Otomatik Görev Yöneticisinden Yararlanın

Otomasyon iş gücünüze yenilik ve hız getirir. Bu nedenle, blog boyunca tartıştığımız tüm verimlilik önlemleri, kolunuzda otomatikleştirilmiş bir görev yöneticiniz varsa kolayca gerçekleştirilebilir.

Planlamadan sürecinizi izlemeye, görevleri dağıtmaya, zaman bütçelemeye veya takibe kadar her şeyi bu tür araçlardan alırsınız. Örneğin, WP Proje Yöneticisi gibi otomatik bir görev yöneticiniz varsa, tüm proje görevlerinizi düzene sokabilir ve proje yönetimi verimliliğini artırabilirsiniz.

Güvenebileceğiniz temel özelliklerden bazıları şunlardır:

• Kaynak ve planlama yardımı
• Birden çok projenizin akıllı takibi
• Bunları karşılamak için son tarihler ve hatırlatma/bildirim sistemi ayarlayabilirsiniz.
• Verimli zaman izleme seçeneği
• Kanban, görev listeleri, Gantt Grafiği ve Erişilebilir dosya depolama seçeneği aracılığıyla ekip işbirliği
• Rapor ve analitik

WP Proje Yöneticisi, ekiplerinizi ve projelerinizi sonuna kadar otomatikleştirebilen tam teşekküllü bir açık kaynaklı yönetim aracıdır.

Proje Yönetimi Verimliliği Üzerine Son Sözler

Proje yönetimi stratejik bir görevdir. Aceleye ihtiyacı yok, hedefe ulaşmak için adım adım önlemler talep ediyor. Akıllı olmak istiyorsanız, temel silahınız bir erkek yönetici olarak etkinliğiniz ve teknolojiye uyum sağlamanız olmalıdır.

Ayrıca, yukarıda bahsettiğimiz adımları her zaman değişikliklere ekleyebilir ve en yeni verimlilik önlemlerini yenileyebilirsiniz. Peki, mevcut proje yönetiminizin hangi bölümünün yenilenmeye ihtiyacı var? Bize yorum kısmında anlatın.