Başarıyı Sağlayacak 6 Temel Proje Yönetimi Metriği

Başarı sadece bir hedef değildir; zamana, kaynaklara ve öngörülemeyen zorluklara karşı sürekli bir mücadeledir. Projeleri zamanında teslim etme zorluğu, en yetkin proje yöneticilerini bile etkili çözümler aramaya iten bir yokuş yukarı tırmanma hissi yaratabilir.

Smartsheet verilerine göre proje yönetimi profesyonellerinin %91'i kuruluşlarının proje yönetiminde önemli zorluklarla karşılaştığını kabul ediyor.

Ancak endişelenmeyin, proje yönetimi ölçümleri bu kaosun ortasında yol gösterici ışığınız olabilir. Bu ölçümler, bir projenin performansının ve ilerlemesinin çeşitli yönlerini izlemek, iyileştirilecek alanları belirlemek ve bilinçli kararlar vermek için kullanılan ölçülebilir önlemlerdir.

Onlar olmadan proje başarısını garantilemeniz gerçekten zor olacaktır. Temel proje metriklerinin neler olduğunu ve bunları kendi kapsamınızda nasıl uygulayabileceğinizi öğrenmek için bu yazıyı okumaya devam edin.

Başlıca Proje Yönetimi Metrik Türleri

Proje ölçümleri, zamanlama ölçümlerini (SV ve SPI gibi), maliyet ölçümlerini (CV ve CPI gibi), kalite ölçümlerini (Kusur Yoğunluğu ve Müşteri Memnuniyeti Puanı gibi), kaynak ölçümlerini (Kaynak Kullanım Oranı ve Tahsisi gibi) ve daha fazlasını içerir. Ayrıntılı tartışmaya dalalım.

1. Maliyet Yönetimi Metrikleri

Maliyet yönetimi ölçümleri, proje yönetimi yaşam döngüsü boyunca bir projenin mali yönlerini değerlendiren ve kontrol eden niceliksel önlemlerdir. Bu ölçümler maliyet performansı, bütçe uyumu, kaynak kullanımı ve projenin genel mali durumu hakkında bilgi sağlar. Ortak finansal proje metriklerine bir göz atalım.

a) Maliyet Farkı (CV)

Maliyet Farkı (CV), gerçekleşen fiili maliyetler ile tamamlanan iş için bütçelenen maliyetler arasındaki farkı ölçer.

 Formula: CV = Earned Value (EV) - Actual Cost (AC)

Örnek : Bir proje görevinin bütçelenen maliyetinin 10.000 ABD Doları, görevi tamamlamak için katlanılan fiili maliyetin ise 8.000 ABD Doları olduğunu varsayalım.
Maliyet Farkı (CV) = EV – AC
CV = 10.000 ABD Doları – 8.000 ABD Doları
CV = 2.000$ (pozitif değer projenin bütçenin altında olduğunu gösterir)

b) Maliyet Performans Endeksi (TÜFE)

Maliyet Performans Endeksi (CPI), kazanılan değeri katlanılan gerçek maliyetle karşılaştırarak maliyet performansı verimliliğini ölçer.

 Formula: CPI = EV / AC

Örnek : Önceki örnekten devam ederek hesaplayalım:
Maliyet Performans Endeksi (TÜFE) = KD / AC
TÜFE = 10.000 ABD Doları / 8.000 ABD Doları
CPI = 1,25 (1'den büyük bir CPI, projenin maliyet verimliliği açısından planlanandan daha iyi performans gösterdiğini gösterir)

c) Kazanılan Değer (EV)

Kazanılan Değer (EV), projenin planlanan bütçesine dayalı olarak tamamlanan işin parasal açıdan ifade edilen değerini temsil eder.

 Formula: EV = Planned % Complete * Budget at Completion (BAC)

Örnek : Bir proje görevinin ay sonuna kadar %50'sinin tamamlanmasının planlandığını ve görevin toplam bütçesinin 20.000 ABD Doları olduğunu varsayalım.
EV = %50 * 20.000 ABD Doları
EV = 10.000$ (proje planına göre 10.000$ değerinde işin tamamlandığını gösterir)

2. Performans Ölçümlerini Planlayın (Son Teslim Tarihine Uyum)

Bunlar, bir projede zamanlama yönetiminin verimliliğini ve etkinliğini değerlendirmek için kullanabileceğiniz niceliksel önlemlerdir. Bu ölçümler, proje görevlerinin planlanan zamanlamaya göre tamamlanıp tamamlanmadığının hesaplanmasına, zamanlama sapmalarının belirlenmesine ve proje kilometre taşlarına ve son teslim tarihlerine doğru ilerlemenin izlenmesine yardımcı olur.

a) Program Değişikliği (SV)

Zamanlama Sapması (SV), tamamlanan iş için kazanılan değer (EV) ile planlanan değer (PV) arasındaki farkı ölçerek görevlerin zamanlamanın ilerisinde mi yoksa gerisinde mi olduğunu gösterir.

 Formula: SV = EV - PV

Örnek: Bir proje görevinin belirli bir tarihe kadar kazanılan değerin (EV) 8.000 ABD Doları olması planlandığını, ancak gerçek kazanılan değerin 6.000 ABD Doları olduğunu varsayalım. Görev için planlanan değer (PV) 7.000 dolardı. Program Farkı şu şekilde hesaplanacaktır:
Program Sapması (SV) = EV – PV
SV = 6.000 ABD Doları – 7.000 ABD Doları
SV = -1.000 ABD Doları (negatif bir değer, görevin zamanlamanın 1.000 ABD Doları gerisinde olduğunu gösterir)

b) Program Performans Endeksi (SPI)

Çizelge Performans Endeksi (SPI), kazanılan değeri (EV) planlanan değerle (PV) karşılaştırarak çizelge performansının verimliliğini ölçer.

 Formula: SPI = EV / PV

Örnek : Önceki örnekten devam ederek hesaplayalım:
Program Performansı İndeksi (SPI) = EV / PV
SPI = 6.000 ABD Doları / 7.000 ABD Doları
SPI ≈ 0,857 (1'den küçük bir SPI, görevin zamanlamanın gerisinde olduğunu gösterir)

c) Kilometre Taşı Başarı Oranı

Kilometre Taşı Başarı Oranı, planlanan toplam aşama sayısına kıyasla zamanında tamamlanan proje aşamalarının yüzdesini ölçer.

 Formula: (Number of milestones achieved on time / Total number of planned milestones) * 100%

Örnek : Bir projenin 10 planlanmış kilometre taşı varsa ve bunlardan 7'si zamanında tamamlanırsa, Kilometre Taşı Başarı Oranı şu şekilde hesaplanır:
Kilometre Taşı Başarı Oranı = (7 / 10) * %100
Kilometre Taşı Başarı Oranı = %70 (kilometre taşlarının %70'inin zamanında başarıldığını gösterir)

3. Kalite Yönetimi Metrikleri

Kalite yönetimi ölçümleri proje çıktılarının, süreçlerinin ve sonuçlarının kalitesini değerlendirir. Bu ölçümler, proje yöneticilerinin kalite güvence süreçlerinin etkinliğini değerlendirmesine, iyileştirilecek alanları belirlemesine ve proje hedeflerinin yüksek kalite standartlarıyla karşılanmasını sağlamasına yardımcı olur.

a) Kusur Yoğunluğu

Kusur Yoğunluğu, teslimatın kalitesini gösteren, iş veya ürün birimi başına belirlenen kusur sayısını ölçer.

 Formula: Defect Density = Number of defects / Size of deliverable (eg, lines of code, pages of documentation)

Örnek : Bir yazılım uygulamasında 1000 satır kod varsa ve 50 hata tespit edilirse Kusur Yoğunluğu şu şekilde hesaplanır:
Kusur Yoğunluğu = 50 hata / 1000 kod satırı
Kusur Yoğunluğu = kod satırı başına 0,05 hata

b) Müşteri Memnuniyeti Skoru (CSAT)

Müşteri Memnuniyeti Puanı (CSAT), müşteriler, son kullanıcılar veya iç paydaşlar gibi proje paydaşları arasındaki memnuniyet düzeyini değerlendirir.

 Formula: CSAT = (Number of satisfied respondents / Total number of respondents) * 100%

Örnek : Bir proje tamamlandıktan sonra müşteriler arasında bir anket yapılıyor ve 100 katılımcıdan 80'i proje sonuçlarından memnun olduğunu ifade ediyor. CSAT şu şekilde hesaplanacaktır:
CSAT = (80 memnun katılımcı / 100 toplam katılımcı) * %100
CSAT = %80

c) Kalite Standartlarını Karşılayan Teslimatların Yüzdesi

Kalite Standartlarını Karşılayan Teslimatların Yüzdesi, önceden tanımlanmış kalite kriterlerini veya standartlarını karşılayan proje teslimatlarının oranını ölçer.

 Formula: (Number of deliverables meeting quality standards / Total number of deliverables) * 100%

Örnek : Bir projede 20 teslimat varsa ve bunlardan 16'sı belirlenen kalite standartlarını karşılıyorsa, Kalite Standartlarını Karşılayan Teslimatların Yüzdesi şu şekilde hesaplanacaktır:
Kalite Standartlarını Karşılayan Teslimatların Yüzdesi = (16 / 20) * %100
Kalite Standartlarını Karşılayan Teslimatların Yüzdesi = %80

4. Kaynak Kullanımı Metrikleri

Kaynak kullanım ölçümleri, bir proje içerisinde kaynakların ne kadar etkili kullanıldığını değerlendirmek için kullanılan önlemlerdir. Bu ölçümler, proje yöneticilerinin proje hedeflerini gerçekleştirmek için insan sermayesi, ekipman veya fonlar gibi kaynakların ne kadar verimli kullanıldığını anlamalarına yardımcı olur.

5. Risk Yönetimi Metrikleri

Risk yönetimi ölçümleri, bir proje içindeki risk yönetimi süreçlerinin etkililiğinin değerlendirilmesine ve izlenmesine yardımcı olur. Bu ölçümler, riske maruz kalma düzeyi, risk azaltma çabalarının başarısı ve projenin genel risk profili hakkında bilgi sağlar.

a) Riske Maruz Kalma

Riske Maruz Kalma, belirlenen risklerin proje hedefleri üzerindeki potansiyel etkisini, hem meydana gelme olasılığını hem de etkinin ciddiyetini dikkate alarak ölçer.

 Formula: Risk Exposure = Probability of Occurrence * Impact Severity

b) Risk Yanıt Etkinliği

Risk Yanıt Etkinliği, belirlenen risklerin azaltılması veya kontrol edilmesinde uygulanan risk yanıt stratejilerinin başarısını değerlendirir.

 Formula: Risk Response Effectiveness = (Initial Risk Exposure - Residual Risk Exposure) / Initial Risk Exposure * 100%

c) Tanımlanan Risk Sayısı ve Çözülmüş Risk Sayısı

Tanımlanan Risklerin Sayısı ve Çözülmüş Riskler, belirlenen risklerin toplam sayısına kıyasla etkili bir şekilde çözülen veya azaltılan tanımlanmış risklerin oranını ölçer.

 Formula: Number of Resolved Risks / Total Number of Identified Risks * 100%

6. Paydaş Memnuniyeti Metrikleri

Periyodik olarak paydaş katılımı anketi yapılmaktadır. Bu yöntemde paydaşlar katılım düzeylerini 1'den 5'e kadar bir ölçekte derecelendirirler. Tüm paydaşlar arasındaki ortalama derecelendirme , Paydaş Katılım Endeksi'ni sağlar.

Paydaşların proje iletişiminin etkililiğine ilişkin algılarını değerlendirmek için iletişimin açıklığını, güncelliğini ve uygunluğunu kapsayan sorular içeren bir anket yapılır. Ortalama puan İletişim Etkinliği Puanını sağlar.

Bir diğer paydaş metriği ise Paydaş Geri Bildirim Analizidir . Paydaşlardan anketler, görüşmeler veya geri bildirim formları aracılığıyla alınan geri bildirimler, paydaş memnuniyetini artırmaya yönelik ortak temaları, eğilimleri ve eyleme geçirilebilir içgörüleri belirlemek üzere kategorize edilir, analiz edilir ve özetlenir.

Kuruluşunuzda Proje Metrikleri Neden Önemlidir?

Proje metriklerinin bir kuruluşta neden önemli olduğu hakkında konuşalım.

Bilgiye dayalı karar almayı kolaylaştırmak : Proje metrikleri, karar verme konusunda güvenilir danışmanınız gibidir. Projelerinizi doğru yöne yönlendirecek bilinçli seçimler yapmanız için ihtiyaç duyduğunuz harika ve somut gerçekleri size verirler.

İlerlemeyi ve performansı izleme : İşlerin nasıl gittiğini takip etmeye gelince, proje ölçümleri ilerlemeyi ve performansı gerçek zamanlı olarak izlemenize yardımcı olur, böylece nerede durduğunuzu ve nelere dikkat etmeniz gerektiğini her zaman bilirsiniz.

İyileştirilecek alanların belirlenmesi : Proje ölçümleri aynı zamanda daha iyisini yapabileceğiniz alanları da ortaya çıkarır. Süreçleri kolaylaştırmak veya stratejilerde ince ayar yapmak olsun, iyileştirilmesi gereken alanları belirlerler, böylece oyununuzu sürekli geliştirebilirsiniz.

Kaynak verimliliğinin sağlanması : Proje ölçümleri, kaynakları akıllıca kullanmanızı sağlar. Kaynak kullanımı gibi ölçümleri takip ederek kaynakları optimize edebilir ve israfı önleyebilirsiniz.

Paydaş iletişimini ve memnuniyetini artırmak : Sonuncu ama bir o kadar da önemlisi, proje ölçütleri herkesi gelişmelerden haberdar etmek ve mutlu etmekle ilgilidir. Performans ölçümlerini etkili bir şekilde ileterek paydaşlarınızın güvenini kazanabilir ve yolun her adımında memnuniyetlerini sağlayabilirsiniz.

Ayrıca okuyun: Daha İyi Bir Proje Yöneticisi Olmak İçin Etkili Proje Yönetimi İpuçları

Proje metrikleri ile proje KPI'leri arasındaki fark

Proje metrikleri çeşitli proje değişkenlerini ve performans göstergelerini izlemeye odaklanırken, proje KPI'ları doğası gereği daha stratejiktir. Proje KPI'ları, doğrudan organizasyonel hedeflere bağlı olan ve karar alma sürecine yol gösteren, proje başarısına ilişkin üst düzey bir genel bakış sunar. Proje metrikleri ile proje KPI'ları arasındaki temel farkları vurgulayan bir karşılaştırma tablosunu burada bulabilirsiniz:

Ekip Yönetiminiz için Proje Başarı Metriklerini Nasıl Uygulayabilirsiniz?

Proje başarısı ölçümlerini ekip yönetimi yaklaşımınıza dahil ederek performans takibini geliştirebilir, karar almayı geliştirebilir ve proje hedeflerine ulaşma olasılığını artırabilirsiniz. Hadi nasıl olduğunu öğrenelim

1. Net Proje Hedeflerini ve Temel Başarı Faktörlerini Tanımlayın

Net proje hedeflerini tanımlayarak ve kritik başarı faktörlerini belirleyerek başlamalısınız. Bu, ekibinize arzu edilen sonuçlara yönelik çabalarını yönlendiren bir yol haritası sağlar. Örneğin, amaç yeni bir ürünü piyasaya sürmekse, temel başarı faktörleri arasında lansman son tarihine uymak, belirli bir düzeyde pazara nüfuz etmek ve müşteri memnuniyetini sağlamak yer alabilir.

2. Proje Hedefleriyle Uyumlu İlgili Metrikleri Seçin

Daha sonra, proje amaç ve hedefleriyle doğrudan uyumlu olan ilgili ölçümleri seçin. Proje başarısı için kritik olan alanlardaki ilerlemeyi ve performansı doğru bir şekilde ölçen göstergeleri seçin. Proje hedeflerinden biri müşteri memnuniyetini artırmaksa ilgili ölçümler Net Tavsiye Skorunu (NPS), müşteriyi elde tutma oranını ve müşteri geri bildirim derecelendirmelerini içerebilir.

3. Ölçüm Yöntemlerini ve Temel Çizgileri Oluşturun

Metrikleri belirledikten sonra tutarlılık ve doğruluk sağlamak için ölçüm yöntemlerini ve temel çizgileri oluşturun. Proje yaşam döngüsü boyunca her metriğin nasıl ölçüleceğini, toplanacağını ve analiz edileceğini tanımlayın. Örneğin, proje maliyetlerini izliyorsanız, bir temel bütçe oluşturun ve fiili harcamaları bütçeye göre izlemek için proje yönetimi yazılımı veya elektronik tablolar gibi araçları kullanın.

4. Takip Araçlarından ve Sistemlerinden Faydalanın

İzleme sürecini kolaylaştırmak ve ilgili verileri verimli bir şekilde yakalamak için izleme araçlarını ve sistemlerini kullanın. Proje yönetimi yazılımı, e-tablolar veya özel olarak oluşturulmuş kontrol panelleri olsun, ilerlemeyi etkili bir şekilde izlemek için gerekli araçlara sahip olduğunuzdan emin olun.

Proje yönetimi yazılımı pazarı sadece büyümüyor. Patlama yaşanıyor. 2030 yılına gelindiğinde pazarın şaşırtıcı bir şekilde 15,08 milyar dolara ulaşması bekleniyor. Bu, 2022'den 2030'a kadar %10,68'lik bir büyüme oranıdır.

Siyon Pazar Araştırması

Proje ilerlemesini, görevlerini ve kilometre taşlarını takip etmek için WP Project Manager, Asana veya Trello gibi proje yönetimi yazılımlarını kullanabilir ve ekip üyelerinin ilerlemelerini gerçek zamanlı olarak güncellemelerine olanak tanıyabilirsiniz.

5. Düzenli Olarak İzleyin ve Analiz Edin

İlerleme hakkında bilgi sahibi olmak ve plandan sapmaları belirlemek için proje ölçümlerini düzenli olarak izleyin ve analiz edin. Bu, zamanında düzeltici eylemler gerçekleştirmenize, sorunları çözmenize ve projeyi yolunda tutmak için fırsatlardan yararlanmanıza olanak tanır.

Proje Metriklerini Kolaylıkla Entegre Etmek için WP Proje Yöneticisini Kullanın

Bir WordPress web sitesi işletiyorsanız, WP Proje Yöneticisi, kuruluşunuz için proje yönetimi ölçümlerinin uygulanmasında müttefikiniz olabilir. Bu eklenti, ekibiniz içindeki proje yönetimi görevlerini, işbirliğini ve iletişimi kolaylaştırmak için kullanıcı dostu bir arayüz ve güçlü özellikler sunar.

WP Project Manager Pro ile, WordPress kontrol panelinizden projeleri kolayca düzenleyebilir, görevleri atayabilir, ilerlemeyi takip edebilir ve ekip üyeleriyle iletişim kurabilirsiniz. WP Proje Yöneticisi, proje ölçümlerini etkili bir şekilde uygulamak için temel özellikleri sağlar:

• Görev Yönetimi : Ekip üyelerine görevler oluşturun ve atayın, son tarihleri ​​belirleyin ve görev ilerlemesini takip edin.
• Kilometre Taşları : Önemli başarıları takip etmek ve proje ilerlemesini izlemek için proje kilometre taşlarını ayarlayın.
• Zaman Takibi: Üretkenliği ve kaynak kullanımını ölçmek için görevlere ve projelere harcanan zamanı izleyin.
• Gantt Grafikleri : Etkileşimli Gantt grafikleriyle proje zaman çizelgelerini, bağımlılıklarını ve görev ilerlemesini görselleştirin.
• Kanban Panosu: Kanban panosu, görevleri bir iş akışının farklı aşamalarını temsil eden sütunlar halinde düzenlenmiş kartlar halinde görselleştirmenize olanak tanır (örneğin, Yapılacaklar, Devam Ediyor, Bitti).
• Raporlama ve Analitik : Proje performansını izlemek, eğilimleri belirlemek ve veriye dayalı kararlar almak için raporlar ve analizler oluşturun.
• Kontrol Paneli : Burada projenin ilerleyişi, yaklaşan son teslim tarihleri ​​ve görev atamaları hakkında hızlı bir genel bakış elde edebilirsiniz. Kontrol paneli, projelerinizin durumu hakkında sizi bilgilendirmek ve güncel tutmak için bir bakışta bilgi sağlar.

İster küçük projeleri, ister büyük ölçekli girişimleri yönetiyor olun, WP Project Manager ihtiyaçlarınıza göre ölçeklenir. Bu aracı kullanarak proje metriklerini zahmetsizce WordPress web sitenize entegre edebilir, proje yönetimi iş akışlarını kolaylaştırabilir ve proje başarısını artırabilirsiniz.

Başarıyı Garantilemek İçin Etkili Proje Metriklerini Uygulayın

Proje yönetimi ölçümlerine ilişkin araştırmamızın sonucuna ulaştığımızda, bu ölçülebilir ölçümlerin herhangi bir proje yöneticisi için paha biçilmez araçlar olarak hizmet ettiği açıktır. İlerlemeyi takip etmekten riskleri yönetmeye ve paydaş memnuniyetine kadar bu proje ölçümleri, proje yönetiminin karmaşıklıklarını güvenle aşmanıza yardımcı olur.

Bunların yalnızca önemini anlamak değil, aynı zamanda projelerinizde etkili bir şekilde uygulamak da önemlidir. Yani proje yönetimi ölçümlerinin gücünü benimseme ve onların sizi hedefinize yönlendirmesine izin verme sırası sizde. Doğru ölçümler elinizin altında olduğunda başarı yalnızca bir olasılık değil, bir kesinliktir.