Oyunun Önüne Geçmek için 7 Proje Yönetimi Stratejisi (Örnek Olaylar+Araç)

Proje yönetimi stratejileri, projenizi nasıl tamamlayacağınız konusunda net bir plana sahip olmakla ilgilidir. Modern proje yönetimi, büyük ölçüde dijital platformlara ve metodolojilere dayanır. Ama önemi ve asıl amacı yüzyıllardır hep aynı olmuştur. Yani bir projeyi en iyi şekilde, en düşük maliyetle ve mümkün olan en kısa sürede tamamlamaktır.

Büyük Aristoteles'in binlerce yıl önce söylediği gibi:

İlk olarak, kesin, net bir pratik ideale sahip olun; bir amaç, bir hedef. İkincisi, amaçlarınıza ulaşmak için gerekli araçlara sahip olun; bilgelik, para, malzemeler ve yöntemler. Üçüncüsü, tüm araçlarınızı bu amaca göre ayarlayın.

Zamanla, organize proje yönetiminin önemi yalnızca arttı. Özel ihtiyaçlar için, günümüzde uyguladığımız birçok proje yönetimi metodolojimiz var. Bu gelişmiş metodolojiler ve uygun stratejiler ile bir projeyi en etkili şekilde tamamlayabilirsiniz.

Bu yazıda, ihtiyaç duyduğunuzdan daha fazla zaman, çaba veya kaynak harcamanıza gerek kalmamasını sağlayacak 7 proje yönetimi stratejisini göstereceğiz. Ama önce, modern proje yönetimine net bir genel bakış atalım.

Proje Yönetimi Kuruluşunuz İçin Neden Önemli?

Proje yönetimi, insan gücünü, kaynakları, zamanı ve araçları en uygun şekilde kullanarak belirli proje hedeflerine ulaşma birleşik planı ve sürecidir.

Modern proje yönetimi, öngörülebilir, tekrarlanabilir sonuçlar sağlayabilen bir dizi proje yönetimi metodolojisinden oluşur. Bugünlerde takip ettiğimiz metodolojiler ve stratejiler son derece analitik ve belirleyicidir.

Yine de araştırmalar, şirketlerin yalnızca %23'ünün şelale ve çevik kullanım gibi standartlaştırılmış proje yönetim sistemlerine sahip olduğunu gösteriyor.

Bu çağda, bir projenin stratejik planlamasını henüz yakalayamayanlar, nadiren bir projede başarılı olabiliyorlar. Peki etkili proje yönetimi için stratejik planlamaya neden bu kadar önem veriyoruz? Hadi tanışalım.

Stratejik Planlama Proje Yönetimi İçin Neden Önemlidir?

Proje yönetimi için uygun stratejiler, bir projeyi başarılı kılan şeydir. Aslında, PMI'ye göre, proje yönetimine değer vermeyen kuruluşlar, projelerinin %50 daha fazlasının başarısız olduğunu görüyor. Ve bir proje yerinde bir yönetim sistemine sahip olsa bile, uygun olmayan strateji nedeniyle yine de başarısız olabilir. Sadece aşağıdaki ankete bir göz atın.

Tüm kuruluşlarda, yetersiz proje yönetimi süreçleri nedeniyle tüm kaynakların %11,4'ü boşa gidiyor. Araştırmalar, proje yönetimini stratejilerine uygun şekilde entegre etmekte başarısız olan kuruluşların, proje başarısızlık oranlarının 2/3 oranında arttığını gösteriyor.

Ancak, yalnızca stratejik planlama projenizi başarılı kılmakla kalmaz, aynı zamanda çok fazla para ve kaynak tasarrufu yapmanıza da yardımcı olur. Aslında, kanıtlanmış PM uygulamalarını kullanan kuruluşlar, yerinde PM uygulamaları olmayan muadillerine göre 28 kat daha az para harcarlar. (CIO, 2019)

Projelerin %27'sinin bütçeyi aştığı bir dünyada, proje yönetiminizde stratejik planlama ile tasarruf edebileceğiniz para gerçekten olağanüstü.

Başarılı Bir Proje İçin 7 Proje Yönetim Stratejisi

Başarılı bir proje için takip edebileceğiniz birçok proje yönetimi stratejisi vardır. Bunların dışında, bir projenin başarısını en çok etkileyen anahtar stratejilere odaklanacağız.

Başarılı bir proje tamamlama için izlenmesi gereken temel stratejilere bir göz atalım.

1. Proje Detaylarını Proje Başlamadan Önce Sonlandırın

Projeniz üzerinde çalışmaya başlamadan önce bile, proje ayrıntılarını tamamlamanız gerekir. Neyi başarmaya çalıştığınıza dair net bir plan, bir projeyi mümkün olan en iyi şekilde tamamlamanıza yardımcı olur.

Roller ve Sorumluluklar: Ayrıntılı proje planı, projede çalışacak personelin çeşitli rollerini ve sorumluluklarını içermelidir. Bu, iş sürecini düzenli hale getirir ve herhangi bir gecikmenin önlenmesine yardımcı olur.

İş Dağılımı Yapısı: İş Dağılımı Yapısı, büyük bir projenin küçük ve yönetilebilir görevlere bölünmesine yardımcı olur. Bu, çalışanlar için görev dağılımına, bağımlılığa ve iş akışına da yardımcı olacaktır.

Kilometre Taşları: Plan, projenin doğru yolda ilerlemesine yardımcı olacak kilometre taşlarını da içermelidir. Kilometre taşları, işin ilerleyişini takip etmek için harikadır. Özellikle İş Kırılım Yapısını kullanarak böleceğiniz işlerin küçük yığınlarını takip etmek için.

Teslimatların ve Son Tarihlerin Belirlenmesi: Projeyi belirlenen zaman çerçevesi içinde dolu tutmak için projeye başlamadan önce teslimatları, son tarihi de tanımlamanız gerekecektir.

Proje ayrıntılarının sonuçlandırılması, projenin yol boyunca herhangi bir değişikliğe ihtiyaç duymadığı veya gerekmeyeceği anlamına gelmez. Aslında, bugün, her zamankinden daha fazla, proje yönetimi her zamankinden daha fazla yinelemelidir. Çevik gibi metodolojilerin hızla popülerlik kazanmasının nedeni budur. Projeye başlamadan önce net bir plan yapmak sizi bağlamaz. Aksine, sizi ve çalışanlarınızı ani plan değişikliklerine uyum sağlamanıza yardımcı olacaktır. Aynı zamanda proje istikrarını ve son tarihini olduğu gibi koruyacaktır.

2. Hangi Metodolojinin Kullanılacağına Karar Verin

Proje yönetimi metodolojisi terimine veya var olan farklı metodoloji türlerine aşina değilseniz, işte basit bir tanım. Bir proje yönetimi metodolojisi, optimum sonuçlar için proje yönetiminizi düzenlemenize yardımcı olabilecek bir dizi ilke ve uygulamadır. Hiçbir proje diğerine %100 benzemez, dolayısıyla çalışma süreci de iki proje için aynı değildir.

En yaygın olarak kullanılan birkaç proje yönetimi metodolojisi vardır. Bunlar arasından projenize en uygun olanı seçmelisiniz.

Aşağıda, proje yöneticisinin sıklıkla kullandığı en popüler proje yönetimi metodolojilerinden bazıları bulunmaktadır.

Şelale metodolojisi: Şelale, proje yönetiminin geleneksel yoludur. Bu modelin doğrusal ve sıralı yaklaşımı nedeniyle şelale metodolojisi adı tanıtıldı. Projenin bir sonraki adımına başlamadan önce bir öncekinin tamamlanması gerekiyor.

Şelale metodolojisi çoğunlukla net bir sonucu veya hedefi olan projeler için uygundur. Ayrıca, yol boyunca planın yinelenmesi veya değiştirilmesi için herhangi bir kapsamı yoktur. Bu tür projelere güzel bir örnek olarak otomobil imalatçı firmaların sahip olduğu proje türleri verilebilir. Bu projelerin genellikle yol boyunca değişiklik yapma şansı hemen hemen yoktur.

Çevik metodoloji: Çevik, 2001'lerde ilgi gören bir başka popüler metodolojidir. Kuruluşu aslında 1990'lara kadar uzanıyor. Değişime daha uyumlu, projeleri yönetmenin yeni bir yoluna yönelik artan ihtiyacın sonucudur. Çevik metodoloji, süreç boyunca sürekli test etme, değerlendirme ve uyarlama ile kısa çalışma sürelerine sahip olmaya odaklanır. Bu nedenle, ortaya çıkan nihai ürünler çoğu zaman planlananla tamamen aynı değildir.

Çevik metodoloji hızlı olmaya odaklandığından, nihai ürün erken devreye alınabilir. Ancak, tam bir problemsiz/hatasız ürün haline gelmesi için daha fazla değerlendirmeye ve yinelemeye tabi tutulur. Çevik metodolojilerin popülaritesi ve kabulü daha sonra diğer yeni metodolojilerin büyümesini hızlandırdı. Bu metodolojiler Scrum, Kanban ve daha fazlasını içerir. Çevikliğin kendisi, nihai sonuçların ilk plandan sapmaları göze alabildiği dijital ürünler için harikadır.

Aslında, CMO'ların %80'i Agile ile ekip üretkenliğinin arttığını fark etti. Agile'ı benimseyen şirketler de gelir ve kârda %60 artış yaşadı.

Scrum metodolojisi: Scrum, bir şekilde çevik metodolojinin bir uyarlamasıdır. Scrum metodolojisi, tüm proje sürelerini "sprintler" olarak da bilinen kısa dönemlere veya döngülere ayırır. Sprintler genellikle bir veya iki hafta sürer.

Scrum'da genellikle aynı anda projelerin bazı bölümlerinde çalışan küçük ekiplere liderlik edecek scrum ustaları bulunur. Bu, şelale metodolojisindeki sıralı görev tamamlamadan farklıdır. Scrum master rollerinin proje yöneticilerine benzemediğini unutmayın.

Kanban metodolojisi: Kanban ayrıca çevik proje yönetimi içinde bir çerçevedir. Japon imalat endüstrisinden kaynaklanmaktadır. Kanban Metodolojisi, tüm görevlerin görsel olarak bir kanban panosu üzerinde sütunlar halinde temsil edildiği bir çerçevedir. Kanban, herhangi bir zamanda bir projenin her görevine genel bir görsel genel bakış sunar.

Bu sayede projenin bir bölümünde neden gecikme olduğu öğrenilebilir.

Hibrit metodoloji: Hem şelale hem de çevik (çerçeveleri veya değiştirilmiş sürümleri dahil) kendi kusurlarına sahiptir. Şelale metodolojisinin çıktıyı görmeden önce çok zamana ihtiyacı vardır. Rakiplerin iyi eşleştiği ve sürekli olarak birbirleriyle rekabet ettiği hızlı tempolu bir pazar için harika değil. Öte yandan çevik, kapsam kaymasına ve sürekli yinelemeye karşı hassastır. Bu da müşterilerin bir ürüne alışmasını zorlaştırıyor. Bu da aslında kullanıcı deneyimini daha da kötüleştiriyor. Bu nedenle, birçok proje yöneticisi artık hem şelale hem de çevik yöntemlerden iyi notlar alıyor. Giderek daha fazla proje yöneticisi, günümüzde çevik şelale hibriti gibi bir şey uyguluyor.

İşte hibrit metodoloji manifestosunda bulduklarımız –

Hibrit Proje Yönetimi, yeni bir proje yönetimi yöntemi oluşturmak için resmi ve Çevik yöntemleri birleştirir. Hibrit, hem ayrıntılı hem de hızlı olan yeni bir proje yönetimi yöntemi için İş Kırılım Yapısının (WBS) eksiksizliğini, Agile'ın hız ve yalın avantajlarıyla birlikte kullanır.

Bu popüler metodolojilerin dışında birçok kişi tarafından kullanılan başka modeller de vardır. Projeyi ne kadar hızlı ve verimli bir şekilde tamamlayabileceğinizi belirleyeceğinden, uygun bir metodolojiyi mükemmel bir şekilde seçmek çok önemlidir.

3. Proje İçin Doğru Ekibi Oluşturun

Her bir görevi yerine getirecek doğru personel olmadan hiçbir proje başarılı olamaz. İşe aldığınız kişilerin her biri, üstlenmelerini istediğiniz sorumlulukla uyumlu olmalıdır. Bir kişi deneyim dünyasına sahip olabilir, ancak rol ve sorumluluk için uygun değilse, o zaman projede yer almamalıdır.

Ekibinizi yalnızca projeyi geciktirmek için sürükleyebileceklerinden, çakışan niteliklerle oluşturmamak önemlidir. Bu yüzden ekiplerin de küçük olması gerekiyor.

Ayrıca, işe aldığınız harika ekipten yararlanmak için ekibinizin her çalışan için net bir hiyerarşisi ve uygun görev dağılımı olmalıdır.

4. Departmanlar ve Personel Arasında Net İletişim Kurun

İletişim, çoğu proje için büyük bir anlaşma kırıcıdır. Bu nedenle etkili bir iletişim planı, proje yönetimi stratejilerinizin çok önemli bir parçası olmalıdır.

Çalışanların %80'i, çalışma haftalarının yarısını zayıf iletişimin neden olduğu "yeniden işleme" için harcıyor

Capterra

Bir iletişim planı ile ne demek istediğimizi merak ediyorsanız, bu, belirlenmiş bir iletişim kanalı, önceden planlanmış toplantı zamanları vb. içerir.

İletişim Kanallarının Kurulumu: Her ekibin bir iç iletişim kanalına sahip olması gerekir. Proje arasında bağlantı kurmak için yararlanabileceğiniz birkaç kanal vardır. Slack, Microsoft Teams, bir proje veya iş yeri için en popüler iletişim yöntemlerinden ikisidir.

Planlanmış Toplantı: Her projenin, haftalık veya iki haftada bir planlanmış, belirlenmiş bir toplantı saatine sahip olması gerekir. Bu, proje yöneticisinin projenin ilerleyişine ayak uydurmasına yardımcı olacaktır. Bu toplantılar, ekip üyelerinin karşılaşabilecekleri sorunları çözmek için de yararlıdır. Ayrıca toplantılar projenin yönünü netleştirecek ve yineleme gerektirip gerektirmediğine karar verilmesine yardımcı olacaktır.

5. Proje Sırasında Büyük Değişiklikler (Scope Creek) Yapmaktan Kaçının

Modern proje metodolojileri, proje planında yinelemeye büyük önem verirken, büyük değişiklikler yapılmaması önerilir. Olabildiğince çok değişiklik yapmak doğru değil. Çünkü bu şekilde nihai ürün, amaçlanan projeye hiç benzemeyecektir.

Proje yönetimi açısından, herhangi bir kontrol prosedürü olmaksızın proje kapsamında sınırsız değişiklik yapıldığında buna kapsam deresi denir. Scope deresi, proje takvimini, bütçeyi, maliyetleri, kaynak tahsisini etkiler ki bu, belirlenmiş kaynakları ve zamanı olan proje yöneticisi için pek de iyi bir haber değildir. Kapsam kayması, muhtemelen proje yöneticilerinin sıklıkla karşılaştığı en yaygın proje yönetimi risklerinden biridir.

Kapsam kayması, proje başladıktan sonra yeni proje yineleme istekleri eklendiğinde meydana gelir. Ancak, değişiklikler proje sırasında geldiğinden, çoğu zaman gerektiği gibi gözden geçirilmezler. Bu nedenle, ekibin planlanandan daha fazla görevi tamamlamasını, aynı zaman çerçevesi içinde eskisi gibi aynı kaynaklarla daha fazla teslimat ve kilometre taşı atamasını sağlar.

6. Tamamlandıktan Sonra Projeyi Değerlendirin

Her projenin, proje aracılığıyla ulaşılması gereken bir hedefi vardır. Tamamlandıktan sonra projenizi değerlendirerek, ilk proje hedeflerinde herhangi bir sorun veya farklılık olup olmadığını öğrenebilirsiniz. Ve ancak değerlendirmeden sonra proje hazır diyebilirsiniz.

Bu nedenle proje değerlendirmesine çok değer veriyoruz. Nihai değerlendirme sırasında aşağıdaki hususlar yakından izlenmelidir –

Prototip ile karşılaştırın: Bitirdiğinizde projenin nasıl görünmesi gerektiğine dair bir prototip (dijital veya fiziksel) oluşturuyor musunuz? Malısın. Ve projeyi tamamladıktan sonra onu prototiple karşılaştırın.

Soru-Cevap Testini Çalıştırın: Ürün ister yazılım ister donanım olsun, kalite güvence testi bir zorunluluktur. Proje müşteri/müşteri/kullanıcı tarafına teslim edildiğinde herhangi bir sorun oluşmaması için bir proje bittiğinde Q/A test süreci izlenmelidir.

UAT'yi çalıştırın: Kullanıcı Kabul Testi veya UAT, proje yöneticisinin kullanıcıların ürün hakkında ne düşündüğünü bilmesini sağlar. UAT testi, proje yöneticisinin ürünü daha kullanıcı dostu hale getirmek için geliştirilebilecek alanları bulmasını kolaylaştırır.

Genel olarak, proje değerlendirmesi, projede neyin iyi gittiği ve hangi kısmın daha iyi olabileceği konusunda net bir fikir verir. Çıkarımlar, hem eldeki projeyi hem de gelecekte gelecek projeleri iyileştirmeye yardımcı olacaktır.

7. En İyi Sonuç için Kaliteli Bir Proje Yönetim Aracı Kullanın

Bugün bahsetmek istediğimiz son strateji, iyi bir proje yönetimi aracı kullanmaktır. Özel bir proje kullanmak, bir projeyi başarı yolunda tutmaya yardımcı olarak bir proje yöneticisinin hayatını kolaylaştırabilir.

Proje yöneticileri, planlama ve zamanlama görevlerini çok kolaylaştırır. Ayrıca çalışanların ihtiyaç duydukları bilgilere erişmesine izin verir ve ihtiyaç duymadıkları bilgileri kısıtlar. Proje yönetimi araçları, proje bütçesini azaltırken üretkenliği artırmasıyla da bilinir.

Doğru proje yönetimi araçlarını seçerken aşağıdakileri aklınızda bulundurmalısınız –

• İhtiyacınız olan özellikler
• İster çevrimdışı ister çevrimiçi bir proje yönetimi aracı isteyin
• Sabit bir tutarda veya kullanıcı başına ücret alan bir araca ihtiyacınız varsa
• Senin bütçen

Ancak yukarıdaki tüm faktörleri göz önünde bulundurduktan sonra projenize en uygun aracı seçebilirsiniz. Tabii ki, pahalı all-star aracını alabilirsiniz. Ancak küçük ve orta ölçekli bir işletmeniz varsa ihtiyacınız olan şey, başarılı bir proje için ihtiyaç duyduğunuz tüm özelliklere sahip, uygun maliyetli bir proje yönetim aracıdır.

Projenizi başarılı kılmak için, KOBİ'ler için kesinlikle mükemmel olan uygun maliyetli bir proje yönetim aracı olan WP Proje Yöneticisinden yardım alın. Yazının bundan sonraki bölümünde eklentiye ve neden kullanmanızı tavsiye ettiğimize bir göz atalım.

WP Proje Yöneticisi: Projeleri Yönetmeyi ve Teslim Etmeyi Kolaylaştırıyor

WP Proje Yöneticisi, WordPress tabanlı uygun fiyatlı ve açık kaynaklı bir Proje Yönetim aracıdır. Proje yönetimi stratejilerinin verimli bir şekilde uygulanmasına yardımcı olur. Araç, bir projeyi başarılı kılmaya yardımcı olan bazı heyecan verici özellikler ve fırsatlar sunar. WP Proje Yöneticisini kullanmanın temel faydaları şunlardır:

Sınırsız Kullanıcı ve Proje: Çoğu proje yönetimi aracı, kullanıcı başına ücret alır ve oluşturabileceğiniz proje ve görev sayısını sınırlar. Ancak, WP Proje Yöneticisi ile gökyüzü tek sınırdır. Kelimenin tam anlamıyla sınırsız proje, görev oluşturabilir ve sınırsız ekip üyesi ekleyebilirsiniz.

Gantt Şeması: Gantt Şeması, farklı görevler ve alt görevler arasında bağımlılıklar atamanıza izin vererek proje hiyerarşisini düzenlemenizi sağlar. Bu, herhangi bir zamanda bir görevdeki gecikmenin arkasındaki nedeni görsel bir sunumda görmenizi sağlar.

Kanban Panosu: Kanban Metodolojisini gerçekten takip etmeseniz bile, Kanban Panolarına proje yönetimi için büyük önem verilir. Pano tarzı görev yönetimi ile görevler oluşturabilir, bunları farklı panolar arasında sürükleyip bırakarak ekip üyelerinizin daha verimli çalışmasını sağlayabilirsiniz.

Ekip Kapasitelerini ve Üye Rollerini Kontrol Edin: WP Proje Yöneticisi ile, izinleri özelleştirebilir ve gerektiğinde üyeler için belirli roller atayabilirsiniz. Ayrıca projeye zahmetsizce harici üyeler de ekleyebilirsiniz.

Dosyalar ve Belgeler Yöneticisi: WP Proje Yöneticisi ayrıca tüm proje dosyalarını depolamak için bir dosya ve belge yöneticisine sahiptir. Dosya bölümünden bağlantılı mesajlara, görev listelerine veya görevlere de gidebilirsiniz.

Tüm Kullanıcılar İçin Kişisel Pano: WP Proje yöneticisi, her ekip üyesi için atanan ve tamamlanan görevlerini ve diğer raporları görebilecekleri özel bir pano sunar.

Genel Bakış Panosu: Projenin genel bir raporunu almak için, WP Proje Yöneticisinin bir genel bakış panosu özelliği vardır. Oradan, devam eden tüm projelerin, ilerlemenin ve ekiplerin kuşbakışı bir görünümünü elde edebilirsiniz. Ayrıca buradan projeler oluşturabilir, ekip üyelerini, kullanıcı rollerini ve diğer görevleri ekleyebilir, düzenleyebilirsiniz.

Her şeyi düşündükten sonra, WP Proje Yöneticisinin projeleri yönetmek için mükemmel bir araç olduğunu anlamak çok da uzun sürmez. Kesinlikle uygun fiyatlı olan aracın fiyatını öğrendikten sonra daha da ikna olabilirsiniz.

WP Proje Yöneticisinin kişisel planı 79 dolardan başlarken, profesyonel ve iş planı sırasıyla 149 dolardan ve 249 dolardan başlıyor.

Başarılı Bir Proje, Harika Bir Strateji Uzaklığındadır

Uygun proje yönetimi stratejileri, proje başarısı için oyunun kurallarını değiştirebilir. Net bir stratejisi olmadığı için çok fazla büyük proje başarısız oldu ve sıradaki projeniz olmamalı.

Bu yazıda, başarılı bir projeye devam etmeniz için adım adım net proje yönetimi stratejilerini paylaştık. Stratejiler, metodolojiden başarıya ulaşmak için zamanınızı nasıl şekillendirmeniz gerektiğine kadar her şeyi içerir. Son olarak, proje yönetiminiz boyunca size destek olabilecek harika bir araç da paylaştık.

Paylaşmak istediğiniz herhangi bir sorunuz veya deneyiminiz mi var? Aşağıda yorum yapmaktan çekinmeyin.