Uzaktan ortak çalışma günü: Etkili uzaktan işbirliğinin sırrı

Son zamanlarda birçok "evden nasıl çalışılır" içeriği ve uzaktan çalışmanın ilk bir veya iki haftası ile uğraşan insanlar için bazı iyi tavsiyeler var. Elips, başladığımızdan beri tamamen uzaktı ve bu nedenle ekibimizin çoğu şu anda “kilitlenmiş” olsa da, neredeyse normal şekilde devam edebiliyoruz.

Uzaktan çalışma zordur ve yıllar içinde verimli çalışmamıza yardımcı olacak bir dizi sistem oluşturduk. Uzaktan çalışmanın iyi yapıldığında daha iyi olduğunu düşünüyorum, ancak bu önemli bir uyarı. Ofiste çalışmaktan uyum sağlamanız gerekiyor ve bunu yapmanıza yardımcı olacak sistemler kurmazsanız, önümüzdeki birkaç hafta boyunca kötü bir deneyim yaşayabilir ve ardından onu reddedebilirsiniz.

Uzaktan çalışmanın çok büyük avantajları olduğu için bu utanç verici olurdu: daha fazla esneklik, daha mutlu ekip üyeleri ve en iyi insanları işe alma ve elde tutma yeteneği bazı iyi örneklerdir.

Bu gönderi, oldukça kolay bir şekilde kopyalayabileceğiniz bir fikir hakkındadır: uzaktan ortak çalışma günü . Çözmekte olduğumuz soruna ve sonra bunu nasıl yaptığımıza bakarak başlayacağız. Tüm bunlar eyleme geçirilebilir ve bunları kendiniz kolayca kopyalayıp uygulayabilmeniz için yazdım.

Sorun: Uzaktan çalışma ile işbirliği daha zordur

Yüz yüze ve uzaktan olmanın en büyük avantajlarından biri, işbirliğinin çok daha kolay olmasıdır. Apple'ın milyarlarca dolarlık Apple Park'ı gibi ofisler, iş arkadaşlarıyla rastgele karşılaşma şansını en üst düzeye çıkarmak için tasarlanmıştır ve bu rastgele karşılaşmaların işbirliğine yol açması umuduyla.

Bunu destekleyecek bazı araştırmalar var. Bir MIT araştırması şunları buldu:

"Fiziksel yakınlık, akademisyenler arasında işbirlikçi faaliyeti artırıyor… çalışma, disiplinler arası ve bölümler arası işbirliğinin, paylaşılan alanlardaki temel yüz yüze etkileşim tarafından körüklendiğini ortaya koyuyor."

Bu mantıklı ve bu, uzaktan çalışmanın daha zayıf olduğu bir alan olarak işbirliğini besliyor. Çözüm, bu avantajları uzaktan çalışma ortamında çoğaltmaktır .

Dikkat edilmesi gereken nokta, Cal Newport'un kapsadığı gibi, Apple'ınki gibi tamamen açık planlı bazı ofislerin genel çıktıya zarar verebileceğidir :

Bir Facebook geliştiricisi, insanlar derin bir şey üretmek istiyorlarsa evde kalmayı öğrendikleri için [açık plan] ofisinin nadiren üçte birinden fazla olduğunu iddia ediyor… özel ofisler ve kesintisiz konsantre zaman sunmak, belki de sunabileceğiniz en değerli avantajlardan biridir. bağlı çağımızda geliştiriciler.

Yine de genel nokta geçerli ve Cal, kapılı ofislerin yalnızca uzaktan çalışmaktan daha iyi olduğunu iddia etmeye devam ediyor. Aynı yerde bulunmak işbirliğini kolaylaştırır ve uzaktan çalışırken dışarı çıkıp bu işbirliği için alan yaratmanız gerekir.

Uzaktan ortak çalışma günümüzü böyle bulduk.

Uzaktan ortak çalışma günü nasıl çalışır?

Önerme basit: özellikle ekibinizle birlikte çalışmak için bir gün planlıyorsunuz. Herkesin takvimine alırsın ve onlar zamanı bloke eder. Ayda bir uygulamanın iyi bir kadans olduğunu düşünüyoruz, ancak iki haftada bir veya daha kısa bir sürümü haftada bir yapabilirsiniz.

Daha sonra ortak çalışırsınız! Günü birkaç bölüme ayırdık:

• Sunduğum genel bir ekip güncellemesi ve soru cevap oturumu. Bu bizi harekete geçirir.
• Tüm ekip ortak çalışması . Genel olarak, tüm ekibin geçmesi gereken birkaç öğemiz olacak. Oradaki herkese ihtiyacınız olmasa bile, meselenin yarısı bu: bir ofiste elde ettiğiniz daha rastgele işbirliği ve fikirler için fırsat sunuyorsunuz.
• Küçük grup ortak çalışması . Bazen küçük gruplara veya bire bire ayrılmak mantıklıdır. Ortak çalışma günü, bunu yapmak için özel olarak planlanmış bir fırsattır.
• Kitap kulübü ! Günü aylık kitap kulübümüzle kapatıyoruz! Sırayla bir kitap (gerçekte bir veya iki bölüm), podcast veya makale seçiyoruz, tümü önceden okuyor/dinliyor ve ardından fikirleri bir saat kadar tartışıyoruz.

Bu yapı oldukça iyi çalışıyor. Bir başlangıç ​​ve bitiş zamanı planlıyoruz, ancak her bir öğenin ne kadar süreceğini değil; bazen tartışacak daha çok şey var ve siz tartışmayı teşvik etmeye çalışıyorsunuz! Ayrıca bol bol mola vermeye özen gösteriyoruz. Farklı zaman dilimlerinde olduğumuz için, birinin öğle yemeğine ihtiyacı varken, bir başkası atıştırmalık ister.

Ne yaptığınıza ve hangi sorunları çözmeniz gerektiğine bağlı olarak yapıyı ayarlamak isteyeceksiniz. Biz bir pazarlama ajansıyız ve bu format muhtemelen benzer kurulumlar için işe yarar, ancak ürün ekipleri veya geliştiriciler kendi formatlarını kullanmak isteyecektir. Güvenilir bir şekilde çalışan bir yapıya ulaşmamız biraz zaman aldı, bu yüzden deney yapın.

Dahili toplantılarımızın çoğu yalnızca seslidir, ancak bu, her zaman görüntülü görüşme yaptığımız yerdir. Görüntülü bir kişiyle zaten bir kez konuştuysanız, ancak bir grupla bu işe yarıyorsa, görüntülü aramaları genellikle kötü bir deneyim ve düşük fayda olarak görüyorum. Hemen hemen her video platformunu (Zoom, Skype vb.) denedik ancak Hangouts Meet'i kullandık. Bağlantılar her zaman sağlamdır, kurulacak hiçbir şey yoktur ve sadece çalışır.

Bu alanda, toplantılarınızın canlı dökümlerini yapan ve paylaşılan bir tarayıcı ve notlar eklemenize izin veren RemoteHQ dahil bazı harika yenilikler var, ancak ne yazık ki yeterince güvenilir değildi. Hangi aracı kullanmak istiyorsanız onu bulun ve her seferinde onu kullanın. Her toplantıya bağlantıyı bulmaya çalışmaktan veya beş dakikalık “beni duyabiliyor musun?” sorusuyla başlamaktan daha kötü bir şey yoktur.

Deneyebileceğiniz diğer uzaktan çalışma fikirleri

Uzaktan ortak çalışma günü, şahsen olmanın iyi yanını çoğaltmanın yollarından biridir. İşte denemek için yaptığımız diğer üç hızlı fikir:

1. Uzaktan ortak çalışmayı, yılda üç kez yüz yüze ekip inzivalarıyla tamamlıyoruz. Bunlar işbirliği için muazzam fırsatlar ve inzivalarımızda çok şey yapıyoruz. Her şeyi çevrimiçi yapamazsınız ve zaman zaman yüz yüze olmak gerekir.
2. Aylık bir "mutlu yarım saat". Bu, bu gönderiden aldığım harika bir fikir. Uzaktayken genel sohbet için daha az fırsatınız olur (Slack yerine Basecamp kullanıyoruz, bu nedenle sohbet ile her zaman açık olmak yerine genellikle eşzamansızız). Bunu ayda bir kez genel sohbet için yarım saat ile düzeltiyoruz! Haftalık ve iki haftada bir denedik, ancak hepimiz farklı zaman dilimlerinde olduğumuz için bunlar bizim için işe yaramadı.
3. "İş dışında neler oluyor?" Haftalık check-in'lerimiz hafta başında tüm ekiple paylaşılıyor ve yanıtlamanız istenen sorulardan biri de “iş dışında neler oluyor?” oluyor. Sadece bir veya iki cümle gönderme eğilimindeyiz, ancak bu, insanların ne yaptığını görmenin güzel bir yolu.

Uzaktan ortak çalışma gününü denemek kolaydır

Uzak bir ortak çalışma gününü denemek çok kolay ve bunun çok büyük bir yardımı olduğunu düşünüyorum. Herkesin bağlantıda kalmasına yardımcı olur, aksi takdirde kaçırılabilecek karmaşık işbirlikçi görevlerden geçmek için varsayılan bir tarih verir ve verimli bir şekilde işbirliği yapmamızı sağlar.

Yapması inanılmaz derecede kolay ve önümüzdeki birkaç hafta içinde denemenizi şiddetle tavsiye ederim. İşbirliğine ve yeniliklere devam etmek için hiç bu kadar önemli bir zaman olmamıştı! Ve bu, bizim gibi uzaktan da olsanız veya geçici olarak uzaktan çalışıyor olsanız da işe yarar.

İyi şanlar! Lütfen düşüncelerinizi veya sorularınızı aşağıdaki yorumlarda paylaşın.