Proje Yönetiminde Risk Azaltma Nedir? Sorunlar Nasıl Belirlenir ve Çözülür?

Risk her projenin ayrılmaz bir parçasıdır. Başarılı bir proje yöneticisi veya kuruluşun, ilgili potansiyel riskleri en aza indirmek için belirsizlikler ve öngörülemeyen zorluklar arasında yol alması gerekir. İlgili riskler proaktif olarak azaltılmadığı sürece başarılı bir projeyi garanti etmek imkansızdır.

Risk azaltma, potansiyel risklerin belirlenmesini ve gerekli stratejilerin uygulanmasını içerir, böylece projeden sapma şansı ortadan kalkar. Bu sadece bütçenizden ve kaynaklarınızdan tasarruf etmekle kalmaz, aynı zamanda paydaşlar arasında güven sağlayarak projenin zamanında tamamlanmasına da yardımcı olur.

Bu makalede, riski etkileyebilecek şeyler de dahil olmak üzere risk azaltmanın temelleri konusunda size yol göstereceğiz ve bunları proje yaşam döngüsü sırasında belirleyeceğiz. Ayrıca sorunları doğru stratejilerle çözmeye yönelik yönergeler de alacaksınız. Başlayın!

Proje Yönetiminde Risk Azaltma Nedir?

Proje yönetiminde risk azaltma, projenizin hedefleri, zaman çizelgeleri, maliyetleri ve kalitesi üzerinde olumsuz etkileri olabilecek riskleri tanımlama, analiz etme ve azaltma sürecini içerir. Üç adımdan oluşur:

• Öncelikle proje yaşam döngüsünde mevcut olabilecek riskleri tanımlamanız gerekir.

• İkinci olarak, bu risklerin projedeki etkilerini değerlendirin.

• Son olarak bu riskleri akıllıca kontrol edip azaltabilecek stratejiler geliştirmeniz gerekiyor.

Böylece olası risklere hazırlık yaparak kuruluşunuzun direncini artırabilir ve başarılı sonuçlara doğru ilerleyebilirsiniz.

Proje Yönetiminde Riskler Nasıl Belirlenir ve Azaltılır

Şimdi bu bölümde proje yönetiminde risklerin nasıl belirlenip azaltılacağını adım adım tartışacağız. Bunu iki yarı halinde sunacağız. Hadi keşfedelim.

Proje yönetiminde risklerin nasıl yönetileceğine ilişkin bu gönderiyi de inceleyebilirsiniz.

Aşama 01: Proje Yönetiminde Riskler Nasıl Belirlenir?

Tespit edilmesi kolay pek çok risk vardır, diğerleri ise dikkatli inceleme gerektirir. Bu nedenle, tüm potansiyel riskleri etkili bir şekilde belirlemek için birden fazla yaklaşımın uygulanması önemlidir. Proje yönetiminde riskleri belirlerken göz önünde bulundurmanız gereken tüm adımları aşağıda listeledik.

a) Beyin Fırtınası Oturumları Düzenlemek

Beyin fırtınası proje risklerini tanımlamanın temel yöntemlerinden biridir. Bu, projede ortaya çıkabilecek sorunları özgürce tartışmak için ekip üyelerini ve paydaşları ortak bir yerde toplamakla ilgilidir. Etkili bir beyin fırtınası oturumunun sırrı, herkesin katılmaya hazır hissetmesini sağlayacak açık bir kat planına sahip olmaktır.

Ancak seansa başlamadan önce, seans için ilk elden bir vizyon belirlemek daha iyidir, böylece herkes neyi atlatacağını bilir. Bu netlik, konuşmaların yolunda gitmesini sağlar ve katılımı teşvik eder. Seans sırasında, zorbalığa yer olduğundan emin olmalısınız ki, herkes yargılanma endişesi duymadan çılgın fikirlerini bile paylaşabilsin.

Toplantının sonunda grup, üretilen tüm fikirleri gözden geçirmeli ve projeye ne kadar uygulanabilir olduğuna göre önceliklendirmelidir. Bu yaklaşım yalnızca yeni fikirleri geliştirmekle kalmaz, aynı zamanda ekip bağlantıları da kurabilir.

b) Risk Kaydı Kullanın

Risk listesi, projelerinizin yaşam döngüsü boyunca riski tanımlamak, izlemek ve kontrol etmek için kullanabileceğiniz bir proje yönetimi aracıdır. Tüm potansiyel risklerin tanımlandığı ve olasılık, etki ve azaltma planları gibi ilgili bilgilerle birlikte kaydedildiği merkezi bir belge olarak çalışır.

Birçok risk kayıt aracı vardır. En popülerleri WP Proje Yöneticisi, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio ve Reciprocity'den ZenGRC'dir. Geçmişteki tüm veriler de dahil olmak üzere, beyin fırtınası oturumu sırasında ürettiğiniz tüm fikirleri seçtiğiniz risk kayıt aracına kaydetmeniz yeterli. Bunları sınıflandırın (örneğin, teknik, mali, operasyonel vb.).

Bir kere kaydedildi mi bitmiyor. Büyük veya kritik değişikliklerle karşılaştığınızda kaydı sık sık güncellemelisiniz.

Burada, proje yönetimi yazılımı satın alırken göz önünde bulundurabileceğiniz etkili bir kontrol listesine ilişkin bir kılavuz bulunmaktadır.

c) Proje Dokümantasyonunun İncelenmesi

Proje belgelerinin gözden geçirilmesi, proje yöneticilerinin ve ekip üyelerinin proje bağlamını, hedeflerini ve potansiyel güvenlik açıklarını daha iyi anlamalarını sağlayabilir. Bu inceleme sayesinde geçmişte benzer zorluklarla karşılaşıp karşılaşmadığınızı ve bunları nasıl çözdüğünüzü öğrenebilirsiniz.

Belgeleri incelerken proje zaman çizelgelerini, kaynakları ve paydaş beklentilerini dikkate almalısınız. Bu, planlama gecikmeleri, aşırı bütçeler veya tanımlanmış beklentilerle uyum boşlukları ile ilişkili olabilecek olası riskleri anlamanıza yardımcı olabilir.

Ekibiniz dokümantasyon yoluyla projenin net bir resmini elde ettikten sonra, yaşam döngüsü boyunca tüm zorlukların üstesinden gelebilecek etkili bir risk yönetimi planı geliştirebilirler.

d) SWOT Analizi Yapın

SWOT, bir projedeki potansiyel riskleri ve fırsatları analiz etmek için kullanılan popüler bir çerçevedir. SWOT , Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler anlamına gelir. Bu analiz, projenin başarısını etkileyen iç ve dış faktörler hakkında net bir fikir vermeye yardımcı olur.

Güçlü Yönler – Sahip olduğunuz benzersiz kaynakları, yetenekli personeli ve yenilikçi teknolojileri tanıyın. Bunlar riskleri etkili bir şekilde azaltmak için önemlidir.

Zayıf Yönler – Projelerinizi geride bırakabilecek önemli kaynaklar, deneyimler ve uzmanlık açısından nerede eksik olduğunuzu değerlendirin.

Fırsatlar – Potansiyel riskleri faydaya dönüştürebilecek piyasa eğilimleri ve teknolojik gelişmeler gibi dış faktörleri inceler.

Tehditler – Rekabet baskıları, düzenleyici değişiklikler veya ekonomik gerilemeler gibi projeyi tehlikeye atabilecek dış faktörler dikkate alınmalıdır.

Proje yönetimi verimliliğini nasıl artıracağınızı keşfedin.

e) Geçmiş Verileri Analiz Etmek

Geçmiş bilgilerin, kayıtların ve verilerin toplanmasını ifade eder. Bu verileri kullanarak benzer projelerin daha önce karşı karşıya kaldığı risk kalıplarını tanımlayabilirsiniz. Geçmişte benzer türdeki projelerin başarısına veya başarısızlığına katkıda bulunan faktörleri de öğrenebilirsiniz.

Bu analizin birincil faydası, proje tahmininizi ve yönetim becerilerinizi geliştirme yeteneğinizi geliştirebilmenizdir. Örneğin geçmişte benzer bir proje belli bir kaynak sıkıntısı nedeniyle başarısız olmuşsa, onu projenizin başından itibaren hazır hale getirebilirsiniz, böylece projeniz başarısız olmaz.

f) Uzman Görüşmeleri Gerçekleştirmek

Bu, projelerinizle ilgili özel bilgi ve deneyime sahip kişilerden perspektif ve içgörü toplamayı içerir. Bu, risk tanımlamanızı bir adım daha ileriye taşıyabilir. Bu, projenin belirli alanlarıyla, organizasyonel zorluklarla ve sektör eğilimleriyle ilgili herhangi bir dış riskin olup olmadığını tespit etmenize yardımcı olabilir.

Görüşülen kişilerle açık diyaloğu kolaylaştıracak düşünceli sorular sorduğunuzdan emin olun. Bu, benzer projelerle ilgili geçmiş deneyimlerini, karşılaştıkları riskleri ve sorunların üstesinden gelmek için kullandıkları stratejileri içerebilir.

Aşama 02: Proje Yönetiminde Riskler Nasıl Azaltılır

Yukarıdaki tartışmaya dayanarak şimdi proje yönetiminde riskleri azaltabileceğiniz tüm gerekli adımları açıklayacağız. Bunları aşağıda keşfedin.

a) Risk Azaltma Planı Geliştirin

Riskler belirlendikten sonra her biri için azaltma planları oluşturmanın zamanı gelmiştir. Bu, gerçekleşmesi durumunda riski azaltmak veya sonuçlarını azaltmak için neler yapılabileceğini belirtmek anlamına gelir. Bu durumda üç tür strateji düşünebilirsiniz.

• Riskten kaçınma (proje planını değiştirerek)
• Risk transferi (riski üçüncü bir tarafa aktarmak)
• Risk kabulü (ekibi riski kabul etmeye hazır hale getirmek).

Risk azaltma planları ve stratejileri geliştirmek için yukarıda belirtilen risk kayıt araçlarını (WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio ve ZenGRC by Reciprocity) kullanabilirsiniz. Bu yıl takip edebileceğiniz ilginç proje yönetimi fikirleri.

Tüm potansiyel riskleri belirledikten sonra bunları önceliklere göre kategorilere ayırabilir ve sıralayabilirsiniz. Her bir riske karşı koymak için uygulayabileceğiniz potansiyel alternatifleri her kategorinin yanında belgeleyin. Bu birincil çalışma risk yönetiminizi bir adım daha ileriye taşıyabilir.

b) Proje Görevlerini Çeşitlendirin (Kaynak Eksikliği Sırasında)

Zamanınız kısıtlı olduğunda, tüm projenin zamanında tamamlanabilmesi için proje görevlerini çeşitli ekiplere dağıtmaya çalışın. Ayrıca çeşitlendirme, tüm süreç birçok gözün önünde olacağından, tek bir hata noktasının tüm projeyi rayından çıkarması olasılığını en aza indirebilir.

Sonuç olarak, birisi bir hatayı yakalayamasa bile, bir başkasının yakalayacağına dair bir umut vardır. Ayrıca proje görevlerinin çeşitli üyeler arasında çeşitlendirilmesi, yenilikçiliğin ve netliğin artmasına başarılı bir şekilde yol açabilir. Çünkü farklı departmanlardan kişilerin kendilerine özgü bakış açılarını ve çözümlerini masaya koymalarına olanak tanıyor.

c) Paydaşları Risk Yönetimine Dahil Etmek

Paydaşların kim olduğunu, nelerden sorumlu olduklarını, neleri önemsediklerini, projeden ne istediklerini ve riskleri anlayarak başlamalısınız. Paydaşlar iyi belirlendikten sonra onlarla net iletişim hatları kurmak kolay olacaktır. Bir proje yöneticisi olarak siz, en entelektüel paydaşları çalıştaylara ve beyin fırtınası oturumlarına davet edebilirsiniz.

Potansiyel riskleri belirlemek için paydaşları beyin fırtınası oturumuna dahil etmenin önemini daha önce tartışmıştık. Risk azaltma aşaması da dahil olmak üzere süreç boyunca bunları aynı hizada tutmak önemlidir.

Proje yönetimindeki sorunların nasıl çözüleceğine dair hızlı bir kılavuz.

d) Acil Durum Planlarının Oluşturulması

Bir acil durum planı, bir organizasyonu iş akışını bozabilecek durumlara karşı öngörür ve hazırlar. Bu, doğal afet, BT kesintisi veya diğer beklenmedik olaylar gibi belirli durumlarda bir ekibin ne yapması gerektiğini belirten bir 'B planıdır'. Acil durum planının temel amacı aksaklıkları azaltmak ve işler zorlaştığında bile organizasyonun çalışmaya devam etmesine olanak sağlamaktır.

Acil durum planlaması birkaç aşamadan oluşur: risk değerlendirmesi, senaryo planlaması ve çeşitli senaryolara nasıl yanıt verileceği. Olası aksaklıklar için önceden gerekli planları tasarlayarak piste kolayca geri dönebilirsiniz.

e) Risklerin Düzenli Olarak Değerlendirilmesi ve İzlenmesi

Riski düzenli olarak değerlendirmek ve izlemek çok önemlidir çünkü bu, ortaya çıkan tehditlerden haberdar olmanızı sağlar ve risk azaltma çabalarının zaman içinde etkili olmasını sağlar. Bu proaktiflik, azaltma planlarını buna göre ayarlayarak sizi her türlü belirsizlikle yüzleşmeye karşı zihinsel olarak güçlü tutar.

Peki bunu nasıl yapacağım? Bunu aşağıdaki yollarla yapabilirsiniz:

• Öncelikle ilerlemeyi takip etmek için sistematik bir yaklaşım oluşturulmalıdır. Bu, düzenli toplantılar, ilerleme raporları ve performans ölçümlerinin değerlendirilmesi yoluyla yapılabilir.

• İkinci olarak , yukarıda belirtilen risk kayıt araçları, herhangi bir yeni risk tanımlandığında, bunun ciddiyeti ve nasıl hafifletileceği de dahil olmak üzere belgelemek için kullanılmalıdır.

• Son olarak , karşılaşabilecekleri herhangi bir sorunla ilgili içgörü ve geri bildirim toplamak için paydaşlarınızı projeye dahil edin. Çünkü onların en çılgın fikirleri bile çoğu zaman ciddi sorunlarınızı çözebilir.

f) Önleyici Tedbirlerin Uygulanması

Riskler belirlendikten ve gerekli stratejiler kısa listeye alındıktan sonra önleyici eylemlerin uygulanmasına sıra gelir. Bunlar protokoller, daha iyi ekip eğitimi ve yeni teknolojilerin benimsenmesine yatırım şeklinde olabilir.

Örneğin, herhangi bir kaynağın yetersizliği nedeniyle projenizin tamamlanmasının gecikmesi ihtimali varsa, bunları önceden hazırlamak daha iyidir.

Ayrıca, önceden tanımlanmış kilometre taşlarına zamanında ulaşıldığından emin olabilmeniz için proje ekibi üyelerinizin performansını da kontrol etmeniz gerekir. Bir adım önde olmak için en iyi proje yönetimi stratejilerini keşfedebilirsiniz.

g) Ekiple Açık İletişim Kurun

İşbirliği yapmak ve herkesin proje kapsamını ve beklentilerini anladığından emin olmak için ekiple şeffaf olmalısınız. Açık iletişim, belirsizlikleri ve yanlış iletişimleri ortadan kaldırmanıza yardımcı olur ve ekip üyelerine görevlerini yerine getirebilmeleri için netlik kazandırır.

Açık bir iletişim sağlamak için mesajlarınızda kısa ve net olmanız gerekir. Bu durumda yapmanız gereken şey, ekip üyelerinin rollerinin ne olduğunu ve ne yapmaları gerektiğini anlayabilmesi için hedefler ve görevler belirlemektir. Bu iletişim, yüz yüze toplantılar, e-postalar, telefon görüşmeleri ve çevrimiçi sohbet (Slack gibi uygulamalar aracılığıyla) şeklinde gerçekleşir.

h) Gelecekteki Projeler İçin Öğrenilen Dersleri Belgeleyin

Bir sonraki proje için öğrenilenlerin belgelenmesi gelişimin bir özelliğidir. Hem başarıları hem de başarısızlıkları belgeleyerek, neyin işe yarayıp neyin yaramadığına dair sağlam bir kayıt oluşturabileceksiniz. Bu bilgi mutlaka benzer projelerde kullanılacaktır.

Tüm öğrendiklerinizi etkili bir şekilde belgelemek için sürece dahil olan ekip üyeleri ve paydaşlarla kısa bir röportaj yapabilirsiniz. Böylece, bu lezyonları sistematik olarak inceleyip kaydederek, gelecekteki projelere kolayca yön verebilmek için bir öğrenme kültürü ve esneklik oluşturabilirsiniz.

Risk Azaltma için WP Proje Yöneticisini Kullanın

WP Proje Yöneticisi, WordPress için tasarlanmış güçlü, çok amaçlı ve zengin özelliklere sahip bir proje yönetimidir. Bu, WordPress kontrol panelinizden farklı türdeki projeleri verimli bir şekilde oluşturabileceğiniz, yönetebileceğiniz ve takip edebileceğiniz anlamına gelir. Kapsamlı bir risk listesi veya proje yönetimi çözümü arıyorsanız bu aracı kullanmayı düşünebilirsiniz.

Bu eklentiyle yapabileceklerinizin listesi aşağıdadır:

• Sınırsız sayıda iş arkadaşı eklerken sınırsız görev ve proje oluşturun
• Yerleşik zaman izleyici, proje için saatleri izlemenizi ve hesaplamanızı sağlar
• Gantt şemasını kullanarak görev bağımlılıklarını görselleştirin
• Sürükle ve bırak Kanban panosuyla iş akışını görüntüleyin
• Dosyaları ve belgeleri tek yerden yönetin
• Kalıpları ve parametreleri ayarlayarak yinelenen görevleri otomatikleştirin
• Projenin ilerlemesini takip etmek için raporlar oluşturun
• WooCommerce, BuddyPress ve diğer birçok uygulamayla entegrasyon

Çözüm

Aslında başarılı bir proje yönetimi olmadan, kendinizi doğru yolda tutmak ve sürdürülebilir sonuçlar sağlamak imkansızdır. Potansiyel riskleri proaktif bir şekilde belirleyerek, değerlendirerek ve ele alarak herhangi bir riskin tehdide dönüşme olasılığını önemli ölçüde azaltabilirsiniz.

Ancak umarım şimdiye kadar bir projeyi riskleri keskin bir şekilde yönlendirerek ve azaltarak yönetmenin ne kadar zor olduğunu anlamışsınızdır. Bu nedenle proje yönetimi bugün birçok kuruluşta seçkin bir iş rolüdür.

Bir projede gizli olan potansiyel riskleri belirlemek ve bunların başarılı bir şekilde nasıl azaltılabileceğini belirlemek için izlenmesi gereken tüm adımları kapsamak için elimizden gelenin en iyisini yapmaya çalıştık. Bugünkü konumuzla ilgili yorumlarınız veya önerileriniz varsa aşağıdaki yorum bölümünden bize bildirin.