Gmail'de paylaşılan bir gelen kutusu nasıl oluşturulur-adım adım kılavuz

Gmail'de paylaşılan bir gelen kutusu mu?

Mümkün ve kurulumu çok kolay.

Bu kılavuzda, Gmail ile paylaşılan gelen kutunuzu nasıl ayarlayacağınızı tam olarak göstereceğiz, bu da e -posta iletişiminizi genişletmek için bazı temel işlevler sunacak.

Paylaşılan bir gelen kutusu nedir?

Paylaşılan bir gelen kutusu, birden fazla kullanıcının e -postalara erişebileceği, görüntüleyebileceği, işleyebileceği ve yanıt verebileceği bir e -posta gelen kutusudur.

Info@, Sales@, Support@, Marketing@veya yüzlerce e -postayı yönetmesi gereken ekipler gibi genel e -postalar için yaygın olarak kullanılır.

Neden paylaşılan bir gelen kutusu kullanıyorsunuz?

Geleneksel e -posta hesaplarının aksine, paylaşılan bir gelen kutusu ekip kullanımı için tasarlanmıştır. Birden fazla ekip üyeniz veya ekibiniz varsa ve e -posta iletişimlerini merkezileştirmek istiyorsanız, paylaşılan bir gelen kutusu oluşturmak için yoldur.

Paylaşılan gelen kutusunun yardımcı olduğu şeyler:

• Geliştirilmiş işbirliği
• Netliği ve hesap verebilirliği teşvik eder
• Geliştirilmiş yanıt süreleri
• Aerodinamik iş akışları
• Azaltılmış e -posta aşırı yükü
• Otomasyon
• Analytics ve raporlar

Bu avantajlardan bazılarını yıkalım.

1. Geliştirilmiş işbirliği

İşbirliği, paylaşılan gelen kutuları harika yapan şeydir. E -postalar atayın , yanıtları koordine edin ve ekip üyeleri arasında netliği teşvik edin .

Normal e -posta iletişim senaryosuna baktığınızda, ekipler genellikle e -postaları yönlendirmeye, birden fazla kişiyi cc'ing ve çağrılara katılmak için başvurur, bu da karışıklık yaratır ve bu konuşmayı kapatması sonsuza dek sürer.

Paylaşılan gelen kutusu bu durumu basit iş akışları ve merkezi bir platformla geliştirir.

Paylaşılan gelen kutusu yazılımı ile işbirliğinin grafiksel temsili.

2. Netliği ve hesap verebilirliği teşvik eder

Haftalar önce ekip üyenizle ilettiğiniz önemli e -postaya ne olduğundan emin değil misiniz?

Seninle aynı teknedeydim.

E -posta önceliklendirme, açıksızlık, hayal kırıklığı, sürekli büyüyen bir iş yükü - hiçbir şey işe yaramıyor gibi görünmüyordu. İşte o zaman paylaşılan bir gelen kutusuna geçtik.

Paylaşılan bir gelen kutusu ile kimin ne üzerinde çalıştığını, hangi e -postaların/konuşmaların kapalı veya devam ettiğini izleyebilirsiniz. Bu, kullanıcılar arasında netliği ve hesap verebilirlik duygusunu teşvik eder.

3. Otomasyonlar

Paylaşılan posta kutuları, normal posta kutularından daha fazla otomasyon özelliği sunar.

• Yanıt, ofis dışı veya bilet onayında potansiyel gecikme hakkında otomatik bir e -posta gönderin.
• E -posta atamasını müşteri türüne veya önceliğe göre otomatikleştirin.
• Aylık rapor üretimini otomatikleştirin.

Gmail'den özel bir paylaşılan gelen kutusu yazılımına ne zaman yükseltilmeli?

Gmail, 1'e 1 e-posta konuşma platformu olarak, birkaç e-posta yönetimi veya bir kerelik şifre (OTP) almak için iyidir.

Ancak, yüzlerce e -posta, takip, e -postaları ileri veya sürekli kıdemli yardıma ihtiyacınız olduğunda , paylaşılan bir gelen kutusu sistemi kullanmayı düşünmelisiniz.

Ekibiniz düzgün çalışıyor gibi görünse bile, işleri olduğu gibi bırakmayın. İş akışlarınızı geliştirmeyi deneyin ve işleri yönetmeyi kolaylaştırın.

Gmail'de paylaşılan bir gelen kutusu nasıl oluşturulur

Gmail'de paylaşılan bir gelen kutusu kurmaya başlamadan önce; Bakalım sizin için doğru seçim olup olmadığını görelim.

Bu kılavuzda, bir Gmail hesabını paylaşılan bir gelen kutusu olarak kullanmanın üç yolunu göstereceğim.

1. Google Grupları : Küçük bir ekibiniz varsa ve Google hizmetlerini kullanmak istiyorsanız bu sizin için en iyi seçimdir. Google Grupları, birden fazla ekip üyesiyle yönetilebilecek işbirlikçi bir gelen kutusu oluşturmanıza izin verir.
2. Kahraman Gelen Kutusu : Paylaşılan gelen kutusu işlevselliği sağlayan ve Gmail hesaplarının 1 tıklama kurulumuyla kullanılmasına izin veren üçüncü taraf bir yazılım. Gerçek paylaşılan gelen kutusu işlevselliğini deneyimlemek ve ekip verimliliğinizi ve verimliliğinizi artırmak istiyorsanız şiddetle tavsiye edilir .
3. Gmail heyeti : Gmail hesap erişiminizi biriyle paylaşmanın basit ve güvenli bir yolu. İşbirliği özellikleri arıyorsanız önerilmez.

Her yönteme daha yakından bakalım.

Yöntem 1: Google Grupları ile Paylaşılan Bir Gelen Kutusu Oluşturma

Bu, Google ekosisteminde paylaşılan bir gelen kutusu oluşturmak için kullanmak istediğiniz yöntemdir.

Önkoşul:

• Gmail veya Google Çalışma Alanı Hesabı: Standart bir hesap veya Google Çalışma Alanı Hesabı ile Google Grupları kullanabilirsiniz.
• Yönetici Erişim: Bazı ayarlar için (özellikle bir Google çalışma alanı hesabı ile), yönetici düzeyinde erişime ihtiyacınız olabilir.

1. Adım: Bir Google Grubu Oluşturun

1. Google gruplarına gidin ve tercih ettiğiniz Google hesabınızla oturum açın.
2. Sol taraf menüsünden Grup Oluştur düğmesine tıklayın.
3. Grup bilgilerini girin
   Gerekli ayrıntıları doldurun ve kullanım durumunu açıkça yansıtan bir ad ve e -posta adresi seçtiğinizden emin olun. Örneğin, [email protected].
4. Gizlilik Ayarları'nı seçin .
5. Oluşturulan gruba eklemek için e -postalarını kullanarak üyelere davetiyeler gönderin .
6. Grup oluşturmayı kesinleştirin.

Adım 2: İşbirlikçi gelen kutusu özelliklerini etkinleştirin

Google grubumuzun çalışmaya devam ettiği için işbirlikçi gelen kutusu özelliklerini etkinleştirmenin zamanı geldi.

Bu, ekip üyelerini konulara atamak, e -postaları çözmek, mesajları kategorize etmek gibi Google gruplarının ek özelliklerini kullanmanıza olanak tanır.

Google gruplarında işbirlikçi gelen kutusu özelliğini etkinleştirmek için:

1. Grup adınızın yanındaki ayar simgesine tıklayarak grup ayarlarınızı açın veya zaten bir grup sayfası açtıysanız, sol taraf menüsünden grup ayarlarını tıklayın.
2. Genel ayarlarda , biraz aşağı kaydırın, işbirlikçi gelen kutusu onay kutusunu bulun ve seçin.
3. Değişiklikleri kaydet .

İşte bu. Takım arkadaşlarınızı eklemeye, dahili iletişim yapmaya veya müşterilere sorgularıyla yardımcı olmaya hazırsınız.

Google Grupları Paylaşılan Gelen Kutusu olarak Kullanma

Google gruplarını paylaşılan bir gelen kutusu olarak test ederek bir gün geçirdim ve düşüncelerimi aşağıda paylaştım.

Her şeyden önce, umutlarınızı kaldırmayalım .

Google Grupları, ücretsiz olarak sunduğu şey için iyidir . Takım arkadaşları ekleyebilir, üçüncü taraf e -postaları alabilir, ekibinizle işbirliği yapabilir, ılımlı konuşmalar yapabilir ve başka birçok yararlı şey yapabilirsiniz.

Google gruplarını bir mini forum olarak iyi buluyorum - paylaşılan bir gelen kutusu değil.

Müşteri desteği sunmak için paylaşılan bir gelen kutusu olarak kullanmak istiyorsanız işler karmaşıktır .

Açıklayayım;

Müşteriler Google Group e -posta adresinizi e -posta ile e -postayla gönderebilir ve bir konuşma başlatabilir> Takım arkadaşlarınızla işbirliği yapabilirsiniz> Özel mesajlarla müşterilere yanıt verebilirsiniz.

Ancak özel mesajlarınız konuşma kartında görünmez (oluşturulan paylaşılan gelen kutusunda), müşteriler kişisel e-postadan ayrı bir e-posta-e-posta görüşmesi oluşturan bir yanıt alır.

Bu, paylaşılan bir gelen kutusu sisteminin optimize edilmiş iş akışı değildir. Müşteriler bire bir yardım almaktan mutluluk duyarlar, ancak temsilcilerin stresli çalışma koşulları olacaktır. Gmail ve Google grupları arasında sürekli geçiş yapmak ideal bir senaryo değildir.

Bir müşteri desteği için Google Grupları Paylaşılan Gelen Kutusu olarak düzgün bir şekilde kullanmak için:

1. Müşterilerden Google grubunuza katılmalarını ve oradan bir konuşma başlatmalarını isteyin. Bu şekilde, grup üyeleri (müşteriler dahil) konuşmalar hakkında bilgilendirilir.
   Müşteri sorularını cevaplamak için Google Gruplarında kalabilirsiniz ve müşteriler geri cevap vermek için Gmail'i kullanabilir. Bir kazan-kazan durumu.
2. Günün sonunda Google gruplarında işleri güncel tutun.
   Sorunlarını çözmek için müşterilerle 1: 1 çalışsanız bile, düzenli durum güncellemelerine sahip şeyleri takip edebilirsiniz.

Yöntem 2: Kahraman Gelen Kutusu-Gmail için Önerilen Üçüncü Taraf Paylaşılan Gelen Kutusu Çözümü

Kahraman Gelen Kutusu, bir ekiple binlerce e -posta yönetmede verimli olacak şekilde tasarlanmış paylaşılan bir gelen kutusu yazılımıdır.

Gerçek bir paylaşılan gelen kutusu deneyimine ihtiyaç duyan ekipler için kahraman gelen kutusu mükemmel bir seçenektir. Gerekli tüm özelliklere sahiptir ve çok uygundur.

Ayrıca, Gmail'inize veya diğer e -posta hesaplarınıza, takip etmesi çok kolay kurulum sihirbazıyla bağlayabilirsiniz.

Kahraman Gelen Kutusunun Temel Özellikleri:

• Kesintisiz Gmail Entegrasyonu : Sadece bir tıklama Gmail Kurulumu seçeneği> Hesabınızı seçin> ve Kahraman Gelen Kutusunun hesabınıza erişmesine izin verin. Kahraman gelen kutusu ile bir Gmail posta kutusu kurmak bu kadar basittir.
• E -posta Atama ve İzleme : Ekip üyelerine e -posta atayın, kimin ne üzerinde çalıştığını kontrol edin veya e -postaları ihtiyaçlarınıza göre kolayca önceliklendirin.
• İşbirliği : E -posta iletişimine özel dahili notlar ekleyin, ekip üyeniz adına e -posta taslakları oluşturun, etiket ekleyin veya e -posta biletlerinin durumunu güncelleyin.
• Gelen mesajlar algılanırsa planlanan e -postaların gönderilmesini önlemek için çarpışma tespiti .
• Alınan e -postayı onaylamak veya ofis dışı hakkında bilgi vermek için otomatik e -postalar gönderin .
• Performans Analizi ve Raporlama.
• Müşteri Geçmişi ve Bağlam Koruma.
• WooCommerce, EDD ve diğer e -ticaret entegrasyonu.
• E -posta çizim işlemini hızlandırmak için kaydedilen yanıtlar/ şablonlar.

Gmail ile kahraman gelen kutusunu kullanmak için önkoşullar

• WordPress Web Sitesi : Kahraman Gelen Kutusu, temel WordPress işlevlerini kullanan ve paylaşılan bir gelen kutusu için gerekli ek işlevleri sağlayan WordPress tabanlı bir eklentidir.
  
  Bir WordPress web sitesi kurmanıza yardımcı olacak veya sadece barındırma sağlayıcınızdan WordPress'i sizin için yüklemesini isteyecek birçok öğretici vardır.
• Kahraman Gelen Kutusu eklentisi : Premium paylaşılan bir gelen kutusu yazılımıdır. Resmi web sitesi için satın alın ve indirin.
• Gmail veya Google çalışma alanı hesabı.
• WordPress Web Sitesinde Yönetici Erişim : Kahraman Gelen Kutusu yapılandırmak, kullanıcılar oluşturmak ve diğer ayarları yönetmek için.

Önkoşullar ayarlandığına göre, eklentiyi yüklemeye başlayalım.

1. Adım: Kahraman Gelen Kutusu eklentisini yükleme ve yapılandırma

1. WordPress web sitesi kontrol panelinize erişin.
2. Sol taraf menüdeki eklentilerin üzerine tıklayın veya tıklayın> Yeni eklenti ekleyin.
3. Eklenti Yükle düğmesine tıklayın.
4. Göz atın ve indirdiğiniz kahraman gelen kutusu eklentisi dosyasını seçin > Şimdi alt yükleyin .
5. Birkaç saniye bekleyin ve eklentiyi etkinleştirin .

Karşılama sihirbazını takip edin ve kahraman gelen kutusunu bir lisans anahtarı ile etkinleştirin.

İkinci adımda, Gmail dahil olmak üzere birden fazla sağlayıcıyla yeni bir posta kutusu ekleyebilirsiniz.

Gmail hesabınızı kahraman gelen kutusuna bağlamak için bir Gmail bölümünden bir tıklama kurulum seçeneğini tıklamanız yeterlidir.

Gmail hesabınızı seçin> Herothemes'in hesabınıza erişmesine izin verin.

Eski e -postalarınızı içe aktarın veya yeni başlamak istiyorsanız atlayın.

Eski e -postalarınızı içe aktararak, aynı müşterilerle gelecekteki dönüşümlerinizde size yardımcı olacak eski dönüşüm verilerini alacaksınız.

Yeni paylaşılan gelen kutunuza hazırsınız.

2. Adım: Kahraman Gelen Kutusuna Takım Arkadaşları Ekleme

Paylaşılan bir gelen kutusu yapıyoruz, bu yüzden içinde takım arkadaşlarımız gerekiyor, değil mi? .

Oluşturulan paylaşılan gelen kutusuna bazı iş arkadaşları ekleyelim.

İlk olarak , web sitenizin kullanıcılar bölümünden WordPress web sitenize bazı kullanıcılar ekleyin.

Kullanıcılar ekranındayken, yeni kullanıcı ekle düğmesine tıklayın ve formu doldurun> İstenen Rolü seçin> Değişiklikleri Kaydet.

İkincisi, oluşturduğunuz kullanıcıları posta kutularınıza atayın .

Kahraman Gelen Kutusu > Ayarlar > Posta Kutusu > Oluşturduğunuz posta kutusunu seçin .

Şimdi, Kullanıcılar Bölümü'ne gidin> Kullanıcı Ekle > Kullanıcıyı seçin ve bir rol ayarlayın.

Sadece iki rol var, posta kutusu kullanıcısı ve yöneticisi. Takım arkadaşlarınıza herhangi bir ayar erişimi sağlamak istemiyorsanız, posta kutusu kullanıcısını seçin ve değişiklikleri kaydedin.

İşte bu. SaaS paylaşılan gelen kutusu alternatifleriyle karşılaştırıldığında - Kahraman Gelen Kutusu, kullanıcı ve bilet sayısı için herhangi bir sınır eklemez. Bu, küçük ve büyük takımlar için ölçeklenmesini çok daha uygun ve daha kolay hale getirir.

Yöntem 3: Gmail delegasyonunu kullanma

Sadece iş arkadaşlarınızın gmail erişimine ve bazı e -postaları yönetmesine izin vermenin kolay bir yolunu istiyorsanız, Google Delegation sizin seçiminizdir.

Onlara çok güvenli veya en iyi bir yol olmayan hesap kimlik bilgilerinizi vermek dışında.

Yerli bir Gmail özelliği. Kurmak için:

• Gmail hesabınızda oturum açın (Çalışma Alanı e-postasını kullanıyorsanız yönetici düzeyinde bir erişime ihtiyacınız olacak)
• Sağ üst köşeden ayar simgesine tıklayın > Tüm ayarlara bakın .

• Hesaplar ve Ayar İçe Aktarma sekmesini açın.
• Hesabınıza erişim vermek için başka bir hesap ekleyin .

• Hibe erişimini istediğiniz bir e -posta adresi girin ve bir onay e -postası gönderin.
• Diğer kişi onayladıktan sonra, Gmail'inize herhangi bir oturum açma kimlik bilgileri olmadan erişebilirler.

Gmail'deki yerel paylaşılan bir gelen kutusu kadar basit.

Gmail delegasyonunu kullanırken dikkate alınması gereken şeyler

1. Sizin adınıza okuyabilecekleri, silebilecekleri ve e -posta gönderebilecekleri için delegelere çok fazla güvenmeniz gerekiyor.
2. En fazla 10 delege ekleyebilirsiniz.
3. Delegeleri düzenli olarak gözden geçirin ve izleyin.
4. Hesap kimlik bilgilerini paylaşmaktan çok daha iyi ve daha güvenlidir.
5. Delegeler için açık yönergeler belirleyin.

Paylaşılan gelen kutusunu kullanmak için en iyi uygulamalar

Hangi yöntemi seçerseniz seçin, bu uygulamalar paylaşılan gelen kutusu deneyiminizi optimize etmeye yardımcı olacaktır.

1. E -postaları türe göre kategorize edin (destek, satış, bilgi): Bu, iş için doğru kişiyi atamaya yardımcı olur. Gmail ve Kahraman Gelen Kutusu, e -postaları kategorize etmek için yerel seçenekler sunar.
   
   E -posta konuşmalarınızı daha iyi organize etmek ve kategorize etmek için ayrı e -posta hesapları veya paylaşılan posta kutuları da oluşturabilirsiniz.
2. Acil e -postalara öncelik verin : Acil e -postalar için etiket ekleyin, böylece ekip üyeleri bu konuşmalara daha fazla çaba gösterebilir.
3. Durum Tabanlı Sistemi Kullanın: İlerleyen İş, Açık veya Kapalı gibi e-posta durumlarını güncellemek veya kullanmak en iyisidir. Gmail bunun için yerel destek sunmuyor, ancak kahraman gelen kutusu yapar.
4. Kaydedilen yanıtları (veya e -posta şablonlarını) oluşturun ve kullanın: Bu, e -posta taslağı ve konuşma sürecinizi hızlandırır. Öncül şablonlarla tekrarlayan soruları cevaplamak bir esintidir ve çok zaman kazandırır.
   
   Gmail Grupları ve Kahraman Gelen Kutusu, e -posta şablonları oluşturmanıza ve konuşmalar sırasında bunları kolayca kullanma seçenekleri sunmanıza olanak tanır.
5. İletişim protokolleri oluşturun : ton, sesli tutarlılık, imza, devir prosedürleri, konuşmalar arttığında ne yapmalı.
6. Yanıt süresi, müşteri memnuniyeti puanları, e -posta hacmi, ekip üyesi başına işlenen e -postalar ve etiket/etiket kullanım metrikleri gibi önemli metrikleri izleyin .
7. Tekrarlayan e-posta sorgularını cevaplamak için bilgi tabanını veya self servis portalını kullanın . Bu, bazı iş yükünü azaltmanızı sağlayacaktır.
   
   WordPress ile bir bilgi tabanı oluşturma konusunda bir rehberimiz var, self servis portalınızı oluşturmak için takip edin.
8. Kıdemli/genç bir ortamı teşvik edin . Önemli e -postaları ele alacak veya gençlere yardım edecek birine sahip olmak, paylaşılan bir gelen kutusu sisteminde olması en iyi şeydir.

Sık sorulan sorular

Takımlar için en iyi paylaşılan gelen kutusu yazılımı nedir?

Uygun fiyatlı ve zengin olan yüzlerce paylaşılan gelen kutusu yazılımı vardır. Basit ve uygun fiyatlı olmak için kişisel olarak kahraman gelen kutusu yarattık.

Ayrıca birçok yardım masası yazılımını inceledik ve kesinlikle en iyi paylaşılan gelen kutusunu seçmenize yardımcı olacak bir rehber oluşturduk.

Google çalışma alanı olmadan paylaşılan bir gelen kutusu oluşturabilir miyim?

Evet, Gmail heyeti, Google Grupları veya Kahraman Gelen Kutusu kişisel Gmail hesaplarıyla da çalışır.

Paylaşılan bir gelen kutusuna kaç kişi erişebilir?

Bu, seçtiğiniz yöntemlere göre değişir. Google Grupları yüzlerce üyeye izin verir, Gmail delegasyon özelliği 10 delege atamanıza olanak tanır ve kahraman gelen kutusu ile sınırsız ekip üyeleri ekleyebilirsiniz.

Mobil cihazlarda paylaşılan bir gelen kutusu kullanabilir miyim?

Evet, ancak sınırlı işlevsellik elde edeceksiniz ve uygunsuz iş akışlarıyla uğraşmanız gerekecek.

Son Düşünceler

İşte var! Gmail'de paylaşılan bir gelen kutusu oluşturmak mümkündür, ancak düşündüğümüz kadar rüya gibi değildir.

Gmail'i Google'ın yerel hizmetleriyle paylaşılan bir gelen kutusu olarak kullanmak için birçok uzlaşma sağlamalısınız.

Bunun yerine kahraman gelen kutusu deneyin , uygun bir paylaşılan gelen kutusu yazılımı ve çok uygun fiyatlı.

Bunlar benim düşüncelerim, aşağıda yorum yaparak ne düşündüğünüzü bana bildirin.