Proje Yönetim Sürecinde Adımları Yıkmak

Her proje yöneticisi, Proje Yönetim Sürecinin beş aşamasına aşina olmalıdır. Bu, projeleri etkin bir şekilde yönetmelerine yardımcı olacaktır. Her proje farklı aşamalardan oluşur ve bu aşamalar proje yöneticisinin projelerini yönetmesini kolaylaştıracak şekilde sistematik bir şekilde yapılandırılır.

Proje başlangıcı

Bir projeyi üstlenirken, ilk adımlardan biri onu tanımlamaktır. Proje, benzersiz kısıtlamalar ve hedeflerle belirli bir sonuç üretmek için tamamlanması gereken bir faaliyettir. Projenizi tanımlamanın amacı, ne için çalıştığınızı anlamaktır. Bu, öncelikleri belirlemeye, zaman çizelgeleri oluşturmaya ve bir şeyin yapmaya değer olup olmadığını belirlemenize yardımcı olur.

Proje olarak bir şey yapmaya değip değmeyeceğine karar verirken kendinize şu soruları sorun:

• Faydaları nelerdir?
• Riskler nelerdir?
• Tüm varsayımları belgelendiriyor muyum?

Proje planlaması

Proje yönetiminde ilk adım problemi tanımlamaktır. Bu, hangi hedeflere ulaşmak istediğinizi ve bunu nasıl yapacağınızı bulmayı içerir. Bu süreçle ilgili en önemli şey, diğer insanların hedeflerinin ne olduğu veya sizin durumunuz için gerçekçi olup olmadığı konusunda endişelenmemenizdir.

Bunun yerine, hırslı ama aynı zamanda gerçekçi olmaya odaklanın. Örneğin: bundan üç ay sonra formda kalmak istiyorsanız ancak hayatınızda daha önce hiç atletik olmadıysanız, belki “maraton koşmak” yerine “ayda bir yürüyüşe çıkmak” gibi daha ulaşılabilir bir şeyle başlayın.

Sadece hedefler belirlemek değil, aynı zamanda bu hedeflerin neden bu kadar önemli olduğunu anlamak da önemlidir!

Örneğin: neden kilo vermek istiyorum? Kilo vermek ne anlama gelecek? Kendime olan güvenimi ve özgüvenimi geliştirecek mi? Daha iyi giyinebilecek miyim? Genel olarak daha sağlıklı olmak mı?

Proje Yürütme

Bu aşamada proje yöneticisi, projeyi tamamlamak için gerekli görevleri ve faaliyetleri gerçekleştirir. İş performansını izleme ve kontrol etmenin yanı sıra, paydaşlarla iletişim kurmanın yanı sıra kaynakları organize etmeli, çalıştırmalı ve yönlendirmelidir.

Aşağıdaki liste, bu aşamada yer alabilecek bazı temel sorumlulukları içerir:

• Organize Et – Ekip üyeleri için roller ve sorumluluklar tanımlayarak projenin nasıl başlayıp tamamlanacağını planlayın; zaman çizelgeleri oluşturmak; risklerin belirlenmesi; iletişim stratejilerinin planlanması; bir bütçe temel çizgisi geliştirmek; diğer projelerle koordinasyon (varsa)
• Personel – Spesifik sektörünüz veya uzmanlık alanınız (gerekirse) hakkında bilgisi olan personeli belirleyin, ardından personel olarak mevcutsa onları işe alın veya danışman olarak sözleşme yapın
• İletişim kurun – Paydaşların kuruluşlarının projelerinde neler olup bittiği hakkında bilgi sahibi olabilmeleri için kilometre taşlarına/teslimatlara karşı ilerlemeyi gösteren raporlar oluşturun
• İzleme – Jira veya Trello gibi analiz araçlarını kullanarak, birden fazla ekipteki tüm açık sorunları tek bir yerde görüntülemenizi sağlayan hedeflere yönelik ilerlemeyi izleyin

Proje İzleme ve Kontrol

Bir projeyi izleme ve kontrol etme, Süreç grubunun önemli bir parçasıdır.

İzleme, projenin yolunda olmasını ve etkin bir şekilde yürütülmesini sağlarken, kontrol de projenin yolunda kalmasını sağlar. İzleme için kullanılan araçlar, Microsoft Project'in varsayılan raporları gibi resmi bir raporlama sistemi veya tüm projelerinizi tek bir yerde görmek için Redmine gibi bir araçtır. Bunlar, paydaşlar için durum raporları oluşturmak veya tamamlanma tarihlerine göre (veya programın gerisinde kaldıkları takdirde) ana görevleri takip etmek için kullanılabilir.

Proje Kapanışı

Proje kapanış faaliyetleri, proje yaşam döngüsünün son aşamasıdır. Onlar içerir:

• Nihai proje incelemesi
• Nihai proje raporu
• Kapanış faaliyetlerinin belgelenmesi
• Bitirme projesi sunumu
• Proje belgelerinin ve dosyalarının imzalanması ve arşivlenmesi. Bu dosyaları ve raporları tek bir havuzda saklayabilir veya bunları ağınızdaki elektronik dosya sunucuları veya paylaşılan sürücüler dahil olmak üzere birden çok sisteme dağıtabilirsiniz. Arşivlendikten sonra, bu kaynaklar, araştırma amaçları veya diğer projeler (projektörler) için bunlara erişmesi gerekebilecek başkaları tarafından gelecekte kullanılmak üzere mevcuttur.

Proje yaşam döngüsündeki ilk adım, projeyi tanımlamaktır. Bu, projenin ne olduğunu, neden üstlenildiğini ve kimlerin dahil olacağını özetleyen bir belge olan bir proje başlatma belgesi oluşturularak yapılır. Bir sonraki adım için projenizi nasıl gerçekleştirebileceğinizi planlayabilirsiniz. Bu, proje için ihtiyaç duyulan kaynakların belirlenmesini ve bunun için amaç ve hedeflerin belirlenmesini içerir.

En iyi PRINCE2 eğitim sürecindeki üçüncü adım, planı uygulamaktır. Bu, projenin tüm yönleri üzerinde harekete geçmek ve planlama sırasında verilen taahhütleri takip etmek anlamına gelir.

Yürütmeden sonra, günlük olarak izleme ve kontrol faaliyeti gelir. Bu, hedeflere karşı performansı ölçmeyi, performansı etkileyebilecek riskleri ve sorunları belirlemeyi ve sorun haline gelmeden önce bunları ele almayı içerir. En iyi PRINCE2 eğitiminin son aşaması, başarılı bir şekilde tamamlandıktan sonra projeleri kapatmak veya hedeflere ulaşamadılarsa yarıda bırakmaktır.

PMP Certification Online ile Proje Yönetimi süreçleri ve Araçları hakkında bilgi edinebilirsiniz.

Bu bölümde, proje yönetimi süreci ve araçları hakkında bilgi edineceksiniz:

• Proje Yönetim Süreci

PMP sertifikası çevrimiçi kursu aşağıdaki konuları içerir:

• Projelerde Proje Yönetim Sürecinin Önemi
• Proje Yönetim Sürecinin Adımları
• Bir Projede Her Adım Sırasında Proje Yönetim Araçları Nasıl Kullanılır

Çözüm

Proje yönetimi karmaşık bir süreçtir. Bir dizi faaliyetin ve insanın koordinasyonunu içerir ve projelerinizi başarılı bir şekilde yönetmek için doğru araçlara sahip olmanız esastır.

Proje yönetimi sertifikasyonu bu araçlardan biridir. Becerilerinizi geliştirmenize, kariyer beklentilerinizi artırmanıza ve günümüzün rekabetçi iş piyasasında sizi daha pazarlanabilir hale getirmenize yardımcı olacaktır.

Project Management Professional (PMP) sertifikası, dünyadaki en tanınmış proje yönetimi sertifikasıdır. PMP sertifikası, beş temel proje yönetimi sürecindeki bilginizi doğrular: başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kontrol etme ve kapatma. Ayrıca, proje yöneticisi veya ekip lideri olarak başarılı olmak için gereken doğru becerilere ve deneyime sahip olduğunuzu kanıtlar.

PRINCE2 sertifikalı profesyoneller için bu program, PMP kimlik bilgisi sürecine aşina olma ve PMP sertifika sınavına hazırlık materyallerini hiçbir ek ücret ödemeden kazanma fırsatı sunar!

İlgili ilginç makale: Takip Etmeniz Gereken En İyi 19 Proje Yönetimi Blogu.