İhtiyacınız Olduğunu Bilmediğiniz Sanal Olaylar Kontrol Listesi

Sanal etkinlikler birçok endüstride çığır açmıştır, ancak gerçek şu ki stresli olabilirler. Pazarlama, marka bilinci oluşturma ve bilet satışları gibi insanları genellikle sanal etkinliklerden tamamen uzaklaştırabilen birçok hareketli faktör vardır. Sanal bir etkinlik planlamanın stresine bir çözüm var mı? Evet: sanal olaylar kontrol listesi oluşturma.

Bir sanal etkinlik kontrol listesine sahip olmak, sanal etkinliğinizi geliştirirken, tasarlarken ve barındırırken odaklanmanın ve dengede kalmanın en iyi yoludur.

Ancak, kontrol listesinin neleri içermesi gerektiğini bilmeden bir kontrol listesini nasıl takip edebilirsiniz? Burada, başarılı bir sanal etkinlik planlamaya devam edebilmeniz için bir sanal etkinlik kontrol listesi oluştururken gerekli adımlardan geçeceğiz.

Sanal Etkinlikler Kontrol Listesi: Etkinlikten Önce

Etkinlik Amacınızı Bilin

Etkinliğinizin amacı, etkinliğinizin kime yönelik olduğuna ve bu kitleyle neyi başarmak istediğinize bağlıdır.

Bunun mutlaka benzersiz olması gerekmez; şirketler genellikle müşteri adayları elde etmeye, izleyicilerini meşgul etmeye, ekip üyelerinin performansı üzerinde çalışmaya, ürünleri piyasaya sürmeye veya şirket markalarını tanıtmaya çalışır.

Sanal etkinliğinizi oluştururken öncelikle aklınızda bir amaç için çaba sarf edin ve bu amaca ulaşma olasılığınız çok daha yüksek olacaktır.

Sanal Etkinlik Konsepti Geliştirin

Tüm etkinlikler bir başlangıç ​​konseptiyle başlar ve sanal bir etkinlik planlarken de durum farklı değildir.

Bir başlangıç ​​konseptine sahip olmak, özellikle etkinlik planlayıcısı olmak konusunda yeniyseniz, daha iyi kararlar almanıza yardımcı olacaktır. Fikirle başlayın ve ardından bu başlangıç ​​noktasından daha fazla fikir bulmaya çalışın. Burası yaratıcılığınızın parlayabileceği ve etkinliğinizi öne çıkarabileceği yerdir.

Hedef Kitlenizi Anlayın ve Tanımlayın

Etkili bir sanal etkinlik yapmak için hedef kitlenizi ve ne istediklerini anlamanız gerekir.

Bunun için ideal hedef kitlenizin katılımcı kişiliğini (veya profillerini) geliştirmeniz gerekecektir. Bu kişileri oluştururken yaş, konum, sektör ve yönetim rolü gibi tüm kullanılabilir bilgileri eklediğinizden emin olun.

Başarı Kriterlerinizi Tanımlayın

Sanal etkinliğinizde ne olmasını istersiniz? Çok kişinin katılmasını ister misiniz? İnsanların sponsor stantlarınızı ziyaret etmesini ister misiniz? Başarılı bir sanal etkinliği nasıl tanımlarsanız tanımlayın, bu hedefe doğru çalışabilmek için başarınızı aklınızda bulundurmanız gerekir.

Ekip ve Yüklenici Rollerini Belirleyin

Etkili bir etkinlik yürütmek için her iş için doğru yeteneği bulmanız gerekir. Proje yöneticilerinin "kaynaklarınızı belirlemek" dediği şey budur.

Bir etkinliği planlamaya başladığınızda, etkinliğin bireysel yönlerini denetleyecek ekip üyelerinin (veya potansiyel yüklenicilerin) bir listesine sahip olmanız gerekir. İşi doğru yapabilecek rüya takımınızı bulun.

Sanal Etkinlik Bütçesini Oluşturun

Bu bariz görünebilir - elbette bir bütçeye ihtiyacınız var - ama o kadar basit değil. Sanal etkinlikler, normal bir etkinlik bütçesini alt üst edebilecek birçok seçenek sunar. Bir yere para harcamanız mı gerekiyor? Çevrimiçi bir etkinlikte değil. Süslemelere para harcamanız mı gerekiyor?

Sadece bilgisayar uygulamasının fiyatı. Seyahat ücretlerine para harcamanız mı gerekiyor? Bir saniyede Kanada'dan Bangkok'a seyahat edebilirsiniz. Gördüğünüz gibi, sanal bir etkinlik bütçesi oluşturmak, yüz yüze bir etkinlikten çok farklıdır.

Etkinlik Formatını Tanımlayın

Etkinliğinizi oluşturmaya başlarken, hangi etkinlik biçiminin (örneğin, fuar, seminer, web semineri, sınıf) sizin için en anlamlı olduğuna karar vermeniz gerekir. Bu bilgileri kullanmak, bir fiyatlandırma aralığına karar vermenize ve hangi yüklenicileri kullanmak isteyeceğinize karar vermenize yardımcı olacaktır.

Etkinlik stilini değerlendirirken, katılımcı katılımını sürdürmenin yollarına sahip olduğunuzdan emin olun. Etkinliğiniz ara oturumları sunacak mı? Bekleme odaları mı? Sohbet işlevleri? Ne yaparsanız yapın, etkinlik katılımcılarınızın etkinliğiniz sırasında etkileşimde kalacağından emin olun.

AV/Üretim ve Teknoloji İhtiyaçlarınızı Belirleyin

Etkinlikten önce tüm teknik hususları almaya hazır olun.

Bu, kayıt oturumlarından etkinliğin tekrarının nasıl dağıtılacağına ve etkinlik katılımcılarının oturuma nasıl girebileceğine kadar değişebilir.

Sanal etkinlik gününde stresi azaltmak için tüm bu kararlar önceden iyi düşünülmelidir.

Bir Tarih Seçin ve Uzunluğa Karar Verin

Hedef kitlenize ve etkinliğin hedeflerine bağlı olarak, etkinlik tarihiniz ve saatiniz işletmeden işletmeye değişebilir. Örnek olarak, kar amacı gütmeyen bir bağış toplama etkinliği normalde mesai saatleri içinde yapılmaz ve sanal bir etkinlik muhtemelen işlerini aynı şekilde biçimlendirir.

Öte yandan, kurumsal etkinlikler çoğunlukla hafta ortası yapılır. Sıklıkla çarşamba ve bazen salı günleri yapılırlar.

Sanal Etkinlik Platformu Seçin

Yeni bir sanal etkinlik platformu seçmek istediğinizde, şirketinizin kullandığı diğer programlarla ne kadar iyi entegre olduğunu düşünün. Ayrıca sanal platformun etkinlik katılımcılarının dikkatini çekip çekmeyeceğini de düşünün.

Oturumları Kaydetmeyi Düşünün

Şirketinizin dünya çapında bir kitlesi varsa, farklı saat dilimlerini barındırmayı düşünün. Kaydedilmiş oturumlarınızı herkese açık hale getirirseniz, dinleyicilerinizin tüm bu kısmı daha sonra katılabilecek, ki bu her zaman güzeldir.

Bu, bu sanal etkinlik planlama kontrol listesinin en önemli unsurlarından biridir. Birçok etkinlik katılımcısı, etkinlikten sonra sıklıkla kayıt ister, bu da marka bilinirliğinizi daha da artırır.

Sosyal Etkileşim Faaliyetlerini Planlayın

Etkinliğinizde sosyal etkileşim ve oyunlaştırma için belirli bir plana sahip olmak, sanal olmak istediğinizde daha da önemlidir.

Genellikle yüz yüze etkinliklerde katılımcıları birbirine bağlamak kolay olabilir, ancak sanal etkinliklerde durum böyle değildir. Sanal etkinliklerle, sanal katılımcılarınızın birbirleriyle etkileşime girebilmeleri için fikirler oluşturmanız gerekir.

Hoparlör Bul

Herhangi bir etkinliğin en önemli parçalarından biri olan konuşmacılar, hedef kitlenizle etkileşim kurmanın ana yoludur.

Bu, hem kendi değerlerinizi hem de sponsorlarınızın ve katılımcılarınızın değerlerini paylaşabilecek konuşmacılar bulmanız gerekeceği anlamına gelir. İlgili konular hakkında benzersiz bilgiler ve fikirlere sahip uzman konuşmacılar bulmaya çalışın.

Sponsorlara Ulaşın

Bu noktada potansiyel sponsorları aramaya başlamalı ve sponsorluk paketleri oluşturmaya başlamalısınız. Öneri ve isteklerine karşı açık fikirli olduğunuzdan emin olun.

Sponsorların etkinliğinizden gelir elde etmenin harika bir yolu olabileceğini unutmayın, bu nedenle mevcut markanızla uyumlu şirketler bulmaya çalışın.

İş için doğru araçla daha fazla etkinlik bileti satın

Düzenli kalmak hiç bu kadar kolay olmamıştı.

Artık tüm randevularınızı veya etkinlik rezervasyonlarınızı aynı hizada tutan, müşterilerinizi organize eden ve işletmenizin büyümesini sağlayan tek, güçlü bir WordPress rezervasyon eklentisi ile işinizi yönetebilir ve markanızı büyütebilirsiniz.

Amelia , hem çalışanları hem de müşterileri için rezervasyon deneyimlerini modernize etmesi gereken işletme sahipleri için mükemmeldir.

Amelia, müşterilerinize otomatik e-posta veya SMS hatırlatıcıları göndermek dahil her şeyi sizin için halleder. Gösteri yok? Artık değil!

Amelia WordPress rezervasyon eklentisi, keyifli bir çevrimiçi rezervasyon deneyimi ve çalışan yönetimi için farklı sektörlere uyum sağlar.

Daha fazlasını öğrenmek ister misiniz? Neleri kaçırdığınızı görmek için Amelia'nın harika özelliklerine göz atın.

Sanal Etkinliğinizi Tanıtın

Etkinliğiniz hakkında dünyayı bilgilendirmeye başlayın. Ekibinizin sosyal medya platformlarında ve web sitenizde duyurmak gibi birçok pazarlama stratejisi vardır.

Ayrıca konuşmacılarınız ve sponsorlarınızla konuşabilir ve sosyal medya platformlarında duyurmalarını sağlayabilirsiniz. Bunu, etkinliğinize bir tür uyum sağlamaya yardımcı olabilecek bir hashtag biçiminde yapmayı düşünün.

Ayrıca etkinliğiniz için basit bir web sitesi oluşturabilirsiniz. İçinde, potansiyel katılımcılara fiyatlandırma ve biletleri nerede bulabilecekleri hakkında bilgi verebilirsiniz.

Etkinlik Komut Dosyanızı Oluşturun

Her şeyi yaz. Etkinliğinizde ne olacağını, her bölümün ne zaman olacağını ve bundan kimin sorumlu olacağını yazın. Bu, Google E-Tablolar'da veya Microsoft Excel'de veya ekibinizle koordine etmek için kullanabileceğiniz herhangi bir şeyde kolayca yapılabilir.

Katılımcı Kılavuzu Oluşturun

Katılımcılar, tanıdık olmayan etkinlik platformlarından en iyi şekilde yararlanabilmek için genellikle biraz yardıma ihtiyaç duyacaktır. Çoğu zaman, etkinlik platformlarında zaten çevrimiçi kılavuzlar bulunur, ancak yoksa kendinizinkini yapın.

Etkinliğinize bağlı olarak birçok farklı kılavuz stili oluşturabilirsiniz. Oyunlarınız veya temanız varsa, kılavuz o temayı takip edebilir. Ayrıca, başkalarıyla çevrimiçi etkileşim kurmanın yollarını ekleyebilir veya gelecekte gerçekleşecek olan birden çok oturumu listeleyebilirsiniz.

Ekibiniz İçin İletişim Kanallarını Kurun

İdeal durumda, özellikle etkinlik sırasında önemli ayrıntıların veya mesajların kaçırılmamasını sağlamak için kendinizi bir kanalla sınırlandırmalısınız. Birkaç iyi seçenek Slack, Whatsapp, Microsoft ekipleri, Discord veya etkinlik platformunda özel bir alan. Senin için ne işe yararsa.

Ağ Fırsatlarını Planlayın

Ağ oluşturma, bir etkinliğin kalbidir ve daha çok sanal bir etkinlik için. Sanal etkinliğinizin büyük bir kısmı ağ oluşturma fırsatları yaratmalıdır. Bunlar ara oturumları, sohbet odaları ve buz kırma etkinlikleri şeklinde olabilir. Ağınızı geliştiren her şey sanal etkinliğinizi iyileştirir.

Sanal Etkinlikler Kontrol Listesi: Etkinlik Sırasında

Etkinlik Hatırlatıcıları Gönder

Etkinliğe yaklaştıkça etkinlik hatırlatıcılarını daha sık yayınlamak, katılımı artırmaya büyük ölçüde yardımcı olabilir. Haftaya geldiğinizde günlük hatırlatmalar uygun olabilir.

Sohbeti Devam Edin

Seçtiğiniz etkinlik platformuna bağlı olarak, eğlenceli ve açık bir ortam yaratmanıza yardımcı olabilecek birçok araca sahip olacaksınız.

Soru-Cevap araçlarını kullanarak veya bir sohbette soruları yanıtlayarak izleyici katılımını teşvik edebilirsiniz. Seçeneğiniz varsa, bire bir randevuları bile seçebilirsiniz.

Daha Etkileşimli Bir Deneyim için Katılımcıları Çiftler veya Küçük Gruplar Halinde Düzenleyin

Katılımcıların daha küçük gruplar halinde olması, izleyici katılımını teşvik etmeye yardımcı olabilir. Katılımcılar her beş ila yedi dakikada bir yanıt verebilir veya harekete geçebilirse, tatlı nokta budur.

Harvard Business Review araştırmaları, gözlemciler yerine katılımcıları meşgul etmede en etkili kuralın beş dakikalık bir kural olduğunu bildiriyor.

Herhangi Bir Kargaşaya Hazırlanın ve Tepki Verin

Teknik sorunlar veya rahatsız edici kişiler olması durumunda, birden fazla yedekleme planını hazır bulundurun. Bu, içeriği denetlemekten teknik destek personelinin çevrimiçi ve yardıma hazır olmasına kadar değişebilir.

Bir kesintiyi engelleyemediğinizde, birini durdurmaya hazır olun.

Katılımcı Verilerini Yakala

Hedef kitle verilerini kullanmak, gelecekteki sanal etkinlikleri iyileştirmenize ve müşterilerinizi daha iyi anlamanıza yardımcı olabilir.

Genel olarak faydalı bilgiler, birkaç örnek olarak tıklanan bağlantılardan, katılım numaralarından, katılım süresinden ve oynatılan videolardan gelecektir.

Etkinliğinizi Olduğu Gibi Yayınlayın

Birçok etkinlik platformunda önceden hazırlanmış akış seçenekleri bulunur. Gelecekteki etkinlikler için daha kullanışlı bilgiler toplamak için sanal etkinliğinizi ekstra sosyal medya platformlarında yayınlamayı seçebilirsiniz.

Hatta etkinliğin ortasında yararlı olabilecek bilgileri konuşmacılarla paylaşabilirsiniz.

Sanal Etkinlikler Kontrol Listesi: Etkinlikten Sonra

Katılımcı Anketleri Gönder

Katılımcıların neyi beğendiklerini ve neyi beğenmediklerini onaylamak için bir geri bildirim anketi gönderin. Ardından, bir sonraki sanal etkinliğinizde hedef kitlenizle daha iyi etkileşim kurmak için bu bilgileri kullanabilirsiniz.

Ayrıca, anketlerinizin kısa ve tatlı olduğundan emin olun. Bir anket çok uzunsa, insanlar genellikle anketin sonuna kadar kalmaz.

Kitlenizle İletişim Kurun _ _

İzleyicilerinize katılımları için teşekkür edin. Bunu bir e-posta göndererek veya sosyal medya platformlarını kullanarak yapabilirsiniz.

Olaydan hemen sonra, henüz akıllarında tazeyken bir mesaj göndermeye çalışın. Ayrıca bir geri bildirim anketi ve olay kaydına nereden erişebilecekleri hakkında bilgi de ekleyebilirsiniz.

Verilerinizi Analiz Edin

Etkinliğiniz sırasında ve sonrasında topladığınız verileri gözden geçirin. Bu veriler, hangi alanlarda başarılı olduğunuzu ve hangi alanlarda kendinizi geliştirebileceğinizi daha iyi anlamanıza yardımcı olabilir. Ardından, bu bilgilerle daha da başarılı bir etkinlik yapmak için çalışmaya başlayabilirsiniz.

Bütçeyi Dengeleyin

Artık herkese ödeme yaptığınıza göre, planladığınız bütçeyi etkinliğin sonucuyla karşılaştırın.

Bu noktada, ROI'yi (yatırım getirisi) hesaplayabilir ve doğrudan geliri, atfedilen geliri, bağlantılı satış hattını, tüm marka bilinci oluşturma avantajlarını, bilgi alışverişini ve etkinliğinizle ilgili diğer tüm önemli bilgileri göz önünde bulundurabilirsiniz.

Etkinliğinizle İlgili Bilgileri Paylaşın

Bu sanal etkinlikler kontrol listesinin son adımı: Etkinlikteki tüm fotoğrafları, videoları ve makaleleri kullanın.

Bunları, hedef kitlenizin ilgisini çekmek ve gelecekteki katılımcılar için daha fazla maruz kalma sağlamak için sosyal medyanızda yayınlayabilirsiniz. Gelecekteki bir sanal konferans veya etkinlik için bu geçmiş etkinliklerin parçalarını bile kullanabilirsiniz.

Sanal Etkinlikler Kontrol Listesi hakkındaki bu makaleyi okumaktan zevk aldıysanız, bunları da okumalısınız:

• Hızlı ve Verimli Bir Skype Toplantısı Nasıl Planlanır
• E-posta ile Gönderilecek Toplantı Hatırlatma Şablonu Örnekleri
• WordPress Web Sitenize Sanal Etkinlik Takvimi Nasıl Eklenir?