İşin Kapsamı Nedir?

Yayınlanan: 2022-07-07

Müşterilerle çalışmak kolay değil. Kötüleşen bir müşteri ilişkisinin ana nedenlerinden biri, müşterinin hangi hizmetleri alması gerektiği konusunda anlaşmazlıklar olmasıdır. Onlar için hangi hizmetleri gerçekleştireceğinizi açıkça belirten bir araca ihtiyacınız var. Bu araca iş kapsamı denir.

Kendinizi hiç bir müşteri için fazladan ücretsiz iş yaparken veya anlaştıkları iş için onlara yeterince iş vermemekle suçlanırken buldunuz mu?

Bu, özellikle web tasarımı ve geliştirme gibi dijital mesleklerde olma eğilimindedir.

Müşteriler, fazladan iş eklemenin sizin için kolay olduğunu düşünebilir ve bunu çok az haber vererek veya tazminat ödemeden yapmanızı bekleyebilirler. Diğer zamanlarda, belirli bir hizmete neyin dahil olduğu konusunda kafaları karışır. Bazen, mümkün olduğu kadar fazla ücretsiz iş için sizi çalıştırmaya çalışan bir müşteri elde edersiniz.

Bu istemci sorunlarını önlemek için bir çalışma kapsamına ihtiyacınız var. Bu makalede, bir iş kapsamının ne olduğunu, neden bir işe sahip olmanız gerektiğini ve nasıl oluşturulacağını açıklayacağız.

İşin Kapsamı Nedir?

İş kapsamı, bir proje kapsamında yapılacak iş üzerinde yapılan bir anlaşmadır. Ne yapılacağını, ne zaman yapılacağını ve nasıl yapılacağını ayrıntılı olarak açıklar.

İşin kapsamı, hizmetin sınırlarını ve sınırlamalarını tanımlar.

İşin Kapsamı ve İş Beyannamesi

İşin kapsamı, özellikle her ikisi de aynı kısaltmaya sahip olduklarından, genellikle iş beyanı ile karıştırılır - SoW. Ancak bu terimler eş anlamlı değildir.

Bir çalışma kapsamı , projenin amacına ulaşmak için tamamlanacak bireysel görevler ile birlikte gerçekleştirilen hizmetleri ana hatlarıyla belirtir.

Çalışma beyanı , daha geniş, daha kapsamlı bir proje taslağı ve proje yönetimi belgesidir. Yapılacak işle ilgili her şeyi içerir. İş beyanı, taşeron bilgileri veya seyahat gereksinimleri gibi şeyleri içerebilir. Bu belgeler genellikle bir çalışma kapsamından daha fazla paydaşla paylaşılır.

işin kapsamı

İş Kapsamı Neden Önemlidir?

Bir çalışma kapsamı, müşterilere sizden ne alacaklarını ve nasıl çalıştığınızı kısaca iletir. Bu iki şey kritik.

Çalışmanın kapsamı, müşterileri dahili süreciniz konusunda eğitmek için kullanılabilir. Aynı sayfada olduğunuzdan emin olmanın en iyi yolu budur. Ve size bolca zaman ve baş ağrısı kazandırabilir.

Müşterilerin size sürekli olarak ne kadar iş yaptığınızı ve ne zaman bir teslimat bekleyebileceklerini sormasını engellemek mi istiyorsunuz? Ayrıntılı bir çalışma kapsamı yazın.

Ayrıca, açıkça tanımlanmış bir dizi hizmet ve görevi kabul ettiklerini göstererek kapsam kaymasını ve hizmet sonrası şikayetleri önler. İsterseniz, ek hizmetler eklemeleri için bir yol ekleyebilirsiniz.

Birkaç hizmeti ve görevi basitçe detaylandıran sadeleştirilmiş bir sürüm oluşturabilirsiniz. Veya onay son tarihlerini paylaşan daha kapsamlı bir tane oluşturabilirsiniz.

Bir İş Kapsamına ihtiyacım var mı?

Evet. Bir müşteriye hizmet sağlıyorsanız, onlara tam olarak hangi hizmetleri verdiğinizi, bu hizmetlerin kapsamını ve sınırlamalarını ve bunları nasıl sunacağınızı tanımlayan belgelere sahip olmanız gerekir. Bu bilgiler teklifler veya sözleşmeler kapsamında değildir.

Her hizmet için bir çalışma kapsamı yapılmalıdır - uzun vadeli bir müşteri için tekrarlanan bir hizmet olsa bile. Bir müşterinin sürecinizin tüm ayrıntılarını bilmesini veya hatırlamasını beklemek makul değildir. Bu, işleri profesyonel tutacak ve bir şeyler ters gittiğinde sizi destekleyecektir.

İş kapsamı olmadan çalışmak, kendinizi başarısızlığa hazırlamaktır.

Bir İşin Kapsamı Neleri İçermelidir?

İşin kapsamı, hizmetlerinize, projenize ve müşterilerinize uyacak şekilde özelleştirilebilir. En azından hangi hizmetleri sağladığınız, bunları ne zaman sağladığınız, bunları nasıl sağladığınız ve müşterinin ne alacağı hakkında ayrıntılı bilgi vermelidir.

Bir iş kapsamına girebilecek yirmi öğeden oluşan bir liste derledik. Hepsi her proje için uygun değildir. Hangilerini dahil edeceğinizi ve neleri dışarıda bırakacağınızı seçebilirsiniz.

Unutmayın, her şey müşteri-tasarımcı ilişkinizi daha kolay, daha verimli, daha üretken ve daha az riskli hale getirmeye yardımcı olacak proje ayrıntılarını iletmekle ilgilidir.

Aşağıdaki unsurlar temel olarak kabul edilebilir:

  • genel bakış
  • Amaç/Hedef
  • İşin kapsamı
  • Protokolü Değiştir
  • Onay Koşulları
  • Servis açıklaması
  • Teslimat
  • kilometre taşları
  • İlerleme Raporlaması
  • Zaman Çizelgesi/Program

İhtiyaçlarınıza göre aşağıdakiler dahil edilebilir:

  • Sorun bildirimi
  • Sözlük
  • Kapsam dışı liste
  • Görev listesi
  • Kaynaklar
  • İş yeri
  • Proje Yönetimi
  • Test yapmak
  • Ödeme şartları
  • Bütçe veya Kaynak tahsisi

1. Projeye Genel Bakış veya Arka Plan

Projeye genel bakış projeyi özetler. Projenin temel ayrıntılarını içermelidir: müşteri kimdir, hizmet sağlayıcı kimdir ve hangi hizmetler verilmektedir.

Çoğu genel bakış, yapılan işin bağlamıyla birlikte arka plan bilgisi de verir. Bu, hizmet sağlayıcı olarak seçilmenizin nedenlerini ve müşterinin bu karara nasıl ulaştığını içerebilir. Ayrıca tahmini bir zaman çizelgesi içerebilir.

2. Proje Amacı

Proje hedefi, hizmetlerinizin ulaşmayı amaçladığı sonuçları ve sonuçları tanımlar.

Bu genel, büyük resim, yüzey düzeyinde bir açıklamadır. Ayrıntılı bir çıktı listesi içermemeli veya teknik bilgi içermemelidir.

“Alışveriş sepeti ile açılış sayfası” ile “tel çerçeveleme, sayfa içi SEO, alışveriş sepeti entegrasyonu” vs. gibi düşünün.

3. Sorun Bildirimi

Sorun bildirimi, bu hizmetin ele aldığı sorunu, sorunu veya ihtiyacı açıklar. Projenin nedenini özetleyen kısa bir bölümdür.

Bu bölüm isteğe bağlı olarak kabul edilebilir. Tüm projeler için çalışmayacaktır, ancak uygun olduğunu düşünüyorsanız dahil edilmelidir.

Örneğin, site yenileme üzerinde çalışan bir web tasarımcısı, web sitesinin yüksek hemen çıkma oranını veya engelli kişiler için erişilemezliğini açıklayan bir sorun bildirimi eklemek isteyebilir.

4. Sözlük

Hizmetlerinizi tanımlamak için kullanılan dile aşina olmayan kişilerle çalışırken bir sözlük eklemeyi düşünmelisiniz.

Dışarıdan birinin bilmeyebileceği her şeyi listeleyin ve tanımlayın.

Bu, iş alanınızda ve endüstrinizde kullanılan kısaltmaları, terimleri ve jargonu içerebilir. Ayrıca tüm hizmet şartlarını, koşullarını ve gerekliliklerini de içermelidir.

Dahil edilmişse, sözlük belgenin başlangıcına yakın yerleştirilmelidir. En azından tanımlanması gereken terimlerin önüne yerleştirilmelidir.

5. İşin Kapsamı

İşin kapsamı bölümü, müşteriye verilecek belirli hizmetleri listeler.

Bu bölüm, çıktılar veya görevler listesine benzer ancak ondan farklıdır. Sağladığınız farklı hizmetleri ve alt hizmetleri listeler.

Örneğin, grafik tasarım hizmetleri sağlayan bir web tasarımcısı, tel çerçeveleme, 3 logo tasarımı, arka plan resimleri ve tipografi içerebilir.

Farklı hizmet seviyeleri varsa, bu bölüm o çalışmanın kapsamını içermelidir.

6. Kapsam Dışı Liste

Kapsam dışı bir bölüm, bu hizmet sırasında gerçekleştirilmeyecek işleri listeler. Bu, kasıtsız olarak veya bir müşteri sizin üzerinizde çalışmaya çalışsa da, kapsam kaymasını önlemenin harika bir yoludur.

Bu bölüm, müşterilerin proje boyunca talep etme olasılıklarının en yüksek olduğu veya projenin başarısı için kritik olan - ancak sizin tarafınızdan tamamlanmayacak olan ek hizmetleri listeler.

Bir şekilde dış insanlara veya faktörlere bağlı bir proje üzerinde çalışan herhangi bir hizmet sağlayıcı, kapsam dışı faaliyetler bölümü içermelidir. Kontrolünüz dışında olan şeylerden sizi sorumlu tutmaktan korur. Bu bölüm aynı zamanda ücretsiz çalışma veya ikramiye hizmetlerinden beklentilerin kesin olarak ortadan kaldırılmasına da yardımcı olur.

Müşteriler genellikle web tasarımcılarından burada ve orada daha fazla özellik, yükseltme, değişiklik veya diğer ekstralar ister. Bazen bu, önceden düşünmedikleri, bazı şeyleri eklemeyi unuttukları veya dahil edileceği izlenimi altında oldukları için olur. Tamamlayıcı, yakından ilişkili veya sağladığınız şeyden daha geniş herhangi bir şey düşünün.

Birçok müşteri, kapsam dışı bir bölümde listelendiğini gördüklerinde sözleşmeye daha fazla hizmet eklemeyi seçer. Bu nedenle, bunu satış yapmak için harika bir yol olarak düşünün.

7. Protokolü Değiştir

Müşteriler değişiklik isteyecektir. İstemciler ve bir proje içi süreçle ilgili değişiklikleri ele almak için belirlenmiş bir protokolle buna hazırlıklı olmanız gerekir.

Müşterileri, değişikliklerin nasıl yapılabileceği ve yapılması gerektiği konusunda önceden eğitmek, projelerin sorunsuz bir şekilde yürütülmesine yardımcı olur. Çalışma sürecinize daha fazla yapı getirir, profesyonellik gösterir ve müşteri ilişkinize bir formalite duygusu ekler.

Müşterilere, işinizi ciddiye aldığınızı ve proje sırasındaki davranışları için net beklentileriniz olduğunu gösterir.

Müşteriler, net sınırlar koyan insanlara saygı duyarlar. “Her şey yolunda” temelinde çalışmadığınızı anlamalılar.

Bir değişiklik protokolü veya süreç bölümü, bir müşteri değişiklik yapılmasını isterse ne olacağını ana hatlarıyla belirtir. En azından aşağıdakileri içermelidir:

  • Sözleşme kapsamında hangi değişiklikler yer alıyor?
  • Müşteriler bu değişiklikleri yaparken nasıl bir yol izlemeli?
  • Belirlenen şartlar dahilinde değişiklik yapmazlarsa ne olur?
  • Üzerinde anlaşmaya varılan hizmetlerin dışında kalan değişiklikler nasıl ele alınır?
  • Ekstra değişiklikler için fiyatlandırma ve ödeme koşulları

Değişiklikleri sizin için daha kolay hale getirmek için ne gerekiyorsa ekleyin. Hizmet sağlayıcılar genellikle değişiklikleri yalnızca belirli bir sayıyla ve sınırlı bir zaman dilimi içinde kısıtlamayı tercih ederler.

Bu bölüm, anlamsız değişiklik isteklerini önler, değişikliklerin kaotik olmamasını sağlar ve kapsam kaymasını engeller.

8. Hizmetlerin Tanımı

Hizmet açıklaması bölümü gerçekleştireceğiniz hizmetleri anlatmaktadır. Bunu görevler olarak değil, türler ve kategoriler açısından düşünün.

Örneğin, bir e-ticaret web sitesi için web hizmetleri, SEO araştırması, WordPress web sitesi geliştirme, tema özelleştirme, mobil optimizasyon ve pazarlama eklentisi entegrasyonu olabilir.

Hizmet tanımı bölümünü değerinizi pekiştirmek için bir fırsat olarak kullanabilirsiniz.

9. Görev Listesi ve Ayrıntılar

Bu bölüm, her bir hizmeti tamamlamak için gereken tüm görevleri son teslim tarihleriyle birlikte içerir. Müşteri için yaptıklarınızın en ayrıntılı listesidir.

Görev bölümleri, özellikle web hizmetleri veya tek bir hizmetin uzun bir görev listesi içerebileceği diğer işler sağlarken oldukça uzun olmaya başlayabilir. Bu nedenle, bu bölümü düzenli ve mantıklı bir şekilde organize edin.

İçerisinde birden fazla kişi varsa veya ona başvurması gerekecekse, bu bölüm referans olarak kullanılabilecek kadar ayrıntılı olmalıdır.

10. Kaynaklar

Müşterinin hizmetleri tamamlamak için size kaynak, bilgi veya başka bir şey sağlaması gerekiyorsa bir kaynak bölümü eklenmelidir.

Bu, onlar için neye ihtiyacınız olduğunun, her kaynağı sağlamak için son tarihlerin ve onu almak için tercih ettiğiniz yöntemin bir listesi olmalıdır.

11. İş Yeri veya İcra Yeri

Bu bölümde işin nerede yapılacağı belirtilir. Birçok servis sağlayıcı için bu, sanal veya uzak bir çalışma konumu anlamına gelir.

Ancak, müşteriyle herhangi bir yüz yüze görüşmeniz varsa, bu bir melez olabilir.

12. Teslimatlar

Bu bölüm, müşterinin verilen hizmetlerin bir parçası olarak alacağı her bir ayrı nihai ürünü listeler. Bunları sağlama yönteminizi dahil etmeyi seçebilirsiniz.

İşte iki örnek:

  • Bir logo tasarımcısının çıktıları, Google Drive üzerinden SVG ve JPG biçimlerinde sağlanan 5 logo sürümü olabilir.
  • Bir web tasarım projesinin çıktıları bir rakip analizi, A/B testi için 2 web sitesi versiyonu, yaratıcı varlıklar ve stil yönergeleri olabilir.

Bu bölüm çok önemlidir. Müşterileriniz projenin sonunda tam olarak ne alacaklarını bilmelidir.

13. Proje veya İş Yönetimi

Bir yönetim bölümü, müşterinin veya diğer paydaşların katılımıyla ilgili olarak proje yönetiminizi detaylandırır.

Bu, sanal toplantılar, telefon görüşmeleri, video konferans, paydaş tartışmaları vb. gibi şeyleri içermelidir.

Örneğin, ilerlemeyi tartışmak için haftalık bir toplantı yapmak istiyorsanız, bunu bu bölüme koyun.

14. Kilometre Taşları

Bir dönüm noktası bölümü, hemen hemen her iş kapsamı için uygundur. Bu, proje boyunca önemli noktaları listeler.

Farklı proje yönetimi aşamalarıyla ilişkilendirilebilir ve/veya kesin başarıları işaretleyebilir.

15. Program veya Çalışma Zaman Çizelgesi

İşin kapsamı her zaman bir program içerecektir. Projenin başlangıç ​​ve bitiş tarihini (veya tahmini bitiş tarihini), herhangi bir dönüm noktasının tarihleriyle birlikte listelemelidir.

Müşteriye bir proje aşaması zaman çizelgesi sağlamayı da seçebilirsiniz. Bu, işlerin nerede olduğunu takip etmelerine yardımcı olmanın harika bir yoludur.

Tipik program şunları içerecektir:

  • Projenin başlangıç ​​tarihi
  • Projenin tahmini bitiş tarihi
  • Projenin nihai bitiş tarihi
  • İşin başlangıç ​​ve bitiş tarihi
  • kilometre taşı tarihleri
  • Teslim edilebilir son tarihler
  • Önemli aşamalar için yaklaşık tarihler

Kesin tarihler ile tahmini tarihler arasında ayrım yaptığınızdan emin olun. Projenin başlangıç ​​tarihi genellikle kesin olarak tespit edilebilecek tek tarihtir.

Kilometre taşları ve proje aşamaları söz konusu olduğunda, tek bir tarih yerine bir tarih aralığı veya son teslim tarihi belirtmek isteyebilirsiniz.

Müşterinin, onlara tahmini bir zaman çizelgesine karşı kesin bir son tarih verdiğinizi anladığından emin olun.

16. İlerleme Raporlaması

Çalışma kapsamının bu bölümü, durum raporlarını ve güncellemeleri müşteriyle nasıl paylaşacağınızı açıklar.

Onlara ne tür bilgiler alacaklarını, ne zaman alacaklarını, hangi formatta olacağını ve nasıl iletileceğini söyleyin.

İlerleme raporlarını daha sonra doğrulanabilecek şekilde sağlamak en iyisidir.

17. Test ve Kontrol Noktaları

Yaptığınız hizmetlerin kritik bir parçasıysa, işin kapsamı bir test veya kontrol noktası bölümü içermelidir.

Olmalı:

  • Hangi iş test edilecek
  • Ne tür testler yapılacak
  • Bu testlerin kapsamı
  • Testler ne zaman yapılacak

Bu, müşterilerin standartlarınızın ne olduğunu bilmesini sağlar ve olaydan sonra onların şikayette bulunmalarını veya ortalamanın altında hizmet iddialarında bulunmalarını engeller.

Bunlar, programınıza veya zaman çizelgenize dahil edilmelidir.

18. Kabul ve Onay Koşulları

Çalışma kapsamınız her zaman müşterinin çalışmanızı onaylaması ve kabul etmesi için belirlenmiş beklentileri içermelidir.

Müşterilere neyin onaylanması gerektiğini, bu onayları nasıl yapmaları gerektiğini ve bunu yapmak için ne kadar zamanları gerektiğini söylemelidir. Müşterinin bu şartları yerine getirmemesi işi kabul etmiş sayılır.

Müşteriler yol boyunca çalışmayı onaylıyor olmalıdır. Her önemli aşama, teslimat, kilometre taşı ve projenin nihai kapanışı için aşamalı onayları dahil edin.

19. Ödeme Koşulları

Bir iş kapsamı, ödeme koşullarını ve vade tarihlerini içerebilir. Bu şartlar, sözleşme ve teklif gibi diğer belgelerde yer almalıdır.

Ancak bunların iş kapsamında tekrar edilmesi, çalışmanın bunların yerine getirilmesi şartına bağlı olduğunu yineler.

20. Proje Bütçesi veya Kaynak Tahsisi

Önemli projeler için bir çalışma kapsamı, bütçe tahsisini detaylandıran bir bölümü içerebilir.

Toplama

Bir iş kapsamı, şikayetlere ve anlaşmazlıklara karşı yasal koruma sağlarken çalışma ilişkinizi kolaylaştırmalıdır.

İlk başta temel bilgilere odaklanın, ardından sizi ve müşterinizi aynı sayfada buluşturacak her şeyi ekleyin.

İşte birkaç son ipucu:

  • Açık ve basit bir şekilde yazın
  • Ayrıntılı ve ayrıntılı olun
  • Hazırlıktan kapanışa kadar yapılan her şeyi düşünerek adım adım ilerleyin
  • İşi hizmetlerine, alt hizmetlerine, görevlerine ve alt görevlerine ayırın
  • Net kriterler, başarı kriterleri ve aşamalar belirleyin
  • İşin kapsamını başka biri tarafından gözden geçirin veya dinlenmeye bırakın ve tekrar kontrol edin

Web Seminerini İzleyin: Kapsamlı Bir Çalışma Kapsamı Nasıl Oluşturulur

Bu gönderi, iThemes Eğitiminden “Kapsamlı Bir İş Kapsamı Nasıl Oluşturulur” web seminerine dayanmaktadır. İşletmenizi daha verimli ve üretken kılan bir kapsam veya çalışma bildirimi oluşturma hakkında daha fazla bilgi edinin.