Birleşme Sonrası Entegrasyon Neden Önemli?

Çoğu işletme, yalnızca kısa vadeli ticari işlemler için en iyi veri odalarını kullanır. Örneğin, çoğu finans şirketi, yalnızca başarılı bir birleşme ve devralma gerçekleştirmek için sanal bir veri odasına erişim satın alır. Örneğin hukuk firmaları, şirket içinde çeşitli denetimler yapmak için kısa vadeli sanal veri odaları satın alır.

Yukarıdaki nedenlerin yeri vardır. Ancak, bu üründen ayrılmak gelecekte uygun bir seçenek olmayacağından, sanal veri odasını kullanmaya devam etmeyi düşünmelisiniz. Bu veri odası incelemesinde ele alacağımız ana konu budur.

Sanal Veri Odası Nedir?

Basitçe söylemek gerekirse, sanal veri odası, kurumsal ortam için tasarlanmış gelişmiş bir araçtır. Genel üretkenliği ve yönetimi artıran merkezi bir bağlantıdır. Genel olarak konuşursak, veri odası satıcılarının birincil işlevi en güvenli depolamayı sağlamaktır.

Bu teknolojiye aşina olmayan çoğu kişi, ücretsiz yazılımı kurumsal bir çözüm olarak bile kullanır. Bu yanlış bir karardır çünkü bu programlar yalnızca bireysel kullanıcılar için oluşturulmuştur ve temel güvenlik düzenlemelerinden yoksundur.

Bu özellik çoğu durumda kritiktir, özellikle de bir girişimci birleşme ve satın alma gibi önemli bir iş sürecinden geçmek istiyorsa. Aslında, en iyi seçeneği bulmak için sanal veri odalarını karşılaştırmalısınız.

Ücretsiz veya koşullu olarak ücretsiz bulut çözümleri arasındaki temel fark aşağıdaki listede bulunabilir:

• Ücretsiz bulut çözümleri, rolleri yapılandırmanıza izin vermez. Özel kullanıcılar için ücretsiz bulut depolama çözümleri oluşturulduğundan beri, güvenlik veya kullanıcı erişim kısıtlamaları yoktur. Ticari işlemler için kullanıcı izinlerini tanımlamanız gerekeceğinden bu önemli bir dezavantajdır.
• Ücretsiz bulut çözümleri, şirketinizi verimli bir şekilde yönetmenize izin vermez. Yalnızca dosya depolama alanı sunarlar ve başka bir şey sunmazlar. Sanal veri odası sağlayıcıları, insan kaynakları da dahil olmak üzere şirketinizin kaynaklarını olabildiğince verimli kullandığınızdan emin olmak için size ek araçlar sunar.
• Ücretsiz geleneksel çözümler güvenli değildir. Bu nedenle, bireysel kullanıcılar için ücretsiz bulut çözümlerinin popüler geliştiricileri, artırılmış güvenliğin tavsiye edilebilir olduğuna inanmazlar. Sonuç olarak, çoğu bilgisayar korsanı saldırısı, özellikle bu ücretsiz bulut depolamaya karşı gerçekleşir. Şirketinizin verileri bu şekilde yaşlanırsa, yalnızca itibarınız zarar görmez, aynı zamanda tüm finansal raporlarınız ve diğer hassas verileriniz rakiplerinizin eline geçer. Bu, şirketinizi tamamen mahvedebilecek bir emsal teşkil eder.

Gördüğünüz gibi, veri odası yazılımları normal depolama değildir, ancak bazı benzerlikleri vardır.

VDR'ler Nasıl Kullanılır?

Daha önce belirtildiği gibi, sanal veri odasının birleştirme sonrası entegrasyonda kullanımı oldukça basittir. Bir ürünü kullanmaya başlamak için önce doğru ürünü bulmanız gerekir.

İdeal ürünü bulmak için şu basit talimatlara uyun:

1. Saygın bir web sitesinden işletmenizin işlevselliğini, güvenlik özelliklerini ve diğer ihtiyaçlarını karşılayan bir ürün seçin.
2. İncelemelerin orijinal olduğundan emin olun. Web sitesindeki değerlendirmeler her zaman doğrulanmalıdır ve uzmanlar incelemeden ayrılmadan önce gerekli belgelerle kendilerini tanıtmalıdır.
3. Seçilen geliştiriciyle e-posta veya telefon yoluyla iletişim kurun.
4. İşletmenizin hangi hizmetlere ihtiyacı olduğuna ve hangi fiyatı ödemeyi kabul ettiğinize karar verin. Fiyatlandırmanız, dijital alanın miktarına, özelliklerine ve yapay zeka gibi en son teknolojilerin erişilebilirliğine göre ayarlanacaktır.
5. Bulut tabanlı bir hizmetin yardım bölümünü kullanıyorsanız, sunulan yönergeleri veya bir tarayıcıyı kullanarak programı yükleyin.

Gerekli satın alımları yaptıktan ve ürünleri kurduktan sonra bunları yapılandırmanız gerekir. Yapılandırma, aracın kullanımda olduğu sürece firmanızdaki performansını etkileyeceği için buna çok dikkat edin.

Bu birkaç yönerge, bunu başarmanıza yardımcı olabilir:

• Dosya organizasyonu. Başarılı indeksleme için dosyaların düzgün bir şekilde düzenlenmesi gerekir. Yani, personeliniz ve iş prosedürlerinde sizinle ilişkilendirilecek ikinci firma, ihtiyaç duydukları bilgileri ne kadar kolay bulabilirlerse, evraklar o kadar net bir şekilde organize edilecektir.
• Taleplerinizi elektronik veri odasına sığdırın. Yazılımı sık sık kullanmayı planlıyorsanız gerekli ayarlamaları yapın. İşlemleri hızlandırmak için kullanmayı planlıyorsanız, program içinde durum tespiti yapın ve dosyaları işlem türüne göre düzenleyin.
• Güvenlik düzenlemelerini değiştirin. Tüm dosyaları klasörler halinde düzenledikten ve özel dosyaları genel dosyalardan ayırdıktan sonra, dosya erişimi için güvenlik politikasını değiştirmelisiniz. Bunu benzersiz roller tasarlayarak veya daha zahmetli bir şekilde her çalışanı manuel olarak sınırlayarak yapabilirsiniz.

Sonunda, VDR yazılımını kullanmak basit ve etkili olacaktır.

Birleşme Sonrası Entegrasyondan Sonra Neden Data Room'u Kullanmalısınız?

İstatistiklere göre çoğu girişimci, kısa vadeli ticari işlemler için çevrimiçi veri odası yazılımını kullanmaya başlıyor. Örneğin, mali veya yasal belge denetim süreçleri.

Bu ticari işlem çok sayıda belge gerektirir. Önemli bir gerçek, kolayca erişilebilir olmaları, senkronize edilmeleri ve uygun şekilde güvenlik altına alınmaları gerektiğidir.

Belge bilgilendirme sürecine hazırlık sırasında yapılması gerekenler:

• Her belgeyi alın ve elektronik formata koyun. Sanal veri odalarında bulunan çok sayıda araç, bunu olabildiğince hızlı ve kolay hale getirir. Bu süreç en zor olanlardan biridir çünkü genellikle çok fazla belge vardır. Başlangıçta bazı dijital belgeleri saklarsanız şanslısınız; tüm belgeleri sıfırdan elektronik formata dönüştürmeniz gerekmez.
• Mevcut sanal veri odanızı düzenleyin veya bitmiş ürünün dışında düşünün. Henüz bir sanal veri odasına karar vermediyseniz, sıradan bir belge ile dokümantasyon yapınızı baştan sona düşünebilir ve ardından planlarınızı gerçek hayatta uygulayabilirsiniz.
• Ayrıca, güvenlik politikasını baştan sona düşünün veya veri odası hizmetleri güvenlik politikasını şirketinizde hâlihazırda yürürlükte olan mevcut politikalara göre uyarlayın. Bunun için çeşitli güvenlik araçları, hem kurumsal güvenliği ayarlayabilir hem de bu güvenliği sıfırdan oluşturmanıza izin verebilir.

Gördüğünüz gibi, sürekli kullanımın nedenleri çoktur. Bu ürün, doğası gereği geride bırakılamayacak kadar olağanüstü.