在工作场所提前完成截止日期的 6 个技巧

已发表: 2023-04-15
无名

我们都听过这样一句话：“重要的不是多长时间，而是多好。” 虽然这听起来有点可爱，但在工作环境中并不完全正确。 每个目标、项目和任务都是用时间来衡量的。 事实上，SMART 目标中的 T 是有时间限制的。因此，执行任务的好坏并不重要； 如果你错过了最后期限，你就没有达到你的目标。

以下是当您没有按时完成时会发生的情况。 你变得沮丧——你有所有的答案，但你提供它们的时间太晚了，所以你得不到适当的荣誉。 你失去了客户。 你花了你公司的钱。 你声名狼藉。 你最终会丢掉工作——没有人愿意承担责任。

现在，这听起来不太公平，是吗？ 但是它就是这样啊。 如果你不守时，你就没有你想象的那么聪明。 你所有的努力都白费了，没有人看到你的才华。

但是，您现在可以更改它。 这只鸟在你的手中——它是生是死取决于你。 您可以选择更有意识地遵守截止日期，甚至提前完成。 这里的提示将使您走上正确的道路。

3 员工不按时完成的主要原因

一个人曾经在他的花园里看到杂草。 愤怒地，他拿出他的园艺剪刀朝他们砍去。 他对自己的辛勤工作心满意足地笑了笑，然后回到了屋子里。 第二天，杂草又回来了。 他不停地割草，直到他意识到必须拔除杂草才能获得永久性的效果。

同样，如果你不找出导致你错过最后期限的根源，你也只是在修剪杂草。 以下是人们在工作场所错过最后期限的三个常见原因。 看看你的有没有

  • 沟通不畅

如果没有就任务的可交付成果进行明确的沟通，那么在截止日期之前可能会出现问题。 例如，如果上级给下属一项任务并说：“下周前准备好”，这是含糊不清的。 “下周”可能意味着从周一到周五的任何时间，而周五可能为时已晚。

这就是项目管理软件的用武之地。它们通过允许团队交流项目要求、可交付成果、角色和职责来帮助建立一个有凝聚力的团队。这消除了关于任务期望的任何歧义。

  • 不切实际的最后期限

是的。 并非所有的截止日期都是现实的，期望满足它们是海市蜃楼。 这不是你的错，但它肯定会影响你的工作效率。 虽然紧迫的时间表可能会让你更快地完成任务，但它们会让你承受不适当的压力并导致代价高昂的错误。 与你的老板就不切实际的最后期限进行坦率的讨论是前进的方向。

  • 缺乏时间管理技巧

现在，我们到了问题的关键。 这通常是人们在截止日期前遇到的主要问题——他们不知道如何管理时间。 研究表明，82% 的人没有时间管理系统。他们不知何故只是希望神奇地赶上最后期限。

难怪许多工人不能按时完成任务。 在你让它发生之前，什么都不会发生。 时间管理技能不会落在你的腿上。 你必须积极主动。 你必须学习和培养这些技能。

提前完成截止日期的 6 个技巧

从上面列出的原因可以明显看出，影响错过最后期限的一些因素是您无法控制的。 如果你的公司没有良好的沟通文化，或者如果你的老板设定了不切实际的时间表，那么你对此几乎无能为力。

但是，有些因素在您的控制范围内，您可以继续努力。 以下提示将帮助您更有效地管理时间。

  • 有一个时间管理系统

如前所述，您必须慎重考虑是否赶在截止日期之前。 这种意向性涉及开发一个时间管理系统，帮助您控制时间。 您的时间管理例程将自动化，这样一切都会到位并实现您的目标。

  • 使用 SmallPDF 等文档管理软件

来源

手动文档管理浪费时间和精力，让您错过最后期限。但是，像 SmallPDF 这样的文档管理软件可以解决这个问题。 使用它，您可以将 PDF 转换为可编辑的 Word 文档，合并、编辑、压缩和电子签名 PDF 文档。

SmallPDF 拥有启动、管理和完成数字文档任务的必要工具。 您可以使用该软件突出显示和添加文本、徒手注释、形状和图像。 这可以为您节省大量时间，让您专注于更重要的任务。

  • 利用时间跟踪软件

当您兼顾多项任务时，您很容易忘记时间。 时间跟踪软件可以阻止这种情况的发生。它可以帮助您在规定的时间范围内完成任务，而不会影响您的工作标准。 您可以单独或作为一个团队使用它。 它可以提高员工的工作效率。

  • 练习艾森豪威尔矩阵

当您有多个项目和任务时，您可能会不知所措并失去注意力。 您只需将所有内容混在一起并开始工作。 最后，您可能会发现您遗漏了最重要的任务并错过了最后期限。 艾森豪威尔矩阵可以帮助您摆脱这种痛苦。 它可以让您有效地确定任务的优先级。

下面是它的工作原理。 你根据它们的重要性来划分你的任务，并相应地关注、忽略和消除它们。 任务分为以下几个部分：

  • 紧急且重要
  • 重要而不紧急
  • 紧急且不重要
  • 不重要也不紧急

通过这种细分，您可以完成最重要的任务并按时完成。

  • 采用番茄工作法

努力工作意味着长时间工作并精疲力尽。 聪明地工作意味着短时间工作并间歇性地休息。 最后，你实现了你的目标，并在没有倦怠的情况下完成了最后期限。 这就是番茄工作法的建议。

确定任务的优先级后，从第一个开始，连续工作 25 分钟。 当时间流逝时，休息 5 分钟以伸展和放松。 这样做大约四次，然后再休息 30 分钟。 前面讨论的时间跟踪软件在这里很有用。 你会发现你会取得更多成就并且精神焕发。

  • 利用冰山方法

冰山概念涉及整理重要资源和笔记以供将来使用。 当您这样做时，您就有了一个资源库，可以在您需要时随时使用。这种方法将为您节省大量的研究时间。

下面介绍如何利用此方法。

  • 整理与工作相关的文章、邮件、视频、笔记等。
  • 正确标记和排列它们
  • 存储它们
  • 有任务时请教他们

提前完成截止日期的 5 大好处

除了不会毁了你的名誉和丢掉你的工作之外，按时完成任务并保持领先还有其他好处。

  • 改善焦点

您一直在练习的时间管理技巧将提高您的注意力。您将能够专注于一项任务并成功完成它，然后再开始另一项任务。 这将提高您的工作效率和工作质量。

  • 掌握优先级

确定优先级是时间管理的一个重要方面。 当你养成习惯时，你就会在正确的时间做正确的事情并获得正确的结果。 您将从您的日程安排中消除不必要的和平凡的任务，并更有效地利用您的时间。

  • 提高生产力

当您在工作中使用上面列出的技巧时，您会看到工作效率的提高。 您可以在更短的时间内完成更多工作，并提高工作质量。

  • 提高可靠性

按时完成任务会增加上级对你的信任。 他们可以依靠您在不影响质量的情况下及时交付您的工作。 这会增加您的责任，并最终增加报酬。

  • 减压

未按时完成的压力会导致压力。 当您的盘子里有很多待处理的工作时，您的压力水平会急剧上升，从而影响您的健康和工作效率。 赶在最后期限前消除这种压力。 你精神焕发，没有任何交付压力，因为你有一个工作时间管理系统。

借助行之有效的时间管理技巧，在游戏中保持领先

在截止日期之前保持领先的人是资产。 他们不仅完成了工作，还向雇主表明他们认真对待自己的工作，愿意为实现组织的目标不惜一切代价。 这些人有意在最后期限前完成工作，并致力于工作时间管理系统。

尽管导致未按时完成的某些因素超出了他们的控制范围，但他们会负责他们可以控制的事情。 最终，他们提高了生产力，提高了可靠性，建立了良好的声誉并成为公司的财富。

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