小型企业的会计基础

如果您正在创业，您需要了解会计原则来判断您的组织的健康状况和实现其目标的进展情况。

企业建立在交易之上。 会计基础从记录和报告交易的系统开始。 即使您计划外包会计和簿记，您也需要能够阅读和理解您的财务报告，这意味着了解一些基本的业务设置和会计原则。

让我们从一系列问题开始：

1. 你有什么样的业务？

它是服务、销售、制造还是信息业务？

一些公司是两种或多种类型的混合体：进口自己加工原料的奶昔企业是制造商，但在销售奶昔时，它是跟单商。 如果它有一个物理位置，那么当奶昔准备好并提供给客户时，它就变成了一项服务。 如果它提供如何销售奶昔或冰沙的课程，它就是一个信息业务。

您的业​​务类型决定了构成您会计大部分的交易。

其次，股权结构是什么？ 独资企业、合伙企业、公司、有限责任公司 (LLC) 和合作社有不同的簿记和银行业务要求。 了解有关差异的更多信息。

2.您有营业执照和许可证吗？

您将需要这些来开设商业银行账户并能够正确报告您的税款。 您需要的文件因业务类型和运营地点而异。

3. 您有单独的商业银行账户吗？

大多数所有权结构要求您的企业有一个单独的帐户。 但是，如果您能提供帮助，建议您不希望您的个人交易与您的企业交易混合在一起的每家企业。

4. 你会有员工吗？

如果没有，您将拥有一个更容易的会计流程。 但如果您计划雇佣员工，则需要设置预扣税程序。

即使现在只有你，你可能仍然会为特定项目雇用承包商。 在美国每年支付超过一定金额的承包商必须发送 1099，因此请务必：

• 跟踪您支付了谁以及您支付了多少。
• 从每个承包商处获取 W-9 表格。
• 将您雇用的每个人的当前地址存档。

5. 有会计软件吗？

如果您希望每月有数百或数千笔交易，您将需要 QuickBooks 或 FreshBooks 等会计软件。 交易较少的企业可以使用 Excel 电子表格，但交易量大的企业将无法跟上手动输入的步伐。

会计软件可自动执行大部分基本流程，并让您免去大量工作。 它记录、存储和检索交易数据，并使用它来生成财务报表和报告。 您的会计软件还可以创建发票和写支票。

如果您决定使用会计软件，您可以使用 QuickBooks Sync for WooCommerce 或 WooCommerce FreshBooks 同步您的商店数据。

解决了这些基本问题并建立了业务基础后，您就可以为会计流程的下一阶段做好准备了。

首先，让我们明确一些术语。

交易

在会计术语中，只要企业或供应商给予、接收或要求金钱，就会发生交易。

交易可以是以下任何一种：

• 所有者投资于企业的资金。
• 销售收入。
• 发票。
• 工资、营销、差旅和建筑成本等费用。
• 购买的资产，例如车辆、办公设备、财产或材料。

单个事务可以有多个组件。 例如，当你支付一个小时工时，你必须知道他们工作的时间、他们的总工资、税收减免和净工资。 您的会计软件可以执行所有这些任务。

借方和贷方

所有交易都由借记和贷记系统跟踪。 理解它的最好方法是使用这个基本的会计等式：

资产 = 负债 + 权益（所有者或公司的）

在等式的左侧添加借方。 右侧添加了一个学分。

举个简单的例子，如果您以 500 美元的价格进行销售，那么 500 美元将被借记，这意味着它会添加到您的业务资产中。 它还以收入的形式记为所有者权益。 每当借记某些东西时，就必须记入其他东西，因为这样可以使等式保持平衡。

这是我们可以花几本书谈论的内容的一个大大简化的版本，但它让您基本了解您的会计软件在您输入交易时正在做什么。

现金法和权责发生制会计

有两种基本的会计方法——现金法和应计法。 应计方法是更常见的一种，根据您的业务规模和性质，法律可能会要求。

这些方法之间的基本区别在于何时确认交易。

在现金会计中，当实际资金转手时确认交易。 在权责发生制会计中，当工作完成并发送发票时确认交易。 假设您在一月份订购了一份新的办公用纸，并将其存入您的商业信用卡。 您会立即收到办公文件，但直到 2 月您的信用卡对帐单到达时您才真正付款。

在权责发生制会计中，交易发生在您购买纸张的那一刻。 您拿着收据，将其存储在您的文件系统中，并记录费用。 这是一月份的费用，即使您要等到下一月份才支付。

在现金会计中，交易发生在您支付账单时。 那是实际资金易手的时候。 因此，这是 2 月份的费用，即使您在一月份收到了论文。

收入的运作方式相同。 如果您在 5 月向客户发送发票，但他们直到 7 月才付款，则交易在 5 月使用应计方法记录，但在 7 月使用现金方法记录。

权责发生制会计是首选方法，尤其是对于大型企业。 它让您更清楚地了解您每月销售的商品或服务的成本。 如果您在 8 月份购买纸张，那么该纸张是您的业务运营成本的一部分——在 8 月份，而不是您真正开始支付账单的时候。 如果您在 5 月进行销售，那么您在5月进行了销售，而不是在 7 月客户有时间向您汇款时。

使用权责发生制，您可以核对每个月的业务成本，因此您可以查看哪些月份产生的利润最高。 用这个等式计算边距：

保证金=（收入-商品成本）/收入

（为了简化这个过程，WooCommerce 有一个扩展来计算您的商品成本，这样您就可以计算您销售的每个特定产品、一个产品类别或您选择的任何时间段内的所有产品的成本。）

三个主要财务报表

使用您的会计系统和软件并输入您的交易数据，您将能够准备三个基本财务报表：损益表（也称为“损益表”或 P&L）、资产负债表和现金流量表。

收入证明

损益表报告在指定时间段（例如一个月）内赚取的利润。 这种利润是人们在使用“底线”一词时所指的。 你的利润就是你的净收入。 或者，如果您在那段时间亏损，您的净亏损。

简单来说，利润是通过从收入中减去费用来计算的。 这强化了使用权责发生制会计方法的原因。 如果您使用现金方法，您将无法清楚地看到您在该特定业务月份的实际收入和支出。

资产负债表

您的资产负债表会报告您在特定时间点的资产、负债和权益，通常是在月末、季度末或年末。 这是您财务状况的快照。

资产是拥有的有价值的东西，例如现金、用品、设备、车辆、财产、库存和应收账款。 “应收账款”是指欠您但尚未支付的款项。

负债是您所欠的东西，例如贷款、利息支付、工资和任何赊欠的东西。 负债通常被称为“应付账款”。

如果您回顾前面列出的基本会计等式，您会发现权益只是资产和负债之间的差额。 从资产中减去负债，您就拥有了所谓的业务“账面价值”或权益。

现金流量表

这只是一份声明，显示您手头的现金在给定时间段内的变化情况。

只要您认真输入交易数据，您的会计软件就可以快速生成所有这三个基本财务报表。 如果您没有时间，您可能需要考虑聘请簿记员。

小型企业的两个最终会计基础

1. 保留所有收据、发票和付款记录

会计的可靠性原则说，只有带有证明文件的交易才应该被记录下来。 如果您没有交易记录，则不能将其算作收入或支出，这会弄乱您的账簿。 如果您试图为一项您没有证据证明您曾经支付过的费用申请减税，这可能被称为税务欺诈。

因此，将实物收据保存在文件中。 或者给它们拍照并以数字方式存储它们。 将所有通过电子邮件发送的发票和收据也保存在单独的电子邮件文件夹中，而不仅仅是您的一般收件箱。

2. 了解您的税务要求

税收要求因业务类型和经营地点而异。 您需要了解销售税、进口税（如果您有任何国际交易）、预扣税款、支付估计的季度税以及您所在国家、州、省、市或地区特定的任何其他税款。

这些税款将计入您的会计软件和财务报表。 始终建议咨询税务专业人士，以确保您遵循正确的程序。

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