管理企业电子邮件的最佳实践

电子邮件已成为商业通信的命脉，并成为存储和交换信息的重要工具。 我们中的大多数人可能会同意，在没有电子邮件的情况下，不可能完成我们每天甚至每小时的工作。

相反，每分钟发送近150,000 封电子邮件，而普通上班族每天收到 121 封电子邮件。 虽然我们需要电子邮件并依赖它，但我们大多数人也被它吓到了。

完全常见的情况是，由于糟糕的电子邮件实践，人们会跳过重要的会议或交付，由于缺乏关于意图和截止日期的沟通，工作迟到，查询仍未得到答复，并且生产力下降。

以下是经理可以在业务中引入电子邮件管理最佳实践的方法，以保持在一切的顶峰。

最佳实践

1.利用消息应用程序

Slack、Chat Work 或 Mattermost等团队聊天应用程序对于可以快速交换的简短、具体的问题和回复至关重要。 这些类型的应用程序有助于快速响应并防止信息被破坏或纠缠在电子邮件中。

2. 使用公司论坛和讨论板

对于公司范围内的公告、详细信息和讨论，请使用论坛或讨论板，而不是抄送：全部的电子邮件。 使用内部论坛或仅使用wiki 可以方便地访问、搜索和公开公司范围内的信息，而不是依赖个人用户来设计和使用他们的参考系统。

3. 采用面对面会议

请记住，电子邮件和书面交流有时会混淆语气和情感。 它可能显得过时，但如果电子邮件线程因不断的澄清和后续查询而脱轨，那么请切换到电话、Skype 或召开面对面的会议。

偶尔口头交流是快速建立清晰和共识并建立以下步骤和行动项目的最佳方式。

4. 在工作中采用电子邮件管理最佳实践

使用各种通信工具可以将正确的消息保留在正确的渠道中，并减少电子邮件流量和收件箱混乱。 尽管如此，电子邮件本身也有一些优秀的做法，有助于使沟通更简短、更有效和更有效。

另请阅读：如何为您的博客网站创建引人入胜的内容

5. 收件箱组织的最佳实践

收件箱管理不同于收件箱组织。 如果您无法组织它，您就无法有效地管理您的电子邮件。 以下提示可以指导整个范围 - 从区分区域之间的电子邮件到归档或删除文件夹中的邮件。

• 在分类文件夹中构建电子邮件。
• 整理包含标签的收件箱。
• 在电子邮件程序中使用组和过滤器。
• 使用不同的邮箱进行内部和外部通信。
• 设计电子邮件白名单和黑名单。
• 减少电子邮件文件夹的总数。
• 排序罢工。
• 立即对电子邮件采取措施，以防止混乱堆积。

请记住，电子邮件服务中的这些功能旨在过滤仅属于垃圾邮件和具有诚实商业意图的电子邮件的默认列表。 在有了管理电子邮件的好方法之后，您才可以开始成功处理您的收件箱。

6. 管理电子邮件

7. 最佳电子邮件管理工具

如果您正在应对管理收件箱工作量，可以将应用程序或扩展程序包含在您的桌面或智能手机中，以更有效地处理您的电子邮件。 采用技术方案解决技术问题。
有很多工具可以帮助您更好地处理电子邮件。 这里是其中的一些：

• 利用 Edison Mail 从一个地方访问多个帐户。
• 利用 Google 收件箱将多个帐户连接到一个地方。
• 使用 Boomerang 计划您的电子邮件回复。
• 使用 SaneBox 设计和组织文件夹。
• 利用 FollowUpThen 来计划和监控您的电子邮件回复。
• 使用 MailDrop 防止垃圾邮件和垃圾邮件。
• 使用 Unroll 混合您的信息通讯。
• 使用 Sortd 计划您的 Gmail 帐户。
• 使用 Always Find 突出显示您的电子邮件。
• 使用 IFTTT 的自动化提高工作日的工作效率。
• 将您的日历、工作和消息应用程序与 Mailbird 混合使用。
• 使用电子邮件游戏为删除电子邮件带来一些乐趣。

在管理过满的邮箱时保持理智是一项艰巨的任务。 利用工具来帮助维持生计可能会改变游戏规则。 如果不小心删除了重要信息将不会被删除，那么您可以放心，这意味着有组织的邮箱和混乱之间的区别。

8. 选择专业的电子邮件地址

您需要做的第一件事是为您的公司生成一个专业的电子邮件地址。 当然，您可以简单地要求所有员工使用他们的帐户管理工作电子邮件。 但这真的很专业吗？ 您希望从一开始就印上您企业的信誉。 不要冒重要工作电子邮件在您开始业务时丢失在组合中的可能性的风险。

相反，您应该选择能够满足公司最基本需求的商务电子邮件服务。 这包括在线安全、联系人管理、额外存储、日历管理和其他有用的功能。 例如，当您订阅专业电子邮件地址时，Yahoo Small Business 会提供免费域名。

9.利用回复与。 全部回复功能

电子邮件中最普遍的错误之一是不恰当地单击“回复”或“全部回复”。

假设您被添加到考虑更改休假政策的公司范围的电子邮件中。 你想问你的老板是否还可以在 4 月进行为期 4 天的周末，但无意中点击了“全部回复”而不是私下回应他。 现在办公室里的所有人都知道你和你的经理之间的私人谈话。 这很尴尬，更不用说这是糟糕的电子邮件礼仪。

根据规则，当您的反应对链中的所有人都有价值时，您应该单击“全部回复”。 如果您的反应只是与某些人相关，或者像“好的，听起来不错”这样简单的事情，请坚持“回复”。

10.包括签名

在您的电子邮件中添加签名非常重要。 这为您公司外部的客户和合作伙伴提供了关键的联系信息。 这将允许您的网络在出现问题时方便地与您联系。 电子邮件签名应包含您的姓名、专业电话号码、职务和公司地址。 有些人希望在他们的签名中添加他们的照片或公司的标志。 这很好，但请确保您的签名不超过 4 行文本。 夸大的签名可能会转移人们阅读您电子邮件的真实内容的注意力。

根据您的职位和品牌，在您的签名中添加您的社交媒体（如 Twitter 或 LinkedIn）链接可能会很有用。

11.做一个简单的结束

有很多方法可以签署您的电子邮件。 一些最普遍的签字包括问候、真诚和最良好的祝愿。 很少有人会喜欢根据电子邮件的情绪来尝试结束，而其他人则坚持对所有通信进行单一结束。

根据 Money，一个简单的“谢谢”就足够了。 “谢谢”似乎并不生硬或令人讨厌。 它几乎适用于所有类型的交流——你可以利用它来完成给任何人的便条，无论他们在你公司的部门、指挥链或角色中的级别如何。”

改进后，“谢谢”收到了 62% 的回复率，而非感谢式关闭的回复率为 46%。

关于管理您的商务电子邮件的结论

利用这些建议和最佳实践来管理“管理您的企业电子邮件”实践，您将能够通过正确的渠道路由通信，更快速有效地进行通信，并减少电子邮件流量。 发送和获取阅读速度更快、目标明确的电子邮件，从而提高收件人以首选方式做出反应的可能性。 更有效地控制您的电子邮件、日历和活动，确保您在正确的时间处理正确的任务，提高您的工作效率，并确保没有任何东西从繁忙的收件箱中漏掉。