成为高效工作者的 10 种最佳技术工具

我们生活在一个一切都快速发展的时代。由于任务和约定如此之多，跟踪所有会议和截止日期通常变得极其困难。结果，大多数工人很快就变得不知所措，认为时间永远不够用。

但在这个快节奏的世界里，没有任何借口。自从人工智能技术进入市场以来，许多组织开始关注如何用最少的员工完成更多的工作。因此，多次未能按时完成任务可能会严重结束你的职业生涯。

你可以看到很多平庸、低效率的员工被解雇。然而，现在有许多技术工具可以显着帮助您随着时间的推移保持生产力并尽最大努力。在本文中，我们将向您介绍一些成为高效工作者的最佳技术工具。

让我们开始吧！

提高您工作效率的技术工具的必备功能

选择工具时，您必须仔细考虑几个关键功能，以检查它们是否可用。否则，这只是浪费时间和金钱。下面我们列出了您必须在入围工具中检查的强制性功能。

概览仪表板

概览仪表板是可以看到所有相关信息的地方。它在一处显示所有任务、截止日期、团队进度和关键绩效指标 (KPI) 的快照。如果您参与多个项目，概览仪表板可以帮助您一目了然地检查所有状态。

时间追踪器

时间跟踪器可以让您查看您在参与的各种项目、任务或任务上花费了多少时间。这可以让您保持专注，不再浪费时间，并按时完成分配的项目。

另请阅读：15+ 有效的时间管理策略和技巧

甘特图

甘特图是项目生命周期的图表。它分解了任务和相关任务，包括每个任务的截止日期。这对于大型项目非常有帮助。因为您可以轻松查看整个项目流程，识别瓶颈并提前修复它们。

看板

看板与甘特图相关。它有一个可视化仪表板，按列对任务进行分类（待办事项、进行中和已完成）。因此，您可以立即检查哪些子任务已经完成、哪些子任务正在进行以及哪些应该很快完成。

任务日历

此功能可以帮助您根据截止日期、优先级和可用性来计划和安排任务。一旦你做好计划和组织起来，你就可以防止最后一刻压力带来的恐慌。

管理团队成员

如果您是团队领导者或经理，您的关键绩效指标之一应该是您管理下属的能力。因此，技术工具应该能够添加新成员，以便您可以跟踪他们的状态和工作进度。

共享和保存文件和文档

在管理团队时，您可能经常希望与团队成员共享宝贵的资源。您肯定会寻找一个安全的渠道来执行此操作。因此，寻找一款允许您上传、共享和保存文件和文档的生产力工具。

具有洞察力的高级报告

具有洞察力的高级报告通常使用易于理解的图表、饼图、条形图等以统计方式显示，因此您可以快速做出数据驱动的决策。

里程碑追踪

事实上，你不可能一次吃掉一整头大象，只能一口一口地吃掉。同样，大型项目往往显得势不可挡。这就是里程碑概念的起源。它允许您将大型项目分解为更小且更易于管理的任务，并按时间分配。

与有用的工具集成

为了简化和自动化任务，您的生产力工具必须与流行的工具集成。其中一些工具可能是 Slack、电子邮件、CRM 库、通信系统、社交媒体等。

成为高效工作者的最佳技术工具

在一个工具中获得上述所有功能确实具有挑战性。此外，获得所有这些功能的工具预计也需要花费很多钱。但是，在本节的以下部分中，我们将向您介绍成为高效工作者的最佳技术工具，并列出它们的主要功能，以便您可以选择适合自己的工具。

1.WP项目经理

WP Project Manager 是一款基于 WordPress 的著名项目管理工具。您将在此工具中获得上述大部分功能以及许多其他功能。您需要在 WordPress 上安装它才能开始使用该插件。它允许您创建任务、将其分配给团队成员、设置截止日期并跟踪进度。

借助其用户友好的界面，您可以以有组织的方式管理这些任务、共享文件并启用时间跟踪。您甚至可以将任务分解为更小的部分，并将其分配给团队成员，并设定截止日期。 WP Project Manager 是个人和团队的理想工具。

WP 项目管理器的主要特点：

• 创建和添加无限的任务、项目和团队
• 通过登录、停止、暂停和自定义条目跟踪时间
• 甘特图和看板
• 交互式任务日历
• 管理团队成员的角色
• 设置重复任务的模式和参数
• 允许在一处查看项目文件
• 适合所有用户的个人仪表板
• 优先级管理
• 在项目讨论中
• 具有洞察力的高级报告
• 里程碑追踪
• 前端兼容
• 与 WooCommerce、BuddyPress、Slack、Github 等集成

该插件具有更多特性和功能。它有免费版和高级版。单击下面附加的按钮来检查它们。

2. 松弛

Slack 是一款深受团队欢迎的消息传递和协作应用程序。它是一种集中式消息传递和文件共享工具，允许实时协作。由于其用户友好的界面和有组织的结构，即使是初学者也可以使用该工具进行有效的沟通和协作。

Slack 最大的功能之一是它通过渠道、直接消息以及与其他工具的集成使您的工作流程变得更加简单。频道允许您将对话划分为项目、部门或主题，这样任何人都不会迷失方向，并且可以获得所有必要的信息。

此外，Slack 还与 Google Drive、Trello 和 Zoom 集成。因此，您可以共享文件、加入会议和管理任务，而无需在不同平台之间切换。

Slack 的主要特点：

• 创建基于项目和有组织的沟通渠道
• 在私密转化中发送消息
• 共享文件和文档
• 与众多有用的工具集成
• 进行视频和语音通话
• 设置可自定义的通知首选项
• 显示表情符号反应状态更新
• 支持移动和桌面应用程序
• 轻松搜索历史消息
• 创建消息线程以进行有组织的通信

3.点击

ClickUp 是一款众所周知且功能丰富的项目管理工具，可以帮助您组织工作流程并跟踪项目。它具有许多有用的任务管理功能，例如可自定义的任务列表、项目板、时间表等。

有了它们，您可以轻松监控进度，确定重要任务的优先级，并从一个位置将它们分配给不同的工作。因此，您不必依赖多种工具。它还与 Slack、Google Drive、Zoom 等其他流行应用程序集成。

ClickUp 因其灵活性而成为小型团队的理想选择。时间跟踪、目标设定和进度报告使团队能够更轻松地按计划进行。

ClickUp 的主要特点：

• 可定制的任务列表和项目板
• 在列表、看板、甘特图或日历中显示任务
• 按任务依赖性和里程碑设置优先级
• 共享文件和文档
• 允许实时协作和评论
• 实现重复任务的自动化
• 附带报告和分析工具
• 具有移动和桌面应用程序
• 轻松设置通知和提醒
• 设计可定制的工作流程和状态
• 与许多流行且有用的工具集成

4.微软团队

Microsoft Teams 是面向团队的一站式沟通和协作工具。它允许您在团队成员之间聊天、加入视频会议和共享文件。因此，您可以从一个地方安排通话、会议和任务，而无需使用多个工具/平台。

因此，它可以节省信息收集的时间，并通过日历和待办事项列表更好地进行规划。除了与多个工具集成、项目控制和实时聊天之外，您还可以在更短的时间内实现更多目标。

Microsoft Teams 的主要功能：

• 聊天和直接消息
• 易于管理团队和组织渠道
• 实时共享文件和文档
• 允许在会议期间共享屏幕
• 配置可定制的通知
• 与许多第三方工具集成
• 为视频通话添加虚拟背景
• 移动和桌面支持
• 安全性和合规性
• 使用待办事项列表组织任务

5. 切换轨道

Toggl Track 是一款专用的时间跟踪应用程序。通过此功能，您可以跟踪您和您的团队成员在整个工作日花费了多少时间。它具有易于使用的界面，您可以在其中实时检查正在运行的项目的当前状态。

您可以按项目和任务对时间表进行分类。因此，无论您从事的是客户项目、内部项目还是个人项目，该应用程序都能确保您充分利用每一分钟。其全面的报告和分析使您能够立即查看是否有任何项目或项目的一部分不必要地消耗了额外的时间。

因此，您可以发现效率低下的地方，以便发展自己或指导团队成员提高工作效率。此外，您还可以检查哪些员工的工作效率相对较高。

Toggl Track 的主要特点：

• 通过启动/停止计时器进行易于使用的时间跟踪
• 包括实时跟踪和监控
• 用于时间跟踪的可定制标签
• 提供每日和每周的时间摘要
• 用于概览和分析的仪表板
• 轻松管理多个工作区
• 允许以各种格式导出报告（CSV、PDF）
• 计费小时跟踪
• 支持桌面和移动设备

6.谷歌日历

Google 日历是一款免费但流行的日历，广泛用于正确管理您的活动日程。这样，您可以直观地展示每天、每周和每月的日程安排，并与团队成员分享。它使您的团队能够在任何关键事件开始之前做好准备。

Google 日历的最大优点是您可以发送即将到来的日期的提醒和提醒。它可以防止工人错过最后期限或预约。 Google 日历与无数工具和应用程序集成。

由于这是完全免费使用的，因此您必须在日常职业生活中使用 Google 日历，以便更加专注和有条理。

Google 日历的主要功能：

• 按每日、每周和每月视图显示事件
• 通过颜色编码区分事件
• 设置可定制的通知和提醒
• 与团队成员共享日历
• 为全球团队定义时区
• 与无数工具和应用程序集成
• 支持桌面和移动设备
• 允许搜索事件历史记录

7.谷歌工作区

Google Workspace（以前称为 G Suite）是一套用于简化任务和协作的云生产力解决方案。它包括许多流行的应用程序，例如 Gmail、Google Drive、Google Docs、Google Sheets、Google Slides 和 Google Meet。希望您已经熟悉其中的许多内容。

Google Workspace 的最大功能之一是它简化了团队成员实时共享和打开文档、电子表格和演示文稿的流程。与 Google Meet 和 Google Chat 的集成使团队成员能够在出现任何紧急情况时开始视频会议。

由于这是基于云的，因此工作人员可以从任何地方通过任何设备加入。因此，即使您在旅行中，如果您至少有智能手机和互联网连接，也可以检查您的团队文档。

Google Workspace 的主要功能：

• Gmail 支持专业电子邮件通信
• 轻松在 Google 云端硬盘中共享和存储文件
• Google Docs 可快速记录文档
• 用于维护财务计算的 Google 电子表格
• 集成 Google 日历以安排活动
• 企业电子邮件的自定义域支持
• 集成无数第三方工具
• 支持移动设备和桌面设备
• 所有工具的高级搜索选项

8. 缩放

Zoom 是一款著名的视频会议工具，已成为远程工作和虚拟协作的强大替代方案。它使员工能够以高质量的视频和音频通话进行交互，也可以随时用于会议、网络研讨会和培训。

Zoom 易于使用，并且可以在多种设备上访问。它允许您在实时直播会议期间共享屏幕、演示 PPT 文件和文档以及加入多人开始会议。因此，物理距离不再是问题。

今天，您将在移动设备和桌面设备上找到 Zoom 应用程序。因此，即使您在旅行中，只要有互联网连接，您也可以立即加入任何紧急会议。

变焦的主要特点：

• 举办高质量的音频和视频会议
• 会议期间设置虚拟背景
• 云存储中记录会议
• 为大量观众举办网络研讨会
• 集成日历以安排会议
• 与许多第三方工具集成
• 候车室功能
• 允许在会议期间共享文件
• 让与会者在会议期间举手
• 包括多设备支持

9. 语法

如今，写作几乎是每项工作的重要组成部分。如果没有对语法方面和造句的强有力的控制，任何人都不可能避免语法错误，即使你非常小心。在这种情况下，Grammarly 可能是一个可行的救星。

Grammarly 是您的首选写作助手。它可以显着帮助您简化沟通并创建无错误的写作。它会立即检查语法、拼写和标点符号，帮助您进行无错误的写作。因此，它可以避免您犯任何错误。

它可以通过自动编辑和纠正书面错误来提高您的效率。它可以轻松地跨各种平台集成，包括浏览器、电子邮件客户端和文字处理器。

语法的主要特点：

• 检测语气并根据上下文进行书写
• 检查抄袭的真实性
• 建议更加清晰和简洁
• 兼容各种平台
• 在打字时提供实时反馈
• 可以修改您的销售和促销副本
• 纠正你的标点符号错误
• 建议同义词

10. 聊天GPT

我们目前生活在一个高度受人工智能（AI）影响的世界，人工智能的影响力不断增强。因此，除非我们在日常生活中采用人工智能，否则我们任何人都完全不可能前进并与他人竞争。但将 AI 带给所有普通人并使其具有难以置信的适应性的工具是 ChatGPT。

ChatGPT 可以为您撰写电子邮件、报告、想法，甚至复杂的问题解决方案，为您节省宝贵的时间。这对于研究目的、缩短长文本、解构困难的主题以及自动执行重复任务特别有用。它最大的卖点是它的灵活性。

您可以使用它来产生想法、构建草稿，甚至校对文档。如果您还不熟悉 AI，请从 ChatGPT 开始您的旅程。

ChatGPT 的主要特点：

• 使用自然语言处理为您的问题提供答案
• 可以协助写作、图像生成、定制支持、翻译等
• 轻松编写代码并检测代码片段中的错误
• 帮助集思广益和产生想法
• 总结长文本和文章
• 简化困难的话题

结束语：您应该选择哪一个

如前所述，在单个工具中找到所有必要的特性和功能是相当困难的。这就是为什么大多数人、团队和办公室都依赖多种工具。此外，您正在寻找工具的任务和目的（角色、团队、办公室等）也可能是一个考虑因素。

因此，这是我们的建议，它可以加快您选择最佳生产力工具的思考过程。

• 探索适合您的个人和团队项目中可用的所有免费工具
• 如果您喜欢运行基于 Web 的项目应用程序，请使用 WP 项目管理器
• 如果您的大部分项目都在 WordPress 上，请考虑使用 WP 项目经理
• 使用 Slack 进行实时沟通并将 Google Meeting 与其集成
• 将 Google 日历集成到您的活动安排工具中
• 如果您想举办网络研讨会并允许很多人参加，请使用 Zoom

希望这些建议可以帮助您筛选工具并决定适合您的项目的工具。如果您有任何问题或意见，请在下面的评论框中提及。