2023 年 15 个最佳文档管理系统和软件

到 2028 年，全球文档管理系统市场预计将达到 110.6 亿美元大关。

确实如此。 文件和文档是任何公司的基本组成部分。 无论您的企业规模如何，您都可能处理和管理大量文档。

您还希望安全、系统地存储它们，以便您的员工和客户可以方便地检索它们。

这就是文档管理软件可以提供帮助的地方。 它允许您从任何浏览器、设备或位置保存和共享文档，确保所有相关方之间的顺利协作。

不用说，选择合适的文档管理软件对于无缝运行您的组织至关重要。

从确保及时检索所需文件到向贵公司所有授权人员授予许可，信誉良好的文件管理程序可以帮助您实现所有目标。

因此，在此列表中，我们评估并审查了最佳文档管理系统，使您能够选择最适合您需求的解决方案。 但首先，让我们看看文档管理平台的含义。

什么是文档管理系统？

文档管理系统是指旨在上传、组织、保存、处理和监控数字文档的平台。

最重要的是，许多文档管理平台都具有允许您使用扫描技术轻松地将物理文档转换为数字副本的功能。

一旦文档被数字化，浏览它们就会变得更加简单。 因此，您的员工可以减少搜索文档所花费的时间，并专注于使用他们需要的信息。

为什么要使用文档管理软件？

处理大量物理形式的信息可能具有挑战性，并会导致生产力下降。 文档管理软件对于任何企业创建用于存储文档和提高效率的电子档案都是至关重要的。

公司向数字空间过渡的趋势导致人们对文档管理平台的兴趣越来越大。

管理大量信息可能很困难，尤其是当文档为硬拷贝格式时。 由于解决了文档管理的障碍，许多公司的效率都在下降。

因此，文档管​​理软件是任何公司的重要组成部分。 代替物理文件柜和抽屉，文件管理解决方案构建了一个电子存储库，授权人员可以打开和修改。

因此，它可以让您有效地管理时间、增强安全性、遵守法规并促进团队合作。

您应该在文档管理系统中寻找哪些功能？

文档管理解决方案可能具有多种功能，而不仅仅是存储文档。 您选择的解决方案类型将取决于您的要求和您的组织处理的纸质文件。 在选择文档管理解决方案时，您可能想要探索的一些功能包括：

使用方便

易用性是文档管理解决方案的重要组成部分。 它可以包含惊人的功能，但如果软件没有直观的用户界面，它们将无济于事。

许多平台在做出决定之前提供免费试用。 如果可行，让您的员工在测试阶段试用该应用程序。

高质量预览

在使用文档管理平台时，不应该在你想看的时候强迫你重复下载文件。 该平台应提供清晰的按需文档视图。

文档协作

最新的文档管理软件允许授权的专业人员共享文档并作为一个团队进行修改。

某些平台允许多人同时修改文档，而其他平台则具有内置机制，只允许一个人在任何给定时间编辑文档。 还有一些提供两种选择。

要确定最适合您的选项，请确定您的团队如何运作以及需要团队合作的文件类型。

批量照片扫描和文件上传

使用 OCR 技术扫描照片并将其转换为文本的能力对组织是有益的。 因为它可以让他们将大量纸质文档转换为数字格式。

因此，最好的文档管理系统使用光学字符识别 (OCR) 技术来自动添加元数据。 这进一步简化了将来查找文档的过程。

版本控制

也称为版本控制，版本控制是文档管理平台的基本属性。

意外的用户错误可能导致重要数据的修改或删除。

因此，版本控制允许您查看文档在不同情况下所经历的更改。 如果需要，您可以返回到较早的版本。 当多个专业人员处理一个文档时，此功能至关重要。

贮存

该应用程序应允许您将文件保存在中央数据库中，以便您可以毫不费力地查找和获取文档。

众多集成

该解决方案应该能让您轻松地将其与外部程序连接，例如 Salesforce、MS Outlook、Gmail 和 Google Drive 等。

用户角色和权限

文档管理软件的一个重要方面是为管理人员提供一种为每个团队成员建立不同权限的方法。

您可以授权特定个人访问或修改文档。 并且其他团队成员可能被限制查看网络内的文件。 它创造了一个有效的保障机制，使团队更有效率。

移动友好性

一些文档管理平台带有智能手机应用程序。 您可能不会在手持设备上使用该平台，但您的团队有可能会这样做。

并非所有文档管理解决方案都符合这些标准。 因此，在选择解决方案时，请确定平台中的哪些功能最能满足您的业务目的。

什么是最好的文档管理软件？

最好的文档管理系统包括 DocuWare、Dropbox、IsoTracker、DocuPhase、Zoho Docs、Smartsheet、M-Files、Evernote Business、HighTail、Onehub、FileHold、Document Locator、eFileCabinet、InfoRouter 等解决方案。

为了让您为您的组织选择最佳的文档管理平台，我们评估了市场上可用的众多平台。

我们还检查了易用性、安全性、版本管理和文档协作等因素。 因此，这里列出了供您考虑的顶级文档管理系统。

M-Files：最好的易用性

M-Files 是一个完整的文档管理平台，具有用户友好且易于使用的平台。 它配备了多种功能，便于文档的顺利分类、实体文档的扫描和流程自动化。

主要优势

• M-Files 提供与 Parashift 的连接，这是一家以通过机器学习检索文档而闻名的技术公司。 通过利用此集成，您可以简化和自动化您的工作流程。
• 您可以自动处理大量的半结构化、结构化和非结构化文件，而不是实际查看信息和对文件进行分类。
• M-Files 不依赖于传统的基于文件夹的方法，而是使用元数据按标签、关键字、组等对材料进行分类。 这简化了查找和处理各种文档的过程。
• M-Files 提供离线智能手机访问，即使没有互联网连接，您也可以轻松地从智能手机查看文件。
• M-Files 提供与范围广泛的工具的无缝集成，例如 Google Workspace、Salesforce、Microsoft Office 等。

限制

• 自动标签分类功能可能需要一些时间才能习惯。
• 该平台的用户界面有点过时。

价钱

要试用 M-Files，您可以通过填写问卷获得 30 天的试用版。 或者您可以联系他们请求演示。

Zoho Docs：最适合轻松保存和管理文档

Zoho Docs 是该系列中最好的文档管理系统之一。

Zoho Docs 允许您在云端保存和处理所有文件，同时提供高效的协作功能。 它可以让您共享您的文档，并使您能够在移动中方便地制作和修改它们。

使用 Zoho Docs，您可以将 MS office 文档转换为 PDF 并在团队成员之间即时共享。

主要优势

• 它允许您毫不费力地保存大量文件，例如视频记录、目录，甚至整个存储库。
• 使用 Zoho Docs，您可以无缝地创建父文件夹和子文件夹，以便根据任务、角色和文件格式整齐地组织文件。
• 无论是否在线，您都可以在台式计算机上执行任务——一旦您重新连接到互联网，文件就会自动同步。
• 它生成文件的自动备份以避免信息丢失。
• 它可以让您组建一个群组，同时与多人共享文档。 此外，它还提供审计跟踪功能来管理其他同事所做的修改。
• 它在程序内部提供了一个即时消息系统，以与多个员工合作。
• 它通过使用完全前向保密 (PFS) 生成的基于 RSA 的 2048 位密钥对文件进行编码来确保严格的安全性。

限制

• 用户界面似乎过时且简陋。
• 软件的加载速度有待提高，尤其是当涉及到大量文档时。

价钱

Zoho Docs 提供最多可容纳五个人的免费版本。 它的高级套餐起价为每月 4 美元及以上。 您可以在购买前利用其 15 天免费试用版。

Docuware：最适合第 3 方集成

如果一家公司使用多种工具，DocuWare 可能是满足其要求的理想文档管理软件。 通过与其他软件连接，它提供了统一性，并即时提供最新信息。

主要优势

• DocuWare 提供与 500 多种软件的 API 连接。 无论哪个部门，您都可以轻松管理文件，同时保持工作效率。
• 它允许使用各种方法来实现集成，从基本的点击式连接到复杂的 API 连接选项。
• 它提供专门为 Outlook、SAP 等重要程序设计的连接器。
• 它确保数据安全并符合 GDPR 和 HIPAA 等法规。
• 您可以允许分散和远程组随时从任何位置访问文件。
• 您可以利用 DocuWare 的人工智能将任何文件转换为可读版本，以实现自动和快速索引。
• 版本控制使员工能够一起修改文件，同时保留以前的版本。

限制

• 起始包提供最大 20 GB 的归档容量，这对于较大的公司来说可能是不够的。
• DocuWare 的成本可能相当高。
• Docuware 的站点缺少足够的教程内容。

价钱

DocuWare Cloud 通过订阅模式提供适合各种规模组织的适应性许可。 您必须确定贵公司所需的个人许可证数量和存储空间。

数字抽屉：最适合导入文件和文件夹

如果您正在寻找一个可以让您扫描、保存和保护文件的平台，Digital Drawer 可能是最适合您的文档管理系统。

该平台可以通过自动保存和扫描文件的过程帮助您节省时间。 它还提供现场文件存储，以提高安全性。

主要优势

• 该软件使用类似于 Windows 的文件夹层次结构，让用户可以毫不费力地将所有文件安排在一个地方。
• 使用此解决方案，您可以无缝合并文件或将页面附加到旧文件。 您还可以使用不同的索引再次标记它们。
• 您可以利用扫描、复制粘贴、拖放和导入功能等功能来添加文档。
• 它通过 AES-128 位加密为所有文件提供强大的安全性。
• Digital Drawer 使您能够通过立即评估对文档的更改来与不同的员工无缝协作。
• 使用强大的搜索功能，您可以毫不费力地找到存储在任何目录中的文件。
• 该程序同步对所有设备上的文档所做的修改。

限制

• 该文档管理软件的功能范围有限，可能不适用于较大的公司。
• 单次购买的成本对小企业来说尤其沉重。

价钱

Digital Drawer 提供 10 天的完整功能免费试用版。 对于购买，您可以选择为单个会员的一个许可证一次性支付 1200 美元，或者选择每年 500 美元的会员套餐。

Dropbox：最适合全面的文档管理

Dropbox 是著名的全功能文档管理系统 (DMS)，可以管理多媒体文件和传统文件。

Dropbox 以其直观性和广泛的功能而闻名，例如与不同工具的连接、文件版本控制、OCR 支持和微调的角色管理。

它还允许修改文件，所有员工都可以立即进行更改。

主要优势

• 帐户转移功能使您能够在重组或更换的情况下安全地在不同员工之间共享公司文件。
• 借助 Dropbox，您可以通过具有专业外观的页面展示您的所有工作，并监控查看者与您的文档的互动。
• Dropbox 支持与超过 300,000 个应用程序无缝集成。
• 它带有“远程擦除”功能，使您能够立即从受损的配置文件和被盗的小工具中擦除文档，以保护敏感信息。
• 它使您能够通过管理面板跟踪员工的行为。
• 它使您可以通过恢复文件的先前版本来恢复已删除的文档。
• 该平台提供跨一系列系统和设备的同步。

限制

• Dropbox 的智能手机应用不如桌面版好用
• 文档上传没有预期的那么快

价钱

Dropbox 提供了几个高级包，每个都有自己的一组子包。 Dropbox 的个人计划每月收费 9.99 美元。 它的专业套餐每月收费 16.58 美元。

eFileCabinet：最适合在文档中搜索

eFileCabinet 是一种更高级的文档管理软件，可让您将纸质文档转换为数字文件。 这使您可以将它们保存在桌面上或在线，以便随时随地查看或使用它们。

该程序甚至允许您使用用密码锁定的 URL 以多种文件类型共享一个文档。 分类和查找文件也很简单。

主要优势

• 它可以帮助您在可以搜索文档内容的高级搜索选项的帮助下在任何目录中找到文档。
• 该应用程序根据文件中包含的详细信息对文件进行分类、自动识别、标记和保存。
• 您可以利用要跨平台使用的现成文件夹结构。 它甚至使您能够创建带有自定义标签的文件。
• 使用文件请求功能，您可以让虚拟客户和员工从他们在平台上的位置共享文档，而无需先注册。
• 它使您能够请求数字签名。 并使用数字签名维护事件记录和文件更改，以确保安全并遵守标准和法规。
• 它有适用于 Android 和 iOS 手机的智能手机应用程序以及适用于台式电脑的程序。
• 支持2FA（2-factor authentication），根据用户角色提供访问权限，加强安全性。 它提供完整的加密，同时保存文档并提供对其他人的访问。
• 允许您将平台与外部程序链接，例如 MS Office 和 Salesforce。

限制

它的用户界面可以更直观
初学者可能会不知所措

价钱

您必须联系 eFileCabinet 以获得对您的组织的估计。 您必须在评估期间通过测试帐户购买。

FileHold：最适合数字文档扫描

FileHold 是一款面向大型企业的文档管理软件。 它既经济又易于设置。 它使您能够使用单个系统对文件进行数字化、保存和编目。

阅读和扫描文件以轻松保存等功能可帮助您确保所有文件都存在。 它还可以让您在需要时方便地找到文件。 为了完全安全，您可以在本地主机上设置应用程序。

主要优势

• 它有一个安全的文档共享过程，甚至可以确认收件人已收到文件。
• 通过直接将文件转换为数字格式并将其传输给世界各地的不同接收者，实现无纸化。
• 它有一个有效的移动应用程序，可以轻松管理整组文件。
• 它有一个类似于谷歌的综合搜索选项。 这使您可以使用文件的元数据来获得更合适的搜索结果。
• 您可以毫不费力地将它与 MS Office 连接起来。 这为您提供了访问 Word、Outlook、Excel、PowerPoint 和 Visio 等应用程序的途径。
• 如果其他员工已经在编辑文档，则不允许其他人编辑文档。 它避免了文档内容被泄露的风险。
• 即使您没有连接到互联网，它也可以让您编辑文件。 一旦您重新连接到互联网，您所做的任何修改都会更新。

限制

• 如果您是新手，掌握此文档管理系统的所有功能可能会有些困难。
• FileHold 的内部部署程序与 Mac 不兼容。

价钱

您可以选择注册免费试用帐户或观看网络研讨会以了解 FireHold 的价格设置。 该应用程序价格合理，您可以根据每用户计费计划获得它。 计费取决于有多少员工使用该程序以及您选择的附加组件。

HighTail：最适合移动文档预览

HighTail 是一款文档管理软件，可以让数字文件的管理变得简单自然。 此外，除了视频、照片、幻灯片、图画等之外，它还允许创作者访问大型文档。

主要优势

• 它允许您查看大型文档而无需保存这些文件。
• 它使您能够借助方框、线条、箭头、自由形状等插图或富媒体文档的某些其他类型的注释来审阅文档。
• 您可以通过将文档的两个版本并排放置在您的计算机上来比较它们以查看修改并无缝地提供评估评论。
• 授予文件访问权限后，员工无需登录即可查看或使用它们。
• 该应用程序具有 256 位 AES 加密以及高质量的安全措施，以确保整个网络的严密安全。
• 当文件到达目标收件人并且他们通过其发送跟踪器功能下载文件时，它会提供通知。

缺点

• 您共享的文件链接会在短时间内失效。
• 搜索选项很慢，需要额外的过滤器来优化它。

价钱

高级订阅从每月 12 美元起，可以增加到每月 36 美元。

文档定位器：最适合构建高效的工作流程

Document Locator 是一个文档管理系统，可让您连接 Windows 和云端，轻松管理和共享文档。

它提供的一些功能是版本控制、将纸质文档扫描成数字文件、文件控制和管理电子邮件。

主要优势

• 此文档管理软件可让您将纸质文件转换为完全可索引的数字文件。
• 它允许您捕获文档并获取包含基本文件详细信息的元数据。
• 它具有许多自动化功能，例如超时、基于用户角色的工作流、质量控制点和可编辑的警报模板。
• 它允许您记录数字文件的确认，以便轻松地问责和遵守法规。 它甚至可以处理单人审批和更复杂的多人审批的所有阶段。
• 它允许您通过封面、区域或条形码记录扫描文档的元数据。 或者，您可以使用 Document Pro 中的预览功能，在您的计算机上一个一个地选择不同的参数。
• 它可以在浏览器、智能手机和台式机上运行。

限制

• 用户界面有点混乱。
• 它不会经常举办培训课程。
• 有时，平台在跨工作流程移动时可能会略显迟缓，尤其是当多人使用它时。

价钱

您可以联系 Document Locator 代表，了解有关许可选择、会员计划、云或现场服务器应用程序以及虚拟演示的更多信息。

IsoTracker：最适合其客户支持

在我们评估的所有文档管理软件中，IsoTracker 提供最好的用户支持。 那些需要帮助的人可以使用即时消息联系服务台人员。 此外，还可以选择立即致电支持代理或提交联系表。

主要优势

• 该平台为您提供有效的版本控制和文档变更控制。
• 它为您提供了一个集中式文件数据库，您可以随时随地访问该数据库。
• 存储和编目文件、发送任务警报和文件批准活动都可以自动化。
• 为了保证应用程序的安全，它每天备份文件，具有加密和精细的访问控制，并记录与文件相关的活动。

限制

• 菜单设置和布局可能会更好
• 用户界面感觉有点过时，使用起来有点困难。

价钱

虽然该平台没有明确说明成本，但用户可以使用在线计算表来评估 IsoTracker 是否符合他们的要求和预算。 该平台提供 60 天的免费试用期。

Evernote 企业版：最适合管理笔记和屏幕截图

毫无疑问，Evernote 企业版是广为人知的文档组织软件之一。 它可以让您毫不费力地生成和共享文档和备忘录，打造更加智能和高效的工作环境。

主要优势

• 使用 Web Clipper，您可以快速保存站点快照以备后用。 它允许您以数字方式存储所有相关数据，以便在需要时轻松访问。
• 通过使用 Evernote 的预先设计的模板，您可以在满足特定要求时节省时间和精力。
• 它提供与各种外部软件的全面集成。 这包括 Gmail、Google Drive、Salesforce、Slack 和 Outlook。
• 它可以让您搜索手写的笔记、白板图像和扫描的图片。 它精通识别 11 种手写语言和 28 种打字语言。
• 它允许您扫描文件的硬拷贝并将它们安全地存储为数字文件。

限制

• 对于处理大量数据的有经验的用户，笔记管理可以更加系统化。
• 上传和下载文档可能会有些缓慢，尤其是当文件太大时。

价钱

有不同级别的订阅包可用，每个订阅包都根据用户的需要提供一系列的功能和好处。 每个用户的起始套餐为每月 7.99 美元。

Smartsheet：最适合项目管理

Smartsheet 作为无缝任务组织、文档管理和团队合作的最佳文档解决方案之一，经常受到组织的青睐。

该工具的一个突出特点是它能够与 3rd 方工具进行全面连接。 其中包括 Salesforce、Zapier、Dropbox、Google Apps 等。

主要优势

• 它通过使用提供的预先设计的模板简化了工作程序和操作程序。
• 使用此文档管理软件，您可以通过从一张纸跟踪制作进度，以团队形式无缝地处理内容。
• 它还允许您委派任务、配置自动警报、允许其他人评估内容，以及以附加注释的形式发表详尽的评论。
• 它通过在由 AWS 和 Equinix 托管的多个站点上备份数据来优先考虑文件的安全性。
• 它允许您通过审批请求和更新通知自动执行重复任务，从而节省时间。
• 您还可以通过简单地合并各种步骤和条件路径来简化您的工作程序。
• 它可以让您毫不费力地从 Excel 工作表、CSV 文档和 Google 工作表中导入信息。
• 您可以通过适用于 Android 和 iOS 的移动应用程序在手机上查看文档。

限制

• 一开始了解它的所有功能可能会让人不知所措
• Smartsheet 缺少一些基本的 Excel 功能，例如查找功能

价钱

Smartsheet 的付费计划从 Pro 计划开始，每月收费 7 美元。 还有一个业务变体，需要至少三个用户，每个用户每月收费 25 美元。

InfoRouter：最适合实时文档跟踪

另一个值得考虑的文档管理软件是 InfoRouter，它可以高效地处理文件。

与其他一些文档管理系统不同，InfoRouter 必须在没有任何客户端元素的服务器端实现。 幸运的是，该工具具有巨大的可扩展性潜力，能够利用近 100 台主机来减轻负载。

主要优势

• 使用此工具，您可以安全地管理您的重要文件，方法是通过预先建立的工作程序发送它们并监控实时进度。
• 它提供了对日常事件的综合分析。
• 它支持多种语言，允许您以您的首选语言接收电子邮件。
• 它会自动获取预设文件夹中受监控目录中的文档。
• 您还可以使用此工具轻松地将图片转换为 PDF 文档。
• 可以创建的文件夹数量没有限制。
• 它促进 HTTPS 和 SSL，确保安全连接。
• 您还可以根据自己的喜好编辑电子邮件的内容和模板。

限制

• 上传大量文档时速度可能会变慢。
• 当前的 UI 在主屏幕上有太多的功能，这可能会导致用户感到困惑。

价钱

此工具的定价信息不公开，必须直接向供应商索取。

Onehub：最适合保护您的文件安全

Onehub 是我们收藏的一个更有效的文档管理系统。 它的拖放功能使文档上传变得简单。 此外，它还使客户能够在子文件夹中组织文档、保证它们的安全并管理版本。

主要优势

• 您可以使用拖放属性快速导入文档。 此外，它还使您能够使用文件夹-文件结构、用于上传大量文件的受保护的 FTP 网关以及自动文档版本控制。
• 该平台实施了许多安全协议，例如基于用户角色的授权、双因素身份验证和会话注销。
• 使用 Onehub，您可以毫不费力地预览文档和文件而不保存它们，无论是在智能手机还是互联网浏览器上。
• 该文档管理系统使您能够通过消息传递、审阅和批准以及文件夹评论来联系同事。
• 该平台可轻松连接 OneDrive 和 Google Drive。
• 它可以让您跟踪所有上传和定制活动。 如果检测到任何可疑活动，您可以利用审计跟踪立即取消权限。

限制

• 将一个组的成员分成更小的组是不可能的
• 难以学习，缺乏足够的培训材料

价钱

Onehub 的高级套餐起价为每月 12.50 美元，最高可达每月 500 美元。 此外，所有软件包都附带 14 天的免费试用版。

DocuPhase：最适合提高生产力

DocuPhase 具有多种能力和功能，使团队能够更系统、更有效地工作。

主要优势

• 该应用程序使用 AI 驱动的自动索引技术，使用户能够提前设置标签，并在收到文件时对其进行分离和分类。
• 高级搜索选项允许用户快速定位文件详细信息。
• 通过自动文档路由，您可以与相关专业人员共享文档详细信息。
• DocuPhase 是一个灵活的应用程序。 它具有对处理大量文件的组很有用的功能。
• 系统地组织和监控文档可以自动化。

限制

• 如果没有帮助台的帮助，升级或应用安全补丁是一项挑战。
• 初学者可能会发现学习不同的功能会让人不知所措。

价钱

您的部门可以在购买应用程序之前评估定制的演示。 价格结构取决于您的团队选择的功能，因为每个团队的需求都是独一无二的。

关于文档管理系统的最终想法

随着数字化成为常态，纸质文件正在消失。 而虚拟存储绝对是最受欢迎的选择。

这些是一些最好的文档管理软件。 但是这些应用程序具有独特的功能和显着特征。

某些公司可能需要高级功能。 这些可能包括连接到某个 API、通过不同系统路由文档以获得额外的安全性，或者遵守 ISO 标准。

但是，如果您不需要额外的花里胡哨的东西，那么设置文档管理系统会非常简单直接。 您可以立即开始使用文档管理软件。 只需评估不同的应用程序及其功能，然后选择最适合您需求的应用程序。