您的电子商务业务的财务状况

所以你有一个很棒的产品和一个很棒的网站来销售它，但是你的电子商务业务是否有正确的财务流程来生存？

根据 Small Business Trends 最近的一项调查，大约 90% 的电子商务企业在头 4 个月内失败。 至少三分之一的受访者提到了与流程相关的问题，例如“现金用完”和/或“价格和成本问题”——这些情况通常可以通过制定和坚持业务程序来预防。

这些流程和程序通常被统称为“财务卫生”。 就像我们的个人卫生使我们保持健康一样，我们需要保持良好的财务习惯以保持我们的财务健康。

• 开展业务时聘请注册会计师
• 打开你的邮件
• 维护会计控制
• 核对所有财务账户
• 预计费用
• 密切关注债务

开展业务时聘请注册会计师

注册会计师 (CPA) 可以帮助您正确地开展业务。 如果您已经启动，他或她仍然可以在出现代价高昂的问题之前让您的簿记朝着正确的方向发展。

诚然，像 Sage 和 Quickbooks 这样的软件可以让您轻松进行自己的簿记。 事实上，大多数注册会计师都很乐意帮助您学习如何使用会计软件。 但是未能正确设置您的会计科目表可能会让您一无所知，因为设置不适合您的特定行业或情况。

举个例子，我曾经在一个董事会任职，那里的会计软件没有告诉我们任何关于我们财务状况的信息。 我们所有的收入都进入一个称为“一般收入”的账户，我们所有的支出都来自一个称为“一般费用”的账户。 果然，我们的报告毫无意义。

建立一些账户来记录我们的资金是如何进出的，这使我们的财务变得活跃起来。

同样的底线，但只需花几分钟看它就可以告诉你：

• 左手小工具的利润远低于常规小工具（比较销售和制造成本）
• 即使你赚的钱比花的钱多，你卖小工具的钱也是亏的。 出售一件设备掩盖了严重的短缺。

全年适当的簿记可以让您和您的注册会计师预测您的纳税义务并提前计划。 它还使创建纳税申报表的过程相对简单，因为您的业务费用已经正确分配到正确的类别，例如汽车费用、旅行费用、膳食等。

如果没有适当的簿记，则必须事后计算出您的费用（如果仍然可以的话）。 由于企业主没有保留足够的记录和收据来证明他们，许多扣除额都丢失了。

注册会计师或合格的商业顾问还应该帮助您为您的业务制定切合实际的预算和目标，以便您可以制定预测并了解开展业务需要多少资金。

打开你的邮件

您可能会惊讶于有多少企业主忽视打开他们的邮件（无论是电子邮件还是邮政邮件）并妥善保管。 当然，其中大部分都是垃圾，但照顾好您的银行对账单、政府通知和客户信件将使您的业务走上正轨，并防止小问题变成更大的问题。

例如，政府通知您缺少销售税，通常会附带少量罚款和利息费用（如果您第一次发现），但如果您忽略最初的通知，这些费用会飙升。

每周至少留出一次时间（最好更频繁）来检查所有内容并进行处理：

• 支付帐单
• 存款支票
• 回应客户的投诉或疑虑（即使是困难的）
• 响应供应商、银行和政府通知

您可能认为上述“存款支票”的建议是不必要的。 但我曾经被要求为一位客户撕碎一些旧文件，并发现有近十几个未打开的信封，里面装着总价值超过 1000 美元的支票——这些支票早已过期。

如果出现您根本不知道如何处理的问题，请咨询您的注册会计师或其他值得信赖的顾问。 我的一位大学教师给了我的班级简单的建议，我一直坚持：

“坏消息不会随着时间的推移而变得更好”

维护会计控制

随着您的业务增长，上述项目通常是企业主想要委派的第一件事。 但是，保持良好的会计控制要求您（企业主）尽可能亲自执行某些任务。

如果您有其他人为您的纸质支票代写，您仍应在其上签名。 您可能有其他人核对您的银行对帐单，但您仍应阅读它们。 检查邮政信箱的平凡任务使不止一个企业主免于在其组织内继续进行欺诈或盗窃，因为他们注意到发票或其他没有意义的文件并对其进行了追踪。

核对所有财务账户

每月应核对银行和信用卡对帐单。 核对报表意味着将它们与您的记录进行比较，以确保总数相同。 在线银行业务和将日常交易下载到您的会计软件是一件好事，但核对可以使您的记录保持准确，并检查所陈述的金额是否符合您的预期。

例如，Quickbooks 可能假设下载的 100 美元交易与您已经输入的 100 美元交易相匹配。 但这些金额可能恰好匹配，实际上您输入的交易可能仍然未完成。

核对账户会迫使您追踪所有这些交易，这也是第二次发现付款地点的机会。 例如，您可能认为您暂停了 Google AdWords，但发现它仍在从信用卡中扣除。

定期盘点您的成品、在制品和原材料也可以帮助您保持您的业务记录准确无误，并且可以帮助您在丢失的情况下发现它。

预计费用

一些费用，例如订购库存和支付运费，是可以预测的。 其他的，如工资单、税收和贷款支付，在不同的时间（每周、每两周、每月、每季度，甚至每年）进入。

可能很难跟踪您在不同时间将欠多少钱。 更棘手的是，工资费用通常会自动从您的帐户中扣除，无论是否准备就绪！

对此的一种解决方案是维持现金流量预测，以说明未来几个月的所有预期未来费用。 许多企业主使用的另一种方法，尤其是工资支出，是维持一个单独的银行账户。 通过在每个支付期间将总（即总）工资费用转移给它，企业主可以有效地节省到期的月度和季度工资税。

专用支票账户有时也用于存货等重大业务费用。 将所有销售收入的一部分存入库存支票账户意味着您随时准备好订购更多库存。

对于可预测的费用，但将在一些不可预测的时间间隔内实现（如工资单和库存示例），许多企业主更喜欢额外的银行账户，因为它们可以更清楚地了解他们的状况，而无需进行计算在飞行中。

例如，如果您急需一台价值 2,000 美元的新电脑，您的主银行账户中有 6,000 美元，并且您知道您的下一份工资单已经转入工资单账户，您就知道您可以购买这台电脑了。

您仍然需要进行现金流量预测，但为上述关键功能设置一些专用支票账户将帮助您保持井井有条，并且您的企业应该有钱用于您的优先事项。

密切关注债务

在企业中，一定数量的债务可能是不可避免的，尤其是在它开始和/或成长的时候。 但是，除非您仔细监控债务，否则您获得信贷可能会掩盖您业务中现金流和盈利能力的严重问题。 您可能有一天一觉醒来，发现您的信用卡和/或商业信用额度已被盗用。

为了避免这种情况，你应该监控你的债务——至少每月检查一次你的余额，以确保它们正在下降，而不是上升。 保留一个电子表格，以便您了解这些余额如何随时间变化。 在债务完全失控之前，比在信用耗尽并支付大量利息时更容易纠正。

财务卫生——对你有好处！

你做生意是因为你有一个好主意，而不是因为你喜欢会计。 簿记杂务、阅读电子邮件和其他管理任务可能只是分散您实现目标的注意力。 但是掌握它们是控制您在业务中运行的风险的最佳方式！

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