酒店办公空间的终极指南

虽然我们中的许多人已经在家工作多年，或者已经熟悉混合办公安排（来、去、留、离开、坐、站……），但在大流行期间，非传统工作空间的概念真正兴起。 即使是现在，随着许多公司恢复正常 - 或新常态 - 有一个教训可以延续：替代工作空间对雇主和雇员都有好处。 当然也有缺点。 让我们回顾一下，重点是酒店办公空间。

什么是混合工作场所？

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混合办公室是办公室内员工和远程员工混合在一起的办公室。 那些在办公室与远程员工也可能发生变化，这意味着办公室员工有时可能会选择在家或在路上工作，反之亦然。 此外，即使办公室内员工的工作地点也可能每天都在变化，具体取决于办公桌的可用性和员工的需求（例如举行会议的私人办公室或开展团队项目的董事会会议室）。 为了对这些不断变化的需求进行分类和创建流程，出现了两种风格的混合工作场所：共用办公桌和办公桌旅馆。 两者都是您每天坐在指定办公桌的替代方案。

混合工作场所专家

• 更有效地使用房地产使混合工作场所具有成本效益。
• 办公桌不是个性化的，因此它们保持整洁和简约，这是一个很好的展示。
• 在家工作的员工可以选择在某些日子来使用专门的工作空间。

混合工作场所缺点

• 员工不能个性化他们的空间，或者总是按照他们喜欢的方式安排他们的办公桌。
• 这么多人共用同一张桌子会导致细菌交换。
• 工人们不会总是能坐在他们为了工作目的而不得不与之交谈的同事附近。

办公桌轮用

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在办公桌轮用的工作场所中，员工到达工作岗位后就坐在有办公桌的地方。 如果有多个工作站可用，员工可以选择他们想要使用的工作站，只要它没有被保留。 通常，员工到达办公室后会使用软件查看哪些办公桌是空闲的，然后申请一张。 然后，他们可以在完成后检查，以便其他工作人员看到工作区再次可用。

办公桌轮用在两种类型的办公室中都能很好地工作。 如果您的办公室很小，员工人数有限，那么让每个人在进入时都选择一张桌子不会太不和谐。 如果您的大多数员工大部分时间都不在办公室，并且只在他们不在现场的极少数日子进来，这也是一个合理的系统。 在这种情况下，他们可能还没有习惯任何一张桌子，只需要最起码的时间来处理一天的管理工作。

办公桌轮用的优点和缺点

优点

• 员工最终坐在他们通常不会联系的人附近。 这可以加强专业关系并鼓励合作。
• 如果大量员工突然出现（假设每个人都有足够的办公桌），管理层不必担心谁会坐在哪里。
• 工人们欣赏无需预先计划就可以选择每天坐在哪里的自主权。

缺点

• 当一些工人不知道他们每天会坐在哪里或者甚至没有桌子时，他们可能会感到焦虑。
• 当没有可用的办公桌并且员工必须决定是等待还是回家时，它会影响生产力。
• 工人可能会觉得，如果他们对公司很重要，他们至少每天都有工作的空间。

办公桌旅馆

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办公桌旅馆对混合办公室采取了更有条理的方法。 员工提前预订办公桌或工作站。 该系统类似于在线预订酒店房间。 然而，它甚至更先进。 您可以看到诸如办公桌在哪里、谁在它周围有预订以及它包括哪些便利设施等信息。

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通过预订系统，员工可以查看他们计划在办公室的日期和时间有哪些办公桌可用。 如果他们对选择不满意，他们可以在那些日子在家工作，并在他们喜欢的办公桌空闲的其他日子继续工作。 与办公桌轮用一样，当员工上班时，他们会在工作区登记，离开时会退房。

办公桌旅馆非常适合难以利用空间的办公室。 当没有足够的办公桌供所有员工使用时，您需要一种在不中断日常工作流程的情况下管理空间的方法。 这对于在不断变化的基础上拥有一些远程员工的办公室也很有用，因为管理层将始终知道员工在哪里以及如何联系他们。

办公桌旅馆的优点和缺点

优点

• 员工可以提前设计他们的工作周，从而提高生产力并减少倦怠。
• 预订一整天、半天甚至每小时的时间段。
• 该系统适用于任何规模，无论您是拥有 10 张办公桌的小型办公室，还是办公楼中的多个楼层，甚至是多个建筑物。

缺点

• 对于没有空间或座位问题要解决的小型办公室来说，设置办公桌旅馆可能太麻烦了。
• 每个人都会接受培训以使用预订软件，对于某些员工来说可能会有一个严峻的学习曲线。
• 如果软件出现故障并停机一段时间，办公安排会变得混乱。

办公桌轮用、办公桌旅馆和传统工作场所之间的关系

从最纯粹的意义上说，无论是公用办公桌还是办公桌旅馆，都不允许员工永久将椅子、办公桌或工作空间归为他们的。 然而，这两种类型的工作场所都依赖预订软件来保持办公室以合理的方式运行，即使人们正在寻找一张开放的办公桌。 该软件有时会具有允许雇主或雇员将某个工作空间分配给特定工人或重复或长期保留相同工作空间的功能。 在这些情况下，共享办公桌和办公桌旅馆的某些元素感觉比其他元素更传统。

另请注意，这些混合设置都与会议室预订不同。 即使是最传统的办公室通常也会有一个预订会议室的系统。 如果您选择在混合办公室中使用预订软件，这些功能可能包括会议室预订（以及办公室其他区域的预订）。

如何创建酒店办公空间

热办公桌比办公桌酒店受到的限制要多得多，一些酒店办公空间设置可以在有意义的时候加入一些热办公桌。 出于我们的目的，我们将专注于如何安排桌面酒店设置，因为这是大多数雇主会选择的选项。 考虑到这一点，以下是为您的企业创建酒店办公空间的 9 个技巧：

1. 确保这是您办公室的正确决定

不要仅仅因为它很时髦就加入混合办公潮流。 考虑以下：

• 您的大多数员工每天都在办公室吗？ 他们对此满意吗？ 如果很少有员工要进行远程工作，那么设置酒店办公空间将是一件麻烦事。
• 您有多少员工处理敏感信息？ 他们是否总是需要更私密的办公桌设置，如果需要，您能否为他们分配永久座位或始终确保他们可以保留一个？
• 你有足够的空间来指定安静的区域吗？ 当您混淆谁坐在谁旁边时，噪音可能会成为一个问题，特别是如果一些工人不得不花很多时间在电话上。
• 你能提供办公用具和设备吗？ 在没有分配工作站的情况下，您需要一个解决方案，以便员工可以拥有他们需要的东西，而无需他们每天将其带到办公室。

为了让它物有所值，你的办公室必须是办公桌酒店的好搭档。

2. 在向员工解释愿景时预期怀疑

从未参与甚至听说过办公桌旅馆的员工会对您的计划持怀疑态度。 他们可能会因为放弃一张心爱的办公桌而感到紧张，尤其是如果他们已经在那里工作了多年。 有些人可能会担心清洁、隐私或工作的社交方面会受到怎样的影响。 只要知道怀疑即将到来，您就可以准备好答案和解决方案。

一个聪明的方法是向你的员工解释你的愿景，而不是简单地告诉他们事情正在发生变化，他们必须接受它。 当您将变革作为实现公司目标和改善员工体验的一种方式时，他们更有可能参与进来。 重视员工并让他们参与会激发忠诚度。

3. 评估你正在使用的空间

其中很大一部分归结为房地产。 考虑以下：

• 如果每个工人都在同一天进来，您是否有/想要为每个人提供足够的空间？
• 您是否试图鼓励一定比例的员工在家工作以限制您需要多少房地产？
• 您想要办公桌之间的社交距离空间吗？
• 出于协作目的，某些办公桌是否应该离得很近？

一般来说，问问自己你有足够的空间来做什么，以及你想用这个空间做什么。

4. 为不同类型的工作创建区域

为不同类型的工作创建区域是使酒店办公空间对每个人都有益的关键。 某些区域可以指定为更响亮的工作，例如协作时必须经常交谈的团队或大部分时间都在电话上的销售人员。 然后可以为需要安静以集中注意力的员工设置安静区域。 您还可以限制谁可以访问某些空间——例如，为了保持策略的私密性，可能永远不允许实习生坐在高级创意或营销团队附近。

5.努力设置有吸引力的办公桌

既然员工周围不会有他们最喜欢的物品，那么您必须以某种方式使所有免费的办公桌空间具有吸引力。 添加艺术品、植物和互动元素——如迷你禅宗花园——既不会让人不知所措，也不会太分散注意力。 此外，确保每个人都知道他们必须在离开一天时彻底清理干净——不要留下个人物品或未完成的工作。

最重要的是，保持办公桌清洁。 如果您不能聘请清洁人员对用户之间的办公桌进行消毒，那么请为员工提供清洁用品并创建一份清单，以便他们在完成轮班时遵循。

6.选择标准化流程的软件

来源：办公空间

为了简化办公空间酒店的流程，工作场所管理软件可以帮助您保持井井有条。 在四处寻找最好的酒店办公空间软件时，请确保它以简单的方式涵盖了基础知识：

• 工作人员检查特定日期和时间段的可用性，然后预留一张桌子。
• 预订详情将通过电子邮件发送给工作人员，确认预订。
• 系统会立即更新以反映新信息，确保其他人不会意外重复预订。
• 在员工来访之前，会通过电子邮件向员工发送提醒。
• 当工作人员在预定时间到达办公室时，他们会检查并找到他们预留的办公桌。
• 在轮班结束时，工人结账。

在这些基础之上，您使用的软件可以处理其他需求。 这将我们带到了下一点……

7.考虑您需要的特定功能

每个办公室都有自己独特的需求。 考虑你的，然后找到匹配的软件。 例如：

• 预订额外的工作站，例如站立式办公桌、休息区或团队的大桌子。
• 预订非工作站，如停车场、服务电梯和设备。
• 日历与 Google 或 Outlook 等服务的集成。
• 错过预订的宽限期和自动取消。
• 集成您的 HVAC 系统，以根据是否正在使用空间来调节温度。
• 管理谁可以访问某些工作区的规则。
• 桌面上的传感器实时更新软件的使用/可用状态。
• 访客签到以关注办公室里的任何人。

即使您选择的软件没有开箱即用所需的功能，也要询问您是否可以为您定制它。

8. 指定一名负责人

指定一个人来负责是个好主意——您甚至可能想雇人来填补这个新职位。 您的员工肯定会有问题，您还需要关注办公室的来来往往。 这个职位的人应该了解您选择办公桌酒店的原因，并且他们还应该具有该软件的专家级知识。 此外，他们应该记住您办公室的布局，以便他们可以在需要时将人们引导到他们的办公桌或找到员工。

9. 从过程中学习

在您的酒店办公空间顺利运行之前，需要进行一些试验和错误。 办公桌旅馆将对您的员工产生重大影响，因此对他们的意见持开放态度很重要。 通过聆听这些变化对它们的正面和负面影响，您将找出需要调整系统的地方。

此外，深入研究您的软件收集的数据。 您将能够查看使用趋势，以确定办公桌酒店的运作情况以及使用情况。 您还可以预测未来的需求，并为办公室比平时更空或更忙的时候做好准备。

包起来

办公桌旅馆是经营办公室的一种有趣方式。 根据您的企业文化、员工的需求以及您必须拥有的工作空间，它可能是您公司的完美选择。 或者它可能导致比治愈更多的头痛。 如果您认为办公桌旅馆可能适合您，请考虑慢慢推出，将您办公室的一部分划分出来进行实验，并在此过程中征求员工的反馈。

要进一步深入了解办公桌酒店的方式，请查看我们关于办公桌酒店如何改善您的办公室的帖子。

如果您正在寻求软件方面的帮助，请查看这些最佳酒店预订和预订系统

您是否在贵公司体验过办公桌酒店服务？ 在评论中让我们知道您的想法！

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