如何创建政策和程序手册：完整指南

不确定如何制定政策和程序手册，或者您的企业是否首先需要一个？

政策和程序手册是一个集中的枢纽，员工可以在其中访问有关您业务的关键信息。

随着您的业务扩展，记录这些政策和程序对于优化您的流程、关心您的员工、保护您的业务、确保遵守政府法规等至关重要。

在本指南中，您将了解有关如何创建政策和程序手册所需的一切知识，包括以下内容：

• 什么是政策和程序手册？
• 政策和程序手册示例
• 为什么制定政策和程序手册很重要
• 如何创建政策和程序手册

让我们深入挖掘……

什么是政策和程序手册？

政策和程序手册是一个集中的知识中心，员工可以在其中访问有关您的企业政策和程序的信息，例如如何执行某些任务（“程序”）和规则和条例（“政策”）。

一些示例可能是需要雇用新员工的经理的招聘流程的详细信息、病假政策、员工福利等。 稍后我们将分享更多政策和程序手册示例。

这种集中式知识中心可帮助您的员工在需要时访问关键信息，从而帮助您的企业更有效地开展工作。

它还确保您的所有员工都在同一页面上操作，并充分了解您的业务程序和政策。

政策和程序手册示例

为了帮助您了解什么是政策和程序手册以及您应该在您的手册中包含哪些类型的内容，让我们快速回顾一些您应该考虑的政策和程序手册示例，包括：

• 职场行为准则
• 员工福利信息
• 健康和安全程序
• 紧急程序
• 休假政策
• 休假政策
• 远程工作政策
• 组织结构图
• 商务旅行政策（例如每日津贴等）
• 人力资源政策
• 付款程序
• 关键任务的员工程序（例如提交休假请求）
• 工作介绍
• 促销信息（如果标准化，例如不同级别）
• 法律合规规则（例如员工投资股票的规则）
• 股票期权信息和归属期
• 技术使用政策
• 信息安全政策
• 继续教育政策

举一个现实生活中的例子，您可以考虑来自圣母大学的信息安全政策，它有助于“保护圣母大学的信息资源免受意外或故意的未经授权的访问……”

您的企业可能有独特的政策和程序，因此这绝不是您应该包含在政策和程序手册中的所有内容的完整列表。 但是，它应该让您清楚地知道从哪里开始。

为什么制定政策和程序手册很重要

既然您知道什么是政策和程序手册，那么让我们回顾一下为您的企业创建一个的一些最大好处。

减少员工培训时间

每当您雇用一名新员工时，从他们开始工作到他们开始真正为您的业务做出贡献之间总会有一段滞后时间。

您需要帮助他们了解关键政策、他们将如何工作、他们将从事什么工作等等。

有了政策和程序手册，您可以减少员工在涉及企业中所有一般程序任务时的培训时间。

这样，新员工可以专注于针对实际工作任务的培训，这将帮助他们更快地开始增加价值。

帮助员工了解他们的好处（并提高保留率）

大多数企业都提供员工福利，以帮助提高保留率和提高员工士气。

但是，如果员工不知道如何获得这些福利（或者这些福利是否存在），您的企业将无法获得提供这些福利的好处。

通过政策和程序手册，您可以清楚地记录您企业的所有员工福利，以便：

1. 员工知道存在什么好处。
2. 员工知道他们如何获得这些福利。

提高对规章制度的遵守

除了您自己的业务政策外，您的企业还可能需要遵守政府规章制度，例如有关内幕交易的规则。

对于某些企业而言，不遵守这些规则的后果可能会以罚款或其他处罚的形式出现。

通过您的政策和程序手册，您可以指定员工需要做什么来保持对这些规则的遵守。 通过清楚地列出这些信息（并使员工易于访问），您可以避免意外事故并提高您对这些政府规则的遵守程度。

例如，您可以查看 Shake Shack 的内幕交易合规政策：

为员工行为设定适当的期望

如果你想避免员工行为出现问题，从一开始就设定期望比以后尝试调整行为要容易得多。

有了政策和程序手册，您可以从一开始就为员工的行为和文化设定适当的期望，以避免将来出现问题。

标准化您的业务流程并防止出现问题

政策和程序手册的另一大好处是它可以帮助您标准化您的业务政策——顾名思义！

通过尽可能地标准化策略，您可以提高效率并简化企业的管理工作。

您还可以帮助防止出现问题，例如使用您的信息安全策略来保护您的业务免受恶意行为者访问您的数据。

让员工自助减轻人力资源负担

您的企业几乎肯定会有许多与 HR 相关任务相关的非常具体的政策，例如薪酬、病假、休假、福利、退休选择等。

如果员工每次遇到问题都觉得有必要联系您的人力资源员工，那么您的人力资源员工将因需要回答这些问题而不是处理更有价值的事情而陷入困境。

通过在您的手册中记录所有这些重要的政策和程序，您可以为员工提供他们自己寻找答案所需的工具。 这意味着员工可以在需要时得到答案，而您的 HR 员工可以专注于其他事情。

这与创建面向客户的知识库如何通过为客户提供自助工具来帮助您减少人工支持请求的原理大致相同。 如果您对该主题感兴趣，请查看我们的帖子，了解七大知识库的好处。

如何创建政策和程序手册

现在，让我们从头到尾了解如何创建政策和程序手册的实际步骤。

1. 规划您的政策和程序手册

在开始编写和记录之前，为您的手册制定一个高级计划和结构非常重要。

这将使您知道需要编写哪些内容以及如何最好地将这些内容组织成一本有凝聚力的手册。

如果您不确定从哪里开始，上面的政策和程序手册示例可以打下良好的基础。

您的企业也可能有自己的政策和程序，需要记录在您的手册中。

除了列出单独的政策和程序之外，您还需要考虑如何将它们按逻辑类别组合在一起。 例如，可以将个别员工福利政策归为一个总体“员工福利”类别。

这种类型的分组将使员工更容易浏览和浏览您的手册。

使用正确的政策和程序手册软件，设置此类分类应该没有问题。

2.创建一个团队来编写您的内容

制定政策和程序手册后，您需要组建一个能够创建此内容的专家团队。

因为您的政策和程序可能会跨越不同的部门，您的团队也需要这样做。

您的主要目标是为您需要记录的所有重要政策和程序获得主题专家。

此步骤也可以是返回并检查您是否遗漏了计划中的任何内容的好地方。 您的专家团队可能对应该添加的新政策或对手册结构的更改有自己的反馈。

3. 写下你的政策和程序内容

现在，您可以开始写作了。 您的团队应该知道需要做什么，他们可以根据您的计划开始创建该内容。

以下是编写文档时要考虑的一些政策和程序手册最佳实践：

• 在有意义的地方包括图片和视频——图片和视频有助于更详细地解释事情，尤其是涉及到员工需要遵循的程序时。
• 使用格式将注意力吸引到关键区域——使用标注突出重要信息、强调警告等。 大多数政策和程序手册软件应该让您这样做。
• 避免使用行话——许多文章需要让不同专业/知识水平的员工都能访问，这意味着您应该尽可能避免使用特定主题的行话。
• 包含目录- 添加目录可以让员工更轻松地浏览内容。 一些政策和程序手册软件可以帮助您自动执行此操作。
• 使用简短的段落和要点——这使员工更容易吸收和理解您的内容。

4. 审核并批准您的政策和程序内容

一旦您编写了政策和程序内容的初稿，您将希望由单独的主题专家审查该内容。

此审核过程可以帮助您在发布内容之前发现错误和不一致之处。

在结构和写作质量方面，对内容进行第二组关注通常也不是一个坏主意。

理想情况下，您需要建立一个系统，以便审阅者可以在每篇内容在您的手册中发布之前对其进行签名。

说起…

5. 发布您的政策和程序手册

为了使您的手册易于访问，您应该使用政策和程序手册软件，让您的员工随时轻松访问您的政策。

对于大多数企业，您可以使用常规的知识库软件或文档软件，只要它包含帮助您限制对手册的访问的功能即可。

如果您不确定从哪里开始，Heroic Knowledge Base 提供了一种灵活、经济高效的方法来创建政策和程序手册。

Heroic Knowledge Base 基于开源 WordPress 软件，这意味着您还可以受益于 WordPress 提供的所有灵活性。

这种组合提供了几种不同的方式来限制对您的政策和程序手册的访问：

• 要求用户注册帐户并使用用户名和密码登录——这使员工可以从任何地方访问手册，同时仍然非常安全。
• 创建一个可以与员工共享的密码——这并不安全，因为知道密码的任何人都可以访问内容，但设置起来非常容易，因为员工不需要自己的帐户。
• 允许基于 IP 地址的访问——如果员工远程工作但仍使用公司提供的 VPN，这可能是一个不错的选择。
• 创建一个 Intranet 站点，以便员工只能从您的本地网络访问内容- 如果员工只需要在工作时访问内容，Intranet 站点可能是一个不错的选择。

Heroic Knowledge Base 还包含一些功能，可帮助您创建更有效的政策手册：

• 类别– 轻松将您的政策和程序组织成类别，并让员工浏览这些类别。
• 实时搜索建议——员工一开始输入就可以看到搜索结果，这有助于他们更快地找到正确的文档。
• 内置标注样式——您可以使用预定义的标注轻松地为您的内容添加警告和亮点。
• 文章反馈——员工可以提供文章反馈，帮助您发现问题并改进您的手册。
• 搜索分析——您可以查看员工正在搜索的内容，以查找政策文档中的薄弱/缺失区域。
• 文件上传——这让您可以附加 PDF 版本的政策或其他类型的文件。

如果您需要一些入门帮助，我们提供了有关如何设置 Heroic Knowledge Base 的指南。

6. 与员工分享您的政策和程序手册（并收集反馈）

发布政策和程序手册后，您就可以与员工分享了。

如果一切顺利，你的工作就完成了……暂时。

但是，在发布手册后听取员工反馈也很重要。

员工可能会提出您没有想到的意见或问题。 如果您想创建尽可能最好的手册，您需要将这些评论纳入您的修订中。

说到修订……

7. 分配主要利益相关者更新和修改

您的政策和程序手册内容不是您可以设置和忘记的静态信息。

随着时间的推移，您的政策和程序可能会发生变化，这些变化将需要反映在您的手册中。

或者，即使没有任何变化，您也可能会意识到某篇文章并不像您希望的那样清晰。 在这种情况下，您应该改进文章以使其对您的员工更有用。

为了帮助实现这一点，将文章分配给关键利益相关者，以便有人有明确的责任。 在许多情况下，您可以将文章分配给撰写它的同一个人。

如果您使用像 Heroic Knowledge Base 这样的工具来创建您的手册，它还可以通过让您的员工标记文章并提供反馈来帮助您提醒潜在问题。

立即创建您的政策和程序手册

我们的指南包含了您需要了解的有关创建政策和程序手册的所有信息。

如果您正在寻找发布和管理您的政策和程序手册的最佳方式，您可以使用开源的 Heroic Knowledge Base WordPress 插件。

Heroic Knowledge Base 足够灵活以适应任何业务，同时您仍然可以使用有用的功能，例如文章反馈、实时搜索建议、搜索分析、文件上传等等。

此外，得益于 Heroic Knowledge Base 的 WordPress 基础的灵活性，您可以获得大量选项来控制对政策和程序手册的访问，包括使用内部网、需要用户帐户等。

要开始使用，请立即购买 Heroic Knowledge Base。