使用说明书：概述、类型和编写方法

遇到问题时，大多数买家在联系您的支持团队之前所做的一件事就是阅读您的说明手册。

但不幸的是，许多企业延迟编写这些文档，直到产品完全开发。 这是一个巨大的错误。

理想情况下，您应该在产品开发的初始阶段开始准备这些手册。 这样，您就可以记录下可能会造成麻烦的所有细节和小问题。

因此，本指南将介绍什么是说明手册、它们为何重要、它们的类型以及制作它们的步骤。 让我们开始吧！

什么是使用说明书？

说明手册，也称为用户指南或用户手册，是传达技术、工程、科学或其他技术知识以帮助客户使用产品、设备或解决方案的重要文档。

每次你听到“使用说明书”这个词时，它都会出现各种系列的图像说明，内容涉及如何操作小工具、组装家具、修理硬件以及对机器进行定期维护。

例如，查看有关 Windows 截图工具的 Microsoft 用户指南。

几乎每一种产品，无论是实体产品还是数字产品，都附带用户手册，让客户快速熟悉它。 该手册包含有关流程、基准、规则、常见问题和功能的全面详细信息。

此外，用户通常不会查看用户手册的每一页。 因此，它通常包括一个目录或索引，以允许买家导航到与他们的问题相关的确切信息。

另一点需要注意的是，如今用户指南既有纸质版也有电子版。 但在线说明手册更受欢迎。 事实上，Statista 的一项民意调查发现，88% 的用户希望企业提供在线自助体验。

主要原因是方便。 用户可以在任何地方用手机或电脑在网上阅读这些文件。 这也使得很难放错指南。

为什么使用说明书很重要？

一份写得好的使用说明书是产品开发的核心组成部分，它直接影响客户的满意度。 有时，企业也可能需要遵守法律要求。

用户手册的价值经常被低估。 尽管如此，每当我们努力组装一件家具或尝试配置特定的小工具时，结构化用户指南的重要性就会变得显而易见。

为确保客户体验没有问题，用户手册必须成为产品生命周期的核心组成部分。 事实上，Emerald Insight 的产品和品牌管理杂志 2019 年的一份报告发现，良好的说明对客户满意度有积极影响。

这些文件属于最频繁和最重要的技术交流部分。 每次购买电器或产品时，用户指南通常都捆绑在一起。

在某些情况下，法律甚至需要它们才能让企业向消费者推销其产品。

使用说明书的种类有哪些？

指导手册的类型有产品手册、培训手册、服务手册、操作手册、组织政策手册和标准操作手册。

当您考虑编写技术文档时，必须考虑各种用户指南。

产品/用户手册

用户手册包括向客户展示产品如何工作以及如何充分利用它的主要步骤。

培训手册

培训手册是解释如何执行任务、程序或任务的一系列指南。

服务手册

服务手册是为客户提供的关于在其整个生命周期的各个阶段维护特定设备的说明的集合。

操作手册

操作指南是一本手册，其中包含您的企业关于职位、职责和操作的知识。

组织政策手册

这种类型的说明手册记录了组织的协议、流程和标准实践。

标准操作程序 (SOP) 手册

标准操作程序为公司员工提供了有关标准工作流程步骤的直接指导。

如何制作使用说明书？

要创建说明手册，您必须设定目标、计划和收集内容、让主题专家参与、选择吸引人的设计、编写手册、确保可浏览的结构、添加视觉效果、发布指南并保持最新.

有效的说明手册可为客户提供快速而深入的解决方案，以解决他们可能对您的产品提出的疑问。 以下是制作用户指南的步骤，您的买家一定会觉得有帮助。

设定手册的目标

设定一个明确的目标，以确定适合您的说明手册的内容和设计。 弄清楚用户将使用手册获得的结果。

要开始编写实用指南，您需要一个具体的目标。 每本用户手册都旨在为客户的关注提供解决方案。 您必须确定此问题才能制作真正有用的用户指南并解决该问题。

通常，目标是展示产品或引导人们完成使他们能够完成任务的过程。

另外，每个用户手册都应该有一定的结果。 如果你能弄清楚这一点，你就可以更明智地选择它的材料和布局。

例如，Sharkninja 的压力锅和空气炸锅包括一本非常实用的用户手册，其目标不仅仅是帮助客户安装。 它还包括烹饪说明和许多食谱的详细信息，以帮助用户充分利用该产品。

计划并收集手册的内容

收集所有必要的信息。 阐明您希望在说明手册中涵盖的内容，以避免读者被信息淹没以及任何混淆。

要制作高效的说明手册，重要的是要清楚地了解您打算放入其中的信息类型。

您应该了解要包含在用户指南中的主题，以防止读者被过多的知识淹没。

收集并合并所有必要的材料、清单和程序。 确保您详细介绍了每个方面，并拥有编写手册所需的所有资源。

考虑你的听众

创建一个用户角色，从他们的角度开始思考，并确定要包含在手册中的内容。 此外，进行研究以了解他们如何与您的产品互动。

在编写用户指南时，必须从您的角度切换到在没有任何经验的情况下使用您的产品的买家的角度。

只有牢牢掌握买家是谁以及他们使用您的产品或服务的主要方式，您才能编写出成功的用户指南。

识别您的读者还有助于决定说明手册中所涵盖信息的范围和呈现方式。

以这个基本的 Hydro Flask 手册为例。 在一个页面中，它涵盖了 Hydro Flask 用户需要的所有基本细节。

因此，关键的一步是准确确定您的受众群体。 您可以从确定他们的特征、需求和痛点开始。

它还有助于了解读者对主题的了解、他们对掌握新知识的总体开放程度以及他们吸收信息的方式。

除此之外，调查您的客户如何与您的产品互动。 准确找出客户在与您的产品交互时遇到的问题或目标。 您可能需要将客户分为不同的类别，因为不同的客户使用该产品的动机各不相同。

让主题专家参与

作为一个团队工作，并根据每个团队成员的专业知识为他们分配角色，这样您就不会错过或提供不准确的信息。

创建说明手册是一项具有挑战性的任务，您不能掉以轻心。 您产品的用户依赖于用户指南中提供的知识，因此期待您的支持。

避免忽视或不准确地传达基本细节的一种有效策略是寻求产品经理和工程师等专家的帮助。

您可以召集您的同事并开始团队合作编写手册。 例如，一个人可以负责创建用户手册。 然后其他人可以对其进行评估，帮助构建细节，并为文档开发视觉辅助工具。

确定手册的结构

根据您的用户可能搜索的内容将您的手册分成不同的部分。 您还可以使用标准模板使您的文档更加一致。

在这里，您以各种段或部分的形式定义指南的结构。 考虑根据您的客户可能查找的内容将其划分为子主题。

确保用户指南遵循逻辑顺序，并包括从头到尾的每一个详细过程。

例如，这里是 Adob​​e 关于在不同场景中创建文档的 FrameMaker 手册。

以不会让用户感到困惑的方式安排内容，并且采用易于理解的格式。

在所有手册中保持相似结构的一个好方法是创建模板集合。 您的模板必须简单明了，流程流畅，并包含每种类型手册所需的必要元素。 例如，一个模板可以包括：

• 开头段落的空间
• 标题和副标题
• 按正确顺序进行的一系列动作
• 注意事项和警报
• 最后想法的占位符

编写使用说明书

输入清晰简洁的说明，以帮助您的客户熟悉您的产品或快速解决他们的问题。 在提供可操作的步骤时使用编号列表，并切中要点。

在这个阶段，您必须坐下来开始起草您的手册。 请记住，说明手册的主要目标是让您的用户完成任务并解决问题。

因此，提供快速、简洁和明确的说明，让您的买家熟悉您的产品并找到解决产品周围问题的方法。

始终如一地采用数字步骤并使材料简短是创建高质量用户指南的关键方面。

为了简化此过程，请考虑使用强大的编辑工具。 以英雄 KB 为例。 其强大而简约的编辑器让您可以起草用户手册，而不会被不必要的图标和窗口所打扰。

使用通俗易懂的语言

使用清晰、简单的词语，避免使用复杂的语言。 写简短的句子，如果您使用技术术语，请对其进行定义或包含指向词汇表的链接。

在创建说明手册时避免使用花哨的语言。 您的内容必须直截了当、简单明了且易于理解。

例如，查看本用户手册，其中包含用主动语态编写的简单说明。

使用简单的单词和简短的句子来确保材料的可读性。 引用技术术语时，请确保对其进行解释或包含其定义的 URL。

确保可扫描的结构

制定清晰的说明手册内容大纲，并使用易于遵循的布局和逻辑信息流来指导客户。

用户指南不是故事书。 它们服务于一个具体的目的，而不是为了娱乐或休闲阅读。 用户可以参考他们的实际步骤，了解如何使用您的产品或在出现问题时解决问题。

没有人会从头到尾研究用户指南，而是分段研究。 买家希望立即浏览各个部分以获取所需的信息。

因此，您的说明手册应该允许客户使用有组织的层次结构轻松浏览它。 制作用户指南内容的基本结构，以及主要部分和副标题。

增强视觉效果

将视觉效果（例如图像和视频）添加到您的内容中，而不是仅用文本填充。 这将引起用户的注意并增加参与度。

根据 TechSmith 的一项研究，大多数人 (83%) 更喜欢观看视频，而不是阅读操作指南或知识库材料。

老实说，用户指南并不总是有趣的。 它们可能包含许多不会引起读者注意的书面内容。

另一方面，使用视频剪辑和照片比仅依靠书面材料更能有效地传达信息。

例如，这份宜家用户指南在没有任何书面说明的情况下演示了组装椅子的精确步骤。 客户可以仅使用视觉提示来执行这些步骤。

如果您不包含图形，您的说明手册将变得充满文字墙，没有任何元素来分隔它或吸引客户。

在您的数字用户指南中加入视频和图像是增加用户互动和帮助用户成功的绝佳方法。

测试您的使用说明书

与新用户或员工一起测试您的用户手册，并征求对用户指南的反馈，以便对其进行修改以获得最佳用户体验。

创建用户指南后，重要的是要尝试它对之前没有使用过您的产品的客户是否有效。

为此，请尝试与新客户一起评估用户指南，看看他们如何使用产品指南。

写下您的说明手册中读者遇到困难的区域，并根据他们的反馈进行更改。 您的用户指南应该能让读者在没有额外帮助的情况下使用它。

发布您的使用说明书

使用 Heroic KB 等知识库工具来创建、处理和跟踪说明手册的性能。 它允许您与多个用户协作并嵌入引人注目的视觉辅助工具，使您的手册引人入胜。

如果没有发布和共享平台，编写出色的说明手册是没有用的。 这就是 Heroic KB 的用武之地。它是用于制作用户指南和其他在线办公材料的终极文档软件。

Heroic KB 允许您创建、处理和监控信息，例如用户指南、程序手册和技术文章。

它不仅可以让许多人作为一个团队在用户指南上工作，而且还可以帮助他们添加任何类型的引人注目的视觉辅助工具，例如 YouTube 剪辑，或附加电子表格或文档。

使其易于搜索和导航

使用内容丰富的标题、添加搜索栏并包含目录，使您的手册易于浏览。 您可以使用 Heroic KB 添加强大的搜索栏和自动目录。

根据 Wyzowl 的最新研究，80% 的客户如果不了解如何操作应用程序或程序，就会卸载它们。 此外，55% 的买家会出于同样的原因退回产品或要求退款。

如果您的用户找不到他们需要的信息，他们很快就会对您的产品感到厌烦。 因此，您可以采取以下一些步骤来使您的说明手册易于搜索和浏览：

使用描述性标题而不是标准标题——详细的标题为用户提供了一个部分的主要概念，使他们能够发现他们需要的信息。

提供搜索框——为确保用户可以轻松查找所需资料，您最好为其提供易于访问的搜索框。 它还应该能够根据访问者输入的单词猜测正确的文章，并查看标题和手册的文本。

包括目录——如果您的用户手册很长或内容很多，那么添加目录的重要性就会大大提高。 它允许用户迅速找到并到达特定部分。

有许多解决方案可用于实现所有这些步骤而无需修改代码。 例如，Heroic KB 使用用户指南的标题创建一个自动目录。

不仅如此。 其强大的搜索功能使您能够毫不费力地寻找问题的解决方案。 当用户输入查询时，搜索栏会快速显示匹配的文章。

确保有吸引力的设计

通过自定义结构、排版、颜色和品牌元素等各个方面来改善说明手册的外观和感觉。

除了视觉效果的放置，您还应该考虑文档的外观和感觉。

例如，结构类型、材料顺序、文本大小、字体系列、颜色和标题决定了手册的整体外观。 这些组件应该使它在视觉上对读者有吸引力。

例如，看看这个 Elvie 用户指南，它包含优雅的字体、舒缓的色彩和现代图形，因此很有吸引力。

例如，Heroic KB 可让您制作一开始就令人惊叹的说明指南。 它的信息中心提供高级外观和​​感觉，使您的手册外观精美。

如果你想让你的手册与你公司的品牌个性保持一致，Heroic KB 中有多种设置可以让你做到这一点。

监控性能

跟踪参与度指标，例如观众在手册上花费的时间、他们被访问的频率以及是否有人阅读。 并使用这些信息来改进您的指南。

想一想：如果您可以监控用户在说明手册上停留的时间、阅读次数以及是否只看过一次，会怎么样？

这将使您能够确定客户是否真的查看了所提供的支持内容。

例如，Heroic KB 的分析功能可让您监控导游的参与度，并提供可用于改进手册的令人难以置信的数据。

更新您的手册

通过考虑读者的建议并采取行动，您可以确保您的手册真正帮助他们实现目标和解决问题。

除了从指导手册的参与数据中获得见解外，从客户那里获得直接反馈也很重要。

例如，当您使用 WordPress 和 Heroic KB 创建和发布手册时，您可以收集访问者的反馈。

用户可以对手册投赞成票和反对票，并说明他们这样做的原因。 这可以让您有效地改进您的用户手册。

有关使用说明书的常见问题

以下是与用户手册相关的一些常见问题的答案。

说明书有什么用？

说明手册用于提供有关如何使用、操作或组装产品或系统的详细指导。 它们通常由制造商提供，是用户了解如何有效、安全地使用产品的重要工具。 因此，用户可以从他们的购买中获得最大收益。

使用说明书中应包含哪些信息？

说明手册通常包括分步说明、图表和插图，以解释如何组装、操作或维护产品。 它们还可能包括安全预防措施、故障排除提示和保修信息。

使用说明书有哪些格式？

说明手册可以有多种格式，具体取决于产品类型和目标受众。 以下是一些常见的格式：

• 印刷手册：这些是产品随附的物理文档，通常采用小册子的形式。
• PDF 手册：这些是印刷手册的数字版本，可以从制造商的网站下载。
• 在线手册：这些是托管在制造商网站上的手册，可以通过网络浏览器访问。
• 移动应用程序：一些产品附带一个配套应用程序，其中包括说明手册、教程和其他有用的资源。

总结：开始使用说明手册

如您所见，说明手册是客户支持不可或缺的一部分。 它在让用户了解您的产品或服务方面发挥着重要作用。

虽然创建说明手册可能需要一些时间和精力，但结果是值得的。 并且您应该定期更新手册。

这就是 WordPress 和 Heroic KB 的组合真正可以帮助您加快速度的地方。 使用 Heroic KB，您不仅可以开箱即用地创建精美而专业的用户指南，还可以收集用户反馈和参与数据来改进它们。

总体而言，提供相关且有用的说明手册将使客户满意，他们会长期坚持使用您的品牌。